10 prosjektledelseshacks som øker produktiviteten din

Det å få mest mulig ut av verktøyene jeg bruker, sparer meg for massevis av tid på lang sikt – i stedet for å sjekke de samme verktøyene og varslene om igjen, bruker jeg integrasjoner og finjusterte innstillinger for å hjelpe meg med å bruke verktøyene på akkurat den måten jeg trenger.

Slik gjør du det:

Sett opp integrasjoner mellom alle verktøyene dine der det er mulig. Jeg bruker Slack, Trello og Dropbox ofte. Slack er hovedappen jeg bruker, og de andre verktøyene har Slack-apper som kobler seg direkte til kontoene mine for enkel og rask tilgang. Hvis teamet ditt er svært avhengig av Slack for kommunikasjon, kan bruk av prosjektstyringsprogramvare som integreres med Slack effektivisere oppdateringer, oppgavetildelinger og diskusjoner – slik at alt holdes samlet uten stadig bytting mellom apper.

Dropbox-integrasjonen lar meg dele og laste opp filer fra Dropbox-kontoen min direkte til Slack. Slack henter automatisk inn bilder som deles via en Dropbox-lenke når en bildefil deles, slik at jeg slipper å laste opp en fil, og teamet mitt slipper ett klikk for å laste inn lenken.

Paperbot-appen (takk til The Digital Project Manager Community for at de introduserte meg for denne) sender meg en daglig eller ukentlig oppsummering av lenker som deles i teamkanaler. Det er nyttig når jeg er for travel til å gå gjennom kanalene for å finne oppdaterte filer og prosjektlenker jeg bør se på.

Google Kalender har ganske omfattende varslingsinnstillinger, noe som betyr at hvis jeg planlegger et stort møte en måned i forveien, kan jeg få kalenderen til å sende teamet mitt en e-post tre dager før for å minne dem på å forberede seg, uten at jeg trenger å bekymre meg for å huske det.

2. Bruk en RACI-matrise i hvert prosjekt

En RACI-matrise er et verktøy som beskriver ansvar, roller og eierskap i et prosjekt for å unngå forvirring rundt oppgaver i prosjekter, og som avklarer forventninger fra starten av. Disse oversiktene kan brukes på nesten hvilket som helst tidspunkt i et prosjekt for enkel referanse og tydelighet uten ekstra arbeid.

Slik gjør du det:

En RACI-matrise kan være så detaljert eller enkel som du ønsker, men det viktigste er at den fungerer for deg og prosjektet ditt.

Lag en rask regnearkmal som du kan bruke på nytt senere. Jeg liker å bruke RACI-oversikter til alle slags prosjektbehov: fra overordnet prosjektansvar, til kartlegging av arbeidsflyten for innholdsforvaltning, til behov og ansvar ved lansering. Avhengig av hvor komplekst prosjektet er, kan det være nyttig å dele RACI-beslutningene opp i flere oversikter. Du kan også velge en RASCI-oversikt, som legger til én ekstra rolle – støtte.

Jeg bruker dette detaljnivået for meg selv og når jeg går gjennom prosjektet med en prosjektkunde i starten av et prosjekt. Det er nok til å avklare forventninger rundt ansvar og sørge for at alle har samme forståelse, samtidig som det tar lite tid å oppdatere og dele – det er nesten alltid likt i hvert prosjekt.

I komplekse prosjekter lager jeg mer arbeidsflytbaserte RACI-oversikter ved behov. Det kan for eksempel innebære detaljerte trinn for en bestemt fase, hele teamet og alle interessentene som er involvert (i stedet for bare de ansvarlige), samt beredskapsplaner for hvordan hver type ansvar skal kommuniseres eller følges opp.

Opplev fordelene med DPM-medlemskap

Interessert i å lære mer om DPM-medlemskap? La oss sende deg et utvalg av fordelene som interesserer deg mest.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Ta en daglig innsjekk med teamet og kollegene dine

Ok, kanskje dette virker opplagt – men hør på meg. Å hilse på noen eller ha en uformell samtale med vedkommende hjelper deg med å bli litt bedre kjent med dem.

Du bygger tillit, skaper et positivt miljø og oppretter naturlig en kanal for å snakke med teammedlemmer om trivielle eller ikke-trivielle ting som skjer i livene deres.

De vil føle seg komfortable med å ta opp mindre problemer med deg før ting utvikler seg til store hindringer senere. Det hjelper også teamet ditt med å be om hjelp eller oftere og mer uformelt foreslå bedre løsninger på prosjekter.

Slik gjør du det:

Jeg pleier å starte samtaler mot slutten av uken på Slack – å spørre om planer for den kommende helgen er en enkel måte å starte en samtale på. Jeg prøver å snakke med individuelle teammedlemmer omtrent én gang i uken når jeg jobber med et prosjekt sammen med dem.

Jeg gjør en innsats for å si god morgen og spørre hvordan de har det, og passer på å ikke følge opp med et arbeidsrelatert behov eller spørsmål i løpet av samtalen. Til syvende og sist er målet mitt å etablere en oppriktig kommunikasjonsvane, slik at hvem som helst av oss enkelt kan ta kontakt med den andre ved behov.

4. Si «nei» på en høflig, men bestemt måte

Å si nei er noe av det vanskeligste og mest styrkende vi kan gjøre som prosjektledere.

Enten det handler om å omdirigere en dårlig timet endring av prosjektomfanget, beskytte teamene våre mot unødvendig stress eller sørge for at vi ikke overbelaster oss selv, må vi lære hvordan vi sier nei på jobb (når det er passende) på en profesjonell og selvsikker måte.

Slik gjør du det:

Det vanskeligste for meg er å vite når jeg bør si nei til noe. Her er kortlisten min over typer forespørsler jeg har innsett at jeg bør si nei til:

• Når det jeg blir bedt om å gjøre, bare er mulig ved å bryte et løfte som ikke kan forhandles bort, en viktig prioritet eller vil påvirke andres prioriteringer som ikke kan endres.
• Når det jeg blir bedt om, vil sette prosjektets helse i fare.
• Når det jeg blir bedt om, vil tvinge teamet mitt til å arbeide på en måte som ikke er produktiv eller ideell.

I hver av disse situasjonene sørger jeg for å forklare grunnene til at jeg sier nei, i stedet for å gi et hardt svar.

Da en kunde for eksempel ba om å legge til en arrangementsfunksjon på nettstedet sitt to uker før lansering, forklarte jeg at det var flere konsekvenser å ta hensyn til (billettsalg, brukersporing og betaling). De forsto at dette ikke var en ideell bruk av tiden så tett opp mot lanseringen, så i stedet lenket vi til en tredjepartsside for arrangementet.

Tips: Det blir enda tydeligere når du skal si nei i løpet av et prosjekt, hvis du setter mål for prosjektet og teamet.

5. Se på prosjekter som læringsmuligheter

Selv om hvert av prosjektene dine kan følge mønstre du har sett i tidligere prosjekter, bør du behandle hvert nye prosjekt som en unik læringsmulighet.

Grip mulighetene til å lære en ny ferdighet, utvide forståelsen din av et bestemt emne, takle en vanskelig utfordring eller variere kommunikasjonsstilen din. Det kan utgjøre forskjellen mellom et prosjekt som bare når målene sine – og et som overgår dem.

Slik gjør du det:

Jeg har fått masse kunnskap fra vellykkede prosjekter og tidligere feil. Den enkleste måten å legge til rette for læring på er å gjennomføre en retrospektiv gjennomgang av prosjektet.

Retrospektive gjennomganger har hjulpet meg med å forstå hva jeg må gjøre bedre som PM, hva teamet mitt sliter med (og lykkes med!), hvilke prosesser som fungerer eller ikke fungerer, og gitt meg innsikt i mange ting jeg ellers kanskje ikke ville ha lagt merke til.

Still følgende spørsmål om den retrospektive prosjektgjennomgangen til alle i prosjektteamet:

• Hva satte vi oss fore å oppnå?
• Hva skjedde faktisk i dette prosjektet?
• Hvorfor skjedde det?
• Hva skal vi gjøre neste gang?

Ta svarene teamet ditt kommer frem til, og bruk dem i neste prosjekt – du kan til og med skape prosessendringer basert på retrospektiver hvis det er nødvendig.

6. Ta kontroll over varslene dine

Jeg hater å se varslingsmerker eller uleste meldinger noe sted, så jeg bruker alle tilgjengelige varslingsinnstillinger og er nådeløs når det gjelder å dempe eller skjule unødvendige varsler.

Jeg vet at de bare vil trekke meg inn, og at jeg ikke vil klare å vente lenge nok med å samle oppgaver når jeg sjekker meldinger – derfor er jeg i stedet nøye med å stille inn varslene slik at de fungerer for meg.

Slik gjør du det:

Slack har mange tilpasningsmuligheter for varsler: Jeg bruker ikke varslingsvinduer for noe sosialt, jeg demper kanaler som jeg følger med på, men ikke aktivt sender direktemeldinger i, og angir nøkkelord for prosjektrelaterte kontoer, slik at jeg slipper å ta igjen samtaler hvis jeg ikke har tid.

De fleste verktøyene for prosjektstyring er ikke fullt så detaljerte som Slack, men mange har e-postsammendrag og prosjektrapporter som du kan konfigurere for hvert enkelt prosjekt, slik at du får bedre oversikt over varslene dine.

Jeg går også gjennom og oppdaterer varslingsinnstillingene mine med noen måneders mellomrom hvis jeg merker at jeg trenger noe annet, eller fortsatt sorterer gjennom mer informasjon enn jeg trenger.

7. Lær bort så mye som mulig

Gi kontekst for kommunikasjon og prosjektbeslutninger når du kan. Forklar hvorfor ting beveger seg i en bestemt retning, hvorfor du trenger å vite det du ber teamet ditt om, og eventuell dyptgående teknisk informasjon på en måte de kan forstå uten å føle seg overveldet.

Bruk på samme måte spørsmål som en læringsmulighet for deg selv – be kundene og teamet ditt om kontekst, be om mer tydelighet hvis du ikke forstår et konsept, og lær mer når du kan.

Slik gjør du det:

Med noen måneders mellomrom spør jeg den tekniske lederen på prosjektene mine om jeg kan sette av en time eller to til å snakke mer om et konsept jeg ikke forstår. Jeg har gjort dette for alle mulige ting: DNS-problemer, serverkonfigurasjoner og komplekse integrasjoner.

Dette hjelper meg med å planlegge bedre hvilken informasjon jeg trenger å innhente fra kundene mine, gir meg en mer nøyaktig forståelse av når en ekspert er nødvendig, og gjør at jeg raskere kan oppdage tekniske varselsignaler .

Jeg har tatt med designledere i faste ukentlige kundesamtaler for å forklare visjon eller beslutninger i et prosjekt bedre, og for å gi litt kontekstuell kunnskap til en prosjektfase som kan være spesielt uklar.

8. Si «jeg vet ikke» oftere

Det å kunne si «jeg vet ikke» til en kunde eller et teammedlem er verdifullt. Det gir deg muligheten til å stoppe opp og samle inn mer data ved behov, og innhente innspill eller kontekst der du mangler den aktuelle informasjonen.

Dette er det vanskeligste jeg har lært gjennom årene – det kan være lett å føle at vi må ha svarene som prosjektledere, men det er derfor vi jobber sammen med teamet vårt (ekspertene) for at de skal gjøre det de kan.

Slik gjør du det:

Jeg vil unngå å høres ut som om jeg ikke vet hva jeg gjør ved å bruke denne formuleringen på feil tidspunkt, men det er enkelt å få den til å fungere i en møte- eller samtalekontekst. Særlig under en krevende prosjektsamtale har jeg opplevd det som nyttig å kvalifisere utsagnet «jeg vet ikke» med noen hjelpsomme formuleringer.

Noen eksempler: «Utviklingslederen vil kunne gi et mye mer nøyaktig svar enn jeg kan – la meg be vedkommende følge opp.» Eller: «Jeg er ikke den beste personen til å svare på det, men jeg tar kontakt med designsjefen og ber vedkommende forklare.»

Hvis du ikke nødvendigvis ønsker å innrømme at du ikke vet, kan du alltid formulere det enklere: «Den tekniske lederen kan svare på det. Jeg kobler vedkommende inn.»

9. Bruk e-postfiltre og automatiseringer

Automatisering av organiseringen av en gjentakende innboks, et vanlig bruksområde for programvare for arkivering av e-post, sparer meg for mye tid på sortering og behandling av e-poster når jeg har ekstra mye å gjøre eller er borte fra kontoret. Det gjør at jeg kan gå rett til det viktige når jeg går tilbake for å lese og svare på e-poster. Malbaserte, lagrede eller «forhåndsdefinerte» e-postsvar gir deg et utgangspunkt for bestemte typer e-poster du kanskje sender regelmessig.

Slik gjør du det:

Jeg har en samling malbaserte e-poster gjennom funksjonen «Lagrede svar» i Gmail, slik at jeg slipper å skrive det samme på nytt hver gang. Hvis e-postklienten din ikke tilbyr en lignende funksjon, fungerer et tekstdokument eller en notatfil like godt. Sørg for at du følger profesjonell e-postetikette i de forhåndsdefinerte svarene dine.

Jeg bruker også e-postfiltre så detaljert som mulig. Outlook og Gmail lar deg forhåndsdefinere regler for innkommende meldinger. Jeg bruker disse til å merke flere typer e-poster automatisk, slik at jeg enkelt kan lese og finne dem senere.

E-poster fra kunder merkes med prosjektnavn og flyttes til den prioriterte innboksen min i Gmail, varsler merkes som lest og flyttes til en ikke-prioritert innboks (for senere gjennomgang), og interne e-poster merkes som interne og som lest (for senere gjennomgang) hvis jeg står oppført som CC.

10. Ha oversikt over tallene

Å hente ut data fra et prosjekt gir deg en god forståelse av hvor prosjektet står, og hvilke problemer som kan dukke opp i nær fremtid. Dette gjør at du kan holde deg informert og ha oversikt, i tillegg til at du forstår konsekvensene av beslutninger på konto- eller prosjektnivå.

Å forstå tallene mens prosjektet pågår, gir deg bedre kontekst for prosjektet som helhet og gjør det mulig å diskutere med kunden eller kontoteamet ditt om noe må justeres, i stedet for å vente til slutten eller til et kritisk punkt i prosjektet.

Slik gjør du det:

Prosjekttypen (for eksempel tids- og materialbaserte prosjekter, engangsprosjekter og prosjekter basert på løpende avtaler) avgjør vanligvis hvilke rapporter jeg ønsker, men ideen er den samme for hvert prosjekt. Dette er vanligvis det jeg følger med på:

• Tidsrapporter
• Teamets gjennomføringstakt
• Antall oppgaver som er fullført/pågår/gjenstår
• Ferie og bemanning frem til lanseringsdatoen
• Budsjett brukt eller gjenstående så langt

Å følge med på disse punktene hver uke (eller til og med flere ganger i uken) hjelper meg med å oppdage trender som avviker fra prosjektets utvikling så langt, noe som vanligvis tyder på et problem. Det hjelper meg også med å se om det mangler informasjon, eller om tidligere informasjon er feil, slik at jeg unngår store overraskelser som kanskje ville blitt oppdaget hvis jeg bare sjekket med noen ukers mellomrom.

Å hente ut tids- og budsjettrapporter er den beste måten å se problemer med prosjektplanleggingen som må forstås og kommuniseres til kunden. Ved å se på prosjektets fullføringsgrad og teamets gjennomføringstakt kan jeg se om det finnes interne prosesshindringer som må håndteres – for eksempel at en funksjon er mer kompleks enn forventet, eller at det ikke er nok tilgjengelige ressurser (noe som kan påvirke produktiviteten til personer og ressurser negativt).

Verktøy for prosjektplanlegging kan gjøre denne prosessen betydelig enklere ved å samle alle prosjektdata på ett sted, automatisere genereringen av tids- og budsjettrapporter og tilby dashbord i sanntid for å overvåke teamets gjennomføringstakt, tilgjengelige ressurser og prosjektets generelle helse.

Å hente ut disse dataene og forstå hvordan prosjektet ser ut, hjelper meg med å få en følelse av prosjektets generelle helse og gå gjennom problemer før de når et punkt der det ikke lenger finnes noen vei tilbake.

For flere tips kan du abonnere på disse nyhetsbrevene om produktivitet for å få dem direkte i innboksen din.

Hva skjer videre?

Finn flere diskusjoner om tips, triks og råd innen prosjektledelse ved å melde deg inn i DPM. Du får tilgang til samtalen i Slack med hundrevis av andre digitale prosjektledere, samt hundrevis av maler, eksempler og prøvefiler for viktig prosjektdokumentasjon.