8 prosjektkontroller som holder prosjektene dine på rett spor

Prosjekter går sjelden som planlagt. Ting endrer seg hele tiden, enten det gjelder teammedlemmene dine, kundens forventninger eller uforutsette kompleksiteter som påvirker planene dine. Prosjektledere har ansvar for å minimere risikoen for at risikoer utvikler seg til problemer, men det er også vår jobb å håndtere problemer når de oppstår.

Hva er prosjektkontroll?

Prosjektkontroll er handlingene du utfører som prosjektleder, og dokumentasjonen du bruker for å holde prosjektene dine på rett spor. Det er et sett med verktøy som hjelper deg med å levere prosjektleveranser på en vellykket måte.

Se følgende definisjon av prosjektkontroll fra Project Management Institute (PMI):

Et prosjektkontrollsystem har som mål å minimere avstanden mellom prosjektplanlegging og prosjektgjennomføring for å oppnå prosjektets mål, det vil si kostnad, tid og innhold.

I praksis fokuserer prosjektkontroll på å overvåke prosjektets viktigste resultatindikatorer (KPI-er), som kostnader og tidsplan, som til syvende og sist henger sammen med omfang og levering. Ved å følge med på måltall i sanntid kan prosjektkontroll hjelpe prosjektledere med å forutse problemer og muligheter.

Hvis prosjektet for eksempel ligger foran tidsplanen og/eller under budsjett, har du råd til å bruke litt mer for å forbedre kvaliteten. Hvis budsjettet ser stramt ut, kan du finne måter å kutte kostnader på andre områder, for eksempel ved å erstatte en ressurs med en rimeligere ressurs for å produsere fremtidige leveranser.

Prosjektkontroll kontra prosjektledelse

Nå som jeg har definert prosjektkontroll som et sett med verktøy for å holde et prosjekt på rett spor, lurer du kanskje på hvordan dette skiller seg fra prosjektledelse.

Den viktigste forskjellen er omfanget. Prosjektkontroll fokuserer på å følge opp bestemte resultatmål – budsjett, tidsplan og risiko – mens prosjektledelse omfatter hele prosjektets livssyklus, fra oppstart til avslutning.

Prosjektledelse handler om strategi og gjennomføring. Det innebærer å definere prosjektmål, samkjøre interessenter, fordele ressurser og sikre leveranser av høy kvalitet. Det er en blanding av planlegging, ledelse og tilpasningsevne for å holde prosjektet i bevegelse fremover.

Prosjektkontroll gir derimot kontrollmekanismene og avveiningene som hjelper ledere med å styre prosjektet i riktig retning. Det bygger på datadrevet innsikt, prognoser og rapportering for å forhindre forsinkelser og kostnadsoverskridelser.

Tenk på det slik: Prosjektledelse er kapteinen som styrer skipet, mens prosjektkontroll fungerer som navigasjonsverktøy – de følger med på hastighet, drivstoffnivå og avvik fra kursen for å sikre en smidig reise. Begge deler er avgjørende, men prosjektkontroll gir rekkverkene som holder prosjektet på linje med de opprinnelige målene.

Er det forskjell på en prosjektleder og en prosjektkontrollansvarlig?

Ja. I noen organisasjoner fungerer en prosjektkontrollansvarlig som prosjektlederens høyre hånd. 

Den prosjektkontrollansvarlige fokuserer mer på prosjektets måltall, oppfølging, kontroller og analyse, mens en prosjektleder fokuserer mer på prosjektteamet, hvordan prosjektarbeidet gjennomføres og hvilken kvalitetsstandard det skal oppfylle, samt på å håndtere relasjoner med kunder og interessenter.

Vanligvis fungerer digitale prosjektledere både som prosjektledere og prosjektkontrollansvarlige.

Hvorfor prosjektstyring er viktig

Prosjektledelsens såkalte jerntriangel – omfang, tidsplan og kvalitet – kan noen ganger sette deg i vanskelige situasjoner. Du har utvilsomt hatt samtaler som disse:

Teamet: «Klienten ville sikkert blitt mye mer fornøyd hvis vi bare kunne fått to dager til på å finpusse dette …»

Klienten: «Jeg liker tilnærmingen her, men kan du skjerpe blyanten og finne ut hvordan vi kan gjøre dette med halvparten av budsjettet?»

Denne balansegangen er en av de vanskeligste oppgavene vi har som prosjektledere.

På den ene siden må vi levere et produkt som gjør klienten fornøyd.  På den andre siden bør vi alltid støtte teamet og la dem levere sitt beste arbeid.

Prosjektstyring gjør det mulig å gå inn i denne typen vanskelige klientsamtaler godt forberedt. Her er noen av fordelene med prosjektstyring:

• Hjelper deg med å ta informerte beslutninger om den optimale balansen mellom kostnad, tidsplan og kvalitet
• Reduserer risikoen for omfangsutglidning ved å vise konsekvensene av å påta seg flere oppgaver
• Hjelper deg med å få oversikt over uforutsette kostnader på et tidlig tidspunkt
• Gjør det mulig å utarbeide beredskapsplaner for å håndtere avvik i tidsplanen og/eller utfordringer med ressurstilgang
• Fungerer som et verktøy for å håndtere interessentenes forventninger til prosjektets resultater.

Prosjektstyring i prosjektets livssyklus

Prosjektstyring er ikke en oppgave man gjør én gang og så er ferdig med. Den går gjennom alle stadiene i prosjektets livssyklus og bidrar til å holde omfang, tidsplan og budsjett under kontroll. Slik passer den inn i hver fase:

• Oppstart – På dette stadiet legger prosjektstyringen grunnlaget for suksess. Dette omfatter å definere viktige mål, identifisere risikoer og etablere en første kostnads- og tidsplanbaseline. Uten dette grunnarbeidet risikerer prosjektet omfangsutglidning før det i det hele tatt har startet.
• Planlegging – Prosjektstyringen former prosjektplanen ved å etablere målbare KPI-er, definere rapporteringsstrukturer og beskrive ressursfordelingen i detalj. Det er her planleggingsverktøy og budsjettstyring kommer inn.
• Gjennomføring – Når arbeidet starter, sørger prosjektstyringen for at teamene holder kursen. Overvåking i sanntid, kostnadsoppfølging og risikovurderinger bidrar til å avdekke potensielle problemer tidlig. Et eksempel på dette er en beslutningslogg, som kan hjelpe deg med å holde oversikt over viktige beslutninger og sørge for at folk tar ansvar. Endringer er uunngåelige, men med et solid styringsrammeverk kan de håndteres proaktivt i stedet for reaktivt.
• Overvåking & styring – Kontinuerlig oppfølging er avgjørende. Denne fasen innebærer å følge fremdriften opp mot baseline, håndtere endringer og forbedre prognosene. Prosjektstyringen fungerer som rekkverket som hindrer prosjektet i å komme ut av kurs.
• Avslutning – At et prosjekt avsluttes, betyr ikke at prosjektstyringen stopper. Etter gjennomganger, dokumentasjon av læringspunkter og endelige økonomiske avstemminger bidrar alt sammen til å forbedre prosessene for fremtidige prosjekter.

Uten styring integrert i alle faser blir prosjekter et gjettearbeid. Når prosjektstyring gjennomføres som en løpende prosess – i stedet for en løsning i siste liten – sikrer det smidig gjennomføring og forutsigbare resultater.

8 eksempler på prosjektstyring som temmer prosjektkaoset

Nå som jeg har gått gjennom prosjektstyring og fordelene ved den, får du her 8 praktiske eksempler på prosjektstyring – inkludert maler – som du kan bruke i prosjektene dine.

1. Dokumentasjon for prosjektplanlegging
2. RACI-matrise
3. Kommunikasjonsplan
4. Arbeidsnedbrytingsstruktur
5. QA-sjekkliste
6. RAID-logg/risikoregister
7. Statusrapport
8. Endringsforespørsel

1. Dokumentasjon for prosjektplanlegging

Stopp her. Ikke les videre i denne artikkelen hvis du ennå ikke har et eller annet viktig dokument for prosjektplanlegging. Det er grunnlaget for styringen din – en oversikt som viser hva du hadde til hensikt å oppnå med prosjektet, slik at du kan se om det følger planen.

Jeg går ikke i dybden på hvordan du lager og bruker disse dokumentene her, siden det ligger utenfor artikkelens omfang. Jeg vil bare forklare hva de er, og hvordan du finner mer informasjon.

Dokumenter for prosjektplanlegging inkluderer:

Prosjektbeskrivelse

Dette dekker hvem, hva, når, hvorfor, hvordan og andre grunnleggende elementer i prosjektet ditt, slik at du kan bygge et solid grunnlag for gjennomføringen

Få en ferdig mal for prosjektbeskrivelse, inkludert spørsmål som hjelper deg med å tenke gjennom hvordan du skal fylle ut hver del, samt et eksempel som viser hvordan en ferdig utfylt versjon ser ut.

Prosjektbudsjett/kostnadsestimat

For å avgjøre om prosjektet ditt holder seg innenfor eller under budsjettet, trenger du et opprinnelig kostnadsestimat som utgangspunkt. Her finner du en veiledning i kostnadsestimering for prosjektbudsjett som du kan bruke til å sette sammen et estimat.

Tidslinje, prosjektplan, tidsplan og/eller Gantt-diagram

I likhet med prosjektbudsjettet trenger du et utgangspunkt for å avgjøre om du følger planen. En prosjektplan, inkludert en prosjekttidsplan, er det mest grunnleggende verktøyet du har for å kontrollere prosjektene dine – og for å gjøre dem kontrollerbare fra begynnelsen av.

Les vår veiledning i hvordan du lager en prosjektplan her.

Hvis du er nysgjerrig på hvordan noen virkelige prosjekttidslinjer ser ut, finner du eksempler på tidslinjer i DPM-medlemskapet.

Arbeidsbeskrivelse

Arbeidsbeskrivelsen din inneholder mye informasjon som hjelper deg med å etablere kontrollmekanismer for resten av prosjektet. Hvis konseptet er nytt for deg, kan du begynne med DPMs komplette veiledning i hvordan du skriver en arbeidsbeskrivelse.

2. RACI-diagram

RACI er et akronym for ansvarlig, beslutningsansvarlig, konsultert og informert. Prosjektledere bruker et RACI-diagram til å tildele roller og ansvar for prosjektoppgaver og beslutningstaking.

Når trenger du det?

Et prosjekt med komplisert beslutningstaking eller arbeidsflyt for godkjenninger kan kreve et RACI-diagram. Et RACI-diagram er særlig nyttig hvis det oppstår en konflikt om ansvar.

Det kan være vanskelig å bli god på RACI-diagrammer, men når du først har fått dreisen på dem, vil du oppdage at de kan bidra til å forhindre at man begynner å skylde på hverandre senere. 

Et RACI-diagram (og dets slektning, RASCI-diagrammet) er nyttig fordi det dokumenterer hvem som er ansvarlig for å fullføre en bestemt oppgave, og hvem som må informeres om status. Det kan være en løsning på en sannsynlig forsinkelse i beslutningstaking eller en ujevn fordeling av arbeidsmengden.

Her er definisjonene av de ulike begrepene i et RACI-diagram:

• Ansvarlig: Personen som utfører oppgaven. Denne personen tar hovedansvaret og presenterer leveransene.
• Godkjenningsansvarlig: Personen som sørger for at oppgaven eller arbeidet blir fullført. Det er ikke nødvendigvis denne personen som utfører oppgaven, men vedkommende godkjenner det endelige resultatet.
• Konsulteres: Personen eller personene som gir informasjon, råd eller tilbakemeldinger om oppgaven.
• Informeres: Personen eller personene som må kjenne til kritiske tidsfrister og prosjektets fremdrift, fordi de har en interesse i resultatet.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hvordan bruker du det?

For å bruke et RACI-diagram lager du en oversikt over de viktigste oppgavene som skal utføres i prosjektet. Deretter lister du opp prosjektmedlemmene og andre involverte interessenter. I hver kolonne og rad i diagrammet tildeler du en RACI-bokstav (ansvarlig, godkjenningsansvarlig, konsulteres eller informeres) for å forklare rollen deres.

RACI-diagrammal og eksempler

DPM-medlemskap tilbyr flere RACI-ressurser:

• RACI-mal
• Utfylte RACI-eksempler
• Verksted: Bli ekspert på RACI-diagrammer på 30 minutter
• RACI-sjekkliste som hjelper deg med å gjøre det riktig
• RACI-huskelapp

3. Kommunikasjonsplan

En kommunikasjonsplan er et dokument som lister opp prosjektets interessenter og definerer kommunikasjonskanaler etter preferanse og prioritetsnivå.

Når trenger du den?

Du trenger en kommunikasjonsplan hvis prosjektet involverer flere personer eller grupper som må holdes orientert gjennom hele prosjektets livssyklus. Så du trenger i utgangspunktet en kommunikasjonsplan for hvert prosjekt.

Husk at kommunikasjonsplanen er til like stor nytte for deg som for alle andre. Kommunikasjonsplanen bestemmer hvor ofte du kommuniserer med kunden, og lar dem få vite hva du har til hensikt før prosjektet i det hele tatt starter.

Hvordan bruker du den?

En kommunikasjonsplan definerer hvem i prosjektet som bør være involvert, hvor ofte kontakten skal finne sted, gjennom hvilken kanal og med hvilken hyppighet. Det å utarbeide en kommunikasjonsplan hjelper deg med å definere kommunikasjonsmål for prosjektet, dokumentere informasjon om interessentene og fastslå hvilken informasjon som skal deles.

Mal og eksempel på kommunikasjonsplan

4. Arbeidsnedbrytningsstruktur

En arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) bryter ned prosjektomfanget i de enkelte oppgavene som kreves for å oppfylle prosjektmålene og fullføre de tildelte leveransene. Det er en av de viktigste prosjektstyringsmekanismene fordi den gir en visuell fremstilling av arbeidet teammedlemmene må fullføre, og derfor er en god metode for å følge fremdriften opp mot prosjektkravene.

Når trenger du den?

Du trenger en WBS for å tydeliggjøre roller og ansvar, bidra til at oppgavene fullføres i tide og holder høy kvalitet, samt følge opp prosjektaktiviteter. Det er avgjørende at du utvikler WBS-en i prosjektplanleggingsfasen for å sikre at interessentene har en felles forståelse av arbeidet som kreves for å fullføre prosjektet.

Hvordan bruker du den?

For å bruke en WBS identifiserer du prosjektleveransene og bryter deretter disse leveransene ned i oppgavene som kreves for å produsere dem. 

Når du har en overordnet oversikt over leveransene og støtteoppgavene, setter du arbeidet i riktig rekkefølge. Estimer arbeidsmengden som kreves per oppgave, og planlegg arbeidet deretter. Lag så en plan for ressursstyring som beskriver hvordan du skal bemanne arbeidet basert på arbeidsmengden, og del den med interessentene for å få deres støtte.

WBS-mal & eksempel

Jeg har inkludert en gratis nedlastbar WBS-mal og et WBS-eksempel som du kan bruke i prosjektene dine. For å redigere filen laster du den ned som en XLSX-fil og bruker den i Google Sheets eller Excel.

5. QA-sjekkliste

En sjekkliste for kvalitetssikring (QA) inneholder viktige punkter knyttet til prosjektprosesser, testmetodikk og/eller produktkategorier.

Når trenger du den?

En prosjektleder tar ansvar for feil eller manglende punkter. QA er en viktig prosess for å sikre at alt fungerer som det skal, og at ingenting viktig har blitt oversett.

En prosjektleder bør ha en ledende rolle i QA-prosessen for å sikre at teammedlemmene prioriterer og logger problemer på riktig måte ved hjelp av en QA-sjekkliste. Prosjektlederen samarbeider deretter med teammedlemmene om å utpeke en ansvarlig person til å håndtere hvert punkt på listen. Denne personen tester, tester på nytt, gjennomfører korrigeringen og dokumenterer sluttresultatene.

En QA-sjekkliste deles ofte inn i ulike prosjektkategorier eller faser som krever forskjellige QA-kontroller. Sjekklisten katalogiserer de nødvendige testtrinnene for hver produktkategori, for eksempel krav eller sikkerhet.

Hvordan bruker du den?

En QA-sjekkliste deler prosjektet ditt inn i kategorier eller faser, som hver kan kreve uavhengig testing utført av ulike spesialister i teamet ditt.

Mal for QA-sjekkliste

DPMs QA-sjekkliste er en hurtigreferanse som sikrer at personene som er ansvarlige for QA i prosjektene dine, har kontrollert at innholdet og funksjonaliteten samsvarer med prosjektets kvalitetsstandarder.

6. RAID-logg/risikoregister

En RAID-logg er et verktøy for å registrere og håndtere risikoer. Det er et risikostyringsdokument der du registrerer risikoer, antakelser, problemer og avhengigheter.

Se workshopen vår om risikohåndtering her.

Når trenger du den?

RAID-logger er spesielt nyttige for prosjekter i komplekse miljøer med mange interessenter, for eksempel tredjeparter, styringskomiteer, IT-avdelinger eller kontraktører.

Statusrapporter har vanligvis et overordnet fokus, mens RAID-logger går et skritt videre og fokuserer spesifikt på risikostyring. Det er et dokument som holder teammedlemmer og andre interessenter ansvarlige ved å følge risikoer nøyaktig, sammen med tildelte tiltak.

En RAID-logg noterer alle risikoer eller potensielle varselsignaler og skaper en kultur for proaktiv åpenhet. Den er utrolig nyttig for å avdekke flere perspektiver på prosjektprosessene dine (f.eks. Tar IT-godkjenningsprosessen 4 uker? Er det avsatte antallet revisjoner tilstrekkelig?) 

Hvis du forventer et problem, dokumenterer du det i RAID-loggen og tar det opp i statusmøtet. Tildel en ansvarlig for hver risiko, slik at det kan utarbeides en handlingsplan for hvordan den skal håndteres (selv om svaret er å ikke gjøre noe og akseptere risikoen!)

Hvordan bruker du den?

Du bør opprette en RAID-logg i begynnelsen av prosjektet og oppdatere den i regelmessige møter med innspill fra kunden. Det er viktig at du også bruker den til å dokumentere beslutninger. En RAID-logg bør inneholde:

• Risikoer: kjente trusler eller muligheter som ennå ikke har materialisert seg
• Handlinger: handlingspunkter fra møter, pågående oppgaver osv., inkludert ansvarlige
• Problemer: pågående utfordringer som kan true prosjektets suksess
• Avhengigheter: oppgaver som må fullføres før en annen oppgave kan begynne eller avsluttes.

Mal for RAID-logg

Kom raskt i gang med:

• mal for RAID-logg i et ferdig utformet regneark
• eksempel på en RAID-logg som viser hvordan en RAID-logg ser ut når den er fylt ut for et redesignprosjekt for et nettsted
• nettseminar om risikostyring

Få tilgang til disse ved å bli DPM-medlem.

7. Statusrapport

En statusrapport sørger for at de involverte partene har en klar forståelse av hvor prosjektet står.

Når trenger du den?

Det er avgjørende for åpenhet og effektiv styring å være konsekvent med statusrapporter. Det er viktig å ha en oppdatert statusrapport klar med en fast frekvens som interessentene kan forvente.

For å etablere en god rapporteringsfrekvens bør du sikte mot ukentlige statusrapporter for prosjektet. Selv om du kan levere dem asynkront, kan det noen ganger være nyttig å ha en synkron samtale med kunden. Disse møtene trenger ikke å være lange – 30 minutter kan være mer enn nok – men det er en god måte å etablere et forhold til kunden og bygge tillit på.

Hvis mulig bør du holde statusmøter ansikt til ansikt i en mer uformell setting. Ikke snakk bare om prosjektet; vis i stedet interesse for de andre tingene som skjer i kundens virksomhet, og del noen høydepunkter fra porteføljen din. Slike samtaler kan noen ganger føre til forretningsmuligheter som du ellers ikke ville ha fått høre om.

Hvordan bruker du den?

Noen kunder forventer å se detaljerte timebaserte rapporter, mens andre foretrekker helhetsbildet. Som et minimum bør en statusrapport inneholde følgende:

• Totale prosjektkostnader, tildelt budsjett, gjenværende budsjett
• Månedlige kostnader/forbrukstakt
• Hva som ble oppnådd den siste måneden, og hva som er planlagt videre
• Oppdateringer om tidsplanen
• Handlingspunkter
• Risikoer, hindringer og beslutninger.

Mal og eksempel på statusrapport

Presenter prosjektstatusen ved hjelp av en statusrapportmal. Bruk vårt eksempel på en statusrapport som veiledning, og fyll ganske enkelt ut delene for sammendraget for ledelsen, økonomisk sammendrag, fremdrift, RAID-logg, handlingspunkter og milepæler.

8. Endringsforespørsel

En endringsforespørsel beskriver og definerer en endring i prosjektets omfang som har oppstått i forhold til den opprinnelige arbeidsbeskrivelsen eller kostnadsestimatet.

Når trenger du den?

Begge parter må formelt anerkjenne og godta en endringsforespørsel. Dokumentasjonen av endringsforespørselen bør forklare endringen og begrunnelsen for den, samt hvilken innvirkning den har på prosjektbudsjettet og tidsplanen.

Selv om det er en vanlig misoppfatning at endringsforespørsler er negative, er de ganske enkelt en del av effektiv prosjektledelse for å kommunisere at det forventede omfanget er endret. Særlig når dette skjer senere i prosjekter, kan disse beslutningene om endring av omfang tas med trygghet og føre til bedre resultater. 

Det er viktig å lære kunden om prosessen for endringsforespørsler tidlig, slik at alle kjenner den. Ikke vær redd for å sende endringsforespørsler, selv for tilsynelatende enkle elementer med liten innvirkning. Endringsforespørsler uten budsjettmessig innvirkning bidrar til å håndheve prosessen for endringshåndtering og sørger for at alle er samkjørte om beslutningene.

Hvordan bruker du den?

Endringsforespørsler beskriver vanligvis følgende:

• Beskrivelse av endringen i omfang
• Årsak til endringen i omfang
• Konsekvenser av endringen i omfang (budsjett, tidsplan)
• Offisiell bekreftelse (signatur eller bekreftelse på godkjenning.)

Mal for endringsforespørsel

Last ned malen vår for endringsforespørsler. Den hjelper deg med å registrere bakgrunn, fremgangsmåte, omfang, leveranser, forutsetninger, budsjett, avhengigheter, fakturering og godkjenninger for endringer.

Roller innen prosjektstyring

Prosjektstyring skjer ikke av seg selv. Ulike roller bidrar til at den lykkes, ved å sørge for at data samles inn, analyseres og følges opp. Her er de som bidrar:

• Prosjektleder – Kapteinen på skuta, som har ansvar for å sørge for at prosjektstyringen implementeres og brukes effektivt. Vedkommende følger med på fremdriften, har oversikt over rapporteringen og tar datadrevne beslutninger basert på styringsmålingene. Les mer om en prosjektleders daglige oppgaver.
• Prosjektcontroller – Denne rollen fokuserer på å følge opp økonomi, tidsplaner og risikoer, og går i dybden på dataene for å sikre overholdelse av kostnads- og tidsplaner. Vedkommende samarbeider tett med prosjektlederen for å identifisere trender og anbefale korrigerende tiltak.
• Planlegger – Personen bak Gantt-diagrammene og oppfølgingen av tidsplanen. Vedkommende sørger for at oppgavene er riktig sekvensert, at avhengigheter håndteres og at kritiske stier overvåkes.
• Økonomi- og innkjøpsteam – Budsjettering, kontrakter og ressurskostnader hører alle inn under deres ansvarsområde. De sørger for at forbruket samsvarer med prognosene, og at økonomistyringen opprettholdes på riktig måte.
• Risikoleder – Fokuserer på å identifisere, analysere og redusere risikoer gjennom hele prosjektet. Vedkommende samarbeider med alle interessenter for å sikre at potensielle problemer håndteres før de eskalerer.
• Interessenter og sponsorer – Selv om de ikke har direkte ansvar for prosjektstyringen, er interessentene avhengige av disse prosessene for åpenhet og beslutningstaking. Deres rolle er å støtte prosjektstyringen ved å bidra med strategiske innspill og sørge for samsvar med virksomhetens mål.

Den daglige prosessen for prosjektstyring

Som prosjektledere følger vi en daglig rutine for å sikre at prosjektene våre holder kursen. Dette krever at vi vet hva som foregår. Høres enkelt ut! Men i virkeligheten er prosjektledelse en konstant syklus av informasjonsbehandling, planlegging og beslutningstaking.

For å holde kursen må prosjektledere fungere som et radarsystem, sjekke hva som ligger foran oss og varsle alle om muligheten for en forestående katastrofe.

Ved å etablere en effektiv prosess for prosjektkontroll kan du holde øye med kostnader og tidsplan etter hvert som prosjektet utvikler seg. Det forventes at du navigerer prosjektet gjennom røft farvann – det å være forberedt vil redde prosjektet fra å gå over bord.

Følg disse fire fasene som en del av en enkel prosess for prosjektkontroll:

Evaluer

Hold øye med prosjektplanen, det forventede resultatet og arbeidets utvikling. Du må vite hvor du står, slik at du kan håndtere interessentenes forventninger på en grundig måte. Still spørsmål for å sikre at du forstår statusen. Når du evaluerer, bør du bruke statusrapporter og måltall for prosjektet som grunnlag for beslutningstaking.

Planlegg

Basert på den fastslåtte statusen må du ofte iverksette korrigeringer. Sørg for at de planlegges på riktig måte – prøv å forutse hvor ting er på vei. Vil en endring påvirke andre arbeidsstrømmer? Må du involvere kunden? Er hele teamet med? Hvis problemet virker vedvarende eller systemisk, kan du bruke årsaksanalyse for å undersøke hva som driver det under overflaten. Er dette et engangstilfelle, eller ser du at det utvikler seg til et større problem?

Reager

Når du har en plan, iverksetter du endringene. Dette innebærer å informere kunden om hva som endres og sørge for at teamet er fullt informert og stiller seg bak endringene. Vær klar over innvirkningen på budsjett og tidsplan, og gjør de nødvendige justeringene.

Hold kontakt

Som prosjektleder er du limet som holder teamet sammen. Sørg for at du deler kunnskapen din med teamet, slik at alle får hele bildet. Hold kunden og andre interessenter orientert.

Følg opp

Sett opp påminnelser om å følge opp både internt og eksternt for å unngå forsinkelser.

Følg opp teamet

Vi kan ikke anta at teamet vårt husker alle forespørsler eller gode råd vi gir dem. Du må gi mange vennlige påminnelser, som «hei, beklager at jeg maser, men har du rukket å gjøre X ennå?» eller «ikke glem Y». 

Oppfølging gir deg en viss trygghet for at folk holder kursen, og gir deg også en rask temperaturmåling på hvordan det går. Det er ofte under disse korte innsjekkingene at du oppdager at noe ikke helt går etter planen.

Følg opp kundene eller interessentene dine

En del av oppfølgingen av kunder og interessenter innebærer å gi oppdateringer om prosjektstatus – det vil si hva som skjer, hva som kommer til å skje, og eventuelle problemer. 

Men det ligner også på hvordan vi følger opp teamet. Det er viktig å bruke disse oppfølgingene til å gi vennlige påminnelser om prosjektets tidsplan eller utestående beslutninger som krever innspill fra kunden.

Prosjektstyringsverktøy for prosjektkontroll

Prosjektkontroll er avhengig av nøyaktige data, overvåking i sanntid og sømløst samarbeid. De riktige prosjektstyringsverktøyene gir innsyn i budsjetter, tidsplaner, risikoer og resultatmåltall – og hjelper team med å holde kursen og ta informerte beslutninger.

Her er mine anbefalinger for den beste prosjektstyringsprogramvaren som er tilgjengelig nå:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Best for cross-functional enterprise delivery
2. 2. Smartsheet — Best for customizable dashboards
3. 3. Productive — Best for agency projects and budgeting
4. 4. Runn — Best for project forecasting
5. 5. Celoxis — Best for simplified planning and workflows
6. 6. monday AI Workspace — Best with AI-powered resource optimization
7. 7. Hive — Best for collaborative project management
8. 8. Copper — Best for agencies streamlining sales to delivery
9. 9. Zoho Projects — Best for integration with Zoho Suite
10. 10. Ziggu — Best for client portal integration

Vanlige spørsmål om prosjektkontroll

Her er svarene på noen vanlige spørsmål om prosjektkontroll.

Hvor passer prosjektkontroll inn i prosjektets livssyklus?

Per definisjon er prosjektkontroll en kritisk del av overvåkings- og kontrollfasen i prosjektets livssyklus. Når det er sagt, bør mange av eksemplene på prosjektkontroll som jeg diskuterte i denne artikkelen, utvikles under planleggingsfasen av prosjektet og gjøres tilgjengelige under gjennomføringen. Derfor kan man hevde at prosjektkontroll brukes gjennom hele livssyklusen.

Er kontroll det samme som detaljstyring av prosjektene mine?

Den største misforståelsen rundt prosjektkontroll er sannsynligvis at du som prosjektleder må kontrollere (dvs. detaljstyre) teamet ditt for å oppnå de riktige resultatene. Men det er ikke riktig fremgangsmåte. 

Kontroll i form av detaljstyring utnytter ikke teamets styrker, og risikerer derfor å føre prosjektet ut av kurs (for ikke å nevne utbrentheten du sannsynligvis vil oppleve når du prøver å påta deg en for stor arbeidsmengde!)

Poenget er: Prosjektkontroll handler ikke om å kontrollere arbeidet eller menneskene som utfører det direkte; hensikten er å styre selve prosjektets struktur og flyt.

Hva synes du?

En veletablert og konsekvent prosess for prosjektkontroll er selve ryggraden i å levere prosjekter til rett tid og innenfor budsjettet. Den gir også teamet trygghet om at du som prosjektleder støtter dem.

Hvilke erfaringer har du med prosjektkontroll? Finnes det andre prosjektmåltall du måler? Del erfaringene eller spørsmålene dine i kommentarfeltet.