10 Tecniche di Deep Work per Aiutarti a Concentrarti

Potrebbe anche trattarsi di un compito complesso come pianificare la settimana, il mese o il trimestre successivo, o anche scrivere un articolo (sì, scrivere questo articolo per te sul lavoro profondo è stato un lavoro profondo anche per me)!

Lavoro profondo vs lavoro superficiale

Il lavoro profondo riguarda compiti che richiedono la tua completa attenzione, mentre il lavoro superficiale è costituito da quelle attività semplici che puoi svolgere durante la giornata tra una riunione e l’altra o tra altri compiti importanti.

Ad esempio, potresti rispondere a una breve email o a una domanda su Slack mentre ascolti un membro del team presentare il proprio lavoro durante una riunione interna. In questo caso va bene fare multitasking con il lavoro superficiale, se appropriato. Il lavoro profondo richiede molta più concentrazione; alcuni esempi sono scrivere una mail lunga che richiede ricerca, riflessione o creare una presentazione per una riunione con il cliente.

Perché il lavoro profondo è importante?

Il lavoro profondo è importante perché il lavoro complesso e strategico è ciò che fa avanzare un progetto, un team o un’organizzazione. Avere la capacità di concentrarsi su questi compiti profondi è fondamentale. Se non lo fai, i tuoi risultati saranno ritardati.

Ad esempio, se devi scrivere una job description per una nuova assunzione così da poterla far approvare e pubblicare, ma non riesci a concentrarti per più di dieci minuti di fila, l’assunzione potrebbe essere ritardata e il carico di lavoro aumentare per chi deve coprire le attività aggiuntive (tra cui potresti esserci anche tu)!

4 tipologie di lavoro profondo

Non tutti i lavori profondi sono uguali. Cal Newport, autore del celebre libro sul business Deep Work, identifica quattro diversi tipi di lavoro profondo, che chiama le quattro filosofie del lavoro profondo.

• Monastico: Il lavoro profondo di tipo monastico consiste in vari giorni di concentrazione quasi totale. In questa modalità, si lavora molte giornate senza alcuna distrazione. Per un project manager digitale con diversi progetti attivi, questo non è realistico. Detto ciò, bloccare uno o due giorni tra un progetto e l’altro per un lavoro profondo può essere davvero efficace.
• Bimodale: Il lavoro profondo bimodale porta equilibrio all’agenda. Alcuni giorni della settimana sono riservati alla concentrazione profonda (cioè al tipo monastico) e altri giorni a tutto il resto. Ad esempio, se svolgi un ruolo di consulenza, potresti riservare i lunedì e i venerdì al lavoro profondo, mentre martedì, mercoledì e giovedì sono dedicati a email, riunioni con i clienti e altri compiti superficiali.
• Ritmico: Il lavoro profondo ritmico consiste nel suddividere la giornata lavorativa in blocchi di tempo (di solito circa 90 minuti) dedicati al lavoro profondo e lasciare il resto della giornata alle altre attività. A seconda del numero e della tipologia dei progetti che gestisci, potresti riuscire a inserire uno o due blocchi di lavoro profondo quasi ogni giorno.
• Giornalistico: Il tipo giornalistico di lavoro profondo è probabilmente il più familiare per molti project manager, perché consiste nello sfruttare i momenti liberi per il lavoro profondo ogni volta che è possibile. Dal momento che molti di noi sono multitasker abituali, potrebbe sembrare la modalità più naturale, soprattutto se lavori in un’agenzia o gestisci molti progetti piccoli.

10 tecniche per il lavoro profondo

Qualunque sia la tua filosofia sul lavoro profondo o la tipologia che pratichi, ecco alcuni strumenti per la produttività e tecniche che puoi utilizzare per massimizzare il tempo di lavoro profondo e consolidare sane abitudini di concentrazione.

1. Dai priorità

Dare priorità ti permette di utilizzare il tempo di concentrazione nel modo più efficiente. Comincia rispondendo a questa domanda: “Quale singola attività farà davvero la differenza se riesco a completarla in questa sessione?” Seleziona anche altri compiti ad alta priorità su cui lavorare, nel caso in cui tu finisca il primo compito prima della fine della sessione.

2. Crea una routine e dei rituali

Può essere utile avere una routine e dei rituali per il passaggio alle sessioni di lavoro profondo. Potrebbe trattarsi di scorrere brevemente i social media prima di attivare la modalità “non disturbare”, o di avvisare i colleghi di non interromperti durante il blocco di lavoro profondo a meno che non si tratti di un’emergenza.

Parlando di emergenze, assicurati di definire questo termine per il tuo team. Per me, personalmente, un’emergenza è: l’ufficio prende fuoco, il sito web di qualcuno è offline oppure qualcuno è qui per darmi un milione di dollari. Qualunque cosa non compaia in questo elenco può aspettare fino alla fine della mia sessione di lavoro profondo.

Prendi in considerazione di aggiungere un rituale-premio. Può essere quello che vuoi: una pausa di 10 minuti, un pranzo take-away gustoso, un aperitivo con amici o qualsiasi premio che ti spinga a svolgere lavoro profondo.

3. Pianifica le tue giornate e blocca il tempo

Come per qualsiasi cosa che sia una priorità, programma le tue sessioni di lavoro profondo nel calendario. In questo modo, avrai blocchi di tempo ininterrotti da dedicare alla modalità deep work. Se dimentichi di farlo, un collega potrebbe piazzare una riunione proprio nel mezzo di un blocco perfetto per il lavoro profondo.

Quando riesci a gestire il tuo calendario, è più probabile che tu riesca a inserire più sessioni di lavoro profondo. Potresti dover fare concessioni per le grandi riunioni di team che sono più difficili da organizzare, ma se riesci a controllare il tuo calendario, le tue difficoltà nella gestione del tempo si ridurranno notevolmente.

Una cosa che mi piace fare quando ho grandi blocchi liberi in agenda (e sembro libero) è riservarli con la nota “Chiedi prima di programmare”. In questo modo, se ho bisogno di tempo per scrivere un articolo, creare una dichiarazione di lavoro o una presentazione, o svolgere qualsiasi altra attività che richieda concentrazione, posso scegliere io quando fare una pausa per una riunione o per confrontarmi con un collega o cliente (invece di trovarmi un invito in agenda e sentirmi sotto pressione ad accettare).

4. Tieni traccia del tuo tempo

Anche se spesso la detestiamo, la registrazione del tempo può essere utile per un periodo limitato o per attività molto specifiche. Ad esempio, se pensi che ci voglia troppo tempo per scrivere le dichiarazioni di lavoro, cronometra quanto ci metti. Avvia il timer ogni volta che ti dedichi a una dichiarazione di lavoro e verifica quanto tempo stai effettivamente impiegando.

Quando analizzi i tuoi registri temporali, osserva in quali momenti dedichi più tempo a questo compito. Succede quando lavori su di esso in blocchi brevi invece che prenderti 1-2 ore e completarlo senza interruzioni? Per alcune attività che richiedono molta concentrazione, lavorare in sessioni brevi può risultare controproducente, perché ogni volta serve tempo per rileggere e ritrovare il filo del discorso e tornare nel "flow".

Sfruttare i dati raccolti con la rilevazione del tempo può essere molto utile, e uno dei vantaggi degli strumenti di produttività è che di solito offrono funzioni integrate di time tracking e reportistica. Ho scoperto di tendere a sovrastimare quanto tempo richiedano certi compiti, soprattutto quelli più monotoni. Tendo anche a sottostimare invece il tempo che passo su attività poco impegnative mentalmente nella mia lista di cose da fare (tipo controllare la posta elettronica o rispondere ai messaggi su Slack).

5. Limita il cambio di contesto e il multitasking

L’obiettivo del lavoro profondo è entrare in uno stato di flusso (una tecnica sostenuta da statistiche sulla gestione del tempo) così da poterti concentrare pienamente su ciò che stai facendo e perderti nel lavoro. Di certo non ci riuscirai se stai facendo multitasking.

Il cambio di contesto, ovvero cercare di fare troppe cose contemporaneamente, può compromettere la concentrazione. Potresti arrivare a completare solo l’80% di tre o quattro attività, probabilmente non al meglio delle tue possibilità. Questo è anche un terreno fertile per il burnout (o almeno per sentirsi molto stanchi e poco soddisfatti dei risultati).

Quindi, se hai un compito impegnativo, utilizza le tecniche di time blocking, pianifica una settimana di lavoro bimodale (in cui dedichi alcuni giorni al lavoro profondo e altri a tutto il resto), o sfrutta altre tecniche di gestione del tempo. In questo modo potrai ottenere risultati di qualità sia nei progetti che richiedono profonda concentrazione sia nelle altre attività che devi portare a termine.

6. Riduci al minimo le distrazioni

Il lavoro profondo e la concentrazione assoluta non sono abilità che si acquisiscono in una notte. Occorre esercitarsi con costanza per riuscire a raggiungere il livello di attenzione necessario per affrontare le attività o le sfide professionali più impegnative dal punto di vista mentale.

Se sei da poco sul mercato del lavoro oppure se stai passando da una professione fisicamente impegnativa a un ruolo di lavoratore della conoscenza, restare seduti a lungo può essere una vera sfida. Cerca di minimizzare le fonti di distrazione. Guarda la tua postazione e nota cosa ti distrae. C’è musica o la TV accesa? Le persone parlano attorno a te? C’è disordine o confusione nel tuo campo visivo che attira la tua attenzione?

Se possibile, usa un’app per aiutarti a concentrarti, oppure imposta un timer per 10-15 minuti e utilizza quel tempo per ridurre qualsiasi distrazione. Che significhi spegnere la musica (o accendere la tua playlist dedicata alla concentrazione), piegare e sistemare il bucato o togliere i piatti sporchi dalla tua postazione, dedicare del tempo in anticipo ti permetterà di impegnarti in un lavoro profondo di alta qualità quando inizi.

7. Stabilisci e monitora gli obiettivi

Come già accennato, può essere molto difficile costringersi a sedersi e svolgere il lavoro più impegnativo nei momenti programmati o su richiesta. È importante fissare obiettivi realistici su quanta attività di deep work riesci a gestire in un giorno o in una settimana.

La maggior parte di noi ha orari di lavoro stabiliti, perciò è fondamentale capire come massimizzare il lavoro profondo nel tempo che si ha a disposizione. Ecco dove diventa utile fissare obiettivi e tracciare i tuoi progressi.

Prendi in considerazione l'idea di fissare l'obiettivo di svolgere tre sessioni di deep work da 90 minuti a settimana. Quando prenderai l'abitudine, potrai aggiungere altre sessioni o aumentarne la durata, a seconda di ciò che ritieni più produttivo e in linea con le tue esigenze.

8. Trova il tempo per riposare

Il deep work senza riposo e relax è una ricetta per il burnout. Si perdono molti dei benefici del deep work (o del tempo riservato ad esso) se si è troppo stanchi per farlo efficacemente.

Se noti che i compiti richiedono sempre più tempo o che stai perdendo interesse nel tuo lavoro, prenditi una pausa, anche se può sembrare controintuitivo. Più cerchi di forzare la situazione, meno efficace sarà se sei esaurito. Impara a riconoscere i primi segnali del burnout e crea una routine quotidiana che includa pause e momenti di riposo.

9. Imposta un timer

Se hai mai usato la tecnica del Pomodoro, sai quanto possa essere utile un timer. Questo metodo di lavoro prevede circa 20 minuti di lavoro concentrato e profondo seguiti da alcuni minuti di pausa o di tempo libero tra una sessione e l'altra.

Per una sessione di deep work, 20 minuti potrebbero non bastare, quindi prova a impostare il timer per 90 minuti. In questo modo, non ti dovrai preoccupare di perdere la cognizione del tempo o dimenticare qualcosa e potrai concentrarti sui compiti da svolgere.

10. Disattiva le notifiche

Questa sembra abbastanza ovvia, ma è facile dimenticarsene. Quando inizi una sessione di deep work, disattiva tutte le notifiche. Ciò significa avvisi email, del cellulare, dello smartwatch e notifiche del browser.

Metti tutti i dispositivi su Non Disturbare. Se lavori in ufficio o con coinquilini o familiari in casa, avvisa che stai entrando in una sessione di deep work e che non dovrai essere interrotto a meno che ufficio o casa non siano in fiamme.

Se sto facendo deep work mentre sono con la famiglia o in viaggio, informo tutti che non devono disturbarmi per un periodo specifico, a meno che non si tratti di un'emergenza (o, sai, che arrivi il tizio della Publisher’s Clearinghouse con un assegno abbastanza grande da permettermi di andare in pensione).

Unisciti a noi per altri consigli e trucchi sul deep work

Vuoi imparare di più sul deep work o trovare nuovi spazi per permettere a te stesso e al tuo team di entrare nel giusto ritmo? Unisciti alla nostra community di project manager esperti e coinvolti per saperne di più sul deep work e su altre competenze legate alla gestione dei progetti!