Hvordan det å bli med i et nettbasert fellesskap kan hjelpe deg med å utvikle deg som prosjektleder

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut å transkribere podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden boten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Michael Mordak: Hei, det er Michael fra The Digital Project Manager, og velkommen til dagens medlemsfokus. Vi har klart å samle den største og tøffeste samlingen av prosjektledere som finnes der ute – mennesker som skaper endring og utfordrer paradigmene som finnes i prosjekter i dag. Derfor deler vi historiene deres, de personlige og profesjonelle vendingene vi tar mens vi prøver å svare på det eldgamle spørsmålet – Hva vil du bli?

I dag snakker vi med et anerkjent medlem av fellesskapet, administrerende direktør og grunnlegger av Chingona Coach, Nicolassa Galvez. Niko har ofte vært den eneste prosjektlederen i organisasjonen sin. Derfor søkte hun seg til fellesskap, ikke bare som en måte å hente inn kunnskap fra mange mennesker på, men også for å få tilgang til veiledning og komme i kontakt med mennesker som forstår rollen og frustrasjonene som følger med den.

Nicolassa, jeg vil gjerne høre fra deg. Kan du gi meg en oversikt over noen av fellesskapene du er involvert i akkurat nå?

Nicolassa Galvez: Jeg er involvert i mange nettbaserte fellesskap. Først og fremst The Digital Project Manager-fellesskapet. Jeg er en antikarrierecoach, så jeg er også med i mange coachinggrupper – ikke bare for coacher som bygger virksomheter, men også for mennesker som ønsker å motta coaching.

Så jeg er med på begge sider av det. Jeg er med i noen grupper for latinaer som bygger virksomheten sin eller er interessert i personlig utvikling. En annen gruppe er Community-Centric Fundraising. Det er en gruppe mennesker fra ideelle organisasjoner som ønsker å endre hvordan ideelle organisasjoner finansieres.

Michael Mordak: Flott. Jeg la merke til at du nevnte flere grupper.

Jeg vil gjerne vite hvordan du finner tid til å sørge for at du bruker litt tid og innsats på hvert av disse fellesskapene, og gir dem tiden de trenger.

Nicolassa Galvez: Jeg har ingen varsler på noen av enhetene mine. Jeg takler ikke engang stille varsler eller røde prikker. Derfor må jeg faktisk aktivt oppsøke dem.

Jeg filtrerer også e-postene mine veldig nøye. Mange av gruppene jeg følger, arkiveres automatisk, og jeg ser aldri e-postene. Men de fem til ti gruppene jeg aktivt ønsker å delta i, besøker jeg vanligvis gjennom e-postene deres. Hvis jeg kommer på noe eller har et spørsmål, oppsøker jeg dem aktivt.

Michael Mordak: Så du blokkerer ikke tid, for eksempel fem minutter om dagen, for å bruke tid i dette fellesskapet. Du går bare dit når det er aktuelt for deg, og bruker det når du trenger det.

Nicolassa Galvez: Ja. Eller via e-postene deres. Jeg sørger for å få e-postene fra gruppene. De sender ofte sammendrag av samtalene, eller The Digital Project Manager sender ut noe om kunstig intelligens, og da blir jeg interessert i temaet. Så besøker jeg gruppen for å se hva folk sier om det, fordi jeg leste e-posten.

Michael Mordak: Så i bunn og grunn handler det om å få det til å fungere med timeplanen din, så finner du tid til alt dette.

Jeg ble veldig interessert i det du nevnte om antikarrierecoaching, fordi det ikke umiddelbart er intuitivt hva det betyr. Kan du forklare hva antikarrierecoaching er?

Nicolassa Galvez: Ja. Jeg har hatt store problemer i arbeidslivet. Jeg klarer knapt å bli værende i en jobb i mer enn omtrent 18 måneder. Enten det skyldes den kulturelle bakgrunnen min eller at jeg har ADHD, strever jeg mye med kontorpolitikk.

Det handler ikke så mye om oppgavene, men jeg er veldig dårlig på kontorpolitikk. Jeg fant derfor ikke coaching som tok opp dette. Det var bare ting som «Gjør CV-en din på nytt» eller «Slik skriver du politisk korrekte e-poster». Antikarrierecoaching er for mennesker som er sosialisert som kvinner, og som ikke får tradisjonelle arbeidsplasser og tradisjonelle karriereråd til å fungere. Det er noe annet som foregår, og som vi ønsker å snakke om og støtte dem gjennom.

Michael Mordak: Det er fantastisk. Det er et virkelig viktig og nødvendig område, som mange vil kunne dra nytte av. Det er en flott måte å bruke tiden din på, og jeg liker at du har gjort det til et så stort fokusområde.

Du nevnte flere fellesskap du er involvert i. Hvorfor føler du behov for å engasjere deg i disse fellesskapene, og hva får du ut av det?

Nicolassa Galvez: I alle jobbene jeg har hatt, har jeg vært den eneste i rollen.

Det skjer ofte i ideelle organisasjoner, men jeg har også jobbet i små markedsføringsbyråer som prosjektleder. Byråene var så små at jeg var den eneste prosjektlederen. Jeg hadde ikke nødvendigvis kolleger, og det er ikke slik at det finnes nettverksgrupper for digitale prosjektledere i alle byer.

Derfor oppsøker jeg virkelig fellesskap for å hente inn svar fra mange mennesker, få ut frustrasjon og bare kunne si: Hvorfor skjer dette? Hva er det som foregår? Dette er så frustrerende. De overholder ikke tidsfrister eller følger ikke instruksjoner. Eller for å få hjelp – det er ingen grunn til å finne opp hjulet på nytt.

Hvorfor skulle jeg ikke ønske å se hva andre mennesker som allerede har gjort dette, gjør? Jeg føler heller ikke at mentorskap er noe man snakker så mye om når man er 45. Man hører om mennesker som har hatt mentorer, men jeg føler ikke at så mange i min generasjon hadde det. Å være en del av disse fellesskapene gir oss muligheten til å veilede hverandre og få mentorskap når vi trenger det.

Michael Mordak: Det er nesten som et moteord som har fått vind i seilene, og også en morsom måte å motivere folk til å dele kunnskap og ofre tiden sin gratis – å gi noe tilbake til den neste generasjonen som kommer gjennom systemet.

En annen grunn til at jeg liker det du sa, er at vi i DPM-fellesskapet har mestergrupper og muligheter for folk til å delta i små grupper og gå gjennom mange av prosessene du nevnte – som å hente inn informasjon fra mange mennesker og få maler som gjør livet og jobben enklere.

En av de største tingene er etter min mening arrangementskanalen. Det er faktisk en av de travleste kanalene på Slack. Folk får ut frustrasjonene sine og deler dem med andre som forstår, som kjenner seg igjen og har vært gjennom lignende ting.

Jeg vil også gjerne høre om det, gjennom disse fellesskapene, har blitt gjort noen betydningsfulle karrieresteg eller muligheter tilgjengelige for deg som du ellers kanskje ikke ville hatt mulighet til å dra nytte av.

Nicolassa Galvez: For meg handlet det først og fremst om selvtillit. Jeg begynte med prosjektledelse uten å gå ut og ta, hva heter det – PMI eller …

Michael Mordak: PMP, ja.

Nicolassa Galvez: Ja, sertifisering. Det var noe de trengte og ønsket, og de ba meg om å gjøre det og ansatte meg som prosjektleder. Derfor begynte jeg å lete etter ressurser og fant The Digital Project Manager. Jeg var veldig bevisst på at jeg ikke ønsket å gå rett inn i den offisielle PMP-sertifiseringen på det tidspunktet.

Å være en del av fellesskapet ga meg selvtillit nok til å føle at jeg hørte hjemme i bransjen, at jeg visste hva jeg holdt på med, og at jeg kunne lære av dem det jeg ikke kunne. Det hjalp karrieren min på så mange måter. Det var først og fremst selvtilliten jeg fikk av å være sammen med kolleger, delta i samtalene, webinarene, mestergruppene og de ulike spontane fellesskapssamtalene. Det var der det hjalp karrieren min mest. Ikke så mye i forbindelse med jobbsøknader, men når jeg faktisk var i jobben – det hjalp meg med å holde det gående og med å spørre: Er det jeg som er gal, eller er dette faktisk galskap?

Michael Mordak: Jeg elsker det. Selvtillit er viktig, særlig for noen som kommer inn i rollen. Betalte selskapet for PMP-en, eller ba de deg om å ta den for å kunne begynne i rollen?

Nicolassa Galvez: Ja. Og det var det andre jeg tenkte: Hvis dere ikke betaler for den, kommer ikke jeg til å betale for den. Jeg visste at jeg likte prosjektledelse, muligens på grunn av ADHD-en min. Jeg har alltid vært ekstremt strukturert og organisert på papiret. Hvis du så soverommet mitt, ville du ikke trodd det, men jeg må ha mye struktur i måten jeg organiserer arbeidet, utdanningen og læringen min på.

Basert på erfaringen de hadde med meg, og fordi de visste hvor organisert jeg var, ønsket de meg i denne rollen i markedsføringsbyrået sitt. Men de tilbød seg aldri å betale. Jeg betalte til og med for DPM-medlemskapet selv. De ville ikke engang betale for det. Jeg visste at jeg trengte dette faglige støtteapparatet, og derfor var det verdt å betale for det selv.

Michael Mordak: En interessant måte å se på det på er at du i fellesskapet har mange mennesker som har tatt PMP.

Kunnskapen finnes jo der. Hvis du ønsket det, kunne du gå inn og spørre folk om ulike deler av jobben. Kunnskapen de gir deg, bygger på tiden de brukte på å studere til og bestå eksamen. Selv om du ønsket å gå videre med det, finnes det mennesker i fellesskapet som har den kunnskapen.

Det er en stor del av dette. Du får så mye kunnskap og innsikt fra mennesker som har vært gjennom alle disse ulike delene av jobben i mange år. Det er nesten som å ta en snarvei gjennom karrieren og nå neste steg før du trenger å gå gjennom all prøvingen og feilingene som andre allerede har vært gjennom.

Nicolassa Galvez: Ja, og det satte jeg pris på. Jeg elsker metodikken i prosjektledelse og menneskekunnskap. Men mellomledelsen, lederne i byrået og de som skulle gjennomføre arbeidet – det var ikke naturlig for meg å navigere mellom disse gruppene.

Selv om jeg var prosjektleder i nesten åtte år, ønsket jeg aldri å gjøre det offisielt ved å ta sertifiseringen, fordi jeg visste at det ikke var en karriere jeg ønsket. Men jeg likte fortsatt arbeidet veldig godt, og jeg likte fellesskapet. Derfor var det svært viktig for meg å ha et sted å gå som ikke var en del av denne offisielle linjen. Jeg kunne holde kontakten, selv da jeg ikke var prosjektleder på et par år fordi jeg fokuserte på coachingsertifiseringen.

Jeg prosjektledet likevel min egen coachingvirksomhet. Derfor var det fortsatt viktig for meg å være en del av gruppen. Fellesskapet handler om så mye mer enn bare prosjektledelse at det var verdt tiden min å fortsette å være involvert.

Michael Mordak: Det er flott. Som en liten vri på dette: Av alle fellesskapene du er med i – og dette trenger ikke være DPM-spesifikt – hvem er den kuleste eller mest innflytelsesrike personen du har møtt gjennom et fellesskap?

Nicolassa Galvez: Jeg hadde egentlig tenkt å si Ben, fordi jeg vet at du sa hvilken som helst gruppe, men jeg har vært en del av DPM så lenge.

Helt fra første gang dere var på Slack, da dere var på Slack, byttet til den nettbaserte løsningen og så byttet tilbake til Slack – og hvor involvert han var. Det var skremmende å komme inn i denne gruppen. Jeg hadde ikke sertifiseringen min. Det at en av lederne eller grunnleggerne av gruppen var så til stede, involvert og tilgjengelig, uten å skape en portvokterkultur, var noe som preget hele fellesskapet og fortsatt gjør det, fem eller seks år senere – jeg vet ikke hvor lenge jeg har vært med.

Det er fortsatt et svært sterkt og inkluderende fellesskap. For meg er det den store stjernen: å ha noen som setter tonen. Patrice har også alltid vært så hjelpsom og sjekket inn med oss for å sørge for at alle spørsmål blir besvart. Hun skilte seg ut for meg fordi jeg hadde noen spørsmål om ideelle organisasjoner, og hun kunne svare på dem om prosjektledelse og ideelle organisasjoner. Hun sørger alltid for at ingen spørsmål blir stående alene, og at ingen sitter i et hjørne uten å bli snakket med. Det er slike stjerner i fellesskap som skiller seg ut for meg.

Michael Mordak: Jeg liker det ved fellesskap. Det er nesten som en bakdør inn i selskapet eller gruppen. Ledere og mennesker på toppen av bransjen er involvert i disse fellesskapene, og du kan bare gå inn, snakke med dem og stille spørsmål om erfaringene deres.

Mange ganger gjør de seg tilgjengelige fordi de er der som en del av livet sitt, fordi de liker det, og fordi det er dette de bruker tiden sin på.

Nicolassa Galvez: Det var ikke klikete.

Michael Mordak: Nettopp. Jeg føler at hvem som helst ville sagt dette om sitt eget fellesskap, men jeg synes vi har en fantastisk gruppe mennesker som virkelig brenner for å dele kunnskapen sin og hjelpe andre med å forstå det de selv har lært gjennom karrieren.

Patrice er et godt eksempel, men vi har også mange andre som liker å dele kunnskap. Det er ganske sjelden at et spørsmål forblir ubesvart.

Nicolassa Galvez: Ja, jeg elsker det. En annen ting er humoren i dette fellesskapet. Det er svært sjelden, særlig i nettbaserte fellesskap, fordi vi bruker Slack og derfor kommuniserer mye gjennom tekst. Det kan være vanskelig å få frem humor i tekst. Men helt siden jeg begynte der, har det vært en humoristisk stemning rundt alt.

Det er ikke en humor som gjør narr av folk fordi de ikke vet bestemte ting. Det er en humor rundt det å være mennesker i en gruppe som lærer av hverandre. Det er en varm humor som river ned noen av veggene. Særlig når prosjektledere er stresset over noe, eller når folk snakker om familiene og barna sine. Det er et lett fellesskap – ikke i betydningen at man ikke tar ting på alvor, for de elsker fortsatt yrket sitt – men det er ikke stressende å gå inn i fellesskapet, og du føler ikke at du hele tiden må bevise deg selv.

Michael Mordak: Opplever du at dette er like fremtredende i andre fellesskap du er involvert i?

Nicolassa Galvez: Nei.

Michael Mordak: Hvordan påvirker forskjellen mellom disse fellesskapene hvor mye tid du ønsker å bruke der, eller hvordan du samhandler med folk?

Nicolassa Galvez: Jeg føler at vi må være på vakt, særlig jeg. Mange arbeidsplasser gjør at man må skjule deler av seg selv. Personer med ADHD eller som er nevrodivergente, snakker om hvor mye de må maskere seg, og hvor utmattende det er.

Jeg har en veldig tørr humor som ikke alltid kommer frem i tekst, men den kommer helt tydelig frem i DPM-fellesskapet fordi denne delen allerede finnes i kulturen deres. Derfor tar man ikke hver setning så alvorlig. Det er en mer menneskelig samhandling. Jeg jobbet hjemmefra allerede før pandemien, så jeg er svært vant til å samhandle på nettet og foretrekker det nesten fremfor å møtes personlig.

Noen fellesskap kan være veldig sterile. Informasjonen er fortsatt nyttig, og jeg kan stikke innom for å få svar på et spørsmål eller lese sammendraget for å se om det er noe jeg bør bidra med.

Men når det gjelder følelsen av å henge sammen med folk, tror jeg DPM har et par andre fellesskap der du tenker: Dette er mennesker jeg vil henge med. Jeg vil ta en kaffe eller noe å drikke med dem. Det er ikke så vanlig i mange nettbaserte fellesskap.

Michael Mordak: Jeg liker det. Det er virkelig kult.

Mot slutten av samtalen vil jeg gjerne høre: Jeg vet at du ikke jobber med prosjektledelse akkurat nå, men da du jobbet med PM, hva var den minst likte delen av rollen?

Nicolassa Galvez: Jeg tar faktisk prosjektledelse inn i den ideelle organisasjonen jeg jobber i nå, selv om det ikke er en del av rollen min. Jeg tenker at jeg ikke kan overleve hvis vi ikke har et prosjektstyringssystem. Akkurat nå prøver de å få meg til å bruke Trello, men jeg er vant til ClickUp, og jeg vet ikke om jeg klarer Trello. Jeg gjør en god innsats, men jeg tror jeg kommer til å ta med meg prosjektlederrollen til hver eneste jobb jeg har.

Michael Mordak: Når du først har sett lyset fra prosjektledelse, kan du ikke slå det av.

Nicolassa Galvez: Selv i min egen coachingvirksomhet abonnerer jeg på ClickUp. Jeg betaler for det og bruker ikke engang gratiskontoen. Jeg tenker at dette er offisielt og svært viktig.

Det mest frustrerende for meg var mangelen på selvstendighet som ligger i prosjektlederrollen. En prosjektleder kan legge til rette for mer selvstendighet, men jeg forsto ikke hvor mye av rollen som handler om mennesker. Du er på mange måter diplomat for byrået. Du må være en svært god lytter, en god kommunikator og en god oversetter.

Menneskekunnskapene dine må være på plass. Jeg klarte aldri å få dem helt på plass. Jeg vet ikke om folk forstår hvor mye dette er en menneskerolle, og hvor mye det handler om samarbeid og om å hjelpe to grupper som har samme mål, men ulike måter å nå det på. Hvis du liker å hjelpe mennesker med å navigere, inngå kompromisser, finne løsninger og gjøre gruppearbeid, er prosjektledelse mer enn å dele ut oppgaver.

Jeg kunne dele ut oppgaver hele dagen. Jeg klarte bare ikke å få folk til å utføre dem, fordi det handler om å bygge relasjoner, bruke menneskekunnskap og lære hvordan man leder oppover og nedover. Å lede oppover var definitivt det vanskeligste. Jeg forsvarte utviklerne fordi de ikke alltid fikk alt de trengte. Lederne og kundeansvarlige gjorde ofte jobbene våre vanskeligst.

Selv når utviklerne ikke overholdt tidsfristene eller fulgte prosessen, tenkte jeg at jeg forsto det, fordi vi satte urimelige tidsfrister for dem.

Michael Mordak: Hva var favorittdelen din av PM-rollen?

Nicolassa Galvez: Jeg kan gå meg vill for alltid i prosjektstyringsprogramvare og prosesser. Jeg synes det er så interessant. For meg er det som et puslespill eller en labyrint. Jeg elsker oppgaver og deloppgaver, tidsestimering og planlegging. Jeg liker å planlegge alt, selv om det selvfølgelig aldri går helt etter planen. Jeg elsker å forbedre ting. Jeg elsker virkelig prosjektstyringsprogramvare.

Michael Mordak: Det er som et puslespill som hele tiden endrer seg mens du prøver å sette det sammen.

Nicolassa Galvez: Nettopp. Det er som et puslespill laget av en klump. Jeg elsker programvare hele dagen, hver dag, og regneark. Jeg pleide å elske regneark, men nå som vi har all denne prosjektstyringsprogramvaren, og særlig i ideelle organisasjoner, bruker de så mange regneark. Jeg tenker at de går glipp av noe.

Jeg elsker regneark, men la meg vise deg prosjektstyringsprogramvare, så kommer du til å bli helt overveldet.

Michael Mordak: Få dem inn i lyset, og vis dem at det finnes bedre måter å gjøre ting på. Flott. Jeg liker det. Jeg vil bare si at jeg setter stor pris på at du tok deg tid til å snakke om fellesskap og erfaringene dine med fellesskap. Det er ikke alltid lett å kaste seg inn i et fellesskap eller bli involvert.

Men det finnes virkelig så mye verdi og så mye kunnskap. Hvis du blir med i riktig type fellesskap, eller finner et fellesskap som passer for deg, finnes det mennesker som gjerne vil hjelpe, dele tiden sin og inkludere deg.

Jeg synes derfor alltid det er verdt å ta det første steget, prøve å gjøre seg synlig eller i det minste involvere seg på en eller annen måte. Kanskje du blir med i et fellesskap uten å si noe.

Nicolassa Galvez: Ja, noen gjorde nettopp det i dag – de lurket. Så ja, bli med i fellesskapet og lur så lenge du vil.

En person i DPM-fellesskapet skrev i morges: Dette er første gang jeg stiller et spørsmål.

Michael Mordak: Ja, det stemmer.

Nicolassa Galvez: Det er helt perfekt. Du kan stille et spørsmål når du vil. Du trenger ikke bare å komme inn og presentere deg. Noen ganger går jeg inn i fellesskap uten å presentere meg. Jeg tenker kanskje at jeg ikke er klar til å presentere meg.

Noen ganger presenterer jeg meg aldri, men synes likevel fellesskapet er verdifullt. Andre ganger går jeg inn og presenterer meg etter noen måneder. Det er helt greit å være en veggblomst i fellesskapet. Du er fortsatt velkommen.

Michael Mordak: Absolutt. Takk igjen for tiden din. Jeg setter stor pris på at du tok deg tid til å gå gjennom alle disse spørsmålene med meg. Vi holder kontakten på DPM Slack og fortsetter å holde kontakten.

Takk for at du lyttet til medlemsfokuset vårt med Nicolassa. Hun har så mye mer kunnskap og innsikt å dele med deg. Kom og snakk med oss i Slack-kanalen sammen med hele fellesskapet vårt av digitale prosjektledere. Du kan lese mer om medlemskap på nettstedet vårt på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Til neste gang – takk for at du lyttet!