10 grunner til at ressursstyring er viktig
Å praktisere god ressursstyring er avgjørende for prosjektene dine – hvis teammedlemmer har for mange oppgaver, blir underutnyttet eller tildeles leveranser som ikke spiller på styrkene deres, legger du opp til at de skal mislykkes.
Teammedlemmer føler seg kanskje ikke motiverte til å gjøre sitt beste arbeid. Kvaliteten på prosjektleveransene kan bli dårligere. Teamet kan få problemer med å overholde prosjektets tidsfrister. De kan vegre seg for å ta fri (som PTO eller sykedager), noe som kan føre til utbrenthet og svekke mental helse, produktivitet og prestasjoner.
I denne artikkelen tar jeg for meg hvorfor ressursstyring, inkludert ressursplanlegging, ressursallokering og effektiv ressursutnyttelse, er avgjørende for at prosjekter skal lykkes.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
10 grunner til at effektiv ressursstyring er viktig
Her er noen av de viktigste fordelene med ressursstyring.
- Øker åpenheten
- Reduserer dødtid
- Gir bedre oversikt over tilgjengelige ressurser og behov
- Gir et riktig bilde av teammedlemmenes ferdigheter
- Effektiviserer arbeidsflyter
- Gir et bedre grunnlag for sikre beslutninger
- Reduserer faste kostnader og øker fortjenesten
- Skaper et lykkeligere og mer tilfreds team
- Forbedrer bemanningen av prosjekter og programmer
- Gjør det enklere å overholde tidsfrister
1. Øker åpenheten
Hvis alle i teamet vet hva de skal arbeide med, skaper det større tillit mellom prosjektlederen og prosjektteamet, mellom prosjektlederen og interessentene og mellom prosjektteammedlemmene.
I et eksternt eller hybrid arbeidsmiljø kan programvare for ressursstyring kommunisere arbeidsoppgaver asynkront og i sanntid, slik at teammedlemmene kan starte dagen med en plan og justere kursen etter hvert som behov oppstår. De kan også se hva andre teammedlemmer arbeider med, noe som fremmer samarbeid.
2. Reduserer dødtid
Dødtid reduserer lønnsomheten og produktiviteten betydelig. Selv om ingen teammedlemmer kan være produktive 100 % av tiden, bør hver person være produktiv mer enn de er uvirksomme.
Ved å bruke riktig prosess for ressursplanlegging kan du sørge for at alle har nok leveranser å arbeide med, noe som forbedrer produktiviteten gjennom ressursstyring. Dette er særlig viktig i en hybrid arbeidssituasjon.
God ressursstyring sørger for at teammedlemmene vet hvor de bør bruke tiden sin, uten å kaste bort arbeidsperioder på å vente på instrukser fra et møte eller en leder.
3. Gir bedre oversikt over tilgjengelige ressurser og behov
Ressursprognoser hjelper deg med å forstå hva som er tilgjengelig for teamet ditt i sanntid, og hvordan dette påvirker kapasitetsplanleggingen for arbeidsstyrken i fremtiden. Når du kan forutse hvilke ressurser som blir tilgjengelige fremover, kan du tilpasse ressursforespørslene dine, inkludert budsjettforespørsler, på en hensiktsmessig måte.
I de fleste tilfeller kan et verktøy for ressursstyring hjelpe deg med å få oversikt over alles tilgjengelighet og ta informerte beslutninger.
Det å ha et verktøy for ressursstyring har bidratt til å fremme ansettelser i en bransje som ikke er kjent for å øke bemanningen uten videre.
4. Avdekker et riktig bilde av teammedlemmenes ferdigheter
Det er en del av rollen og ansvaret ditt som ressursansvarlig å plassere medarbeidere der de vil være mest verdifulle, produktive og tilfredse. Det lar deg også se hvor det finnes mangler på ferdigheter og ressurser i teamet ditt, slik at du kan ansette nye medarbeidere eller finne de riktige kontraktørene til å fylle disse rollene i nåværende eller fremtidige prosjekter.
5. Effektiviserer arbeidsflyter
Å lage planer som hjelper deg med å fordele ressurser effektivt, bidrar også til å effektivisere arbeidsflyter. Når teammedlemmene dine har informasjonen og verktøyene de trenger for å fullføre prosjekter eller oppgaver på en vellykket måte, går prosjektet smidigere.
Vurder å bruke robust prosjektstyringsprogramvare eller programvare for virksomhetsressursstyring for å optimalisere arbeidsflytene dine. Disse programmene er utmerkede for å opprette ressurskalendere og følge med på teammedlemmenes tid, prosjektøkonomi og frister for leveranser gjennom hele prosjektets livssyklus.
Effektivisering og dokumentasjon av arbeidsflyter gjør det også enklere for team å arbeide asynkront i en fjernarbeids- eller hybridsetting uten å måtte vente på sanntidsinnspill fra andre teammedlemmer.
6. Gir større trygghet i beslutningstakingen
Når du forstår hvilke prosjektressurser som er tilgjengelige (og hvilke du har mulighet til å skaffe), kan du føle deg tryggere på ressursstyringsplanen din. Måledata fjerner gjettingen fra viktige beslutninger.
La oss for eksempel si at du prøver å planlegge to prosjekter som snart skal lanseres. Siden disse prosjektene pågår samtidig, vil de bruke selskapets ressurser samtidig. Med god ressursstyring vet du hvilke medarbeidere, midler og verktøy som er tilgjengelige i denne perioden, slik at du kan fordele ressursene deretter.
Hvis du i tillegg følger med på ressursbruken på tvers av prosjektene dine, kan du sammenligne ressursestimatene dine med de faktiske prosjektresultatene og bli bedre til å planlegge fremtidige ressurser, inkludert budsjettforespørsler.
7. Reduserer faste kostnader og øker fortjenesten
Implementering av teknikker for ressursstyring kan redusere prosjektkostnadene ved å maksimere tilgjengelige ressurser og forhindre overforbruk.
Overtidstimer for medarbeidere koster mer enn ordinære arbeidstimer, og innkjøp av forsyninger eller verktøy i siste liten kan noen ganger bli dyrere. Når du vurderer ressursplanlegging for fjernarbeidsteam, kan det dessuten være enklere enn noen gang å ta imot nye medarbeidere for å håndtere overkapasitet på ressurssiden. Ved å planlegge på forhånd for å unngå slike situasjoner kan du redusere prosjektkostnadene.
Hvis selskapet ditt tidligere har hatt problemer med dårlig ressursstyring, kan du til og med oppleve økt fortjeneste ved å redusere faste kostnader og bidra til at prosjektene og initiativene dine gjennomføres mer effektivt.
8. Skaper et lykkeligere og mer tilfreds team
Du ønsker at teammedlemmene dine skal trives i rollene sine. Stressede og overarbeidede teammedlemmer er mer utsatt for utbrenthet, noe som kan føre til at de presterer dårlig eller til og med slutter.
Med ressursstyring:
- Du kan bemanne nye prosjekter basert på estimert arbeidsomfang, slik at teammedlemmene ikke blir overbelastet.
- Du kan tilpasse teammedlemmenes ferdigheter og interesser til prosjekttildelinger, noe som øker motivasjonen.
Finn flere måter å hjelpe ansatte med utbrenthet på her.
9. Forbedrer bemanningen av prosjekter og programmer
Ved å forstå ressursbehovene i prosjekter og programmer bedre, samt hvor godt du dekker dem, kan du sørge for bedre bemanning. Prosjekter og programmer med bedre bemanning fører til mindre stressede ansatte og sikrer at tidsfrister overholdes eller overskrides.
Å forstå de unike ferdighetene til de ansatte, samt hva de synes er utfordrende, er en viktig del av ressursstyringen. Når du plasserer de riktige ansatte med de riktige ferdighetene, øker sannsynligheten for vellykkede prosjektresultater, inkludert leveranser av høy kvalitet og overholdelse av prosjektets tidsplaner.
10. Hjelper med å overholde tidsfrister
Å ha de riktige ferdighetene, verktøyene og forsyningene betyr at tidsfrister overholdes mer effektivt. Å levere prosjekter når eller før interessentene forventer det, er avgjørende for å bygge tillit og utvikle virksomheten.
Du kan bruke ressursstyringsteknikker til å sammenligne prosjektplaner på tvers av prosjektporteføljen og sikre at du har tilstrekkelige midler, det nødvendige utstyret og nok personer til å gjennomføre arbeidet på en vellykket måte. I stedet for å godta tidsplaner blindt har du nå dataene du trenger for å være trygg på at du kan realisere dem.
Mens større organisasjoner kanskje bruker verktøy på bedriftsnivå, kan mindre prosjektteam dra nytte av å bruke ressursstyringsprogramvare for små team. Disse plattformene er ofte enklere å sette opp, rimeligere og bedre egnet for dynamiske miljøer der fleksibilitet og hurtighet er viktig. De tilbyr fortsatt viktige funksjoner som dra-og-slipp-planlegging, tidsregistrering og oppgavetildeling.
Betydningen av ressursstyringsprogramvare
Ressursstyringsprogramvare bidrar til å fjerne gjettingen fra prosjektplanleggingen. Du kan selvsagt samordne prosjektplaner, budsjetter og bemanning manuelt og håpe at du klarer å: a) oppdage manglene og b) utføre de mentale krumspringene som kreves for å huske hvem i teamet ditt som har hvilke ferdigheter.
Eller du kan bruke ressursstyrings- eller verktøy for ressursplanlegging til å lage prognoser og varsle deg på forhånd om kriterier du angir (f.eks. at finansieringen synker under et visst nivå, eller at fageksperten din er dobbeltbooket på et annet prosjekt midtveis i det pågående prosjektet). Slutt på gjettingen.
Hvis du ser etter et rimelig alternativ for å komme i gang, kan du se listen vår over de beste gratis ressursstyringsverktøyene på markedet. For infrastrukturorienterte behov kan skybasert ressursstyringsprogramvare bidra til å administrere og optimalisere databehandlings-, lagrings- og nettverksressurser.
Hva skjer videre?
Ser du etter flere beste praksiser og tips for ressursstyring i prosjekter? Bli DPM-medlem og bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere.
