5 strategier for å håndtere flere prosjekter samtidig
Det kan være utfordrende å håndtere flere prosjekter samtidig. Kanskje du har blitt bedt om å ta på deg flere interne prosjekter, jonglerer med en håndfull eksterne prosjekter, eller til og med forventes å balansere oppgaver både innenfor og utenfor organisasjonen din.
Uansett omstendighetene kan det være lett å bli overveldet av de mange forespørslene, de ulike rapporteringskravene og de motstridende prioriteringene. Hvordan kan du holde teamet ditt, og deg selv, på rett spor?
Jeg har ledet internasjonale prosjekter i mer enn 15 år – her er det du bør fokusere på.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Sett grensene dine
Når det gjelder å ta på seg flere prosjekter samtidig, må du være realistisk med tanke på ferdighetene og kapasiteten din. Du trenger erfaring for å få den troverdigheten og selvtilliten du trenger for å lede. Hvis du er ny innen prosjektledelse, er det sannsynligvis et bedre valg å begynne med ett eller to prosjekter for å utvikle ferdighetene dine – både for deg og organisasjonen din. Det var slik jeg startet, og ved å ta ting i et rolig tempo fikk jeg lære hva som fungerer, og hva som ikke fungerer.
Hovedpoenget er at du kjenner grensene og begrensningene dine bedre enn noen andre. Hvis organisasjonen din forventer at du skal påta deg en uforholdsmessig stor arbeidsmengde – en arbeidsmengde som faktisk vil føre til dårlige prosjektresultater – er det viktig å si fra og si nei på jobb. Du må sette rimelige forventninger til deg selv og teamet ditt for å lykkes på alle områder.
2. Forstå teamets begrensninger
Prosjektledelse av flere prosjekter handler først og fremst om samarbeid. Teammedlemmene dine har også grenser og begrensninger. Hva er deres arbeidskapasitet? Hvilke prioriteringer kan kreve oppmerksomheten deres?
Når du planlegger ressurser for flere prosjekter, er det viktig å vite hvor tilgjengelige teammedlemmene dine er for å påta seg arbeid, hva som allerede står på gjøremålslistene deres, og hvilke personlige begrensninger de har (inkludert personlige ferier, nasjonale helligdager, fravær og så videre). Det siste du ønsker, er at hele teamet skal bli utbrent.
Det er her det kan være svært nyttig å ha riktig prosjektstyringsprogramvare som kan hjelpe deg med ressursstyring. Verktøyet ditt kan gi deg en oversiktlig kontrollside som viser hvem i teamet ditt som arbeider med hva, statusen for disse oppgavene og hvem som kan være overbelastet med oppgaver. Det kan hjelpe deg med å forstå bedre hvilke ressurser som brukes, slik at du kan ta mer informerte beslutninger om å prioritere og delegere oppgaver.
Det er også viktig å kjenne teamets ferdigheter – hva de er flinke til, hva de ønsker å utvikle, og hva de trenger å forbedre. Dette vil hjelpe deg med å forhindre flaskehalser og friksjon med interessentene dine, og er en av de viktigste bruksområdene for prosjektstyringsløsninger.
Det fungerer for eksempel ikke å ha bare én dataforsker som arbeider med et prosjekt innen kunstig intelligens. Som prosjektleder er du sannsynligvis ikke den som kan beslutte eller investere et budsjett i faglig utvikling, men du er den som kan identifisere hvilke ferdigheter som trengs i prosjektporteføljen din, og tale teamets sak.
3. Kommuniser med interessentene dine
Når du leder prosjekter i stor skala, vil du få mange forespørsler samtidig fra prosjektinteressenter. Selvfølgelig vil alle forespørslene være «haster».
For å sortere gjennom støyen og forstå hvilke forespørsler som faktisk har høyest prioritet, må du ha innsikt i det større bildet. Hva er de reelle begrensningene for hvert prosjekt? Hva er de forventede tidslinjene og leveransene for prosjektet? Hvis du for eksempel forstår at du jobber med et regulatorisk prosjekt, vil du vite hvor viktig det er å levere det i tide og følge prosjektplanen.
Nøkkelen her er interessenthåndtering. Du må bygge nære relasjoner med hver av interessentene i de ulike prosjektene dine. Ha jevnlige samtaler med dem for å forstå begrensningene, behovene og forventningene deres bedre. Vær åpen med dem om utfordringene i teamet ditt og løsningene du har tatt i bruk. Hold dem også oppdatert på resultatene og fremdriften mot prosjektmålene. Her kan bruk av gode prosjektstyringsapper hjelpe deg med å organisere og distribuere informasjon på en effektiv måte.
Disse jevnlige samtalene vil hjelpe deg med å utvikle et realistisk veikart og vite hvor mye forsinkelse du har rom for. Hvis du har et godt forhold til interessentene dine, vil du også føle deg mer komfortabel med å si «nei» til forespørsler. Det blir enklere å håndtere flere forespørsler effektivt med et prosjektstyringsdashboard som samler fremdrift og tidsfrister på ett sted.
Hvis du kan, bør du se etter verktøy for interessentkommunikasjon blant funksjonene i prosjektstyringsplattformene du velger å bruke.
4. Håndter tiden din effektivt
Når du håndterer flere prosjekter, må du være en mester i tidsstyring.
Som prosjektleder kommer det til å føles som om det meste av tiden din går med til møter. Mellom møter med teammedlemmene dine for å diskutere resultater og hindringer, og møter med prosjektinteressenter som trenger informasjon om prosjektets fremdrift, kan det fort bli mye.
Når du håndterer flere prosjekter, kan grundig prosjektoppfølging hjelpe deg med å holde oversikt over fremdriften i alle initiativene.
For å hjelpe deg med å håndtere kaoset får du her et innblikk i hvordan jeg organiserer kalenderen min. Hver morgen begynner jeg med å sjekke de utestående handlingspunktene under hvert prosjekt for å se om noe har stoppet opp. Jeg går gjennom det som gjenstår, vurderer hvordan oppgaver kan brytes ned i håndterbare deler, og identifiserer hvem jeg må kontakte eller følge opp for å sørge for at prosjektet fortsetter å bevege seg fremover. Jeg prøver også å legge alle konferansesamtalene mine til morgenen. Før jeg setter opp et møte, spør jeg meg selv hvor viktig det er å ha samtalen ansikt til ansikt. Jeg prøver også å begrense varigheten – jeg setter opp et møte på 50 minutter i stedet for en hel time. På ettermiddagen blokkerer jeg tidsrom i kalenderen til konsentrert arbeid. For hvert prosjekt oppretter jeg også kalenderpåminnelser for viktige milepæler og frister.
Å håndtere flere prosjekter krever viktige ferdigheter for prosjektstyring for å sikre at tidsfristene overholdes uten å overbelaste teamet.
5. Dra nytte av maler og automatisering
Når du håndterer flere prosjekter, er maler dine beste venner. Det er viktig å standardisere så mye som mulig. Hvis du ikke allerede har gjort det, bør du opprette maler for prosjektoppstarter, leveranser, beslutninger om å gå videre eller ikke, osv.
Du trenger ikke nødvendigvis å starte fra bunnen av. Det finnes mange tilgjengelige maler på nettet eller via prosjektstyringsprogramvaren din. Det kan ta litt tid å opprette dem eller tilpasse dem til behovene dine, men du kommer til å spare masse tid fremover.
Maler og automatiseringer bør være noen av de viktigste funksjonene i prosjektstyringsplattformen du ser etter i ethvert nytt verktøy.
Bli med for å få mer innsikt i prosjektstyring
Historien om programvare for prosjektstyring viser hvordan verktøy har utviklet seg for å møte de økende kravene i moderne virksomheter, blant annet behovet for å håndtere flere prosjekter samtidig.
Ser du etter flere tips til å håndtere prosjektene dine? Se listen vår over tips og triks for prosjektstyring for økt produktivitet, eller bli med i medlemsfellesskapet vårt for å få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og komme i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
