6 presentasjonslysark for prosjektoppstart og teamtilpasning
Tenk deg at du er helt klar for oppstartsmøtet for prosjektet. Du har utarbeidet en agenda, sendt ut en møteinvitasjon, forberedt teamet ditt med et internt oppstartsmøte og møtt kunden på forhånd.
Nå står du foran prosjektsponsoren og prosjektteamet ditt, klar til å presentere, men uten noen visuelle hjelpemidler som kunden kan følge med på. Ved å lage en elegant og svært gjennomarbeidet presentasjon til oppstartsmøtet for prosjektet kan du unngå dette scenarioet.
Hva du bør ta med i presentasjonen til oppstartsmøtet for prosjektet
Først og fremst må du sørge for at PowerPoint-presentasjonen (eller Google Slides-presentasjonen) til oppstartsmøtet for prosjektet samsvarer med agendaen. Du vil ikke forvirre deltakerne under oppstartsmøtet med lysbilder som ikke samsvarer med agendapunktene.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Her er et eksempel på en disposisjon som presentasjonen til oppstartsmøtet for prosjektet kan følge, og som samsvarer med vår agenda. Sørg for at lysbildene inneholder punktvise versjoner av det du skal snakke om. Ingen ønsker å lese hele avsnitt som er identiske med det som blir sagt høyt.
Introduksjoner
Dette handler om mer enn bare å presentere navnene og rollene til teamet ditt. Ikke glem:
- Glade, smilende ansikter og et organisasjonskart
- Litt om byrået ditt: hva dere gjør, og hvordan dere gjør det (sørg for at alt er svært relevant; ingen ønsker en historietime om byrået)
Bakgrunn for prosjektet
Du bør definitivt få kundens innspill til denne delen. Husk å be kunden om innholdet deres, slik at du kan legge det inn i presentasjonen før møtet. Hvis du må bytte mellom presentasjoner eller bærbare datamaskiner under møtet, sløser det med tid og påvirker flyten i møtet.
Prosjektorientering
Også her bør du få kundens innspill. Når kunden har gått gjennom denne delen i detalj, legger du til eventuelle andre notater eller opplysninger du fant under prosessen med å kartlegge det nye prosjektet, og som vil være relevante for prosjektmedlemmene og de viktigste interessentene. Sørg for at følgende er dekket:
- Formålet med prosjektet
- Forståelse av prosjektet
- Prosjektmål
- Forretningsproblemet prosjektet skal løse
- Prosjektomfang
Suksess
Ideelt sett har du snakket kort om dette med kunden i møtet før oppstartsmøtet, slik at dere har en innledende felles forståelse av hva et vellykket prosjekt innebærer. Ta med disse notatene i presentasjonen her.
Hvis ikke kan du inkludere noen KPI-er, mål på suksess eller andre indikatorer på prosjektsuksess som du vanligvis bruker for den aktuelle prosjekttypen eller bransjen. La dette være åpent for diskusjon med kunden, slik at kundens innspill også blir verdsatt.
Prosjektstyring
Her går du gjennom de vanlige prosjektstyringselementene som er nevnt i agendaen:
- Prosjektplan
- Tidslinjer og milepæler for prosjektet (Gantt-diagrammer er gode visuelle hjelpemidler her!)
- Metodikk
- Spesifikke oppgaver og leveranser (det er som regel lurt å gi en rask oversikt over RACI-diagrammet ditt)
- Risikoer og avhengigheter
- Kommunikasjonsplan, kommunikasjonskanaler og plan for samarbeid
- Plan for endringsstyring
- Statusrapporter for prosjektet og oppfølging av prosjektets fremdrift
Bruk gjerne et nytt lysbilde for hvert tema, og hold lysbildene korte og konsise.
Eventuelt
Denne delen er litt mer åpen – la kunden bestemme hva annet som må tas opp. Du kan også åpne for prosjektteamet ditt hvis tiden tillater det (selv om det kan være lurt å gå gjennom spørsmålene deres før møtet!)
Neste trinn
Beskriv hva som må gjøres videre på prosjektteamets side og på kundens side. Lag en tydelig liste over aktiviteter, tidslinjer og når du som prosjektleder skal følge opp. Det å være tydelig på oppgavene og fast på tidslinjene vil hjelpe deg med å få oppslutning fra prosjektteamet og kunden.
Mal for agenda til prosjektoppstartsmøte
Last ned agendaen vår for prosjektoppstartsmøtet og få et forsprang på din neste prosjektoppstart. Vi har også inkludert et eksempel, slik at du kan se nøyaktig hvordan den skal fylles ut. Dette er svært nyttig både når du skal lage din egen agenda og din egen presentasjon til prosjektoppstartsmøtet.
Denne malen er tilgjengelig gjennom DPM-medlemskap, sammen med en rekke andre maler for prosjektoppstart.
Hva skjer videre?
Du er klar til å gjennomføre prosjektoppstartsmøtet! Husk at dette er en viktig del av prosjektinitieringsprosessen – formålet med oppstartsmøtet er å sørge for at du og teamet ditt har full klarhet i hva kunden ønsker, og å avklare forventningene med kunden.
Det er også lurt å ha en siste 10-minutters gjennomgang med prosjektteamet rett før prosjektoppstartsmøtet med kunden (atskilt fra ditt interne prosjektoppstartsmøte), for å sørge for at alle er på samme side.
Hvis du vil vite mer om prosjektoppstart og andre aktiviteter i prosjektinitieringen, kan du abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager.
