Regnearket ditt kan ikke gjøre dette: KI som faktisk kjenner virksomheten din (med administrerende direktør i Forecast, et Accelo-selskap)

Tim Fisher: Hvorfor er KI det dere satser aller hardest på akkurat nå? Hva er det strategiske veddemålet deres her?

Joe DiPaulo: Historisk sett har disse virksomhetene vokst ved å ansette flere mennesker. Så veddemålet med KI og mer intelligens og automatisering er at disse virksomhetene kan bruke dette som et verktøy for å forbedre prestasjonene sine, forbedre kundeopplevelsen og til syvende og sist skalere uten å øke bemanningen.

Tim Fisher: Når jeg ser verktøy som dette, tenker jeg på hvordan de kan gjøre møter overflødige – at man kan gå til et brukergrensesnitt og få dype, kontekstualiserte svar fra innsiden av virksomheten.

Joe DiPaulo: Og dette kan være en ressursansvarlig, eller det kan være noen i en lederrolle som ser etter rapporteringsinformasjon de vil hente ut av systemet, ser etter prosjektstatus og den typen ting.

Tim Fisher: Hva skiller alt dette fra å bare bruke ChatGPT, Claude eller Copilot med en dump av data og så stille spørsmål basert på den?

Joe DiPaulo: Systemer som vårt har mer—

Tim Fisher: Hei, og velkommen til «The Future of AI and Project Management» – en serie der vi går forbi presentasjonene og undersøker hvordan KI faktisk endrer måten team planlegger, leverer og styrer arbeid på. I dag presenterer vi Forecast PSA, et Accelo-selskap.

Hvis du leder et team innen profesjonelle tjenester og har lurt på hvor KI faktisk skaper verdi – ikke teoretisk, men i verktøyene dere bruker hver eneste dag – er dette samtalen du bør få med deg. Vi skal høre deres perspektiv på hva som ikke fungerer i prosjektleveranser, og snakke om hvor alt dette er på vei.

Jeg heter Tim Fisher. Jeg er visepresident for KI i The Digital Project Manager, og jobben min er å finne ut hvor KI faktisk fungerer, og hvor det fortsatt bare er markedsføringspresentasjoner. Derfor skal jeg stille spørsmålene teamet ditt ville stilt. Med oss i dag har vi Joe DiPaulo, administrerende direktør i Accelo, selskapet bak Forecast PSA. Joe har brukt hele karrieren på å hjelpe team innen profesjonelle tjenester med å bygge mer forutsigbare og skalerbare leveranseorganisasjoner. I dag skal han dele hvordan KI former denne fremtiden.

Joe, hyggelig å ha deg her.

Joe DiPaulo: Det er flott å være her, Tim. Takk for invitasjonen. Jeg er veldig interessert i temaet og i hvordan dette former verdenen vår innen profesjonelle tjenester.

Tim Fisher: Joe, kan du gi oss 30-sekundersversjonen av Forecast – hva gjør det, og hvem passer det for?

Joe DiPaulo: Klart. Forecast er en moderne PSA-plattform, altså en plattform for automatisering av profesjonelle tjenester.

Den er utviklet for virksomheter innen profesjonelle tjenester som vanligvis er vekstorienterte og arbeider med å skalere virksomhetene sine. Det er det viktigste, tror jeg. Vi fokuserer på funksjoner fra prosjektplanlegging, kapasitets- og leveranseprognoser, gjennomføring og inntektsdrift. Oppdraget vårt er egentlig å gi kundene våre innsyn i dataene deres.

Prediktiv innsikt i hva som skjer i virksomheten deres og hvordan de leverer, slik at vi kan hjelpe dem med å styre virksomheten så effektivt som mulig.

Tim Fisher: Forecast slo nylig kreftene sammen med Accelo. Hva åpner denne kombinasjonen for som ingen av plattformene egentlig hadde alene tidligere?

Joe DiPaulo: Målet med kombinasjonen av de to organisasjonene og plattformene er å tilby et ekte, ende-til-ende-operativsystem for organisasjoner innen profesjonelle tjenester.

Forecast har vært svært god på KI-drevet prosjektplanlegging, ressursprognoser og etterspørselsplanlegging fra et ressursstyringsperspektiv, samt på å gi mye god fremoverskuende innsikt. Accelo har mange styrker innen CRM-funksjonalitet, styring av klientarbeidsflyt og økonomiske arbeidsflyter. Sammen dekker denne forbindelsen hele pipelinen fra perspektivet til en virksomhet innen profesjonelle tjenester og fungerer som et sentralt system for registrering.

Tim Fisher: Flott. Det gir mening. Så, et nesten komisk spørsmål: Hvorfor er KI det dere satser aller hardest på akkurat nå? Hva er det strategiske veddemålet deres her?

Joe DiPaulo: Jeg tror ikke noen snakker om dette, gjør de vel?

Tim Fisher: Nei, overhodet ikke. Nei, det dukker aldri opp.

Joe DiPaulo: Vi satser på KI fordi kundene våre, som er tjenesteorienterte virksomheter, opererer i et svært marginbegrenset og komplekst miljø.

Det er mange faktorer som inngår i leveransen til kundene deres. Historisk sett har disse virksomhetene vokst ved å ansette flere mennesker. Så veddemålet med KI og mer intelligens og automatisering er at disse virksomhetene kan bruke dette som et verktøy for å forbedre prestasjonene sine, forbedre kundeopplevelsen og til syvende og sist skalere og bli mer lønnsomme.

Fra vårt perspektiv gjør KI det mulig for ledere å gå fra å se på hva som har skjedd historisk og være litt reaktive, til å drive virksomheten på en mye mer proaktiv måte. Så, du vet, jeg kommer sikkert til å si dette mange ganger i dag, men det handler om å gjøre det mulig for kundene våre å skalere, til syvende og sist uten å øke bemanningen, og om å la teamene hos kundene våre virkelig fokusere på merverdien i tjenestene sine, bygge relasjoner med kundene og sørge for at.

De kan fortsette å vokse og optimalisere leveranseprosessen. Så, du vet, det er derfor vi fokuserer på dette, og det er til syvende og sist fordi kundene våre ønsker at vi skal hjelpe dem med å vokse virksomhetene sine.

Tim Fisher: Jeg vil gjerne høre hva du ser på tvers av bransjen akkurat nå. Du snakker med virksomheter innen profesjonelle tjenester hver dag – byråer, konsulentselskaper, IT-tjenesteleverandører og mange andre. Hva endrer seg egentlig i måten arbeidet leveres på akkurat nå?

Joe DiPaulo: Jeg tror kundene våre går fra å eksperimentere med KI det siste året eller de siste to årene, til å prøve å bruke det mer effektivt som en ressurs i organisasjonen.

De ser på hvordan de leverer arbeid, identifiserer virksomheten sin og bruker dette til å hjelpe dem med å levere til kundene sine. Jeg tror alle befinner seg på ulike stadier i denne reisen, men de arbeider med å skape gjentakbare resultater og optimalisere disse resultatene gjennom KI. Det er utviklingen vi ser akkurat nå.

Tim Fisher: Ja. Jeg tror vi alle nylig har sett nyhetsartiklene om KI som ikke leverer for organisasjoner, eller som ikke lever opp til hypen eller løftene. Jeg tror det er et tydelig fokus akkurat nå på reelle, praktiske resultater, og det virker absolutt som om det er dette dere er ute etter.

En liten gjennomgang viser at plattformdataene deres sier at team rapporterer en utnyttelsesgrad på rundt 75 prosent, sammenlignet med 40 prosent som er bransjegjennomsnittet. Hva tror du driver dette enorme gapet?

Joe DiPaulo: Når man kan arbeide mer konsekvent og bruke verktøy som hjelper en med å være mer forutsigbar i det man gjør, kan man være langt mer proaktiv.

En av tingene vi prøver å gjøre i PSA-systemet, er å gi kundene våre innsikt i arbeidet som kommer nedover i pipelinen fra salgsorganisasjonene deres, drive gjentakbare og konsekvente prosesser og gjøre det mulig for dem å se hvem som gjør hva, og når. Jo mer de kan forutsi og være proaktive med hensyn til disse tingene, desto bedre kan de drive virksomheten.

Når de kan planlegge på forhånd for arbeid som kommer om én, to eller tre måneder, eller når de kan se nøyaktig hva alle arbeider med, kan de unngå å overbelaste enkeltpersoner og heller utnytte dem på best mulig måte, med høyest mulig potensial og kapasitet. Jo mer de kan bruke disse operasjonelle mulighetene, desto bedre kan de drive virksomheten.

Og vi ser at dette gir seg utslag i bedre resultater for utnyttelsesgraden.

Tim Fisher: Det henger tett sammen. Når du ser på de mer enn 2000 virksomhetene innen profesjonelle tjenester som dere samarbeider med, hva er de største manglene dere ser? Enten det handler om marginlekkasje eller den berømte utfordringen som jeg tror fortsatt finnes i dag – ressursstyring basert på regneark, der alle regnearkene bare skjuler innsynet i problemene.

Hvordan ser alt dette ut for deg akkurat nå?

Joe DiPaulo: Det er et par forskjellige temaer å pakke ut der, men når det gjelder marginlekkasje innen profesjonelle tjenester, er det absolutt noe kundene våre ofte sliter med. Det er aldri noe som skjer på én gang, ikke sant?

Det skjer litt etter litt når et prosjekt eller et kundeoppdrag trekker ut i tid. De vil se problemer knyttet til hvordan de tildeler ressurser, eller hvilke ressurser de bruker. Er dette de riktige personene? Bruker jeg en bestemt kompetanse eller en bestemt topputøver for mye?

De opplever ofte forsinket innsikt i risikoer i arbeidet sitt og i prosjekter som er i ferd med å spore av. Det er slike ting vi prøver å løse. Jeg tror også at omfangsglidning spiller inn på marginene. Vi bruker derfor systemet til å hjelpe dem med å oppdage og forutsi når de har slike utfordringer.

Til syvende og sist fører dette til bedre marginer. Det finnes mange steder i livssyklusen der dette kan skje, men jo mer vi kan varsle kundene og hjelpe dem med proaktivt å forutsi når disse tingene skjer, desto bedre kan de reagere på det når de arbeider fra regneark.

Jeg tror det er vanlig i mindre organisasjoner, og mange sier ofte: «Jeg er mer smidig på denne måten. Jeg kan reagere raskere.» Men jeg tror det er en slags villfarelse, og selvfølgelig har vi et verktøy som hjelper med å løse dette problemet. Så snart virksomhetene vokser i kompleksitet eller i antall prosjekter, og når de får ulike prismodeller, mer komplekse kundeoppdrag og flere team, blir dette stadig mer utfordrende.

Man mister noe av nøyaktigheten og kontrollen i sanntid, og man begynner å bryte mønstre eller prosesser som påvirker marginene og disiplinen rundt dem. I organisasjoner som virkelig bruker data, henter inn arbeid fra CRM-systemet sitt og analyserer det, og ser fremover for å finne ut hvordan de må bemanne, kan de se verdien langt utover bare å håndtere prosessen i et regneark. De blir langt mer prediktive og kan forhåpentligvis drive virksomheten mye mer effektivt og smidig.

Tim Fisher: Forecast ble altså bygget med KI som en grunnleggende del fra dag én. Jeg tror ikke mange PSA-verktøy kan si det samme.

Det har jeg faktisk ikke hørt før. Det er imponerende. Gitt det vi nettopp snakket om – marginpress, skalering, forsinket synlighet og alt det der – hva betyr dette i praksis for hvordan produktet deres håndterer disse problemene på en annen måte?

Joe DiPaulo: Ja, systemet er virkelig grunnlagt rundt konseptet med å bruke maskinlæringsmodeller til å hjelpe team med bedre bemanning og ressursplanlegging. Helt siden begynnelsen har det utviklet og utvidet seg. Målet er at KI skal fungere som en veileder for organisasjoner innen profesjonelle tjenester, slik at den hjelper dem med å håndtere ineffektivitet og komme forbi skaleringsgrenser eller skaleringsutfordringer.

Når virksomheter blir mer prediktive, kan de unngå risiko, skape en bedre kundeopplevelse og bruke ressursene sine mer effektivt. De kan optimalisere hvordan de bruker ressursene sine, slik at de holder teamene fornøyde og unngår at topputøvere blir overbelastet og utbrente.

KI kommer altså til å hjelpe dem med å identifisere slike bekymringer og risikoer og drive frem effektivitet. En annen ting vi hører fra kundene, er at når de styrer prosjekter eller kundeoppdrag på tvers av ulike deler av virksomheten eller ulike avdelinger, blir de bedre i stand til å se data på tvers av hele organisasjonen.

Hvis de trenger å bruke ressurser på tvers av funksjoner eller ta beslutninger på tvers av disse grensene, blir de bedre i stand til å gjøre det effektivt. KI hjelper absolutt med dette. Og som du antydet, vil KI fremover bli stadig mer sentral i hvordan virksomheter innen profesjonelle tjenester faktisk utfører arbeid og leverer resultater.

Det er den spennende delen av det som skjer i dag. Og igjen handler det om hvordan virksomheter skalerer, og hvordan KI gjør det mulig for dem å gjøre dette mer effektivt.

Tim Fisher: Du nevnte maskinlæring, og det føler jeg meg nødt til å trekke frem, fordi vi alle bruker begrepet KI og til og med begrepet stor språkmodell. Men bare det at du nevner dette, forteller meg at dere har arbeidet med dette før ChatGPT kom ut i verden, og at det er mer grunnleggende for hvordan dere har tenkt.

Jeg synes det er veldig kult.

Joe DiPaulo: Ja, jeg er enig. Det er spennende. Jeg er glad for at vi hadde den historien, og at vi startet for flere år siden, men vi fortsetter selvfølgelig å investere i og dra nytte av all den nyere teknologien som kommer, for å hjelpe kundene våre.

Tim Fisher: Absolutt. La oss bruke noen minutter på å se litt fremover.

PSA-markedet forventes å nesten dobles innen 2030, noe som er vilt å tenke på, og KI-verktøy og prosjektstyring vokser åpenbart enda raskere enn det. Joe, hvor tror du dette går herfra?

Joe DiPaulo: Jeg var inne på dette i begynnelsen, men jeg er veldig entusiastisk over hvordan KI gjør det mulig for virksomheter innen profesjonelle tjenester å bruke agenter til å levere mer effektivt til kundene sine. Vi kommer til å se organisasjoner bruke agenter til å levere arbeid og ta noe av dette bort fra menneskene. Det vil bety kortere tid til verdi for kundene, en bedre kundeopplevelse og bedre fortjenestemarginer for brukeren av systemet vårt.

Så jeg synes det er et spennende forslag.

Tim Fisher: Absolutt. Del gjerne det du ønsker, på det nivået du vil, men uten å gi oss hele veikartet deres. Hvilket kapabilitetsgap er du mest entusiastisk over å lukke med KI, og hvordan endrer det hva kundene deres kommer til å kunne gjøre?

Joe DiPaulo: Det bygger videre på temaet jeg nettopp snakket om. Vi hører absolutt om verktøy som Claude og andre lignende verktøy som hjelper programvareutviklingsteam, ikke sant? De hjelper med å skrive kode og gjøre dette mer effektivt. Vi ønsker å være en del av dette økosystemet og hjelpe kundene våre med å identifisere arbeidsstyrken sin.

Og gjøre det mulig for dem å orkestrere og koble de operasjonelle systemene sine til disse agentene, slik at de kan drive virksomheten mest mulig effektivt, se informasjon i konteksten av virksomheten og arbeidsflytene sine, og dra nytte av mulighetene agentene tilbyr for å håndtere arbeidet mer robust og levere det raskere.

Vi tror absolutt på dette. Vi gjør det i vår egen virksomhet, og vi kan se hvordan det kan påvirke og forbedre kundenes virksomheter ganske dramatisk.

Tim Fisher: Jeg liker å stille dette spørsmålet. Når vi er tre eller fire år frem i tid, hvordan ser hverdagen ut for en prosjektleder?

Hvordan utvikler den rollen seg? Finnes det i det hele tatt prosjektledere? Ser du for deg at KI tar over den rollen? Hvordan ser du fremtiden fra ditt ståsted?

Joe DiPaulo: Jeg tror vi kommer til å se enorme endringer i hvordan arbeidet utføres. Det vil fortsatt være behov for mennesker som kan organisere og tenke på resultatene vi prøver å oppnå, og som virkelig kan orkestrere disse systemene slik at de leverer.

Det kommer til å kreve mye tankevirksomhet rundt hvilke innspill vi gir disse maskinene, og hvilket resultat vi ønsker å oppnå. Det vil fortsatt være kvalitetskontroller og ting som må gjøres, men jeg tror alt dette skjer raskere enn bare i løpet av de neste tre årene.

Vi kommer til å se betydelige endringer og agenter som fungerer som arbeidere i organisasjoner. Hvis vi ikke ser det allerede nå, kommer det definitivt til å skje i løpet av de neste 12 til 36 månedene, og det vil bli stadig mer tatt i bruk av svært spesifikke – ja, på tvers av mange bransjer, vil jeg si. Så ja, jeg synes det er fascinerende.

Tim Fisher: Ja, det er det virkelig. Tusen takk for at du gikk gjennom alt dette med oss. Det var en svært innsiktsfull samtale. Til alle som ser på og tenker: «Jeg vil se Forecast i vårt miljø med våre data» – hva er det beste neste steget for dem?

Joe DiPaulo: Det beste de kan gjøre, er å gå til nettstedet vårt på forecast.app.

De kan be om en demonstrasjon, og en konsulent vil ta kontakt med dem. Vanligvis ønsker konsulenten å forstå virksomheten de driver litt bedre, slik at demonstrasjonen og samtalen kan tilpasses, og slik at vi kan definere hvordan vi skal vise verdien for dem og gå gjennom prosessen sammen med dem. Det er det jeg vil anbefale.

Vi kommer også til å publisere en vurdering av KI-beredskap. Det er en annen ting kundene kan samhandle med og engasjere seg i. Vi kan selvfølgelig ta kontakt med dem etterpå dersom de er interesserte.

Tim Fisher: Greit, det var all tiden vi har i dag, Joe. Tusen takk for at du ble med oss. Dette var fantastisk. Takk, Joe.

Joe DiPaulo: Tusen takk, Tim. Det setter jeg stor pris på.