Hva er innsatsberegning: En veiledning for prosjektledere
Tid er penger: Nøyaktige beregninger av tid og innsats gir deg bedre oversikt over ressursene og kostnadene som trengs, slik at du kan sørge for at prosjektet holder seg innenfor budsjettet.
Definer omfanget riktig, og legg grunnlaget for suksess: En forståelse av prosjektets omfang forhindrer uventede overraskelser fra å spore av prosjektet og hjelper deg med å administrere ressursene effektivt for å levere i tide.
Programvare i miksen: Programvareverktøy kan hjelpe deg med å lage mer nøyaktige beregninger og deretter følge dem opp mot de faktiske tallene gjennom hele prosjektet, samt justere dem når behovet oppstår.
Med nøyaktige estimater av hvor mye tid og innsats prosjektet ditt vil kreve, får du en bedre forståelse av ressursene og kostnadene du trenger for å levere prosjektet i tide, innenfor budsjettet og i henhold til omfanget.
I denne artikkelen skal jeg se nærmere på innsatsestimering, hvorfor det er viktig, og vanlige teknikker for å forbedre prosjektplanleggingen, optimalisere ressursbruken og øke teamets leveringskapasitet.
Hva er innsatsestimering?
Innsatsestimering er en strukturert prosess for å fastslå hvor mye innsats (i timer eller relativt til andre oppgaver) teamet ditt trenger for å fullføre prosjektet, nå prosjektets mål og ferdigstille alle leveransene i tide og innenfor budsjettet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det hjelper deg og teamene dine med å fordele og administrere ressurser effektivt, og sørge for at riktig mengde arbeidskraft og kompetanse tildeles der det trengs, til riktig tid. Du vil kunne
lage mer presise økonomiske prognoser, forhindre kostnadsoverskridelser og legge til rette for bedre beslutningstaking gjennom hele prosjektets livssyklus.
Innsatsestimering kontra tidsestimering
Innsatsestimering viser til arbeidet teamet ditt må utføre for å fullføre en oppgave, målt i person-timer eller person-dager. Det fokuserer på arbeidsmengden eller innsatsen som kreves for å gjennomføre et prosjekt, basert på teammedlemmenes ferdigheter og kompetanse. Tenk på det som et kvalitativt mål.
Tidsestimering forutsier derimot hvor lang tid det vil ta å fullføre hver oppgave, inkludert innsatsen og faktorer som produktivitet, ressurstilgjengelighet og eksterne avhengigheter. Dette er mer kvantitativt.
Hvorfor er innsatsestimering viktig?
Innsatsestimering er en viktig teknikk for ressursstyring fordi den påvirker prosjektets samlede suksess direkte på følgende måter.
- Det hjelper deg med å fordele ressursene effektivt. Det sørger for at hver prosjektfase har de riktige personene og den rette kompetansen, basert på individuelle styrker og svakheter.
- Det bidrar til bedre budsjettering. Du kan lage mer presise økonomiske prognoser ved å forstå innsatsen som kreves for hver oppgave.
- Det bidrar til å fastsette realistiske tidsplaner og milepæler. Når teamene dine har en tydelig forståelse av innsatsen som kreves, kan de lage oppnåelige tidsplaner som gjenspeiler den faktiske arbeidsmengden.
Innsatsestimering har stor betydning for budsjetteringen. Hvis du for eksempel anslår at prosjektet ditt vil kreve 200 timers innsats, og den gjennomsnittlige timelønnen for teammedlemmene er $50, kan prosjektbudsjettet settes til $10,000 for arbeidskraft alene.
Denne økonomiske oversikten er avgjørende for eksterne interessenter, som trenger å forstå kostnadene som er involvert før de kan godkjenne prosjektet, og for teamet ditt, slik at du kan sørge for at dere holder dere innenfor budsjettet gjennom hele prosjektet.
Vanlige teknikker for innsatsestimering
Når du planlegger og administrerer oppgaver, kan du bruke en kombinasjon av disse teknikkene for innsatsestimering.
Ekspertvurdering
Ekspertvurdering er en kvalitativ estimeringsteknikk som innebærer å innhente tilbakemeldinger fra personer med erfaring og kunnskap som er relevant for prosjektet ditt.
Med deres ekspertise kan du forbedre estimeringsprosessen, ta mer velinformerte beslutninger og fange opp nyansert informasjon som kanskje ikke er tydelig ut fra historiske data eller kvantitative metoder.
Du kan for eksempel innhente innspill fra ingeniører, arkitekter og byggeformenn om forventet innsats for de ulike fasene i et byggeprosjekt. Ved å kombinere vurderingene deres kan du utvikle et mer realistisk estimat som tar høyde for kompleksiteten og utfordringene i byggeprosessen. Det finnes også mange KI-verktøy for byggeprosjektstyring og KI-verktøy for estimering som kan gjøre denne prosessen raskere og enklere.
Analog estimering
Analog estimering innebærer å bruke varigheten eller kostnadene fra tidligere, lignende prosjekter for å estimere innsatsen. Dette er særlig nyttig når du ikke har detaljert informasjon om det nye prosjektet, men har mange historiske data å ta utgangspunkt i.
Ved å sammenligne det aktuelle prosjektet med tidligere erfaringer kan du lage et mer velinformert estimat, og du kan fremskynde prosjektplanleggingen og estimeringsprosessen ved å få et utgangspunkt.
La oss for eksempel si at du har fått i oppgave å lansere en markedsføringskampanje for et nytt produkt. Du husker at en lignende kampanje for et tidligere produkt tok omtrent 200 timer å planlegge og gjennomføre. Du kan bruke dette som utgangspunkt og deretter justere det for å ta hensyn til relevante prosjektdetaljer (f.eks. at dette nye produktet retter seg mot en annen målgruppe).
Parametrisk estimering
Parametrisk estimering er en kvantitativ teknikk som bruker statistiske sammenhenger mellom historiske data og andre variabler for å estimere prosjektinnsats.
Du analyserer tidligere prosjekter og de tilhørende måleverdiene, og beregner deretter et estimat for det nye prosjektet basert på variablene du velger. Denne teknikken fungerer best når lignende oppgaver er utført gjentatte ganger, og den gjør det mulig å utarbeide estimater basert på empiriske bevis i stedet for gjetning.
La oss for eksempel si at du jobber for et webutviklingsselskap som har fullført flere prosjekter.
Hvis det i gjennomsnitt tar 50 timer å utvikle én nettside, og du har fått i oppgave å lage et nytt nettsted med ti sider, kan du bruke disse historiske dataene til å estimere den totale innsatsen til 500 timer (og ta hensyn til andre variabler, for eksempel hvilke utviklere du skal bruke, etter behov).
Trepunkt-estimering
Trepunkt-estimering innebærer å vurdere tre ulike scenarioer for hver oppgave: et best mulig scenario, et verst mulig scenario og det mest sannsynlige scenarioet.
Deretter beregner du gjennomsnittet av disse tre datapunktene, noe som gir et estimat som tar høyde for usikkerhet og variasjon i prosjektgjennomføringen (og du er bedre forberedt på å tilpasse deg det verst mulige og det best mulige scenarioet).
La oss for eksempel si at teamet ditt blir bedt om å utvikle en ny funksjon for en eksisterende programvareapplikasjon. Du anslår at den nødvendige innsatsen er 10 timer under optimale forhold, 20 timer i det mest sannsynlige scenarioet og 35 timer i et verst mulig scenario. Du beregner gjennomsnittet til 18,33 timer.
Estimering ovenfra og ned
Estimering ovenfra og ned innebærer å fordele det tildelte budsjettet ditt (enten internt eller fra kunden) på arbeidet som må fullføres. Derfra kan du avgjøre om budsjettet er tilstrekkelig (og be om mer ved behov).
La oss for eksempel si at du jobber med et programvareutviklingsprosjekt der selskapet ditt lanserer en ny mobilapplikasjon. Du får seks måneder og $90,000 i budsjett.
Når du begynner å fordele budsjettet, innser du at det bare er nok til å dekke omtrent tre fjerdedeler av det planlagte omfanget. Derfra kan du gå tilbake til interessentene dine og be om mer budsjett (eller justere tidsplanen, omfanget eller ressursene for å få det til å fungere).
Estimering nedenfra og opp
Estimering nedenfra og opp innebærer å dele prosjektet inn i mindre oppgaver eller komponenter og estimere innsatsen som kreves for hver oppgave individuelt, for deretter å legge sammen disse mindre estimatene for å lage et totalestimat. Denne metoden gjør det mulig å lage detaljerte og finmaskede estimater, noe som kan føre til mer nøyaktige overordnede prosjektestimater.
For eksempel kan du i et webutviklingsprosjekt dele prosjektet inn i oppgaver for design, utvikling, testing og distribusjon. Hvert av teammedlemmene dine kan deretter gi estimater for det tildelte arbeidet basert på sin kompetanse og forståelse av arbeidsmengden.
Deretter kombinerer du estimatene deres for å lage et helhetlig estimat for hele prosjektet. Dette oppmuntrer også teammedlemmene til å ta eierskap til arbeidet sitt, siden de er ansvarlige for estimatene sine.
Utfordringer med estimering av innsats
Estimering av innsats er beheftet med ulike utfordringer, blant annet disse.
Iboende usikkerhet
Ofte formulerer ikke interessentene behovene sine fullt ut, noe som kan føre til misforståelser om prosjektet. Dette kan få en kaskadeeffekt – hvis de innledende estimatene er basert på ufullstendig informasjon, vil du senere i prosjektet møte feilallokerte ressurser og prosjektforsinkelser.
Etabler tydelige og omfattende prosjektkrav på forhånd. Kravworkshops eller kartlegging av brukerhistorier kan bidra til å sikre at interessentene er samkjørte og redusere risikoen for omfangsutvidelse og utfordringene som følger med den.
Varierende teamytelse og produktivitet
Hvert teammedlems ferdigheter, erfaring og arbeidsvaner kan ha stor innvirkning på hvor lang tid det tar å fullføre en oppgave. Eksterne faktorer som teamdynamikk og arbeidsmoral kan også spille inn.
For å håndtere variasjoner i teamets produktivitet og ytelse bør du analysere historiske data fra tidligere prosjekter for å etablere et grunnlag for fremtidige estimater. Ved å undersøke hvor lang tid lignende oppgaver tok, kan du bedre vurdere forventede ytelsesnivåer og lage mer realistiske estimater for innsatsen.
Arbeidets kompleksitet
Prosjekter varierer i kompleksitet – de kan innebære ny teknologi, ukjente prosesser eller teknisk kunnskap som skaper mer usikkerhet i prosjektet. Hvis de innledende estimatene dine ikke tar høyde for denne typen kompleksitet, vil du møte betydelige forsinkelser og avvik etter hvert som prosjektet skrider frem.
Bryt ned større oppgaver i mindre og mer håndterbare deler – dette vil bidra til å redusere virkningen av kompleksiteten og gi deg en bedre forståelse av prosjektet. Du vil også kunne sette bedre estimater og følge fremdriften mer nøyaktig.
Iterative metoder som smidig utvikling er også mer fleksible og kan gi rom for svingninger og justeringer etter hvert som mer informasjon blir tilgjengelig gjennom hele prosjektets livssyklus.
Beste praksis for arbeidsinnsatsestimering
For å overvinne utfordringer og estimere arbeidsinnsatsen effektivt bør du følge denne beste praksisen for ressursstyring.
Opprett et sentralisert arkiv
Opprett et sentralisert arkiv for hvert prosjekt du gjennomfører, der du lagrer informasjon om prosjektomfanget, teamsammensetningen, tiden som ble brukt på hver fase, og erfaringer. Du kan deretter bruke denne informasjonen når du estimerer fremtidige prosjekter.
Du bør også lære opp og oppmuntre teamene dine til å dokumentere arbeidet sitt konsekvent (via programvare for tidsregistrering) for å forbedre påliteligheten til fremtidige estimeringer.
Vurder teamets ferdigheter
Hvert prosjekt kan involvere ulike teammedlemmer med varierende ferdigheter, erfaring og motivasjonsnivåer.
Når et nytt team blir tildelt prosjektet ditt, kan estimeringsprosessen bli spesielt utfordrende, ettersom tidligere resultatmålinger kanskje ikke er direkte relevante. Dette kan føre til at arbeidsinnsatsen undervurderes, særlig hvis det nye teamet ditt mangler erfaringen de tidligere teamene hadde.
Gjennomfør grundige vurderinger av teamets kapasitet før de begynner å arbeide med prosjektet. Evaluer individuelle ferdigheter, tidligere resultater og kjennskap til prosessene og teknologistakken din. Snakk med ledelsen om å gi teammedlemmer opplæring på tvers av fagområder, slik at de kan dele kunnskap og hjelpe hverandre med å tilpasse seg utfordringer.
Ta i bruk en iterativ tilnærming til estimering
Prosjekter utvikler seg ofte på grunn av endrede kundekrav, ny teknologi og uforutsette problemer som dukker opp under gjennomføringen. Denne uforutsigbarheten kan gjøre det svært vanskelig å gi nøyaktige estimater i starten.
Ta i bruk en iterativ og smidig tilnærming til estimering. Del prosjektene dine inn i mindre, håndterbare trinn, vurder estimatene dine på nytt ved slutten av hver iterasjon, og juster dem basert på ny kunnskap og endrede krav. Dette kan også hjelpe deg med å redusere risiko og forbedre prosjektresultatene totalt sett.
Verktøy for estimering av arbeidsinnsats
Verktøy for ressursstyring er den beste måten å håndtere kompleksiteten ved estimering av arbeidsinnsats på. De inneholder funksjoner som hjelper deg med å forbedre ressursstyringsprosessene dine, nøyaktigheten i estimatene og samarbeidet mellom teammedlemmene.
Se etter disse viktige funksjonene i programvare for ressursstyring:
- Tidsregistrering
- Ressursallokering
- Analyse av historiske data
- Funksjoner for referansemåling
- Samarbeidsfunksjoner
- Sentralisert kommunikasjon
- Prosjektstyringsverktøy og andre systemintegrasjoner
- Visualiseringsverktøy
Her er listen vår over de beste programvareverktøyene på markedet:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og illustrasjoner, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
