DPM-podkast: Få oversikt over prosjektlederansvaret ditt (med Patrice Embry)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut å transkribere podkastene våre ved hjelp av et program. Beklager eventuelle skrivefeil, ettersom roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston, og dette er podkasten for digitale prosjektledere. Denne podkasten presenteres av Clarizen, lederen innen programvare for prosjekt- og porteføljestyring i virksomheter. Besøk Clarizen.com for å lære mer.

I dag har jeg med meg Patrice Embry, en av våre faste DPM-eksperter hos The Digital Project Manager. Patrice, takk for at du blir med igjen.

Patrice Embry:Selvfølgelig.

Ben Aston:

Jeg lurer på om du vet hva du egentlig skal gjøre utover alle ansvarsområdene som står oppført i stillingsbeskrivelsen din – å holde prosjektet i rute og organisere arbeidet innenfor budsjettet. Hvordan går man ett skritt videre? Hvordan kan vi skille oss ut fra mengden? Det handler ikke så mye om hva vi gjør, men om hvordan vi gjør det.

I dag skal vi snakke om hvordan vi kan ta prosjektlederens daglige ansvarsområder til neste nivå og utføre dem bedre. Dette handler egentlig om hva du bør bruke tiden din på. Men i tilfelle du er en ny lytter, la meg introdusere Patrice ordentlig.

Patrice er på laget vårt fordi hun er en fantastisk skribent, har svært mye interessant erfaring og på en eller annen magisk måte ser ut til å være overalt på Slack hele tiden. Hvis du ennå ikke har blitt med i medlemsfellesskapet vårt, kan du kanskje snakke med Patrice akkurat nå. Gå til ressursdelen hos The Digital Project Manager og bli med over tusen andre digitale prosjektledere som snakker om alle slags interessante temaer.

Patrice har jobbet for mange forskjellige typer mennesker, byråer, selskaper og alt imellom. Hun er også en av DPM-ekspertene våre, og skal være gjest i det kommende kurset vårt, som heter Å mestre digital prosjektledelse. Hvis du ikke er sikker på hva jeg snakker om og trenger litt opplæring i prosjektledelse, bør du sjekke det ut. Det er et intensivkurs på sju uker med interaktive videoer, ukentlige oppgaver og gruppediskusjoner, samt mulighet for veiledningstimer. Gå til digitalprojectmanagerschool.com og meld deg på. Det er bare noen få plasser igjen.

Men Patrice, fortell oss … jeg vet at du er en fjernarbeidende prosjektleder, men kan du fortelle lytterne litt om de ulike prosjektene du jobber med akkurat nå?

Patrice Embry:Klart det. Akkurat nå arbeider jeg med styring for en av kundene mine og fungerer som et mellomledd mellom markedsføring og utviklere, noe som alltid er morsomt for en prosjektleder. Det handler mindre om ett enkelt prosjekt og mer om arbeidsflyt og prosess. Jeg avslutter også et prosjekt som er en Android-versjon av en iOS-app. Den ble laget for å hjelpe folk som ser etter kortvarige oppgaver hjemme eller ærender som kan utføres av noen som har litt ekstra tid.

Jeg hjelper også noen svært gode sluttkunder med å oppdatere nettstedene sine. Mye Drupal-arbeid. I tillegg hjelper jeg noen fantastiske ideelle organisasjoner med å få informasjon frem til viktige personer, for eksempel i De forente nasjoner. Det prosjektet er midt i det hele og er noe av det mest givende jeg har gjort i karrieren så langt.

Ben Aston:Hvor mange prosjekter er det? Har du seks eller sju prosjekter på gang, eller flere?

Patrice Embry:Det er tre hovedprosjekter, og styringsarbeidet er mer tidsavgrenset. Men det tilsvarer omtrent alt vi gjør på fire timer om dagen.

Ben Aston:Og i denne styringsrollen blir du hentet inn som ekstern konsulent for å hjelpe folk med å bli bedre?

Patrice Embry:Ja, nettopp. Jeg etablerer prosesser og er forbindelsen mellom en ekstern leverandør som driver med utviklingsarbeid og den store interne markedsavdelingen deres. Jeg hjelper dem ikke bare med å få arbeidet gjort, men også med beste praksis, oppsett av arbeidsflyt og med å sikre at byråets utviklere har det de trenger. Det er litt av alt. Det beste er at siden det er et selskap og ikke et byrå, trenger jeg ikke føre timeliste. Det er alltid herlig når man slipper å registrere tiden sin.

Ben Aston:En luksus.

Patrice Embry:Jeg vet.

Ben Aston:Hvilke andre teknikker bruker du for å hjelpe disse to gruppene med å samarbeide bedre?

Patrice Embry:Det kompliseres også av at utviklerne de bruker, befinner seg i et annet land, mens markedsavdelingen er global. Derfor må man sørge for at folk bokstavelig talt snakker samme språk og forstår den nøyaktige ordlyden andre bruker. Man lærer raskt at det som er litt hverdagslig slang i ett land, kan være fullstendig uforståelig i et annet.

Noen ganger handler det bokstavelig talt om å sørge for at de forstår hverandre. Men for det meste handler det om å sikre at ting er korrekte og at folk tenker på helheten i det de ber om. Ganske ofte sier folk: «Jeg trenger bare en side.» Greit, da kan vi begynne der. Det handler om å veilede dem gjennom den typen ting. Hver gang vi gjør det, blir de litt mer erfarne, og prosessen blir stadig bedre.

Ben Aston:Det må være ganske givende å se at ting faktisk begynner å fungere bedre.

Patrice Embry:Absolutt. Det er hyggelig når noen sier: «Jeg husker hva du sa tidligere om x eller y.»

Ben Aston:Jeg gjør den greia.

Patrice Embry:Da sier jeg: «Du får en gullstjerne.» Hvis det er noen fra Sørøst-Europa, sier de: «Jeg aner ikke hva det betyr. Hva er en gullstjerne?»

Ben Aston:Vi har ikke gullstjerner her. Hva er vanskelig for tiden? Hvilke utfordringer arbeider du med akkurat nå?

Patrice Embry:Det er vanskelig å bytte kontekst mellom ulike oppgaver. Det er krevende nok i et byrå å bytte kontekst mellom sine egne kunder, men det blir intenst når det er mellom forskjellige byråer man arbeider for. I minst to av prosjektene har jeg satt opp arbeidsflyten selv, så jeg vet hvordan den fungerer. Men når man ikke kan sette opp arbeidsflyten selv, og ett selskap bruker Trello på én måte mens et annet bruker Zendesk på en annen måte, er det vanskelig å stoppe med én oppgave og begynne på en annen.

Jeg synes det vanskeligste med frilansarbeidet jeg gjør nå, er å holde alt samlet, ha hodet på riktig plass og ikke forveksle kundene eller kalle dem feil navn.

Ben Aston:Hva prøver du å forbedre for tiden? Hva ønsker du å bli bedre på? Hva er noen av målene dine?

Patrice Embry:De langsiktige målene mine er å begynne å tiltrekke meg den typen arbeid jeg ønsker å gjøre, der jeg utvikler arbeidsflyten og ikke bare kobler meg på noe som allerede finnes. Jeg vil ha litt mer innflytelse på hvordan ting skal gjøres. Jeg føler at jeg er på en god vei dit. Det handler om å luke ut kunder som kanskje ikke passer med meg, og få flere kunder som gjør det. Det er det langsiktige målet mitt.

Ben Aston:Du snakket om kontekstbytte, ulike arbeidsflyter og ulike verktøy. Har du nylig kommet over et verktøy, en type programvare eller en arbeidsflyt som har endret livet ditt?

Patrice Embry:Jeg er en veldig digital person, men det er noen ting jeg gjør som ikke er digitale. Jeg går fortsatt rundt med en notisbok av papir og en penn. Jeg bruker også fysiske signaler for å holde meg på sporet. Jeg skrev en gang en artikkel for The Digital Project Manager om hvordan man håndterer fjernarbeid. En av tingene jeg skrev, var at når skoene mine er på, betyr det at jeg arbeider. Når arbeidsdagen er over og skoene er av, bruker jeg det som et lite triks for å holde fokus.

Det som hjelper ved kontekstbytte, er at jeg faktisk flytter meg. Jeg arbeider i et annet område av hjemmekontoret når jeg gjør styringsarbeidet, fordi det er tidsavgrenset og krever fullt fokus. Når jeg skal skifte gir, flytter jeg meg bokstavelig talt til et annet skrivebord. Jeg bruker også en annen datamaskin og bærbar PC. Arbeidet jeg gjør om morgenen, krever utstyr fra selskapet, så jeg bytter fra deres utstyr til mitt eget. Det hjelper mye.

Jeg må likevel bytte kontekst selv når jeg flytter til det andre skrivebordet. For meg handler det om å fokusere på å gjøre ferdig én del av gangen før jeg skifter gir. Jeg tidsavgrenser vanligvis arbeidet mitt, selv om kundene ikke kjøper tidsblokker. Jeg vet at jeg fra 12.30 til 14.30 arbeider med x, og fra 15.30 til 17.00 arbeider jeg med y.

Ben Aston:La oss snakke om artikkelen du skrev om prosjektlederansvar. Den handler egentlig om hvordan vi går fra å være gode til å bli fremragende prosjektledere. Du påpeker at prosjektlederrollen har endret seg mye de siste ti årene. Tidligere skulle vi utføre oppgaver, mens vi nå har en større og mer strategisk rolle og ofte tar en tydeligere lederposisjon. Hvordan har denne overgangen fungert for deg?

Patrice Embry:Det er mye mer givende å være prosjektleder når man har en mer strategisk rolle. Jeg føler at jeg har arbeidet meg opp til den rollen. Nye folk som kommer inn i bransjen, trenger ikke bruke like lang tid på å komme dit, og det er jeg glad for. Prosjektledere har nesten alltid et strategisk tankesett, fordi det er slik man sørger for at ting blir gjort. Vi er ikke roboter som bare gjør det som legges foran oss. Vi tenker strategisk.

Rollen utvikler seg, men man må leve opp til et annet sett med forventninger. Stillingsbeskrivelsene har kanskje ikke tatt igjen den faktiske jobben. Det holder ikke bare å krysse av for punktene i stillingsbeskrivelsen, komme seg gjennom et intervju og bli ansatt. Man må heve nivået og leve opp til sporet som tidligere prosjektledere har lagt.

Ben Aston:I artikkelen snakker du om fem ansvarsområder, men de fungerer mer som perspektiver vi kan bruke for å forstå hvordan vi går fra god til fremragende. Det handler ikke nødvendigvis om selve oppgavene, siden vi alle gjør omtrent det samme: holder prosjekter organiserte, følger opp prosjektet, registrerer krav og motiverer teamet. Det handler om hvordan vi tilnærmer oss oppgavene.

Patrice Embry:Kravinnsamling er noe mange prosjektledere misliker. Hvis du sitter i et møte der krav samles inn og bare skriver ned alt du hører, oppfyller du teknisk sett oppgaven din. Men du bør også tenke på forretningsgrunnlaget for disse kravene. Hvis noe ikke gir mening fra et forretningsperspektiv, eller to krav står i motsetning til hverandre, må du føle deg trygg nok til å si fra.

Jobben din er ikke bare å skrive ned og samle inn informasjon. Du skal kunne si: «Her er en idé som gjør disse to tingene enklere», eller «Dette har fungert godt tidligere». Du må forstå forretningsgrunnene bak arbeidet og sørge for at kravene støtter disse grunnene.

Ben Aston:Det er så viktig å ta et skritt tilbake og spørre hvorfor. Det finnes en grunn til alle kravene, og det er fordi vi prøver å dekke et bestemt forretningsbehov eller løse et bestemt brukerproblem. Vi bør ikke bare dokumentere alt og senere oppdage at ting står i motsetning til hverandre. Vi må være mer strategiske og si fra når det finnes en bedre måte å gjøre ting på.

Patrice Embry:Den smarteste måten å gjøre dette på er å skaffe så mye informasjon som mulig om forretningsbehovene på forhånd. Hvis du virkelig forstår den strategiske retningen for hele prosjektet, kan du ikke bare påpeke at det finnes et avvik. Du kan også foreslå hvilken retning prosjektet bør ta.

Ben Aston:La oss snakke om en annen klassisk oppgave i stillingsbeskrivelser: å holde oversikt over prosjektet og holde det organisert. På laveste nivå handler det om å lage mapper og plassere ting riktig. Hvordan bruker vi et strategisk perspektiv på dette?

Patrice Embry:Du må selvfølgelig sørge for at folk enkelt finner det de trenger. Men du må også åpne filene og sette deg inn i innholdet. Vi hadde et prosjekt der gamle PDF-filer skulle flyttes til et nytt nettsted. Da vi åpnet dem, oppdaget vi tre forskjellige merkevareversjoner. Hvis vi ikke hadde kontrollert noen av dem, kunne vi ha oppdaget problemet mye senere – under kvalitetssikring, brukertesting eller etter lansering.

Det samme gjelder grafikk. Et miniatyrbilde kan se fint ut, mens selve filen har vannmerker. Da er det ikke det endelige materialet. Derfor må du ikke bare ta det du får og plassere det der det skal være. Du må åpne det og sette deg inn i det. Hvis du får tekst fra noen, bør du lese den. Det hjelper deg med å forstå hva som skjer og bidra til at prosjektet lykkes.

Ben Aston:Det handler om å ta mer eierskap og ansvar for prosjektets strategiske mål. Vi kan ikke bare anta at alle andre gjør jobben sin. Vi kan fungere som en sikkerhetsventil fordi vi ofte kjenner kunden og prosjektet bedre enn noen andre.

Patrice Embry:Motivasjon kan være individuell. Noen liker å snakke, mens andre ikke ønsker å bli avbrutt med spørsmål på Slack eller ansikt til ansikt. De ønsker å bli behandlet som mennesker med et privatliv. Husk det de fortalte sist: Hvordan går det med hunden? Hvordan var bryllupet?

Det finnes også teammotivasjon, der du prøver å sørge for at alle er motiverte. Ledelse er litt annerledes enn motivasjon. Når du motiverer, fokuserer du på det positive. Når du leder, må du også håndtere det negative.

Hvis du har gjort en god jobb med å motivere teamet, blir vanskelige samtaler enklere fordi folk vet at du heier på dem og på prosjektet. De vet at du bryr deg om dem, prosjektet og arbeidet de gjør.

Motivasjon er en stor del av å være prosjektleder. Noen ganger liker jeg å tenke på prosjektledelse som psykologledelse. Det handler om å sørge for at menneskene som arbeider med deg, er motiverte, stoler på deg og vet hva dere prøver å oppnå. Når tidene blir tøffe, ser de til deg for å hjelpe dem videre.

Ben Aston:En ting jeg har erfart, er at vi må knytte folk tilbake til formålet med det vi gjør. Teamet må virkelig tro på hvorfor prosjektet betyr noe. Hvorfor skal de bry seg? Vi må oversette formålet slik at det betyr noe for dem.

Patrice Embry:Noen ganger oppdager man etter prosjektstart at prosjektet ikke er så inspirerende som man trodde. Da blir motivasjon vanskelig. I slike tilfeller kan man fokusere på at et godt resultat kan føre til mer arbeid, at man skal komme i mål, eller at folk tjener penger på arbeidet. Det er ikke alltid selve prosjektet man kan motivere folk med. Noen prosjekter er rett og slett ikke særlig gode. Da må du ha noe annet å trekke frem.

Ben Aston:Vi har et ansvar der. Hvis vi mister håpet, og teamet ser at prosjektlederen ikke bryr seg, rakner alt raskt. Det er viktig at vi velger å håpe og tro, og at vi beholder noe av positiviteten. Teamet følger vår ledelse, og uten positivitet kan ting gå fra vondt til verre.

Patrice Embry:Absolutt.

Ben Aston:Tusen takk for at du ble med oss, Patrice. Det har vært flott å ha deg her i dag.

Patrice Embry:Det har vært flott å være her.

Ben Aston:Hvis du vil bidra til samtalen, kan du kommentere på selve innlegget hos The Digital Project Manager. Hvis du vil snakke med Patrice, vil hun sikkert gjerne høre fra deg. Hun er den som sender hjerte-emojiene.

Patrice Embry:Den kalles gavehjerte.

Ben Aston:Hvis du ser gavehjertet, vet du at Patrice er i nærheten. Takk for at du lyttet, og bli med oss på Slack. Til neste gang: takk for at du lyttet.