Kunstig intelligens & fremtidens prosjektledelse (med Dennis Kayser fra Forecast)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkripsjon av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston: Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston, og dette er The Digital Project Manager-podkasten fra thedigitalprojectmanager.com.

I dag har jeg med meg Dennis Kayser, og i dag skal vi diskutere kunstig intelligens i prosjektledelse. Kommer jobbene våre som prosjektledere til å bli overtatt av prosjektlederroboter? Det finner vi ut av, så fortsett å lytte.

Dennis, fortell meg først litt om deg selv. Hvor er du, og hva gjør du?

Dennis Kayser:

Hei. Takk for invitasjonen, Ben. Vi er en oppstartsbedrift basert i København i Danmark. Vi er et risikokapitalfinansiert selskap. Vi arbeider med en rekke forskjellige ting. Bare i morges hadde vi et stort treff med 80 personer som møtte opp for å høre på det vi hadde å si om fremtiden for prosjektledelse og kunstig intelligens, og hvordan dette i hvert fall etter vårt syn vil påvirke hele prosjektlederyrket. Det er én av tingene.

Ben Aston:

Kult. Hjelper du til med å organisere PM-treffet?

Dennis Kayser:

Ja. Jeg driver faktisk noen treff. Som selskap driver vi noen treff som en måte å gi noe tilbake til fellesskapet på, slik at vi kan dele ideer med andre prosjektledere i andre selskaper, dele ideer og beste praksis og snakke om hvor vi ser at hele yrket er på vei.

Ben Aston:

Kult. Jeg vet at du selvfølgelig driver Forecast, men bortsett fra Forecast og treffene, gjør du noe annet også?

Dennis Kayser:

Dette arbeidet tar åpenbart opp mesteparten av tiden min. Jeg prøver å stå mye på ski når jeg kan. Jeg prøver å løpe mye når jeg kan, og så prøver jeg å sykle mye når jeg kan. Jeg forsøker å holde meg aktiv.

Ben Aston:

Hyggelig. Bra saker. Fortell oss litt om at du nå driver Forecast, så skal vi snakke litt om det først. Hvordan gikk det til at du driver denne risikokapitalfinansierte oppstartsbedriften som lager prosjektledelses- eller programvare? Hvordan skjedde det?

Dennis Kayser:

Jeg pleide å jobbe for IBM, så jeg har sett mange store og små prosjekter gå bra, men også gå veldig dårlig av ulike årsaker. Vanligvis ikke fordi menneskene som arbeider med dem, gjør en dårlig jobb eller ikke er intelligente, men ganske enkelt fordi disse tingene raskt blir svært komplekse, særlig innen digitalt arbeid, og det er det som gjør dem svært vanskelige å håndtere på daglig basis. Vi lærte selvfølgelig av dette, og da vi så på alle de ulike produktene på markedet, fant vi egentlig ikke noe som var enkelt nok og som ga mening. Fra vårt ståsted foregikk mye av det samme fortsatt på markedet. Mange av systemene krevde den samme omfattende datainntastingen. Vi prøver å redusere dette og fjerne alt det kjedelige ved å være prosjektleder, slik at de kan fokusere på det morsommere ved å være kreative, nyskapende og lignende.

Det var mange som sa at dette var en forferdelig idé da vi startet, men heldigvis har vi bevist at de tok feil, og nå viser vi at vi faktisk kan gjøre en stor forskjell på dette området, synes jeg.

Ben Aston:

Fortell meg om produktreisen. Startet den slik du håpet? Har det bare vært suksesser fra begynnelsen?

Dennis Kayser:

Vi startet dette selskapet for omtrent tre år siden ved å bygge et produkt som var mye mer rettet mot store virksomheter, og mye mer likt de andre produktene på markedet. Vi fant ut at det faktisk var en dårlig idé. Med bakgrunn innen informatikk tenkte både jeg og noen av medgründerne mine: Kan vi gjøre dette på en smartere og mer intelligent måte? Kunstig intelligens passer svært godt til dette. Det er så mange ting som kan automatiseres ved hjelp av kunstig intelligens, særlig på dette området, og vi lurte på hvorfor ingen gjorde dette.

Vi startet hele selskapet på nytt i fjor og bygget et helt nytt produkt. Vi hentet inn penger fra risikokapitalister, og nå har vi kunder over hele verden, så det er ganske interessant.

Ben Aston:

Bra saker. Fortell oss litt om Forecast. Gi oss en kort presentasjon av Forecast for dem som ikke har sett det ennå eller vet hva det handler om.

Dennis Kayser:

Klart. Forecast er en ressurs- og prosjektstyringsløsning drevet av kunstig intelligens. Vi prøver å holde ting svært enkelt, uten å gjøre det for komplekst, slik at folk faktisk vil bruke det. Vi ønsker å automatisere mest mulig av det kjedelige arbeidet og samtidig la deg integrere løsningen med den beste praksisen eller favorittproduktene dine. Du får en fullstendig synkronisert løsning, enten det gjelder fakturering, Slack, Google Disk eller hva du ønsker å koble til. Vi gjør dette svært enkelt. Du får et helhetlig bilde av det som foregår.

Ben Aston:

Kult. La oss snakke om kunstig intelligens et øyeblikk. For dem som ikke vet hva kunstig intelligens er: Hva er det?

Dennis Kayser:

Kunstig intelligens er et svært bredt tema. Slik vi bruker det, handler kunstig intelligens i utgangspunktet om å lære av alt som foregår. I dette tilfellet innen prosjekter. Den lærer for eksempel om ting vanligvis tar lengre eller kortere tid for en bestemt kunde, om budsjettene dine er helt feil, og om vi over tid oppdager at ting vanligvis går saktere. Den kunstige intelligensen fanger opp dette og hjelper deg faktisk med å bli bedre. Når vi lærer at Ben kanskje er treg i Java, men svært rask i HTML eller noe lignende, vil den kunstige intelligensen fange det opp og hjelpe deg med å prioritere arbeidet du må gjøre, slik at du slipper å sitte manuelt og flytte rundt på alt dette.

Ben Aston:

Kult. Systemet øker altså automatisk, eller nesten magisk, folks tildelinger for bestemte ting og prøver i bakgrunnen å gjøre en form for ressursutjevning for å … Er det slik at dere setter prioriteringer basert på å maksimere inntektene eller maksimere antallet fakturerbare timer folk arbeider? Hvordan vet systemet hva som er prioritert?

Dennis Kayser:

Først og fremst gjør vi faktisk ikke noe automatisk, fordi det ofte forvirrer folk mer enn det hjelper dem. Det vi gjør, er å hjelpe deg og anbefale ting du kan gjøre for å forbedre planen din. Målgruppen vår er for eksempel typisk et byrå eller et reklame- og konsulentselskap, altså en type virksomhet som ønsker å maksimere timene de har. De ønsker høy utnyttelsesgrad, men vil også sikre at de faktisk arbeider med prosjektene for de gode kundene. Du ville blitt overrasket over hvor mange nettbaserte byråer som lager alle disse flotte prosjektene for kunder, men som ender med ikke å tjene penger på dem fordi de ikke har kontroll over hva som faktisk skjer og hva de leverer.

Ben Aston:

Kult. Det tar altså ikke beslutningene for deg, men kommer bare med forslag. Hvis Dan arbeider med HTML, går det sannsynligvis greit, men så snart du setter meg til noe annet, kan jeg være litt tregere. Sammenligner det estimater med faktiske tall for bestemte tildelinger, slik at du må være ganske detaljert når det gjelder ressurstildelinger og hva folk arbeider med?

Dennis Kayser:

Det var faktisk viktig for oss at du kan bruke det på hvilket som helst detaljnivå. Du trenger ikke bruke det svært detaljert. Det kan du hvis du vil, men mange selskaper ønsker ikke å bry seg med alle disse detaljene. Det lærer i utgangspunktet av mange aspekter. Det lærer hvilke kunder som er best for deg, hvilke personer som er mest effektive til ulike oppgaver, og hvordan vi kan fylle timeplanen til folk på en optimal måte, slik at de verken får for lite eller for mye å gjøre. Det finnes faktisk ikke noe verre enn den typen prosjektleder som overlesser deg med oppgaver, slik at du blir ekstremt stresset i to uker og deretter må være hjemme syk i en uke. Det fungerer heller ikke. Det handler om å balansere hele greia.

Ben Aston:

Smarte saker. Da dere utviklet denne kunstige intelligensen og alle disse reglene, baserte dere dem på deres egne interne prosjekter, eller hvordan laget dere algoritmene som avgjør hva som er smart å foreslå og hva som ikke er det?

Dennis Kayser:

I utgangspunktet bygget vi hele løsningen for kunstig intelligens fra grunnen av. Jeg har noen svært dyktige folk med imponerende grader innen både maskinlæring, kunstig intelligens og informatikk. Vi samlet inn store mengder prosjektdata fra mange ulike selskaper, la dette inn i en stor database og trente deretter maskinen på det. Når du oppretter en ny konto i Forecast, kommer du raskt i gang fordi du starter med et grunnlagsdatasett på, tror jeg, rundt 5 000 eller 6 000 prosjekter, med mer enn tre millioner timer arbeid i seg eller noe slikt. Det er allerede et ganske omfattende datasett.

Når du begynner å arbeide i systemet, justerer det seg for å fungere bedre eller for å finne ut hvordan du arbeider. Det lærer og fanger opp ting fra selskapet ditt, og dette blir unikt for deg. Jo mer du legger inn, desto bedre blir det.

Ben Aston:

Hyggelig. Hvor ser du at dette går videre? Nå bruker dere kunstig intelligens til å forbedre estimater, budsjetter, arbeidsplaner og ressursstyring. Hva er sluttmålet? Er målet å gjøre prosjektledelse overflødig, eller hvordan passer prosjektledelse inn i kunstig intelligens? Hvis en maskin kan ta alle de riktige beslutningene for oss, hvilken rolle ser du for prosjektlederen? Hva tror du yrket vil utvikle seg til?

Dennis Kayser:

Jeg tror absolutt ikke at prosjektlederen noen gang vil bli arbeidsledig. Jeg ser det mer som et hjelpemiddel som kan fjerne alt det kjedelige arbeidet for en prosjektleder. I stedet for å bruke flere timer hver dag eller uke på å fikle med en ressursplan, hvorfor ikke ha et system som faktisk hjelper deg med å planlegge dette, slik at du kan bruke tiden på å snakke med kunden, bidra til å utvikle prosjektet eller gjøre det du ønsker på den mer kreative, menneskelige siden? Vi ønsker ganske enkelt å fjerne alt det kjedelige og gjøre arbeidet morsommere.

Hvis vi ser inn i fremtiden, tror jeg du spurte om noe av det vi arbeider med nå. Vi arbeider med det vi kaller en kunstig intelligens-assistent. Det skal være en assistent du kan stille spørsmål om prosjektene dine eller be om å gjøre ting for deg, og så gjør den det. Det er som å ha en ekte menneskelig prosjektassistent, men en superkraftig versjon, fordi den vet alt som foregår og har full oversikt over alle kundene, prosjektene og menneskene dine.

Ben Aston:

Det er veldig kult. Jeg så noe lignende. Jeg leste en artikkel for et par uker siden om noe tilsvarende, fordi en av de interessante utfordringene for prosjektledere er at så mye av tiden vår går med til å svare på spørsmål der folk ganske enkelt ikke vet hvor de skal finne informasjonen. For eksempel det klassiske spørsmålet: Hvilket jobbnummer har dette? Eller hvor skal jeg føre timene mine? Hvor mye brukte vi på det prosjektet i fjor, da vi laget en bannerkampanje for hvem det nå var? Å kunne ha en slags …

Dennis Kayser:

Jeg er helt enig. Tenk deg å kunne spørre en assistent: Hvilke fem prosjekter har høyest risiko i dag? Hvilke bør jeg være bekymret for? Det ville vært til enorm hjelp i det daglige arbeidet, og du slipper å sitte og lete gjennom alle disse listene med forskjellige ting. Du spør ganske enkelt den kunstige intelligensen, og den forteller deg nøyaktig det du trenger å vite, umiddelbart.

Ben Aston:

Arbeider dere med dette som en integrasjon gjennom Slack? Jeg tror det jeg så, var en integrasjon gjennom Slack, slik at du kunne stille spørsmål via Slack. Bygger dere dette inn i systemet, slik at det også kan spørre andre verktøy?

Dennis Kayser:

Vi bygger det faktisk inn i andre verktøy. Du kan bruke Slack hvis du ønsker det. Det er ikke noe problem. Du kan koble det til Slack og bruke Slack som grensesnitt hvis det er det du vil. Vi tilbyr også vårt eget grensesnitt i applikasjonen, slik at du kan stille spørsmål der. Slack-roboten spør egentlig bare tjenesten vår. Til syvende og sist vet systemet alt fordi vi kobler sammen systemene dine. Derfor kan du stille mange avanserte spørsmål som du vanligvis ikke ville vært i stand til å stille uten en person som faktisk hadde oversikt over dette.

Ben Aston:

Jeg tror dette kan forbedre hverdagen til ressurslederen, som ofte er den som må håndtere alle de dumme spørsmålene folk stiller. Eller for en prosjektleder som stadig flytter rundt på ressursene sine: Det burde ikke være nødvendig at noen gjør dette når det kunne blitt gjort ved hjelp av kunstig intelligens. Du burde bare kunne si til systemet: Hei, prosjektet mitt er forsinket med én uke. Flytt alle ressursene mine én uke frem, og la oss starte neste mandag i stedet for denne mandagen. Det burde ikke være nødvendig å gå via ressurslederen for å få det til. Så mye av dette handler om manuelle prosesser. Selv ting som å åpne et nytt jobbnummer eller opprette en ukentlig statusrapport: Hvis du bare kunne skrive en kommando og få den generert, ville det vært fantastisk.

Dennis Kayser:

Ja, jeg er helt enig, og det er det vi ønsker å gjøre. Vi vil automatisere det kjedelige, slik at du kan fokusere på det morsomme. Jeg hadde et kundemøte i går med en av kundene våre, og hun sa: «Wow, dere sparer meg to eller tre timer hver dag som jeg ellers ville brukt på å sitte og flytte rundt på ressurser.» Det viser at det er nyttig å kunne hjelpe folk på den måten, slik at hun kunne bruke de to timene på noe morsommere enn å sitte og dra og slippe personer på en tidslinje.

Ben Aston:

Det er flott. Har dere fått andre interessante tilbakemeldinger om hvordan Forecast har hjulpet folk på måter dere ikke forventet?

Dennis Kayser:

Dette kommer til å høres litt kjedelig ut, men egentlig ikke så uventet, fordi vi legger stor vekt på å snakke med kundene våre. Vi har svært tett kontakt med alle kundene våre for å sikre at vi bygger ting som hjelper dem i hverdagen. Vi tar disse tilbakemeldingene svært alvorlig. UX-designeren vår har vanligvis mellom fem og ti økter med kunder i uken, én time lange økter der hun samler inn tilbakemeldinger om hvordan det er å bruke løsningen, hva som fungerer bra, hva som ikke fungerer, og hvordan vi bør forbedre den.

Ben Aston:

Kult. Bortsett fra prosjektlederassistenten, hva mer har Forecast i vente? Hvor ser du selskapet om fem år? Dere har bygget prosjektlederrobotsystemet deres – hva er det neste? Hvor tror du dere er om fem år?

Dennis Kayser:

Det er faktisk svært viktig at vi ikke sprer oss for bredt. Vi ønsker ikke å bli et nytt stort virksomhetssystem som er svært vanskelig å bruke. Det er viktig for oss å holde ting enkelt og gjøre det lett for nye personer å komme i gang. Noen ganger ender man også opp i en situasjon der man stadig legger til nye funksjoner, og det er vi svært bevisste på å unngå, fordi vi ikke kan passe for alle. Vi vil sikre at vi passer for målgruppen vår. På produktsiden handler det definitivt om å gjøre den kunstige intelligensen virkelig fantastisk. Det er ikke enkelt, og det er faktisk en ganske stor oppgave. Deretter handler det om å koble oss til så mange systemer som mulig, slik at du kan bruke det du liker uten problemer, og gi deg mer kunstig intelligens-drevet innsikt, slik at du bedre kan forstå virksomheten din og hvordan du kan forbedre den på en mer automatisert måte.

Ben Aston:

Kult. Bortsett fra Forecast er jeg interessert i å forstå hva du ellers har i verktøykassen din som produktutvikler. Hva bruker dere til å styre produktutviklingen og prosjektene i den forbindelse?

Dennis Kayser:

Vi bruker definitivt vårt eget produkt, for ellers ville det ikke gitt særlig mening. Det er litt konstruert, men vi bruker vårt eget produkt til å utvikle produktet vårt akkurat nå, og det er svært viktig for oss. Hvis du bygger et produkt uten å bruke det selv, er det noe som er galt. Forhåpentligvis bør du bygge et produkt du selv ønsker å bruke. I tillegg bruker vi alle Google-verktøyene. Vi bruker Slack mye, og det er svært viktig for oss. Vi gjør mye med Slack. Hva annet bruker vi? Jeg tror egentlig ikke verktøystakken er så omfattende på prosjektledelsessiden. Vi prøver å holde oss til så få verktøy som mulig.

Ben Aston:

Bruker dere ikke Jira eller Trello eller noe til oppgavestyring?

Dennis Kayser:

Nei, vi bruker vårt eget system til det. Vi har full funksjonalitet. Faktisk vant vi nylig en kunde fra Jira. Problemet med kompliserte produkter er at du ender opp med mange personer som aldri bruker dem fordi de er vanskelige og irriterende å bruke. Det prøver vi å unngå.

Ben Aston:

Ja. Jeg tror den store utfordringen er at … Noe av det du har snakket om, er å gjøre det mulig for folk å gjøre sitt beste arbeid uten å kvele kreativiteten. Selv om Jira kan være flott, har Jira etter hvert blitt de facto-standarden for prosjektledelse, fordi det er svært robust, og innen utvikling kan du være veldig detaljert. Du får mye kontroll, men selv om utviklerne liker det, hater alle andre det.

Dennis Kayser:

Nettopp.

Ben Aston:

Det finnes en balanse mellom å bruke Trello frem til utviklingen, og når du begynner å bruke Jira. Men det handler om å ha et system alle liker og kan være enige om, og som gjør alt du trenger.

Dennis Kayser:

Det er målet vårt.

Ben Aston:

Ja. Jeg kan bytte mellom Kanban og Scrum—

Dennis Kayser:

Vis kunden Gantt-diagrammet hvis det er det du trenger, og alt det der, uten at det blir for vanskelig. Det er faktisk morsomt, for jeg snakket med en venn her om dagen, og han fortalte at kona hans hadde fått jobb som digital prosjektleder og nå lærte Jira. Det var virkelig ikke morsomt, og det krevde mye gin. Det var hans syn på saken.

Ben Aston:

Ja. Det kan være litt komplisert. Kult. Tusen takk for at du ble med oss, Dennis. Det har vært flott å ha deg med.

Dennis Kayser:

Takk. Takk for invitasjonen. Det er alltid morsomt å snakke om ting vi brenner for.

Ben Aston:

Flotte saker. Hvis du vil bidra til samtalen om prosjektledelse med kunstig intelligens, kan du lese artikkelen på thedigitalprojectmanager.com og bli med oss på Slack. Vi har et fellesskap av digitale prosjektledere som diskuterer alle mulige interessante temaer innen prosjektledelse. Gå til fellesskapsdelen på thedigitalprojectmanager.com og bli med i samtalen der. Vi høres neste gang. Takk for at du lyttet.