10 Tecniche di Lavoro Profondo per Aiutarti a Concentrarti
Riduci le Distrazioni: Gestire il rumore costante e le interruzioni ti aiuterà a ottenere un lavoro profondo efficace e a realizzare di più.
Sperimenta Diversi Tipi di Lavoro: Strategie diverse, come quella monastica e bimodale, possono aiutarti a integrare il tempo per il lavoro profondo nella tua agenda impegnata.
Tecniche Comuni: Le tecniche di lavoro profondo più comuni includono la definizione delle priorità, la fissazione degli obiettivi e la programmazione di blocchi di tempo—ognuna di queste può migliorare l’efficienza.
Non è mai stato così difficile portare a termine il lavoro: c'è un flusso infinito di riunioni, notifiche dei cellulari e ping su Slack da gestire. Ritagliarsi del tempo per il "lavoro profondo" nella tua giornata è un ottimo modo per concentrarsi e assicurarsi che le attività più importanti vengano completate con l'impegno e l'energia necessari.
Ecco le mie tecniche, consigli e trucchi per il lavoro profondo che ti aiuteranno a concentrarti e portare tutto a termine!
Che cos'è il lavoro profondo?
Il lavoro profondo è uno stato di concentrazione in cui una persona lavora su un compito complesso senza distrazioni. Può trattarsi di creare un piano di progetto, lavorare su una strategia o scrivere un'autovalutazione o una revisione delle prestazioni per un membro del team o un diretto riporto.
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Potrebbe anche essere un compito complesso come pianificare la settimana, il mese o il trimestre successivo, o perfino scrivere un articolo (sì, scrivere questo articolo sul lavoro profondo per te è stato per me un caso di lavoro profondo)!
Lavoro profondo vs lavoro superficiale
Il lavoro profondo riguarda attività che richiedono la tua piena attenzione, mentre il lavoro superficiale è costituito da quelle semplici mansioni che puoi svolgere durante la giornata lavorativa tra una riunione e l’altra o tra altri compiti più importanti.
Ad esempio, potresti rispondere a una breve email o a una domanda su Slack mentre ascolti un collega presentare il suo lavoro in una riunione interna. Va bene fare multitasking su questo tipo di attività superficiali quando è appropriato. Il lavoro profondo invece richiede più concentrazione; alcuni esempi sono scrivere un’email complessa che richiede ricerca e riflessione, oppure creare una presentazione per una riunione con un cliente.
Perché il lavoro profondo è importante?
Il lavoro profondo è importante perché i compiti complessi e strategici sono quelli che fanno avanzare un progetto, un team o un'organizzazione. Saper concentrarsi su questo tipo di attività è fondamentale. Se non lo fai, la tua produttività verrà rallentata.
Ad esempio, se devi scrivere una job description per una nuova assunzione affinché venga approvata e pubblicata, ma non riesci a concentrarti per più di dieci minuti di fila, potresti ritardare l’assunzione e aumentare il carico di lavoro per chi dovrà coprire le attività aggiuntive (magari proprio te)!
4 tipi di lavoro profondo
Non tutto il lavoro profondo è uguale. Cal Newport, autore del noto libro di business Deep Work, illustra quattro diversi tipi di lavoro profondo che chiama le quattro filosofie del lavoro profondo.
- Monastico: Il lavoro profondo monastico implica molti giorni di quasi totale concentrazione. In questo approccio si lavora per più giorni senza distrazioni. Per un project manager digitale con progetti attivi, non è molto realistico. Tuttavia, bloccare uno o due giorni tra un progetto e l’altro per dedicarsi al lavoro profondo può essere estremamente efficace.
- Bimodale: Il lavoro profondo bimodale porta un certo equilibrio alla pianificazione. Alcuni giorni della settimana sono riservati alla concentrazione profonda (cioè al tipo monastico) e altri giorni a tutto il resto. Quindi, se fossi in una posizione di consulenza, potresti dedicare il lunedì e il venerdì al lavoro profondo, mentre il martedì, il mercoledì e il giovedì a email, incontri con i clienti e altre attività superficiali.
- Ritmico: Il lavoro profondo ritmico prevede di suddividere la giornata lavorativa in blocchi di tempo (generalmente di circa 90 minuti) da dedicare al lavoro profondo, riservando il resto della giornata ad altre attività. A seconda del numero e del tipo di progetti che gestisci, potresti riuscire ad avere uno o due di questi blocchi quasi ogni giorno.
- Giornalistico: Il tipo di lavoro profondo giornalistico è probabilmente il più familiare a molti project manager, perché consiste nel cogliere il lavoro profondo ogni volta che il tempo lo consente. Poiché molti di noi sono multitasker abituali, questo approccio è spesso il più familiare, soprattutto se lavori in agenzia e gestisci molti piccoli progetti.
10 tecniche per il lavoro profondo
Indipendentemente dalla filosofia che segui o dal tipo di lavoro profondo che pratichi, ecco alcuni strumenti di produttività e tecniche che puoi utilizzare per sfruttare al massimo il tempo dedicato al lavoro profondo e instaurare sane abitudini di concentrazione.
1. Dai priorità
Dare priorità ti assicura di utilizzare al meglio il tuo tempo di concentrazione. Inizia rispondendo a questa domanda: “Quale singolo compito avrà il maggiore impatto se riuscirò a completarlo in questa sessione?” Seleziona anche altri pochi compiti ad alta priorità su cui lavorare nel caso finisca quello principale prima che la sessione sia terminata.
2. Crea una routine e rituali
Può essere utile avere una routine e dei rituali per passare alle sessioni di lavoro profondo. Questo potrebbe includere una breve occhiata ai social media prima di attivare la modalità "non disturbare", oppure avvisare i colleghi di non disturbarti durante il blocco di lavoro profondo, a meno che non si tratti di un'emergenza.
Parlando di emergenze, assicurati di definire il termine per il tuo team. Per quanto mi riguarda, un’emergenza è: l’ufficio è in fiamme, il sito web di qualcuno è giù, o qualcuno è qui per darmi un milione di dollari. Tutto ciò che non rientra in questi casi può aspettare la fine della mia sessione di lavoro profondo.
Considera di aggiungere un rituale di ricompensa. Può essere qualsiasi cosa tu voglia: una pausa di 10 minuti, un pranzo take-away delizioso, un happy hour con amici, o qualunque cosa ti motivi a fare lavoro profondo.
3. Pianifica le tue giornate e blocca il tempo
Come per tutto ciò che è una priorità, programma le tue sessioni di deep work nel calendario. In questo modo, avrai blocchi di tempo senza interruzioni per lavorare in modalità deep work. Se te ne dimentichi, un collega potrebbe inserire una riunione proprio al centro di quello che sarebbe potuto essere un blocco perfetto per il lavoro profondo.
Quando riesci a controllare la tua agenda, probabilmente riuscirai a inserire più blocchi di deep work. Potresti dover fare delle concessioni per le grandi riunioni di team, che sono più difficili da pianificare, ma se puoi gestire il tuo calendario, le tue sfide di gestione del tempo si ridurranno notevolmente.
Una cosa che mi piace fare quando ho grandi blocchi liberi in calendario (e sembro libero) è occupare questi spazi con la nota “Chiedere prima di programmare.” In questo modo, se ho bisogno di tempo per scrivere un articolo, creare una dichiarazione di lavoro o una presentazione, o svolgere qualche altro tipo di deep work, posso gestire quando fare una pausa per una riunione o per parlare con un collega o un cliente (invece di trovarmi un invito messo in calendario e sentirmi sotto pressione ad accettarlo).
4. Monitora il tuo tempo
Anche se tutti noi amiamo odiare il monitoraggio del tempo, può essere utile per breve tempo o per compiti molto specifici. Ad esempio, se pensi che le dichiarazioni di lavoro richiedano troppo tempo per essere scritte, cronometra te stesso. Aziona il timer ogni volta che inizi a lavorare su una dichiarazione di lavoro e verifica quanto tempo ci impieghi realmente.
Quando guardi i registri del tuo tempo, analizza quando stai impiegando più tempo in questo compito. Accade quando cerchi di lavorarci in blocchi brevi invece di dedicare 1-2 ore per concluderlo? Per alcune attività cognitive impegnative, lavorare in sessioni brevi può essere controproducente poiché devi leggere attentamente per riprendere da dove avevi lasciato e rientrare nel compito da svolgere.
Utilizzare i dati del time tracking per confermare questo può essere davvero efficace, e uno dei benefici degli strumenti di produttività è che di solito dispongono di funzionalità di monitoraggio e reportistica del tempo integrate. Ho imparato che tendo a sovrastimare quanto tempo ci vuole per certe attività, soprattutto quando sono più tediose. Tendo anche a sottovalutare quanto tempo spendo per le attività della to-do list che non richiedono molto impegno cognitivo (come controllare le email o rispondere ai messaggi su Slack).
5. Limita il cambio di contesto e il multitasking
L'obiettivo del deep work è entrare in uno stato di flow (che è una tecnica supportata dalle statistiche sulla gestione del tempo) così da poterti concentrare completamente sul compito e perderti nel lavoro. Sicuramente non puoi riuscirci se stai facendo più cose contemporaneamente.
Il cambio di contesto, ovvero cercare di fare troppe cose insieme, può costarti la concentrazione. Potresti finire solo all’80% tre o quattro compiti e probabilmente non eseguendoli bene come faresti concentrandoti su uno solo. Questo è anche una ricetta per il burnout (o quantomeno per sentirsi molto stanchi e poco soddisfatti).
Quindi, se hai un compito importante, usa le tecniche di time blocking, programma una settimana bimodale (dove dedichi alcuni giorni al deep work e altri a tutto il resto), oppure usa altre tecniche di gestione del tempo. Così potrai fare lavori di qualità sia sul tuo progetto di deep work che sulle altre cose da completare.
6. Riduci al minimo le distrazioni
Il deep work e la concentrazione totale non sono abilità che si sviluppano da un giorno all'altro. Devi esercitarti costantemente con il deep work per raggiungere il livello di concentrazione necessario ad affrontare i compiti o le attività professionali più impegnative a livello mentale.
Se sei alle prime armi nel mondo del lavoro o stai passando da una professione più fisicamente impegnativa ad un ruolo di knowledge worker, restare seduto a lungo può risultare una sfida. Cerca di ridurre al minimo le distrazioni. Osserva la tua postazione di lavoro e nota cosa ti distrae. C’è musica o la TV accesa? Le persone parlano? C’è disordine nel campo visivo che attira costantemente la tua attenzione?
Se possibile, imposta un timer di 10-15 minuti e utilizza quel tempo per eliminare ogni distrazione. Che si tratti di spegnere la musica (o accendere la tua playlist per la concentrazione), di piegare e mettere via qualche vestito, o di rimuovere i piatti sporchi dallo spazio di lavoro, prendersi qualche minuto all’inizio ti aiuterà a svolgere del deep work di alta qualità quando comincerai.
7. Stabilisci e monitora gli obiettivi
Come già accennato, può essere davvero difficile obbligarsi a sedersi a svolgere il deep work più impegnativo in orari precisi o su richiesta. È importante fissare obiettivi realistici su quanta attività di deep work riesci a svolgere in un giorno o in una settimana.
La maggior parte di noi ha orari di lavoro prestabiliti, quindi è importante capire come svolgere la maggior quantità di deep work possibile nel tempo a disposizione. Qui entrano in gioco la definizione degli obiettivi e il monitoraggio dei tuoi progressi.
Considera di fissare l'obiettivo di svolgere tre sessioni di deep work da 90 minuti a settimana. Una volta presa l'abitudine, valuta se aggiungere altre sessioni o allungare la durata di quelle esistenti, a seconda di ciò che ritieni possa essere più produttivo e in linea con le tue esigenze.
8. Trova il Tempo per Riposare
Lavorare in profondità senza pause e momenti di relax è una ricetta per il burnout. Si perdono molti dei benefici del deep work (o del tempo che riservi al deep work) se si è troppo esausti per farlo in modo efficace.
Se noti che le attività impiegano sempre più tempo o che stai perdendo interesse per il tuo lavoro, prenditi una pausa, anche se sembra controintuitivo. Più provi a forzarti, meno sarai efficace se sei esaurito. Impara a riconoscere i primi segnali di burnout e costruisci una routine quotidiana che includa pause e momenti di riposo.
9. Imposta un Timer
Se hai mai utilizzato la tecnica del Pomodoro, sai quanto possa essere utile un timer. Questo metodo di lavoro prevede circa 20 minuti di lavoro profondo e concentrato, seguiti da qualche minuto di pausa o riposo fra una sessione e l’altra.
Per una sessione di deep work, 20 minuti potrebbero non essere sufficienti, quindi prova a impostare il timer per 90 minuti. In questo modo, non dovrai preoccuparti di perdere la cognizione del tempo e dimenticare qualcosa e potrai concentrarti sui compiti da svolgere.
10. Disattiva le Notifiche
Questa sembra piuttosto ovvia, ma è facile dimenticarsene. Quando ti siedi per una sessione di deep work, spegni tutte le notifiche. Questo significa email, avvisi di cellulare o smartwatch, e notifiche del browser.
Metti tutti i dispositivi in modalità "Non disturbare". Se lavori in ufficio, o con coinquilini o familiari a casa, avvisali che stai per entrare in una sessione di deep work e non devi essere interrotto a meno che l’ufficio o la casa non prenda fuoco.
Quando lavoro in deep work mentre sono con la famiglia o in viaggio, avviso sempre tutti che non devono disturbarmi per un periodo di tempo specifico, a meno che non sia un’emergenza (o, sai, se arriva quello del Publisher’s Clearinghouse con un assegno abbastanza grande da permettermi di andare in pensione).
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