Hva er samarbeid? Definisjon, typer og beste praksis
Samarbeid er et av de ordene som har vært overalt i det siste. Mange snakker om det, men det er ikke alle som gjør det eller gjør det effektivt.
Jeg skal gå gjennom teamsamarbeid, hvorfor det er spesielt viktig i digitale prosjekter, konsekvensene av fjernarbeid samt noen beste praksiser og programvareverktøy.
Hva er samarbeid?
Samarbeid er prosessen med å skape noe sammen med noen andre eller med en gruppe mennesker. I digitale prosjekter er det selve livsnerven i det du gjør – å skape digitale opplevelser sammen med kunder, teammedlemmer, interessenter, tekniske ressurser og designere (for å nevne noen).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Fernsamarbeid, som er mer utbredt enn noen gang, innebærer å gjøre dette med den ekstra barrieren som avstand og teknologi utgjør. Ved å bruke samarbeidsverktøy og kommunikasjonsverktøy kan du forbedre arbeidsmiljøet, gjøre det mer engasjerende og oppmuntre til kunnskapsdeling, slik at teamet blir mer robust, effektivt og i stand til å oppnå resultater!
Hvilke ulike typer samarbeid finnes?
Her er noen av de mange ulike typene samarbeid som er relevante for digitale prosjekter.
- Teamsamarbeid: Denne typen samarbeid innebærer at prosjektteamet samles for å arbeide mot et felles mål (det vil si å fullføre prosjektet). Dette er sannsynligvis den mest åpenbare typen samarbeid, og alle prosjekter som involverer mer enn én person, vil kreve det.
- Samfunnssamarbeid eller sosialt samarbeid: Denne formen for samarbeid involverer en større gruppe enn bare prosjektteamet. I prosjekter som for eksempel er samfunns- eller sosiale programmer eller initiativer, trenger du innspill fra samfunnet eller gruppen som prosjektet vil påvirke.
- Tverrfunksjonelt samarbeid: Dette innebærer å samle mennesker fra ulike fagområder for å arbeide med et prosjekt. Digitale prosjekter involverer ofte utviklere, designere og markedsførere, og tverrfunksjonelt samarbeid gjør det mulig for dem å arbeide effektivt sammen og dra nytte av styrkene sine. Vær imidlertid oppmerksom på at tverrfunksjonelt samarbeid kan være utfordrende.
Utviklere elsker Jira, spesielt for håndtering av utrullinger og automatiseringer, men designere synes det er veldig rigid og lite designervennlig. Det er en konstant frem-og-tilbake-prosess for å få begge teamene til å samarbeide.
- Skysamarbeid: Hvis teamet ditt bruker prosjektsamarbeidsverktøy som er skybaserte, også kjent som skysamarbeidsverktøy, bør du vurdere hvordan teamet skal samarbeide og håndtere arbeidet sitt i skyen. Hvis flere teammedlemmer for eksempel arbeider med et dokument i dokumentsamarbeidsverktøyet deres samtidig, bør dere utarbeide en prosess for å sikre at de ikke overskriver hverandres arbeid.
- Virtuelt samarbeid: Med økningen i fjernarbeid samarbeider mange team virtuelt (i stedet for ansikt til ansikt) ved hjelp av videosamarbeidsverktøy. Virtuelt samarbeid krever litt mer arbeid for å holde alle informert, og som prosjektleder må du sette opp bestemte tidspunkter og møter for å oppmuntre til samarbeid og sikre at teamet ikke arbeider isolert.
- Asynkront samarbeid: Dette skjer når team ikke samarbeider i sanntid (i motsetning til synkront samarbeid, som skjer i sanntid). Teammedlemmene kan befinne seg på forskjellige steder eller arbeide i ulike tidssoner. I stedet for et daglig statusmøte kan du be teammedlemmene sende en melding i teamets kommunikasjonsverktøy med notatene sine for dagen.
- Samarbeid mellom organisasjoner: Denne typen samarbeid oppstår når ulike organisasjoner må arbeide sammen om et prosjekt. Det kan innebære at to byråer arbeider sammen og deler ressurser for å levere et stort prosjekt som ett av byråene alene ikke har ressurser til å gjennomføre.
- Kreativt samarbeid: Denne typen samarbeid ligner på tverrfunksjonelt samarbeid, men er spesifikk for kreative fagområder som kunst, design og medier. Hvis prosjektet ditt er en teaterproduksjon eller en kunstinstallasjon, vil du sannsynligvis bruke denne typen samarbeidsinnsats.
Hvorfor er samarbeid viktig for virksomheten din?
Det er mange fordeler med samarbeid for virksomheten din. Her er noen grunner til at samarbeid er viktig:
- Samarbeid hjelper deg med å forbli konkurransedyktig: forretningsallianser gir selskaper rask tilgang til teknologien, kompetansen og dataene som fører til innovasjon, samt økt smidighet og motstandskraft.
- Samarbeidsøkosystemer gjør det mulig for selskaper å bli mer lønnsomme ved å øke effektiviteten eller redusere kostnadene, utvide til nye geografiske områder og skape nye og felles produkter.
- Samarbeid gjør det mulig for oss å få tilgang til ressursene vi trenger gjennom strategiske partnerskap som fyller hull i din eller teamets kompetanse.
- Team med spesialisert kompetanse og kunnskap er nødvendige for å levere prosjekter: disse består sannsynligvis av kombinasjoner av ressurser fra kunder, leverandører og underleverandører.
- Samarbeid bryter ned siloer i virksomheter for å få tilgang til et vell av kunnskap, løse problemer, forbedre samarbeidskulturen og oppnå felles mål eller virksomhetsmål.
Hvilken rolle spiller samarbeid i virksomheten din?
Samarbeid gir muligheter til å engasjere medarbeiderne mer, frigjøre teamets kreativitet, tiltrekke og beholde de beste talentene og levere prosjekter raskt.
Tverrfunksjonelt samarbeid står sentralt i smidige arbeidsmetoder, som stadig flere virksomheter tar i bruk. De bruker disse metodene til å håndtere VUCA (de ukontrollerbare aspektene ved forretningsmiljøet) og motgiften VUCA Prime (et svar på VUCA ved å ta i bruk smidige metoder).
Den «store oppsigelsesbølgen» er en realitet, særlig i den digitale verden, så det er avgjørende for virksomhetens suksess å tiltrekke og beholde medarbeidere. Medarbeidere søker hele tiden etter meningsfulle måter å bidra på, noe som øker jobbtilfredsheten og støtter utviklingen av kunnskap og ferdigheter.
Vellykket samarbeid bidrar til å engasjere medarbeiderne, dra nytte av ekspertisen deres og utnytte evnene deres fullt ut. For å støtte dette investerer mange virksomheter i samarbeidskurs som styrker kommunikasjon, empati og problemløsningsferdigheter som er avgjørende for velfungerende teamarbeid.
I digitale arbeidsmiljøer, der spesialisert kunnskap dekker flere fagområder, blir effektivt samarbeid en nødvendig ferdighet. I tillegg krever mange digitale prosjekter arbeid på tvers av organisatoriske grenser – enten mellom interne avdelinger (som innhold og design) eller på tvers av byråer og kunder.
Hvilken rolle spiller ledelse i samarbeid på arbeidsplassen?
Ledere er avgjørende for å identifisere og prioritere de virksomhetsrelaterte hensynene som vil påvirke virksomhetens evne til å samarbeide effektivt. Dette omfatter blant annet:
- Virksomhetens geografiske tilstedeværelse: kunders og medarbeideres lokasjoner, viktige leverandørers lokasjoner, underleverandørers lokasjoner
- IT-infrastruktur: Er kontoret ditt sentrert rundt Microsoft? Hva er teknologipilarene dine (CRM, dokumenthåndtering, regnskap osv.)?
- Kultur: lederstiler, kommunikasjonsstiler, lederstiler, teknologiforståelse, preferanser for arbeidsstil
- Viktige samhandlinger: samhandling med kunder kontra intern samhandling, samskaping, beslutningstaking, relasjonsbygging
- Tiltrekning og bemanningsbevaring: samarbeid og teamarbeid; ulike generasjoner; mangfold, likeverd og inkludering
Det finnes ingen riktige eller gale svar her, men disse faktorene påvirker hvordan du kan gjøre samarbeidet mer effektivt og identifisere hvor prioriteringene bør ligge. Hvis IT-infrastrukturen din for eksempel i stor grad er basert på Microsoft-sentrerte verktøy (som OneNote), bør du se etter IT-samarbeidsverktøy som utnytter dette.
Et annet eksempel er hvis interaksjoner på en nettside er et viktig problem for kundene. Da bør du se etter verktøy som gjør det mulig å samarbeide eksternt med kunder om utformingen, innhente tilbakemeldinger og markere endringer i innholdet som blir opprettet. Dette er en viktig fordel med samarbeidsverktøy.
Hva er beste praksis for samarbeid?
Jeg har funnet noen kritiske samarbeidsområder som det er viktig å fokusere på i digitale prosjekter:
- Bruk samskaping
- Bygg og oppretthold team med høy tillit
- Ha alltid en møteagenda
- Ta beslutninger i fellesskap
Samskaping
Samskaping (basert på praksisen samtidig utvikling) er en teknikk som digitale prosjektledere kan bruke for å forbedre samarbeidet i teamene sine og med kundene sine. Den har følgende kjennetegn:
- Tverrfunksjonelle team: Digitale prosjekter samler unike ferdigheter og ulike samarbeidsroller, som innholdsprodusenter, designere og personer med tekniske ferdigheter. Sørg for at du tar hensyn til hele det kognitive mangfoldet du prøver å utnytte i samarbeidspraksisen og verktøysettet ditt.
- Samtidig produktrealisering: Dette er en elegant måte å si at man utvikler flere produkter samtidig på. Du bør se helheten i prosjektet samtidig som du utformer og bygger delkomponentene. Skap tydelighet rundt den overordnede visjonen, og sørg for at alle vet hvor de viktigste grenseflatene mellom prosjektets elementer er.
- Trinnvis informasjonsdeling: Dette bør være lett for de fleste digitale team å kjenne seg igjen i. Tenk på sprintene, teammøtene og de korte statusmøtene deres. Slike ritualer og praksiser er til god støtte for samarbeidet, men ikke glem å inkludere kundene på en passende måte.
- Integrert prosjektledelse: Dere gjør kanskje ting samtidig (noe som legger til rette for mer smidige praksiser), men dere må legge prosjektledelsespraksiser oppå dette for å styre tid og budsjett.
Bygg og oppretthold team med høy tillit
Ta deg tid til å bygge opp det eksterne teamet ditt, gi dem rom til å bli kjent med hverandre gjennom teambyggingsaktiviteter, og la dem utvikle teamnormer og praksiser som gjør dem mer effektive. Fortsett å gjennomføre prosjektretrospektiver og temperaturmålinger for å se hvordan det går med dem.
Ta deg tid til å forstå hva som fungerer og ikke fungerer for teamet, og hvilke taktikker som er effektive for å bygge og opprettholde den riktige kulturen som gjør at teamet kan lykkes. Deretter kan du gjenta dette i påfølgende prosjekter.
Ha alltid en møteagenda
Et av de enkleste verktøyene for å øke effektiviteten i møter er å alltid ha en møteagenda! Ikke delta i et møte uten en agenda, og ikke sett opp et møte uten en. Dette sikrer at de riktige personene er til stede for å få gjort de riktige tingene i møtet.
Møter er ikke stedet for å dele informasjon. Respekter andres tid – bruk asynkrone verktøy og teknikker når det er mulig. Hvis du ønsker tilbakemeldinger fra ulike perspektiver, bør du bruke verktøy som er spesielt utviklet for å samle inn kommentarer.
Ta beslutninger i fellesskap
Bruk av teknikker for beslutningstaking i fellesskap gir teamene større handlingskraft. De vil ta mer velinformerte beslutninger, og dette vil styrke forpliktelsen i teamet. Kommuniser også – hva bestemte dere, og hvorfor bestemte dere det – til alle som trenger å vite det.
Noen beste praksiser for samarbeid og teknikker du kan utforske, er:
- Beslutningstaking i nominelle grupper: Dette tar idémyldring til neste nivå og sørger for at alle stemmer blir hørt.
- Trappestegsteknikken: Denne lar teamet sammenfatte informasjon gjennom grupper og deretter ta en beslutning.
Verktøy som bidrar til å styrke fjernsamarbeid
Samarbeid oppstår organisk i ansikt-til-ansikt-situasjoner. Det å være fysisk sammen kan styrke fellesskapet, spontane interaksjoner, dypere forbindelser, dynamisk problemløsning i sanntid og samtaler i gangen – alt dette bidrar til et produktivt, fokusert og engasjert team.
Dette er vanskelig å gjenskape i et fjernmiljø. Du vil sannsynligvis benytte deg av en håndfull samarbeidsverktøy, som kan se omtrent slik ut:
- Verktøy for forretningskommunikasjon, som e-post, talepost, videokonferanseverktøy som Webex og apper for chat og meldinger.
- Fellesskapsplattformer, som Mighty Networks, Discord eller Clubhouse.
- Nettbaserte kontorverktøy, som Office 365 eller Google Drive.
- Bedriftsverktøy for samarbeid, som skylagring eller verktøy for fildeling.
- AI-samarbeidsverktøy, som tilbyr funksjoner som kan gjøre arbeidet raskere og redusere de repetitive, manuelle oppgavene prosjektledere bruker for å legge til rette for samarbeid.
- Prosjektstyringsprogramvare & programvare for oppgavestyring, som Jira, Asana og Trello, kan hjelpe team med å holde orden, mens programvare som Milanote gir flere muligheter for visuell prosjektorganisering og samarbeid.
Det er avgjørende at samarbeidsverktøyene for virksomheter og alle andre verktøy du bruker, tilbyr integrasjoner som gjør at de kan kommunisere med hverandre, slik at informasjonen er oppdatert og relevant for teammedlemmer på alle plattformene du bruker. Prisen på samarbeidsprogramvare er også en faktor – sørg for at du finner et alternativ som passer budsjettet ditt.
Her er en liste over de beste samarbeidsverktøyene for bruk i digitale prosjekter og blant prosjektteam.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Du finner flere samarbeidsverktøy for team her.
