Arbeidsflyt kontra prosess: 5 viktige forskjeller og 5 likheter
Arbeidsflytens magi: En arbeidsflyt innebærer en strukturert sekvens av aktiviteter med mål om å fullføre en spesifikk oppgave på en effektiv måte.
Prosessferd: En forretningsprosess innebærer flere oppgaver som er samordnet for å nå et overordnet organisatorisk mål, med fokus på strategiske resultater fremfor individuelle oppgaver.
Oppgavestrategi og taktikk: Å forstå forskjellen mellom arbeidsflyter og prosesser gjør det enklere å utforme systemer som effektivt håndterer oppgaver for å oppfylle bredere forretningsmål.
Når det gjelder styring av forretningsprosesser (BPM), er det viktig å forstå de grunnleggende forskjellene mellom en arbeidsflyt og en prosess. På den ene siden er en arbeidsflyt en spesifikk sekvens av aktiviteter som brukes til å utføre en bestemt oppgave. En forretningsprosess er derimot en rekke oppgaver som brukes til å nå et organisatorisk mål.
Hva er en arbeidsflyt?
En arbeidsflyt brukes til å optimalisere en rekke trinn som effektiviserer gjennomføringen av en bestemt oppgave.
En arbeidsflyt bidrar til å eliminere flaskehalser og effektivisere oppgaver i driften av virksomheten, slik at de blir enklere, mer oppnåelige og lettere å følge opp. En arbeidsflyt ligner på en oppskrift for én rett som er en del av et større måltid, og sikrer at retten kan tilberedes i en sekvens av trinn som alle kan følge.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er en prosess?
En prosess er, med utgangspunkt i oppskriftsanalogien ovenfor, den overordnede planen for hele måltidet og hver enkelt rett i måltidet. Uten en styrende prosess som leder arbeidsflyten, kan hver oppskrift være velsmakende på egen hånd, men rettene vil ikke settes sammen til en tilfredsstillende måltidsopplevelse.
En forretningsprosess samler enklere sagt oppgavesettet, teammedlemmene, prosessflyten og verktøyene som trengs for å fullføre et prosjekt. En prosess bør bestå av flere velorganiserte arbeidsflyter som reduserer friksjonen ved å fullføre oppgaver som normalt er tidkrevende.
Arbeidsflyt kontra prosess: Forskjeller & likheter
Det finnes viktige forskjeller og viktige likheter mellom prosesser og arbeidsflyter. Det er betydelig overlapp mellom de to, men du vil oppdage at begge er avgjørende når det gjelder arbeidsflyter for prosjektstyring.
Nedenfor finner du en tabell som viser de viktigste forskjellene og likhetene mellom arbeidsflyt og prosess:
| Arbeidsflyt | Prosess | Likheter | |
|---|---|---|---|
| Mål | Effektivisering, redusere tiden som brukes på individuelle oppgaver | Fullføring, fullføre prosjekter effektivt og på en god måte | Automatisering kan hjelpe begge med å lykkes innen prosjektstyring |
| Omfang | Mikronivå, oppgaveorientert | Makronivå, prosjektorientert | Apper og verktøy hjelper med å håndtere både mikro- og makronivået |
| Fokus | Automatisering, optimalisere den raskeste veien til fullføring mellom oppgaver | Godkjenning, sikre at oppgaver fullføres slik at prosjektene kommer nærmere ferdigstillelse | Data er ryggraden i begge for å forbedre og skjerpe fokuset på hver av dem |
| Strategi | Taktisk, bryter ned oppgaver og den raskeste veien til å fullføre alle oppgaver i en sekvens | Prosesskartlegging, definerer hva som kreves for å fullføre et prosjekt | Det er avgjørende for begge strategiene å ha prosjektledere i hvert trinn |
| Maler | Avhengig, arbeidsflyter fungerer bare med veldefinerte maler | Uavhengig, prosesser kan fungere uten maler for å fullføre prosjekter | Med eller uten maler, automatisering eller strategi kreves både arbeidsflyter og prosesser for lønnsomme virksomheter |
Les om forskjellene mellom BPM og arbeidsflyter her og om forskjellene mellom prosjektstyringsprogramvare og programvare for automatisering av arbeidsflyter her.
Forskjeller
1. Mål: Effektivisering kontra fullføring
Målet med utforming av arbeidsflyter er å redusere friksjon i tidkrevende oppgaver, vanligvis ved hjelp av automatisering av forretningsprosesser eller automatisering av arbeidsflyter. Målet med forretningsprosesser er imidlertid å nå prosjektets mål og fullføre det så effektivt og godt som mulig.
2. Omfang: Mikro kontra makro
Omfanget og sekvensen til en arbeidsflyt er avgrenset til mikronivå, ettersom arbeidsflyter skal bidra til å håndtere detaljer og individuelle trinn (noen ganger ved hjelp av diagrammer over arbeidsflyter). Dette bidrar til å sikre at alle trinnene fullføres enkelt og raskt. Et eksempel på en arbeidsflyt er oppgavesettet som er knyttet til å sende et tilbudsbrev til en ny medarbeider. En forretningsprosess er derimot hele ansettelsesprosessen for medarbeideren, fra intervju til introduksjon.
3. Fokus: Automatisering kontra godkjenning
Fokuset i en arbeidsflyt er å arbeide med plattformer for prosessautomatisering for å sikre en smidig og effektiv prosess. Samtidig fokuserer forretningsprosessstyring på godkjenningsprosessen som kreves for å fullføre prosjekter for virksomheten som helhet, og flytte de ulike delene av prosjektet fremover så raskt og effektivt som mulig.
4. Strategi: Taktisk kontra prosesskartlegging
Strategien som inngår i arbeidsflyter, er taktisk av natur. Hvis vi bruker eksempelet vårt med en arbeidsflyt for menneskelige ressurser, bryter arbeidsflyter ned hver oppgave, fra innkjøpsordrer for nye ansatte til videresending av spørsmål om introduksjon av ansatte til relevante interessenter (eller til personalhåndboken). Forretningsprosesser benytter derimot strategier for prosesskartlegging for å skissere hva som kreves for å fullføre et større prosjekt.
5. Maler: Avhengige kontra uavhengige
Arbeidsflyter og programvare for automatisering av arbeidsflyter er avhengige av maler og trinnvise oppgaver. Prosesser har imidlertid en tendens til å være mer organiske. Selv om mange prosesser går fra trinn 1 til trinn 2, gjør noen prosesser det mulig å hoppe over trinn basert på bruksområder, nye kundebehov eller en rekke andre faktorer som kan påvirke prosjektet.
Likheter
1. Begge trives med automatisering
Selv om digitale arbeidsflyter i praksis krever automatiseringsverktøy, trives både forretningsprosesser og arbeidsflyter med bruk av automatisering.
Programvare for automatisering av arbeidsflyter reduserer tiden som brukes på en rekke oppgaver. Programvare for automatisering av forretningsprosesser fokuserer imidlertid mer på en oversikt over prosjektet (f.eks. et verktøy som Onspring) som helhet, og gjør det mulig å gjennomføre raske og enkle godkjenningsprosesser for å drive prosjektet effektivt fremover.
2. Begge har et vell av apper og verktøy
Mange apper for arbeidsflyter fokuserer på arbeidsflytstyring uten kode, men mange apper kan også brukes til forretningsprosesser.
Selv om verktøy for automatisering av arbeidsflyter kan føre oppgaver automatisk videre gjennom en prosess i bakgrunnen, tilbyr disse appene ofte også varslinger og oppdateringer for prosjektledere, optimaliserte data og oversikter, innsikt i bruksområder basert på hvordan arbeidsflytene utvikler seg, samt strømlinjeformet programvare for prosessarbeidsflyter for å kartlegge, overvåke og forbedre oppgavesekvensen visuelt.
Her er mine anbefalinger av den beste programvaren for arbeidsflytstyring.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
3. Begge lykkes når de støttes av data
Når vi snakker om data, lykkes både arbeidsflyter og prosesser bare når de støttes av datadrevne resultater.
Du kan bare automatisere trinn i en arbeidsflyt når du har full forståelse av hvor tidkrevende oppgaver kan optimaliseres, og hvor hele trinn kan fjernes. På samme måte kan forretningsprosesser bare effektiviseres når dataene viser at prosjekter kan fullføres mer effektivt med de riktige korrigeringene.
4. Begge krever medlemmer av prosjektstyringsteamet
Noen tror kanskje at automatisering av arbeidsflyter vil eliminere behovet for prosjektstyring, men både arbeidsflyter og prosesser krever medlemmer av prosjektstyringsteamet gjennom hele prosjektet.
Prosjektledere er avgjørende for å utvikle sekvensen av aktiviteter som kreves for effektive arbeidsflyter, og benytter ofte programvare for arbeidsflyter i virksomheter for å automatisere repetitive oppgaver og forbedre effektiviteten. På samme måte krever en forretningsprosess tilsyn av noen som kan justere arbeidsflyter og prosesser basert på kravene for å fullføre et prosjekt.
5. Begge er avgjørende for en virksomhets suksess
Av nødvendighet har nesten alle virksomheter en prosess. Prosjekter, uansett type, må fullføres for at en virksomhet skal fungere. For at en virksomhet skal lykkes og vokse, må den imidlertid også ha arbeidsflyter som sikrer at prosjektoppgaver kan fullføres på en tidsriktig, organisert og repeterbar måte.
Typer programvare for automatisering av arbeidsflyter og prosesser
Det finnes ulike programvareløsninger for å automatisere arbeidsflyter og prosesser, og hver av dem er tilpasset ulike forretningsbehov:
1. Programvare for automatisering av arbeidsflyter
Programvare for automatisering av arbeidsflyter forbedrer effektiviteten ved å automatisere bestemte oppgaver. Viktige typer omfatter:
- Regelbaserte automatiseringsverktøy – Utfører forhåndsdefinerte handlinger basert på logikken «hvis-dette-så-det» for repetitive oppgaver.
- Plattformer sentrert rundt integrasjoner – Kobler sammen ulike applikasjoner for å effektivisere dataflyt og automatisering.
- Systemer sentrert rundt menneskelige oppgaver – Håndterer arbeidsflyter som krever menneskelig tilsyn, og sikrer at oppgaver blir fullført.
2. Programvare for prosessautomatisering
Programvare for prosessautomatisering optimaliserer komplette forretningsprosesser på tvers av flere arbeidsflyter. Viktige typer omfatter:
- Robotic Process Automation (RPA) – Bruker roboter til å automatisere repetitive oppgaver med høyt volum.
- Business Process Management (BPM)-systemer – Tilbyr verktøy for å modellere, automatisere og analysere komplekse prosesser (dette er bare noen av de viktigste fordelene med BPM-programvare).
- Intelligent Process Automation (IPA) – Kombinerer RPA med AI/ML for beslutningsoppgaver som kundeservice.
Hvis du er usikker på hvilken type automatiseringsløsning som passer best for virksomheten din, kan strukturerte kurs i automatisering av forretningsprosesser hjelpe deg med å forstå verktøyene, når de bør brukes, og hvordan du utformer automatiseringsstrategier som er tilpasset målene dine.
Er arbeidsflyter eller prosesser vanligst innen prosjektledelse?
Selv om prosesser er vanligere enn arbeidsflyter innen prosjektledelse, skyldes det bare at det å ha minst én tydelig definert prosess for å fullføre prosjekter er det minste som kreves for at en virksomhet skal kunne fortsette å fungere.
Hvis virksomheten din vurderer prosjektledelse, og du selv er prosjektleder, er du sannsynligvis mer opptatt av arbeidsflyter (og av å ha flere av dem). Du vil trolig også være opptatt av å optimalisere arbeidsflytene dine så mye som mulig. Dette skyldes at arbeidsflyter gjør at forretningsprosesser blir smidigere, repeterbare og langt mer effektive.
Til syvende og sist trenger du imidlertid både forretningsprosesser av høy kvalitet og effektive arbeidsflyter for å opprettholde et sunt og lønnsomt prosjektledelsessystem.
Slik bygger du et forretningssystem
Nå som du kjenner forskjellen mellom arbeidsflyter og prosesser, er det også viktig å vite hvordan du integrerer de to i et helhetlig forretningssystem. Sammen skaper arbeidsflyter og prosesser et strømlinjeformet, repeterbart forretningssystem som forbedrer den operative ytelsen og støtter langsiktig vekst.
Her er noen første steg for å etablere et kraftfullt forretningssystem:
- Identifiser kjerneaktiviteter i virksomheten: List opp de viktigste aktivitetene som driver virksomheten fremover, inkludert drift, kundeinteraksjoner, produktutvikling og administrative oppgaver. Dette grunnlaget sikrer at systemet støtter viktige funksjoner.
- Kartlegg prosessene: Utarbeid overordnede prosesskart for å visualisere rekkefølgen av oppgaver som kreves for hver kjernefunksjon i virksomheten. Dette bidrar til å identifisere ineffektivitet og avhengigheter.
- Detaljer arbeidsflytene i prosessene: Bryt ned hver prosess i detaljerte arbeidsflyter, og definer oppgaver trinn for trinn, ansvarlige parter og beslutningspunkter for å skape større klarhet og ansvarlighet.
- Dokumenter prosedyrer og standarder: Opprett detaljerte standardiserte driftsprosedyrer (SOP-er) for å sikre konsistens. Tydelig dokumentasjon fungerer som en referanse for opplæring og gjennomføring av driften.
- Ta i bruk verktøy og automatisering: Benytt prosjektstyringsprogramvare, verktøy for arbeidsflytautomatisering og kommunikasjonsplattformer for å forbedre effektiviteten, redusere manuelt arbeid og styrke samarbeidet.
- Opplær og gi teammedlemmene myndighet: Sørg for at de ansatte forstår virksomhetssystemet og sin rolle i det. Oppmuntre til tilbakemeldinger og tilpasningsevne for å fremme kontinuerlig forbedring.
- Følg med, evaluer og optimaliser: Vurder regelmessig systemets ytelse ved hjelp av nøkkeltall, tilbakemeldinger fra ansatte, prosessrevisjoner og arbeidsflytanalyse. Juster arbeidsflyter og prosesser etter behov for å opprettholde effektivitet og skalerbarhet.
Bli med for å få mer innsikt i arbeidsflytstyring
Nå som du har fått en bedre forståelse av forskjellene mellom arbeidsflyt og prosess, ønsker du kanskje å fordype deg i alt som gjelder arbeidsflyt for prosjektstyring. Vi har en 6-trinns veiledning med beste praksis som kan hjelpe deg med å komme i gang med nettopp dette!
