6 måter ressursstyring er annerledes for eksterne team
Har du noen gang prøvd å gjennomføre et prosjekt med for lite budsjett, for få personer, manglende verktøy eller utilstrekkelige kritiske ferdigheter? Hvis du nikker eller tenker på det ene prosjektet (du vet hvilket) som var ekstra utfordrende fordi det ikke hadde fått de riktige ressursene, er denne artikkelen for deg!
Å gjennomføre et prosjekt uten de riktige ressursene er en utfordring, men å gjennomføre et prosjekt uten de riktige ressursene OG ha teammedlemmer som er spredt over hele landet eller verden, er en enda større utfordring. Så la oss ta for oss begge utfordringene i én artikkel.
Hva er ressursstyring?
I prosjektledelsessammenheng handler prosessen for ressursstyring om å sørge for at du har de riktige personene, materialene og nok penger (les: budsjett) til å fullføre prosjektet du har fått ansvar for å levere.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Når det gjelder ressursstyring i byråer, starter dette ofte med budsjettet. Før arbeidsomfanget godkjennes, bør du samarbeide med den som leder forretningsutviklingen i organisasjonen din for å sikre at estimatene er nøyaktige, slik at selskapet kan fakturere kunden nok til å dekke kostnadene ved å gjennomføre prosjektet (arbeidskraft, verktøy/ressurser, faste kostnader osv.). Finn ut mer om kreativ ressursstyring her.
Før oppstartsmøtet og under prosjektplanleggingen samarbeider du med ledelsen for å finne ut hvem i teamet som skal jobbe med prosjektet, og hvilke verktøy eller programvarelisenser de kan trenge.
Under prosjektet kan det hende du må koordinere med teammedlemmer eller andre prosjektledere (eller organisasjonens ressursansvarlige) for å sikre at det ikke oppstår planleggingskonflikter, og at alle har tydelige forventninger til hvilket arbeid som skal utføres og når. Det er også viktig å finne ut om enkelte prosjekter har høyere prioritet enn andre, og vurdere hvordan dette kan påvirke tidsplanene dine.
Når du arbeider med et prosjekt som intern prosjektleder, eller har fått ansvar for et internt prosjekt der du ikke fakturerer kunder, kan dette se litt annerledes ut. Du kan ganske enkelt begynne med å samle prosjektteamet for å finne ut hva hver person skal gjøre, hvordan de skal gjøre det, og om teamet trenger andre verktøy eller ressurser for å fullføre prosjektet innen den nødvendige tidsrammen.
Teamsammensetningen din kan være bestemt av ulike avdelingsledere, særlig hvis prosjektet er et tverrfunksjonelt teamarbeid.
Slik gjør du ressursstyring på avstand
De grunnleggende prinsippene for ressursstyring på avstand er ikke så ulike fra å gjøre det på kontoret, men nyansene tilfører en viss kompleksitet.
Det er her det kan ha stor betydning å skape en bedriftskultur som prioriterer fleksible arbeidsordninger. Det er verdt å arbeide for noen av disse retningslinjene og praksisene innenfor ditt påvirkningsområde:
- Når du leder eksterne team eller jobber hjemmefra selv, må kommunikasjons- og samarbeidsprotokollene noen ganger endres. Proaktiv kommunikasjon med eksterne medarbeidere om tidsplaner og bemanningsoppgaver kan for eksempel bidra til å fremme en bedriftskultur som legger til rette for fleksible arbeidsordninger.
- Det kan hende du må vurdere enkelte arbeidsretningslinjer som gjelder for hele organisasjonen for å sikre rettferdig og konsekvent bemanning i eksterne arbeidsmiljøer. Dette omfatter retningslinjer for introduksjon av nye medarbeidere og resultatoppfølging (uten detaljstyring).
- Når du styrer økonomiske ressurser, kan du oppdage at en mindre del av budsjettet går til fysiske arbeidsplasser, og mer går til samarbeidsverktøy, som programvare for videokonferanser.
6 hensyn ved fjernstyring av ressurser
1. Hvordan samarbeidstid på avstand vil påvirke budsjettet
Det kan være ytterligere (eller andre) budsjettmessige hensyn å ta når du arbeider med eksterne medarbeidere.
Å ha nok tid til god kommunikasjon og jevnlige oppdateringer er en høy prioritet i et miljø med fjernarbeid. Pass på at du ikke sparer inn på kommunikasjon og samarbeid for å spare noen timer eller dollar–det kan ende med å slå tilbake når folk går glipp av viktige oppdateringer, eller leveranser må gjøres om fordi noen ikke var orientert.
Siden fakturerbare timesatser kan få møter til å virke dyre, bør du sørge for at du budsjetterer med møtetid i estimatene dine. Det kan være fornuftig å ha noen hyppigere møter i begynnelsen av et nytt prosjekt for å bidra til at kommunikasjonen mellom medlemmene flyter bedre, men du bør ikke overdrive.
Et team på sju personer der hvert medlem fakturerer 100 dollar per time, betyr at et møte på én time vil koste 700 dollar. Ganger du dette med et prosjekt på seks måneder, og har ett møte i uken, ser du på 16 800 dollar av budsjettet som bare brukes på et ukentlig møte.
2. Hvilke materialer eller forsyninger trengs for å fullføre arbeidet (inkludert maskinvare og programvare)
Det er selvsagt viktig å sørge for at du bruker et effektivt system for programvare til ressursstyring for å administrere arbeidet ditt (se våre anbefalinger for den beste programvaren for ressursstyring og den beste gratis programvaren for ressursstyring)
Men det er ikke alt du trenger.
For å legge til rette for god kommunikasjon trenger du noen samarbeidsverktøy i verktøystakken din. Noen av de mest brukte verktøyene er Slack, Microsoft Teams og Zoom, sammen med andre samarbeidsplattformer som Webex, men det kan være behov for flere verktøy eller forsyninger for å hjelpe et distribuert team med å gjennomføre et prosjekt. Dette kan omfatte visuelle samarbeidsverktøy som tankekart eller programvare for digitale tavler, samt fysiske gjenstander som bærbare datamaskiner, ekstra skjermer og høyttalere.
For digitale prosjekter som kjører som apper på en telefon eller til og med en kiosk, kan det være nødvendig med spesialisert maskinvare og programvare for testing og QA for å sikre at sluttproduktet er perfekt. Disse elementene kan utgjøre en betydelig del av budsjettet, så det er avgjørende å ta høyde for disse behovene når du planlegger ressursene.
Når prosjektplanen settes opp, kan fjernteam ha nytte av å bruke maler som er utformet spesielt for å administrere arbeidet og kommunikasjonen deres. Dette kan omfatte maler for prosjektplaner og arbeidsflyter, møteagendaer og til og med statusoppdateringer som brukes til å holde interessenter orientert gjennom hele prosjektet. Som prosjektleder bør du også vurdere å ta med disse behovene i materiallisten.
3. Slik planlegger du synkront og asynkront arbeid på tvers av ulike tidssoner
Som prosjektleder bør du, når du starter et prosjekt og fordeler ressurser og prosjektmedlemmer, ta hensyn til tidssonene til alle som er involvert og forsøke å få så mange overlappende arbeidstimer mellom teammedlemmene som mulig. Du kan kanskje be folk om å tilpasse arbeidstidene sine litt for å gi mer tid til samarbeid ved behov, men vær strategisk med dette. Ingen ønsker å jobbe sent (i sin egen tidssone) en fredagskveld!
I prosjekter der arbeidet sendes fra ett teammedlem til et annet etter hvert som det beveger seg gjennom en prosess, kan tidssoner være mindre viktige. Når teammedlemmer imidlertid må samarbeide i sanntid, for eksempel når to utviklere deltar i en parprogrammeringsøkt, må de koordinere bevisst for å planlegge nok samarbeidstid i løpet av de overlappende arbeidstidene.
Disse samarbeidsbehovene bør vurderes når du planlegger et prosjekt og velger ressursene dine. Det kan også være nyttig å bruke et prosjektstyringsverktøy for fjernteam til å planlegge arbeidsflytene dine og fordele oppgaver.
Å be den New York-baserte utvikleren om å stå opp svært tidlig for å tilpasse seg timeplanen til den Paris-baserte utvikleren, eller omvendt, er en oppskrift på utbrenthet eller i det minste dårligere balanse mellom arbeid og fritid for minst ett av teammedlemmene.
4. Rollene som trengs i teamet for å fullføre prosjektet
Når du administrerer ressursene som trengs for prosjekter i fjernteam, bør du begynne med å tenke gjennom rollene og ferdighetene som trengs for å fullføre arbeidet. Siden du sannsynligvis må forholde deg til et fast budsjett og muligens andre prosjekter og prioriteringer for byrået eller virksomheten din, bør du se på teammedlemmenes kapasitet når du bemanner nye prosjekter.
Noen ting du kanskje bør vurdere, er:
- Hvilke ferdigheter kan hver person bidra med?
- Hvor mye tilgjengelighet har denne personen (per dag, uke eller sprint)?
- Trenger deler av prosjektet ytterligere ressurser eller spesialiserte ferdigheter?
- Finnes det tidssone-, kommunikasjons- eller språkbarrierer som må tas hensyn til?
- Har kunden noen krav til hvor teammedlemmene er basert?
- Hva skal arbeidstidene være for dette prosjektet?
- Hva skjer hvis noen slutter i selskapet eller på teamet under dette prosjektet?
Programvare for ressursplanlegging kan bidra til å effektivisere denne prosessen ved å gi en tydelig oversikt over teammedlemmenes ferdigheter, tilgjengelighet og tidssoner mens du planlegger prosjektet. Dette er bare noen av de viktigste fordelene med verktøy for ressursplanlegging.
5. Hvordan medarbeiderengasjement skal håndteres
Selv om mange foretrekker fleksibiliteten fjernarbeid kan gi, kan det bli svært isolerende og føre til utbrenthet dersom det ikke finnes muligheter for samarbeid og kontakt med andre. Når du planlegger prosjekter for fjernteam, må dette derfor tas hensyn til og planlegges for, siden det ikke vil skje av seg selv.
Å sette av tid til teambyggingsaktiviteter under teammøter kan være en måte å ivareta medarbeiderengasjement på. Hvis du aldri har gjort dette før, eller isbryterne dine begynner å føles utdaterte, kan du prøve noen virtuelle spill. Det finnes mange korte nettspill som kan spilles med virtuelle team, for eksempel et spørrespill med Kahoot eller Minute to Win It. En annen god ting å gjøre når du leder fjernansatte, er å spørre dem hva de synes er engasjerende, eller hva de trenger.
Å gjennomføre en jevnlig «temperaturmåling» av engasjementet gjennom hele prosjektet er god praksis for prosjektledere og ledere i organisasjonen. Hvis du oppdager at noe er spesielt utfordrende for teamet ditt, bør dere samarbeide om å løse problemene. Hvis noe derimot fungerer svært godt for teamet, bør du vurdere hvordan det kan utnyttes i fremtidige prosjekter eller skaleres på tvers av selskapet.
6. Hva skjer hvis det oppstår prestasjonsproblemer?
Å forberede seg på det verste, men forvente det beste, kan være en prosjektleders motto. Når vi håndterer ressurser i fjernprosjekter, bør vi derfor anta gode hensikter og at alle stiller fullt opp hver dag og gjør sitt beste arbeid. Men hva skjer når det ikke er tilfelle?
Det er ikke som på et kontor, der du kan ta med teammedlemmer til et privat rom for å snakke om prestasjonsproblemer hvis de oppstår. Så hvordan håndterer du dem under fjernprosjekter?
Fjernledere bør bruke én-til-én-møter eller oppfølgingssamtaler på video for å diskutere prestasjonsproblemer eller utfordringer i teamet. Dette kan innebære å ta opp medarbeidernes tilgjengelighet i arbeidstiden, tidsstyring, kompetansegap eller til og med kommunikasjonsbrister. Ved virkelig store problemer, som en overskredet frist eller en uenighet i teamet, bør det arrangeres et møte mellom alle involverte parter via videokonferanse, eller personlig dersom alle kan møtes på et sentralt sted eller på et kontor.
Det er viktig å stoppe all sladder eller samtaler i uformelle kanaler og ta opp problemene direkte. Dette bidrar til å bygge tillit mellom fjernteammedlemmer. Ta samtalene direkte, og oppsummer diskusjonen og de neste stegene skriftlig.
Fordelene ved å håndtere ressurser i fjernprosjekter godt
Å kunne lede prosjekter med globalt distribuerte teammedlemmer og andre ressurser er en ferdighet som krever litt øvelse. Med fordeler som spenner fra større fleksibilitet og bedre tilgang til talenter til en bedre balanse mellom arbeid og fritid, er dette en ferdighet det er verdt å utvikle som prosjektleder.
Hvis du vil lære mer om å lede fjernteammedlemmer eller finne de riktige verktøyene, har vi artikler om en rekke temaer som kan hjelpe deg. Hvis du vil ha disse tipsene rett i innboksen, kan du melde deg på nyhetsbrevet vårt for å holde deg oppdatert!
