Få gjort mer som prosjektleder (med Cedric Waldburg fra SendTask)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut et program som transkriberer podkastene våre. Se bort fra eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Takk for at du lytter.
Jeg er Ben Aston, og dette er podkasten til The Digital Project Manager.
Som prosjektledere er vi mestre i å få ting gjort, men hva er triksene for å få gjort mer, og få det vi gjør, gjort bedre?
I dag har jeg med meg Cedric Waldburg.
Cedric, tusen takk for at du ville være med i programmet.

Cedric Waldburger:

Takk for at du inviterte meg, Ben.
Det er hyggelig å være her.

Ben Aston:

La meg fortelle litt om Cedric.
Han er en interessant person å snakke med fra et prosjektledelsesperspektiv, fordi han på en eller annen måte klarer å gjøre veldig mye.
Han grunnla sitt første selskap da han var 14 år. Han har bygget flere teknologiselskaper. Han har investert i mange flere, og nå arbeider han med en produktivitetsoppstart. Det er grunnen til at han er her i dag, og selskapet heter Sendtask, som vi skal snakke om om litt.
Han er involvert i alle slags interessante selskaper, blant annet innen kryptovaluta, men han fordeler også tiden sin mellom mange forskjellige steder. Han har ikke lenger en leilighet, og hevder at han bare eier 64 ting. Du kan lese om dette på bloggen hans, sixtyfourthings.com.
I dag skal jeg virkelig prøve å få innsikt i hvordan Cedric får gjort mer, og jeg tror at dette som prosjektledere er noe viktig vi må forstå og mestre, fordi det aldri virker som om vi har nok tid til å gjøre alt.
Før vi går inn på det, Cedric, hvorfor finner vi ikke ut litt mer om deg? Kan du fortelle oss historien din? Jeg ga en kort oversikt over at du startet ditt første selskap som 14-åring, men hvordan har det seg at du gjør det du gjør akkurat nå?

Cedric Waldburger:

Ja, absolutt.
Du nevnte allerede at jeg startet mitt første selskap tidlig. Jeg tror jeg har vært smittet av oppstartsbasillen helt siden den gang. Jeg fascineres av prosessen med å bygge et selskap og er svært interessert i å bryte ned prosessen: «Hvordan skal jeg gå fra en idé jeg fikk i baren i går kveld» til én million? Én million kan bety én million brukere, én million utsendte pakker eller én million i inntekter.
Denne prosessen fascinerer meg så mye at jeg har optimalisert mange ting i livet mitt for å kunne være en del av mange forskjellige selskaper og forsøke å bryte ned prosessen så ofte og i så mange situasjoner som mulig.

Ben Aston:

Har du noen hemmelige ideer? Hvilke ideer fikk du i baren i går kveld?

Cedric Waldburger:

Dette er en spesiell uke. Jeg avtjener faktisk tjeneste i det sveitsiske luftforsvaret akkurat nå.
Jeg er forbløffet over hvor mange ineffektive prosesser jeg ser hver uke jeg tilbringer her. Så jeg har mange ideer om hvordan ting kan gjøres.

Ben Aston:

Kult. Du gjør altså mange forskjellige ting, men hva gjør du egentlig? Du snakker om å fly rundt omkring og ikke bo noe bestemt sted, men hva er det du faktisk gjør?
Jeg vet at du reiser, og at du er involvert, men hvor omfattende er egentlig involveringen din? Når du reiser fra sted til sted, hva gjør du?

Cedric Waldburger:

Akkurat nå arbeider jeg med tre selskaper. Jeg bruker omtrent 50 % av tiden min på Sendtask, produktivitetsverktøyet verktøy. Det selskapet er fullstendig distribuert, så vi har ikke engang et kontor.
De to andre selskapene, kryptovalutaselskapet og datasynsselskapet, har kontorer i USA og Europa. For å møte disse teamene reiser jeg derfor ofte til Berlin, Zürich, Miami og San Francisco.
Innimellom er det konferanser jeg deltar på, eller noen ganger bare hyggelige reiser. Jeg har organisert livet mitt slik at jeg kan arbeide hvor som helst. Noen ganger velger jeg også bare å være et sted, tilbringe tid med en venn jeg ikke har sett på en stund og arbeide derfra.

Ben Aston:

Det høres morsomt ut, men fortell meg: Hva er et datasynsselskap? Hva er datasyn?

Cedric Waldburger:

Vi har skrevet en algoritme som analyserer bilder fra kameraer. Vi bruker den til å hjelpe barer med å analysere transaksjoner og sammenligne registreringen fra kassasystemet for å oppdage svindel. Vi bygger egentlig «Google Analytics» for barer.

Ben Aston:

For barer?

Cedric Waldburger:

For barer og restauranter, ja.

Ben Aston:

Hva kan folk gjøre med denne innsikten? Kan de finne ut sannsynligheten for at noen blir sittende ved et bord, hvor mye tid de vil bruke der, hvor mye penger de vil bruke og den typen ting?

Cedric Waldburger:

Det viktigste bruksområdet akkurat nå er dette: Vi oppdaget for noen år siden, fordi en av medgründerne mine arbeidet i bar- og restaurantbransjen, at man vanligvis mister mellom 10 og 25 % av inntektene fordi drinker ikke blir registrert riktig.
Noe av dette skyldes svindel eller at folk stjeler penger. Andre ganger blir det bare glemt. Det er et ganske stort problem når en gjennomsnittlig amerikansk bar har rundt fire millioner dollar i årlige inntekter. Da mister man mellom en halv million og én million dollar i året, og som du kan forestille deg, finnes det mange løsninger på et så stort problem.
Noen setter RFID-brikker på flaskene eller plasserer vekter under hver flaske. Det finnes tjenester som sender folk inn i baren for å overvåke de ansatte, men løsningene er lite elegante og det krever store økonomiske investeringer å innføre systemene.
Vi kobler oss ganske enkelt til overvåkningskameraene du vanligvis allerede har, og bruker programvaren vår til å redusere en to timer lang video som dekker et skift, til bare 50 bilder som viser når en transaksjon faktisk skjer. Når en øl eller cola faktisk blir levert ut, kobler vi dette automatisk til kassesystemet ditt.
Dagen etter får du en rapport som sier: «I går kveld så vi 500 transaksjoner, og 100 av dem kunne ikke kobles riktig til kassasystemet. Du bør derfor snakke med disse medarbeiderne, se på disse transaksjonene og undersøke om du kan lære dem opp bedre for å redusere andelen feilregistrerte transaksjoner.»

Ben Aston:

Avansert. Det høres interessant ut. Det er altså ett av selskapene.
Er det et av selskapene du bruker mye tid på nå, eller er det ikke det?

Cedric Waldburger:

Jo, det er det. Det er ett av de tre. Det heter Glimpse.
Glimpse og kryptovalutaselskapet Definity er der jeg bruker halvparten av tiden min, og den andre halvparten bruker jeg på Sendtask.

Ben Aston:

Jeg er interessert i kryptovaluta, slik alle virker å være i år, med Bitcoin på vei mot ti tusen dollar.
Hvor passer du inn i dette? Det virker som om en ny kryptovaluta skal lanseres hver dag. Alle hopper på nå. Hva er det dere egentlig gjør?

Cedric Waldburger:

Vi bygger en ny blokkjede. Mange av de nye valutaene du ser dukke opp, er tokens som lanseres fra dag til dag.
Mange av dem er bare Ethereum-baserte, altså at de bygges oppå Ethereum. Det er flott, fordi Ethereum gir deg muligheten til å opprette smarte kontrakter og gjøre mye forskjellig i Ethereum-økosystemet.
Det vi bygger, er en helt separat blokkjede. Den skal brukes til å bygge en mye raskere og mer skalerbar versjon av Ethereum. En måte å se det på er at det i Ethereum tar omtrent 15 minutter å oppnå endelig bekreftelse. Det betyr at du er sikker på at transaksjonen faktisk gikk gjennom. Det finnes noen blokker etter den blokken der transaksjonen din ble registrert, og dette tar omtrent 15 minutter på Ethereum.
Hvis du tenker over det, er det ikke særlig praktisk dersom du betaler for noe i Ethereum i en butikk eller i en annen virkelig situasjon.
I systemet vårt bruker vi ikke arbeidsbevis, men eierbevis, som er en annen konsensusmekanisme. Det tar bare 0,9 sekunder å oppnå endelig bekreftelse.

Ben Aston:

Hva er så eierbevis? Hvordan fungerer det?

Cedric Waldburger:

Eierbevis betyr at en ny blokk ikke blir funnet ved å løse alle disse matematiske gåtene som dagens algoritmer for arbeidsbevis bruker. I stedet stiller man noe av pengene sine til disposisjon, og en algoritme avgjør hvem som får opprette den neste blokken.
Vi gjør dette gjennom noe vi kaller terskelrelé. Vi har i praksis funnet en måte å opprette tilfeldige tall på i et distribuert og desentralisert oppsett, og velger tilfeldig ut noen klienter som får opprette den neste blokken og belønnes for det.

Ben Aston:

Interessant.
Jeg kjenner til hele utfordringen med køen av transaksjoner på Bitcoin, som gjør ting tregere, og den planlagte splittingen som ikke lenger skal skje. Dette påvirker naturligvis ytelsen.
Det blir interessant å se hva som skjer med kryptovaluta de neste par årene, men det virker som om det som har skjedd bare de siste månedene, er helt utrolig.
Tror du det er en boble? Hva tror du kommer til å skje? Hva er spådommen din?

Cedric Waldburger:

Jeg tror det er svært vanskelig å si hva den faktiske verdien av Bitcoin er. Det finnes ingen motpart i den virkelige verden.
Et eksempel som forteller meg at dette nå har nådd mainstream, er at et av selskapene jeg har investert i, er den største nettbutikken for sexleketøy i Sveits. For seks eller ni måneder siden, når jeg møtte venner, var dette vanligvis selskapet som fikk mest oppmerksomhet. Alle ville vite hva som var nytt på markedet og hva som fungerte.
Nå handler alt om krypto. Bare det at krypto er så mye mer interessant og fanger folks oppmerksomhet mer enn sexleketøy, forteller meg mye om hvor stor oppmerksomhet dette området får nå.

Ben Aston:

Ja, morsomme saker.
Du reiser rundt og arbeider med disse forskjellige selskapene, men hvilken rolle har du i dem? Hvilke utfordringer arbeider du med i de ulike oppstartsselskapene?

Cedric Waldburger:

I noen oppgaver er jeg eneforsker, daglig leder og teknologidirektør, og jeg bruker mange forskjellige hatter.
I de to andre er jeg mer en operativ leder og en type medgründer. Jeg har noen som styrer den daglige driften, mens jeg hjelper til med organiseringen, bygger prosesser og sørger for at alle er på samme side.
I mange år trodde jeg det var et stort dilemma at jeg ikke klarte å fokusere. Jeg er bare for nysgjerrig. Av en eller annen grunn klarer jeg ikke å fokusere på bare ett selskap. Det var en kamp lenge, men nylig innså jeg at det tvinger meg til å arbeide med selskapene, og ikke så mye i selskapene.
Med det mener jeg at jeg virkelig fokuserer på å bygge de riktige prosessene slik at andre kan gjennomføre arbeidet, og på å skape et miljø som gjør at andre kan være mest mulig effektive.
I Sendtask betyr det for eksempel bare to ting å være daglig leder. Det ene er å sette retningslinjene og sørge for at alle er samkjørte med den overordnede visjonen vår. Den andre oppgaven er å sørge for at alle har verktøyene, prosessene og miljøet de trenger for å være mest effektive.
Det er i utgangspunktet de eneste to oppgavene mine, selv om det fortsatt er mye. Å fokusere bare på dette hjelper meg å skalere selskapet svært godt, fordi jeg ikke involverer meg særlig mye i de daglige prosessene.

Ben Aston:

Interessant. Hvordan håndterer du alt? Hvordan holder du oversikten når du er involvert i tre forskjellige selskaper akkurat nå, samtidig som du prøver å skape disse rammene for at selskapene skal lykkes?
Hva har du i verktøykassen? Hvordan holder du oversikten over alt du gjør?

Cedric Waldburger:

Fordi selskapene er spredt mellom San Francisco, Miami, Zürich og Berlin, er det også mange tidssoner.
For omtrent to år siden innså jeg at jeg måtte bli virkelig god til å synkronisere med folk. På grunn av forskjellene i tidssoner er det noen ganger vanskelig å få tak i folk på telefonen.
Jeg bruker hovedsakelig to verktøy med teamene. Det ene er Slack, som jeg synes er fenomenalt. Det er morsomt å arbeide med Slack, og det er flott for å holde kontakten med folk over hele verden. Det andre verktøyet jeg selvfølgelig bruker svært ofte, er Sendtask.
Vi har koblet de to sammen. Vi har laget en Slack-integrasjon for Sendtask. Sendtask er kort sagt en delt oppgavebehandler som lar deg holde oversikt over oppgavene og prioriteringene dine. Før vi hadde Sendtask, opplevde vi ofte at vi diskuterte et problem, en funksjon eller tilbakemeldinger fra en kunde i Slack. Vi kom frem til en konklusjon, men samtalen døde på en måte der.
Eller noen ganger satte to personer det på gjøremålslisten sin, men ofte var det uklart hvem som skulle arbeide med det eller løse problemet.
Med Sendtask har vi laget en enkel Slack-integrasjon der du kan skrive «skråstrek Sendtask, hei Ben, kan du sende meg dette eller bygge denne funksjonen innen neste onsdag?» Sendtask oppretter da automatisk en oppgave som tildeles deg, får riktig forfallsdato neste onsdag og riktig tittel, og gir deg en lenke tilbake til samtalen slik at du finner alle detaljene.
Det har vært svært nyttig, og dette er de to viktigste verktøyene som hjelper meg å holde oversikten og være på samme side som teamene.

Ben Aston:

Hvor store er teamene dine i Sendtask? Jeg er nysgjerrig på det du har bygget.
Innen prosjektledelse har du fokusert på oppgavehåndtering. Det finnes mange slike verktøy. Fortell meg om teamet du har som arbeider med Sendtask.

Cedric Waldburger:

Sendtask-teamet består nå av elleve personer i ti forskjellige land. Vi startet i februar. Vi lanserte vårt første beta- eller alfaprodukt måneden etter, i mars i år. Vi har nettopp lansert en iOS-app og nærmer oss lansering av Android-appen.
Vi handler om slanke prosesser og å få ting ut. Vi tester med ekte kunder og brukere og forbedrer raskt. De fleste har teknologibakgrunn, så mange av oss er utviklere. Vi har også noen som hjelper oss med innhold og skriving, og selvfølgelig design og brukeropplevelse.

Ben Aston:

Kult.
Jeg forstår ideen med distribuerte team, men etter min erfaring kan det være utfordrende, og det du beskriver høres helt utrolig ut.
Du har elleve personer i ti forskjellige land. Hvor mange tidssoner er det? Minst tre. Hvorfor valgte du å arbeide på denne distribuerte måten?

Cedric Waldburger:

Vi begynte å bygge Sendtask da jeg allerede reiste mye. Da jeg innså at jeg ville starte dette selskapet, spurte jeg meg selv hvor jeg skulle etablere det, siden jeg aldri er på samme sted særlig lenge uansett.
Jeg tenkte at det kunne være et interessant eksperiment å se om jeg kunne overføre livsstilen min, det å leve uten en fast leilighet eller et permanent hjem, til måten man bygger et selskap på. Altså et selskap uten kontor.
Det finnes åpenbart både ulemper og fordeler. Ulempen er at det er litt vanskeligere å holde alle på samme side. Man må bygge prosesser for å holde kontakten og også møtes fra tid til annen.
Det finnes også mange fordeler. En av dem er at alle kan være svært fleksible med arbeidstiden. Vi krever ikke at folk skal begynne klokken åtte og slutte klokken fem. Det lærte jeg da jeg arbeidet som programvareutvikler: Noen ganger føler jeg meg ikke produktiv om morgenen, men blir svært produktiv fra klokken 14 til 02.
Jeg ønsker derfor å gi folk muligheten til å arbeide når de er mest produktive og være fleksible med tiden. Samtidig gir det oss en flott mulighet til å ansette de beste talentene hvor som helst.
Hvis jeg ansetter i Berlin, Zürich, Miami eller San Francisco, er talentmassen alltid mye mindre enn hvis jeg kan ansette fra omtrent tre tidssoner i hver retning.

Ben Aston:

Hvor mange tidssoner arbeider dere på tvers av?

Cedric Waldburger:

Jeg tror det er fem akkurat nå, uten å telle min egen, som endrer seg med noen dagers mellomrom.

Ben Aston:

Gjør dere ting som daglige statusmøter eller ukentlige møter? Hva er rytmen for å samkjøre alle og møtes?

Cedric Waldburger:

Det begynner med at vi møtes hver 90. dag. Én gang i kvartalet samler vi folk, fordi jeg tror det å bygge et selskap i stor grad handler om selskapet du bygger det sammen med, altså menneskene bak det.
Du kan ha de beste prosessene i verden, men til syvende og sist handler det om hvordan folk fungerer sammen, og om å samkjøre alle.
Vi flyr alle til samme sted omtrent én gang i kvartalet. Hver 90. dag bruker vi uken til teambygging, til å bli kjent med hverandre utenfor arbeidet og skape morsomme opplevelser.
Vi bruker også tiden til å tenke på de vanskelige problemene som oppstår i virksomheten vår. Hva er Sendtask? Hvem er målgruppen vår? Slike ting.
Mot slutten bruker vi vanligvis de to siste dagene på å legge frem veikartet for de neste 90 dagene, frem til vi møtes igjen.
Vi gjennomfører to-ukers planlegging for å avklare hva alle skal arbeide med. Når alle drar tilbake til arbeidsstedene sine, kan vi arbeide svært effektivt med lite synkron kommunikasjon. Vi har bare én samtale i uken på omtrent 45 minutter, der vi diskuterer oppdateringer og det vi kaller samtalepunkter.
Det er i utgangspunktet ting som folk mener håndteres bedre muntlig enn skriftlig. Vi bruker også samtalen til litt moro. Vanligvis løser vi en gåte sammen mot slutten.
Vi brenner for kreativ problemløsning og liker vanskelige problemer. Hver uke presenterer en ny person en gåte for hele gruppen og prøver å gjøre den så vanskelig som mulig. Vi har blitt ganske flinke til det.

Ben Aston:

Det er kult.
Hva tror du er hemmelighetene for andre som arbeider med distribuerte team, for å få fjernarbeid til å fungere? Hva har du funnet ut er det viktigste for å gjøre fjernarbeid mulig?

Cedric Waldburger:

For oss handler det om å bli bevisst på fordelene og ulempene ved å arbeide eksternt.
Det handler også om hva dette betyr for hver enkelt rolle. Å lage et programvareprodukt egner seg godt til dette fjernoppsettet, fordi folk kan arbeide svært selvstendig når de har all informasjonen de trenger. Når de er blitt introdusert, kjenner de systemet og forstår prosessene våre.
Vi vurderer også hvordan vi arbeider sammen hver 90. dag. Hver gang vi møtes, snakker vi om hva som har fungert bra og hva som ikke har fungert. Vi gir hverandre tilbakemeldinger.
Som i alle andre selskaper handler det om å utvikle seg, være åpen for tilbakemeldinger og tilpasse prosessene slik at de blir bedre.
Det er én ting. Den andre komponenten som er helt avgjørende for meg, er at det handler om mennesker og om å skape tid og rom der vi kan bli kjent med hverandre og se hvem som befinner seg bak arbeidsrollen. Vi må finne ut hva de liker og hvordan de er på fritiden.

Ben Aston:

Kult.
La oss gå tilbake til Sendtask et øyeblikk. Hvor kom egentlig ideen om å lage et prosjektledelsesverktøy fra?
Det finnes mange andre prosjektstyringsverktøy. Mange av dem gjør mye mer enn bare oppgavehåndtering. Hva var grunnen til at du valgte dette? De klassiske verktøyene som alle bruker eller faller tilbake på, er Asana og Basecamp. Hvordan skiller Sendtask seg fra disse?
Hva er veikartet deres for Sendtask?

Cedric Waldburger:

Først og fremst ønsket jeg ikke å bygge dette selskapet eller produktet fordi markedet er så fullt. Jeg prøvde lenge å finne et annet verktøy som gjorde det vi bygger nå.
Ideen oppstod for en god stund siden, da det første selskapet jeg startet, var et byrå. Vi bygde nettsteder, brosjyrer og logoer for mange kunder og arbeidet med mange frilansere. Vi hadde også et internt team på omtrent 15 personer. Det har vi fortsatt, og selskapet drives fremdeles. Jeg er bare ikke involvert i den daglige driften lenger. På et tidspunkt innså vi at det var mye mer effektivt å bruke Asana eller en annen oppgavebehandler enn e-post til å tildele oppgaver til hverandre.
Det er mye enklere å holde oversikten over hvem som arbeider med hva. Det er lettere å holde hverandre oppdatert når frister endres. Det finnes så mange fordeler at vi aldri ønsket å gå tilbake. Vi laget også mange sjekklister, slik at vi slapp å tenke på alle stegene som må kontrolleres når vi for eksempel lanserer et nettsted.
For interne team gir dette stor mening og gjør oss mye mer effektive. Men jeg la merke til at når vi snakket med en kunde eller leverandør, falt vi likevel tilbake til gamle vaner og brukte e-post. For meg gir det ingen mening.
Vi fant ut at oppgaver er mye mer effektivt for denne typen kommunikasjon. Hvorfor faller vi da tilbake til gamle vaner og bruker e-post, med alle ulempene det har, som å miste oppgaver eller måtte huske hvem du har tildelt hva og med hvilken frist?
Jeg tror det er to grunner. For det første ønsker jeg ikke å tvinge en kunde som jeg bare arbeider med av og til, til å opprette enda en konto. Vi har alle hundrevis av kontoer og passord, og det er tungvint.
For det andre lette jeg etter noe så intuitivt at jeg ikke først måtte sette meg ned med en kunde og forklare hvordan vi skulle bruke Asana eller hvilken arbeidsflyt vi hadde i Trello.
Det var altså disse to tingene jeg lette etter: en umiddelbar start uten at noen må opprette en konto først, og noe så intuitivt og idiotsikkert at jeg slipper å sette meg ned og forklare hvordan det skal brukes.
Jeg testet 48 forskjellige prosjektstyringsverktøy, men fant ingen som tilbød dette, særlig den første funksjonen. Den andre er mer et mykere aspekt, men muligheten til å begynne å samarbeide med noen uten at de først må opprette en konto, fantes rett og slett ikke.
Slik bestemte vi oss for å bygge Sendtask. Du kan tildele en oppgave til hvem som helst så lenge du kjenner e-postadressen deres. De mottar en e-post med oppgavebeskrivelsen og all informasjonen de trenger. De kan svare på e-posten for å legge igjen en kommentar eller klikke på en lenke i e-posten for å åpne oppgaven. Det autentiserer dem, og de kan arbeide med oppgaven som om de hadde en konto.
Det fungerer derfor svært godt når du ønsker en rask og enkel start på et samarbeid, ikke via e-post, men via en oppgavebehandler.

Ben Aston:

Hva er visjonen din? Hva er veikartet for Sendtask? Hvor går veien videre?

Cedric Waldburger:

Vi ser på Sendtask som stedet der du prioriterer dine egne oppgaver, delegerer og følger opp andre menneskers prioriteringer, og ser hva de har gjort med oppgavene du har sendt dem.
Visjonen vår er at dette ikke skal være enda en app du må bruke, men at du skal kunne opprette oppgaver og sende dem til Sendtask fra stedet der du allerede bruker mye av tiden din.
Vi har for eksempel laget Slack-integrasjonen, som er svært nyttig for mange brukere fordi den lar dem opprette oppgaver og kontrollere prioriteringene sine direkte fra Slack uten å gå til Sendtask-nettstedet.
Vi har gjort det samme med en e-postintegrasjon, der du raskt kan konvertere e-poster til oppgaver og omvendt.
Den langsiktige visjonen er å gjøre arbeidet morsomt igjen, eller i det minste gjøre det morsomt å bryte store problemer ned i mindre steg, slik at store problemer eller oppgaver blir mer oppnåelige.

Ben Aston:

Kult.
La oss også snakke om ideen om å minimere livet ditt. Du gjør mange forskjellige ting og reiser mye. Hvis jeg prøvde å gjøre alt du gjør, i tillegg til å reise rundt, tror jeg at jeg hadde blitt gal.
Hvilke livstriks har du? Hvordan holder du oversikten over alle ballene du har i luften?
Hva er triksene dine for å håndtere livet når du har for mye å gjøre?

Cedric Waldburger:

Jeg bruker naturligvis Sendtask mye for å holde oversikten over det jeg må gjøre i dag, denne uken og så videre.
Et av livstriksene som har vært svært effektivt for meg, er at jeg hver morgen bruker de første 15 minuttene på å få en god oversikt over dagen og det jeg ønsker å oppnå.
Jeg deler også dagen i to. Vanligvis begynner jeg ganske tidlig. Jeg kommer til kontoret rundt klokken seks, og frem til klokken 13, altså i omtrent sju timer, tar jeg ingen samtaler eller møter. Jeg arbeider bare med langsiktige prioriteringer og det jeg ønsker å få gjort.
Dette inkluderer lesing dersom jeg vil lære mer om et bestemt tema. Det inkluderer skriving, prototyper og idémyldring.
Klokken 13 har dagen allerede vært svært vellykket, fordi jeg har fått gjort mye av det jeg planla. Hodet er derfor ganske fritt til å reagere.
Fra klokken 13 tar jeg samtaler, møter og middager. Det å dele dagen i to store blokker, én for meg selv og én for andre, i stedet for ett møte, én time uforstyrret tid og så en ny samtale, har vært utrolig bra for meg.
Midt på dagen føler jeg allerede at jeg har oppnådd mye. Det gjør meg glad, og jeg blir enda mer produktiv på ettermiddagen.

Ben Aston:

Det er utfordringen når jeg prøver å overføre dette til livet som prosjektleder. Det hadde vært flott om du kunne si til kundene: «Beklager, men vi har bare møter på ettermiddagen. Om morgenen arbeider vi med våre egne oppgaver.»

Cedric Waldburger:

Da jeg arbeidet i Media Sign, byrået, opplevde jeg at det kanskje var vanskelig å blokkere av tre fjerdedeler av dagen. Vanligvis begynte virksomheten her mellom åtte og ni, så det hjalp allerede mye å komme til kontoret tre timer før de fleste kundene begynte å arbeide.
De hadde vanligvis forståelse for at jeg ikke tok samtaler før klokken elleve. Det ga meg en blokk på fem timer der jeg kunne få gjort mye. Selvfølgelig var jeg tilgjengelig i nødstilfeller, men ellers prøvde jeg bare å ringe dem tilbake senere samme dag.

Ben Aston:

Fint. Der har du et godt tips.
Fortell kundene at du ikke er tilgjengelig, og se hva som skjer.
Hva vil du si er én viktig lærdom? Du har arbeidet i byråbransjen og forstår hvordan det er å være prosjektleder og produktleder. Når du har minimert livet ditt og laget strukturer og prosesser for å bli mer effektiv, slik at du kan få gjort mer, hvor begynner man? Hva er de første stegene?

Cedric Waldburger:

For meg handler mye om prioriteringer og om å være helt tydelig på dem.
Jeg har for eksempel bestemt at hovedprioriteten min de siste årene, og sannsynligvis de neste ett eller få årene, er å lære mest mulig om å bygge et selskap.
Da jeg innså at dette var prioriteten min, ble jeg også i stand til eller villig til å gjøre ofre på andre områder i livet, slik du nevnte.
Det siste halvannet året har jeg ikke hatt en leilighet eller et fast hjem. Jeg har bare så mye som får plass i ryggsekken, og jeg reiser enormt mye. Bare i år har jeg tilbrakt omtrent tjue dager på fly.
Det neste steget var å bli bevisst på hva denne livsstilen innebar, og deretter bygge de riktige prosessene for å håndtere ulempene. Jeg hører for eksempel på svært mange podkaster og lydbøker, fordi det kan jeg gjøre når jeg står i kø i sikkerhetskontrollen på en flyplass, går om bord i et fly eller bruker tid som ellers ville gått til spille eller vært lite produktiv.

Ben Aston:

Når folk tenker på hvordan de kan bli mer minimalistiske, hvordan var prosessen for deg da du bestemte deg for å kvitte deg med 99 % av livet ditt? Var det enkelt, eller hvordan skjedde det?

Cedric Waldburger:

Jeg innså at jeg reiste mer og mer, og at jeg stort sett bare hadde tilgang til tingene jeg uansett kunne ta med meg.
Jeg fikk ideen om å gjøre et eksperiment. Jeg var nysgjerrig, og jeg er veldig analytisk. Jeg fungerer godt med tall.
Jeg ville vite hvor mye jeg faktisk eide, så jeg begynte å gå gjennom leiligheten og lage et regneark over tingene mine.
Jeg skrev ned at jeg eide fem svarte T-skjorter, tre par sko, to skinnjakker og så videre. Så snart jeg hadde et tall, ønsket jeg å optimalisere. Hvis jeg bare kunne eie én type T-skjorte, hvilken skulle det være? Hvis jeg bare skulle eie én type sko, hvilken ville jeg valgt? Jeg liker slike spørsmål. De er nesten filosofiske. Derfra begynte jeg å tenke på hvordan jeg kunne samle tre typer sko til bare én. Sko tar mye plass, og du vil egentlig bare ha ett par. Jeg har derfor ett par sko pluss Vibram-sko som jeg bruker til fotturer. Det er sko med tær.

Ben Aston:

Ja.

Cedric Waldburger:

Det var det første steget: å tenke over hva jeg egentlig trenger, og hvilket merke eller hvilken modell som passer best i de fleste situasjonene jeg kommer til å være i.
Deretter har jeg brukt det jeg kaller en 90/90-dagersprosess. Hver 90. dag ser jeg på tingene jeg fortsatt har og spør: «Hvilke ting har jeg ikke brukt de siste 90 dagene, og kommer jeg sannsynligvis ikke til å bruke de neste 90 dagene?»
På den måten dekker jeg et halvt år, og et halvt år er en ganske lang periode. Det omfatter vanligvis kalde dager, varme dager, formelle aktiviteter og uformelle aktiviteter. Hvis jeg ikke kan se for meg en situasjon der jeg kommer til å bruke en ting, legger jeg den bort. Jeg legger den i en pose og setter den hos foreldrene mine eller en venn. Det er ofte en følelsesmessig terskel ved å kvitte seg med ting, men det er mye enklere å legge ting i en pose og sette dem i et hjørne enn å gi dem bort med én gang.

Ben Aston:

Ja.

Cedric Waldburger:

90 dager senere har jeg aldri tatt noe ut av posen. Jeg har aldri hatt behov for å hente noe derfra. Etter 90 dager blir det derfor enkelt å donere, gi bort eller selge tingene. Derfra har jeg bare gjentatt prosessen igjen og igjen.
Nå er jeg faktisk nede i 48 ting. Da jeg ga opp leiligheten, hadde jeg 64. Nå har jeg 48, og alt er svart.

Ben Aston:

Det interessante er at du må være avhengig av en svært effektiv vaskesyklus for at klærne skal vaskes, tørkes og komme tilbake i omløp når du bare har 48 ting.
Du må være veldig flink til å unngå å bli skitten eller holde klærne rene, for jeg er sikker på at jeg har 48 ting som venter på å bli vasket.

Cedric Waldburger:

Jeg har klær for sju hele dager, og så må jeg vaske. Alt er svart, så jeg kan vaske alt sammen. Jeg kan vaske én gang, og det meste er laget av stoff som tørker raskt og ikke krøller. Det er ganske effektivt. Jeg har optimalisert for det.

Ben Aston:

Jeg har sett på listen din på sixtyfourthings.com. Den inneholder noen Vancouver-klassikere som Lululemon og Kit & Ace.
Cedric er selve målgruppen for Kit & Ace: en mann på farten som ønsker fleksible klær. Du er den perfekte personen for dem.

Cedric Waldburger:

Ja, jeg elsker klærne deres. De passer godt til reisene mine, hvor ofte jeg må vaske dem og hvor slitesterke de må være, samtidig som de ser formelle ut.

Ben Aston:

Teknisk kasjmir.

Cedric Waldburger:

Ja.

Ben Aston:

Det er det alt handler om.
Cedric, tusen takk for at du ble med oss. Det har vært flott å ha deg her i dag.

Cedric Waldburger:

I like måte. Takk for invitasjonen.

Ben Aston:

Hvis du vil bidra til samtalen, kan du kommentere innlegget på bloggen eller gå til fellesskapsseksjonen på digitalprojectmanager.com og bli med i Slack-teamet vårt. Der foregår det mange interessante samtaler. Men frem til neste gang: Takk for at du lyttet.