Fordi jeg er verdt det (med Tucker-Sauer Pivonka fra Crema)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkribering av podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Velkommen til DPM-podkasten, der vi går utover teorien for å gi ekspertråd om prosjektledelse, slik at du kan lede bedre digitale prosjekter. Takk for at du lytter. Jeg er Ben Aston, grunnleggeren av The Digital Project Manager.

Har du noen gang befunnet deg i et prosjekt der du som prosjektleder ikke ble ønsket særlig velkommen? Kanskje du har fått høre: «Hei, vi trenger ikke en prosjektleder på dette prosjektet, takk.» Eller kanskje du lytter til denne podkasten mens du prøver å avgjøre om du i det hele tatt trenger en prosjektleder i prosjektet ditt. Avhengig av hvem du spør, er prosjektledelse enten i ferd med å forsvinne fullstendig eller blitt viktigere enn noen gang. Så hva er riktig? Jeg kan være partisk, men jeg velger det siste. I denne podkasten skal vi snakke om hvorfor du ikke har råd til å være uten prosjektledelse, og hvordan vi som prosjektledere kan håndtere noe av negativiteten rundt det vi gjør og måten vi gjør det på.

I dag har jeg med meg Tucker Sauer-Pivonka. Tucker er direktør for prosjektledelse hos Crema, der han arbeider med finansierte oppstartsbedrifter og virksomhetskunder. De arbeider med prototyping, testing og utvikling av mobil- og nettløsninger. Han har faktisk ansvar for å lede og følge opp produksjonsteamene og produktlederne, samt administrere og hjelpe dem med utviklingen.

Han er også en ivrig turgåer og liker ferier, så det skal vi snakke om. Tucker, tusen takk for at du ble med oss.

Tucker Sauer-Pivonka:

Hei, Ben. Det er hyggelig å snakke med deg i dag.

Ben Aston:

Jeg er nysgjerrig på å høre: Sist vi snakket, snakket vi om det nye huset ditt, som jeg antar ikke er så nytt lenger. Arbeider du fortsatt med husprosjektet?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det gjør vi. Jeg tror aldri vi blir helt ferdige med det. Vi oppdager raskt at så snart ett prosjekt er ferdig, dukker det opp et nytt prosjekt som vi ønsker å få gjort. Men ja, vi har fått gjort mye så langt, og vi ser frem til 2019 og prosjektene som kommer hjemme.

Ben Aston:

Hva står på planen? Hva er målene for 2019 når det gjelder hjemmet og ferier?

Tucker Sauer-Pivonka:

Når det gjelder ferier, tar vi alltid en jubileumstur i mars, rundt tiden for vårferien. Mannen min er lærer, så det er omtrent den eneste tiden han kan ta fri i løpet av skoleåret. Derfor drar vi sannsynligvis til Palm Springs. Vi har også planlagt noen andre turer: én til Mexico og litt innenlandsreising, kanskje til Oregon og Washington. Kanskje vi også drar opp østkysten på et tidspunkt, men vi må fortsatt finne ut mye av dette. Det er bare 7. januar, så jeg har litt tid igjen.

Ben Aston:

Det høres ut som mye ferie å få plass til. Jeg vet ikke hvor mye ferie du får, men lykke til med det. Hva med deg personlig? Det er begynnelsen av året. Har du satt deg noen profesjonelle mål, eller hvilken retning går karrieren din i? Du har på en måte blitt forfremmet til å lede teamet der. Hvor ser du for deg at du går videre herfra?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jeg har satt meg noen intensjoner for 2019. Ingen av dem er faste, konkrete mål, men mer hva jeg ønsker å fokusere på i år. Én av dem, naturligvis med den nye rollen min, er å legge til rette for veksten i Crema-teamet for prosjektledelse. Etter hvert som vi vokser som selskap og team, vil jeg sørge for at det direkte teamet mitt har alt de trenger for å prestere best mulig.

Jeg arbeider også med å bygge opp selvtillit i den nye rollen. Den trådte i kraft 1. januar, så jeg er ganske fersk i den, og jeg har aldri vært leder før. Det handler om å bygge selvtillit, noe som egentlig bare kommer med øvelse. Det skal jeg gjøre mye av. Et annet mål eller en annen intensjon for året handler om å snakke offentlig. Jeg vil delta i flere arrangementer, både internt og eksternt, slik at jeg kan utvikle denne kompetansen og føle meg tryggere når jeg står på en scene eller foran en liten gruppe.

Ben Aston:

Har du noen bestemte temaer du tror du kommer til å snakke om det kommende året?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jeg tror …

Ben Aston:

Har du ikke kommet så langt ennå?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jeg tror det blir mange temaer. Men det overordnede temaet vil handle om produktledelse i byråer. Jeg tror det er mye rom for innhold om dette. Mye av produktledelsesinnholdet som finnes, handler om å være produktleder i et programvareselskap, for eksempel Spotify. Det er flott og svært informativt, men det beskriver ikke alltid hvordan produktledelse fungerer i byråer. Derfor håper jeg å holde mange foredrag og skrive mye om dette temaet i 2019.

Ben Aston:

La oss snakke om det et øyeblikk. Hvis du ikke har sett Spotify-videoene om produktledelse, er de utmerkede, og jeg anbefaler dem på det sterkeste. Men hvordan skiller produktledelse i et byrå seg fra produktledelse i et programvareproduktselskap? Hvilke utfordringer finnes? Vi har denne blandingen av produktledelse og prosjektledelse, men hvor ser du likhetene og forskjellene?

Tucker Sauer-Pivonka:

Jeg ser definitivt mange likheter. Når du tenker på kundene dine i vår verden, og arbeider i et programvareselskap som Spotify, er det egentlig bare interne interessenter du samarbeider med. I en mer typisk byråmodell får dette en litt annen karakter. Du må legge litt mer innsats i kundeoppfølgingen, bygge tillit og sørge for at alle fortsatt er på samme side. Du må også sørge for at kundene fortsetter å være involvert i prosjektene på det nivået du ønsker.

Det finnes også forskjeller i hvordan du utvikler produktet og hvordan prosjektene finansieres. I et stort programvareselskap som Spotify får du tildelt et team, og det er teamet ditt. I byråverdenen må du selge mer og sørge for at du ikke bare fortsetter å levere verdi til kunden, men også viser at dette fortsatt er kundens team, selv om teamet ikke er direkte en del av kundens selskap.

Ben Aston:

Hva har du i verktøykassen? Det finnes fortsatt budsjetter og tidsplaner som skal håndteres. Hvilke verktøy bruker du for å holde oversikt?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det finnes fortsatt en del overlapp. En av de største forskjellene mellom å være produktleder i et programvareselskap og i et byrå er at jeg fortsatt gjør prosjektlederrelaterte oppgaver ganske regelmessig. I verktøykassen har jeg fortsatt ting som hjelper meg med prosjektprognoser, for eksempel Harvest Forecast. Da kan jeg se hvordan teamene våre er fordelt, hvilke prosjekter som kommer inn, og hvordan vi skal fordele dem. Det er fortsatt en del av jobben min, og det vil det alltid være. Jeg bruker også Meetingbird til planlegging, slik at jeg kan sende en lenke og la folk velge et tidspunkt. Selvfølgelig bruker jeg også vanlig Slack, Dropbox, Paper og lignende.

Et stort behov jeg har oppdaget, gjelder veikart. Jira, Atlassians Jira, har noen løsninger for dette, og én av kundene mine bruker Jira, men ikke alle. Utfordringen er å kunne kommunisere veikartet både på et overordnet nivå og på et mer detaljert nivå. Jira har en løsning, men jeg har ikke funnet noe utenfor Jira som dekker alle behovene mine.

Det jeg faktisk ender opp med å bruke, er Keynote, for å kommunisere og lage alle disse dokumentene. På den måten kan vi holde kunden oppdatert om utviklingen. Keynote er et av verktøyene jeg føler meg mest komfortabel med. Jeg kan raskt legge ting inn i et lysbilde og sende det til kunden.

Ben Aston:

Det er en interessant ferdighet. Det finnes noen verktøy for veikart, men integrasjonen med Jira eller det du ellers bruker, er ofte svak. Det er viktig å kunne vise kunden eller teamet helhetsbildet, veikartet for hvor vi skal, formålet eller målet for hver av disse sprintene, og hvilke oppgaver vi gjør i hver sprint. Det må være tydelig hvordan arbeidet oppfyller sprintmålet og bidrar til produktveikartet.

Det er en av utfordringene med Jira. Men det er også viktig i kommunikasjonen med kunden: Dette er grunnen til at vi gjør disse tingene i neste sprint, og dette er grunnen til at vi ikke gjør de andre tingene dere ønsker at vi skal gjøre. Vi må gjøre dette før vi kan gjøre det andre. Jeg er derfor interessert i at du bruker Keynote, siden det åpenbart er en svært manuell løsning.

Tucker Sauer-Pivonka:

Det er ikke ideelt, men som du sier, finnes det foreløpig ikke noe som dekker alle behovene mine. Jeg tror Jira kommer nærmest, og jeg kommer sannsynligvis til å eksperimentere med det i løpet av det kommende året. Jeg håper det kan automatisere mye av det jeg gjør manuelt, slik at jeg sparer tid.

Når du først har malene på plass, tar det ikke så lang tid. Det handler mest om å sørge for at de oppdateres regelmessig.

Ben Aston:

Jeg vil snakke om innlegget ditt og knytte det til en diskusjon om prosjektledelse generelt. Du har skrevet et innlegg om de største løgnene innen prosjektledelse. Du nevner at kundene ikke trenger prosjektledelse, at prosjektledere bare bryr seg om tid, penger og budsjett, og at prosjektlederne ikke er ærlige. Resultatet av disse tre tingene kan være en misforståelse hos kunder eller kolleger om at prosjektledelse ikke er viktig.

Noen vil si at prosjektledelse er i ferd med å dø ut: Hvem trenger det egentlig? Hvorfor ikke bare snakke med dem som gjør arbeidet og få det gjort? Men prosjektledelse er viktig, og rollen prosjektledere spiller, er avgjørende av mange grunner.

La oss begynne med oppfatningen av prosjektledelse. Hvorfor bør vi bry oss om hvorvidt folk verdsetter det vi gjør? Bør vi bry oss, og hvorfor?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja, det mener jeg. Men vi må ta det med en klype salt. La oss være realistiske: For det meste redder vi ikke liv, i hvert fall ikke direkte. Vi kan arbeide med programvare som gjør det av og til, men vi utfører ikke hjerte-lunge-redning på noen. Samtidig knytter de fleste mennesker verdien sin til sin egen selvfølelse. Om det er riktig eller galt, er en annen podkast. Men jeg mener det er viktig å føle seg verdsatt i det man gjør.

Enten det gjelder programvareutvikling, prosjektledelse eller produktledelse, er det viktig å føle seg verdsatt. I vår bransje betyr verdi penger, og alle har regninger å betale. Derfor mener jeg at det vi gjør, har verdi, og at prosjektledelsesprosessen og prosjektledere generelt har stor verdi.

Ben Aston:

Hvorfor tror du folk har denne oppfatningen om at prosjektledelse er en unødvendig kostnad? I artikkelen din har Tucker laget en utmerket e-post som du kan kopiere og lime inn når en kunde sier at de ikke trenger prosjektledelse.

Men det er ingen røyk uten ild. Hvorfor har folk trodd på denne løgnen, og hva kan vi gjøre for å motvirke den?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det vi ser stadig oftere, er at kundene føler press for å forhandle med leverandørene slik at de får lavest mulig kostnad for høyest mulig verdi, eller i det minste den høyeste opplevde verdien. Av alle rollene i et prosjekt, særlig digitale prosjekter, har prosjektledere vanligvis det minst håndgripelige arbeidsproduktet sammenlignet med designere, utviklere, tekstforfattere og andre.

Det finnes en lignende parallell med testingeniører eller det andre kaller kvalitetssikringsingeniører. Vi har ikke nødvendigvis noe kunden kan se direkte. Det er mer: Her er sluttresultatet. Det kan være vanskelig å vise frem arbeidet, men det betyr ikke at det ikke har verdi.

Mer erfarne kunder som har utviklet produkter eller laget nettsteder før, vet vanligvis at disse rollene trengs i alle prosjekter. De vet det fordi de sannsynligvis har opplevd at en prosjektleder må komme inn og «redde dagen». Deretter innser de at de brukte opp budsjettet fordi de ikke tok med prosjektledelse fra starten, eller fordi de manglet kvalitetssikring og testing.

Derfor ser vi dette hovedsakelig av to grunner: For det første ønsker man å kutte kostnader i forhandlingsprosessen. For det andre klarer man ikke å se noe håndgripelig i det vi gjør.

Ben Aston:

La oss snakke om noen av disse løgnene. Kundene tror ikke at de trenger prosjektledelse, men jeg vil foreslå ti grunner til at prosjektledelse er viktig. Vi har strategisk samordning, ledelse av prosjektet, et tydelig fokus på mål, realistisk prosjektplanlegging, kvalitetskontroll, risikostyring, en ryddig prosess, kontinuerlig oppfølging, fagkunnskap og det å håndtere og lære av suksess og fiasko.

En av de viktigste er ledelse. Som prosjektledere må vi ha noen som leder teamet, sørger for strategisk samordning og setter retning for prosjektet eller produktet. Hvordan hjelper du kunden med å forstå verdien av dette?

Tucker Sauer-Pivonka:

I ethvert prosjekt må noen være der for å holde arbeidet i bevegelse. Noen må være der hver dag, eller nesten hver dag, for å fjerne hindringer. Kundene våre er ofte travle mennesker, og dette er ikke det eneste prosjektet de arbeider med. De overlater derfor til oss å sørge for at arbeidet fortsetter, og at vi tar opp ting som kan hindre fremdriften.

Kunden må forstå at de kan stole på at du holder ting i gang. Det er formålet med at du er med i prosjektet. Da trenger ikke kunden å være involvert hver eneste dag, særlig fordi de kanskje ikke har tid eller ferdigheter til å gjøre dette selv. Derfor må vi som prosjektledere sørge for ledelse og si fra både internt og eksternt.

Ben Aston:

God prosjektledelse skal på mange måter være usynlig. Det er som luftkvalitet: Du legger ikke merke til den før den er dårlig. Det samme gjelder prosjektledelse. Kundene kan tenke at hvis de har en dyktig utvikler eller designer, trenger de ikke særlig mye ledelse. Men noen må lede prosjektet og følge det opp for å holde det på rett spor.

Et annet argument er at prosjektledere bare bryr seg om tidsplaner og budsjetter. I artikkelen din skriver du at du bruker mye tid på relasjonsledelse, kommunikasjon og forhandling. Hvordan ser dette ut fra dag til dag?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det kan være individuelle oppfølgingssamtaler med kunden og teamet, å sørge for at nyttige dokumenter sendes ut til kunden og interessentene deres, og å utfordre kunden slik at teamet følger den veien som gir mest mening for det best mulige produktet.

Uansett hvordan prosjektet utvikler seg, vil det dukke opp hindringer. Hvis jeg har et godt arbeidsforhold til teamet og kunden, sørger for god kommunikasjon og hele tiden utfordrer begge, vet jeg at vi stort sett vil være på samme side om hvordan vi skal gå videre. Det blir ikke fingerpeking, men en mer produktiv samtale om hvordan vi holder arbeidet i gang.

Ben Aston:

Det kommer tilbake til strategisk samordning. Vi oppnår det gjennom kommunikasjon, relasjonsledelse og løpende forhandling, i stedet for å vente til en stor katastrofe oppstår. Fokuset vårt kan ikke bare være tidsplaner og budsjetter. Hvis det er det eneste du fokuserer på, gjør du det feil.

Du snakker også om å skape optimale arbeidsforhold for teamet. Hvordan ser det ut?

Tucker Sauer-Pivonka:

Det handler blant annet om å fjerne hindringer slik at teamet kan fortsette fremover. Men du må også gi folk rom til å gjøre sitt beste arbeid. De skal ikke føle at du hele tiden står over dem eller følger opp så ofte at det virker som om du ikke stoler på dem.

Jeg ønsker å behandle teamet som voksne mennesker. Vi har alle en jobb å gjøre, og jeg bør stole på at de gjør jobben sin. Det samme gjelder kunden. Det er ikke min jobb å passe på dem. Jeg må stole på at kunden og teamet leverer det de skal. Hvis noe ikke blir levert, er det en annen samtale. Det viktigste er å bygge tillit og la teamet gjøre jobben sin.

Ben Aston:

I artikkelen din snakker du også om at prosjektledere ikke er ærlige. Hvordan finner du balansen mellom å ikke detaljstyre og samtidig gi kunden oppdateringer som er korrekte og kommer i tide?

Tucker Sauer-Pivonka:

Du må kommunisere ærlig og i sanntid om det som skjer i teamet. Hvis teamet sliter, har du ingen fordel av å holde denne informasjonen borte fra kunden. Det fører bare til at forventningene ikke blir riktig satt, og det kan skade forholdet ytterligere. Vær ærlig med kunden.

Det samme gjelder teamet. Hvis du har problemer med å få informasjon fra kunden, eller hvis det har oppstått hindringer du ikke har klart å fjerne, må du fortelle teamet at du arbeider med saken. Det hjelper alle å forstå at du ikke prøver å holde tilbake informasjon eller være ondsinnet. Du prøver å sørge for at alle er på samme side.

En litt ubehagelig samtale nå er mye bedre enn en langt mer ubehagelig samtale senere fordi du unnlot å si noe du burde ha sagt tidligere i prosjektet.

Ben Aston:

Hva er den største utfordringen med å argumentere for prosjektledelse?

Tucker Sauer-Pivonka:

Den største utfordringen er at enkelte kunder har bestemt seg for at noen av prosjektene deres ikke trenger prosjektledelse. De sier kanskje at de allerede har sitt eget prosjektlederteam, og spør hvorfor de skal betale for vår prosjektleder. Den beste måten å håndtere dette på er å forklare hvorfor prosjektledelse er viktig, og vise at du bidrar med mer enn oppdateringer og enkelt administrativt arbeid.

Du må også vise at du ikke holder tilbake informasjon fra teamet eller kundene. Alt dette bidrar til at du kan dokumentere verdien du leverer til kunden på en konsekvent måte.

Ben Aston:

Med den økende populariteten til Scrum, rollen som Scrum Master og produkteier, men uten en prosjektleder, hvordan ser du på utviklingen av prosjektlederrollen? Blir prosjektledelse overflødig?

Tucker Sauer-Pivonka:

Prosjektledere blir ikke overflødige. Det vil alltid være behov for digital prosjektledelse, men rollen kan endre seg. Det avhenger av hvilken type arbeid du gjør.

Arbeidet vi gjør hos Crema, er i stor grad produktutvikling. Produktutvikling passer godt med ferdighetene til produktledere. Andre digitale prosjekter, som e-postkampanjer og markedsnettsteder, er mer tradisjonelle digitale prosjekter. Detaljene varierer, men på et overordnet nivå er typen arbeid ofte den samme.

Vi kommer fortsatt til å se digital prosjektledelse. Når flere selskaper trenger komplekse digitale produkter, trenger de noen som kan gå helt ned i detaljene og deretter løfte blikket og forklare hvordan detaljene henger sammen med den overordnede produktstrategien.

Det skjer en endring, men det betyr ikke nødvendigvis at prosjektlederen blir overflødig. Det handler mer om hvilken type arbeid som utføres. Jeg tror vi vil se flere produktledere i digitale byråer, fordi nesten alle virksomheter har produktideer som må designes og utvikles, men de har kanskje ikke den interne kompetansen som trengs.

Ben Aston:

Jeg tror prosjektledere må være oppmerksomme på den mer strategiske siden av produktledelse. En produkteier forstår virksomheten og hva som skaper strategisk verdi. Vedkommende tenker på rekkefølgen på det som skal bygges for å skape mest mulig verdi.

Det strategiske perspektivet er en viktig del av prosjektledelse som vi lett kan glemme. Alle prosjektledere bør tenke på hvordan de kan levere strategisk verdi, ikke bare levere prosjektet. Kunden må også få verdi. Uansett om vi kalles produktledere eller prosjektledere, vil et mer strategisk perspektiv være nyttig.

Tucker Sauer-Pivonka:

Helt klart.

Ben Aston:

Til slutt: Hva vil du si til noen som lytter, kanskje en kunde som vurderer om de skal betale for prosjektledelse, eller en prosjektleder som vil få kunden til å føle at de får verdi? Hva er det viktigste vi bør ta med oss?

Tucker Sauer-Pivonka:

Den gjennomgående tråden er å bygge tillit. Det gjelder både kunden og teamet. Bli kjent med dem som mennesker først. Det hjelper mye, fordi det skaper større forståelse gjennom prosjektet. Når det oppstår problemer, blir samtalen mer produktiv, og man unngår fingerpeking.

For å bygge tillit raskt bør du utfordre kundens tenkning. De har leid deg inn fordi du er eksperten, og det er det du skal være. Ikke føl at du ikke kan utfordre dem bare fordi de betaler regningene. De ønsker sannsynligvis at du gjør nettopp det.

Ben Aston:

Gode råd. Tucker, tusen takk for at du ble med oss. Det har vært flott å ha deg her.

Tucker Sauer-Pivonka:

Det har vært hyggelig å snakke med deg. Takk, Ben.

Ben Aston:

Hva mener du? Er du enig? Er prosjektledelse viktig eller ikke? Fortell oss hva du synes. Kommenter innlegget, og gå til ressursseksjonen på thedigitalprojectmanager.com for å bli med i Slack-teamet vårt. Der finner du mange interessante samtaler om alt som gjelder digitalt arbeid og prosjektledelse. De fleste der vil sannsynligvis si at prosjektledelse er viktig, men du må gjerne dele ditt perspektiv også. Hvis du likte det du hørte i dag, kan du abonnere og bruke et par minutter på å legge igjen en ærlig vurdering av DPM-podkasten på iTunes eller der du lytter. Vurderinger og anmeldelser er svært nyttige, fordi de hjelper oss med å gjøre programmet bedre. Takk for at du lytter, og vi høres neste gang.