2 Modi in cui il Monitoraggio del Tempo Migliora la Pianificazione dei Progetti Futuri
Quando si tratta di gestire il lavoro dei clienti, il monitoraggio del tempo è diventato uno strumento standard nella gestione del budget. I vantaggi vanno ben oltre questo aspetto, offrendo approfondimenti sui rischi relativi a tempistiche e gestione delle risorse, oltre a una migliore pianificazione dei progetti.
Implementare il monitoraggio del tempo all'interno di un'organizzazione può sembrare un compito arduo e può suscitare una serie di emozioni tra il personale, ma facendo un passo indietro e comprendendo perché sia necessario e quali benefici porti sia a breve che a lungo termine, ci permette di valutarne il valore rispetto allo sforzo e all'energia spesi.
Vediamo perché vale la pena tracciare il tempo e come una migliore rilevazione può fornire dati più significativi per la pianificazione futura dei progetti.
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Perché tracciare il tempo?
Il monitoraggio del tempo può supportare la gestione dei progetti e delle persone. Durante l'avanzamento di un progetto, si confronta la propria previsione (stima di progetto) con la realtà (il tempo tracciato) per capire se si è in linea con la traiettoria preventivata.
Tracciando il tempo lungo il corso del progetto tramite software di monitoraggio del tempo, si raccolgono dati utili a monitorare l'avanzamento e verificare se ci si sta avvicinando agli obiettivi e alle milestone fissate, o se c'è rischio di sforare. Un eventuale sforamento incide non solo sul budget e sui costi, ma anche sulle tempistiche, poiché serve più lavoro di quanto pianificato.
Questo potrebbe avere anche un impatto a catena su altri progetti, se una risorsa è condivisa e uno sforamento ritarda anche il lavoro sugli altri progetti (e così via…) Individuare la traiettoria in anticipo permette di intervenire tempestivamente per mitigare i rischi, potenzialmente riducendo l’impatto sull’intero portafoglio di lavori.
Oltre a questi vantaggi a breve termine, il monitoraggio del tempo fornisce anche dati preziosi per le future pianificazioni dei progetti.
Come il monitoraggio del tempo migliora la pianificazione dei progetti futuri
1. Permette di utilizzare dati reali di progetto per previsioni accurate su tempi e budget
I progetti vengono inquadrati e stimati sulla base di molte ipotesi; il monitoraggio del tempo consente di mettere alla prova queste ipotesi di progetto e adattarle per il lavoro futuro. Questo è un esempio concreto di come il monitoraggio del tempo nella gestione del rischio funzioni nella pratica, offrendo la visibilità necessaria per intervenire prima che gli sforamenti diventino problemi critici. Possiamo pensare che una consegna richieda x ore, ma sarà davvero così?
La rilevazione fornisce dati reali e utilizzabili per evitare di sottostimare le tempistiche nella costruzione di calendari delle risorse, nella stima dei costi e nell’assicurare che l’allocazione delle risorse sia efficace (ovvero, che le persone non siano sovraccaricate).
2. Offre una visione più precisa della disponibilità del team per lavori futuri
Spesso sopravvalutiamo la quantità di lavoro di progetto che una risorsa può svolgere, perché sottovalutiamo il volume di attività/ comunicazioni interne. Il management può pensare che il tasso di utilizzo (la percentuale di tempo dedicato al lavoro di progetto) sia vicino al 100%. Questo però non tiene conto, ad esempio, di riunioni settimanali di team, email interne su benefit, comunicazioni interne ecc., e può avere effetti negativi sulla produttività.
Monitorando il tempo tramite un’app o altri strumenti, si ha un’informazione più accurata sul tasso di utilizzo di ciascuno, rendendo così più realistiche anche le ipotesi sulle previsioni di utilizzo per lavori futuri.
Generalmente, si mira a un utilizzo tra il 70% e l’80% per il lavoro di progetto. Questo può variare da ruolo a ruolo o se una persona lavora anche su progetti interni, ma un limite dell’80% è un buon parametro quando si prevedono le risorse. Questo offre anche un margine di sicurezza per rischi imprevisti, ad esempio l’assenza improvvisa di una risorsa chiave.
Ed è qui che puoi cambiare l’atteggiamento del team, soprattutto se qualcuno pensa che il monitoraggio del tempo sia negativo: mostra in che modo lo utilizzi e come sia effettivamente vantaggioso per loro. Prendendo in considerazione tutto ciò che fanno, aiuti a garantire un carico di lavoro più equilibrato.
Come tracciare il tempo sui tuoi progetti
Il monitoraggio del tempo può essere scoraggiante la prima volta che viene introdotto. Quanto dovremmo essere dettagliati con il tempo impiegato esattamente? Quanto dovremmo essere specifici rispetto a ciò che stiamo tracciando?
Tutto ciò che fai per un progetto dovrebbe essere tracciato. Una domanda utile da porsi è: “questo servirebbe se questo progetto non esistesse?” Se la risposta è no, allora dovrebbe essere attribuito al progetto.
Questo va oltre il solo conteggio del tempo speso per svolgere il lavoro necessario a realizzare i deliverable. Include anche riunioni interne di strategia sul progetto, comunicazioni e revisioni interne, riunioni con il cliente, ecc.
Se non includi queste aree più ambigue, rischi di sottostimare il tempo necessario per portare a termine un progetto, il che non solo mette a rischio quel progetto, ma può avere anche un impatto a catena più ampio sul tuo portafoglio di lavori.
Quando si parla di livello di dettaglio nel tracciamento, questo può dipendere dalle esigenze di report delle ore dell’organizzazione o del cliente.
Una buona regola generale è tracciare a livello della singola attività o sforzo di lavoro. A volte può trattarsi del deliverable nella sua interezza, altre volte di una fase specifica del deliverable. Può sembrare macchinoso arrivare a questo livello di dettaglio, ma ti dà anche un’incredibile visione su dove viene impiegato il tempo del team—informazione utile per svolgere in seguito un audit del tempo e adattare di conseguenza i tuoi processi.
Ad esempio, se si traccia al livello del deliverable e si nota che si registrano sempre più ore fatturabili del previsto, non si capisce il motivo. Tracciando un livello più in dettaglio, puoi vedere che troppe ore vengono spese nell’ultimo giro di feedback, magari a causa di requisiti poco chiari all’inizio del lavoro o del coinvolgimento tardivo di troppi stakeholder da parte del cliente.
Così come le stime non saranno mai accurate al 100%, anche il tempo tracciato non sarà preciso al minuto. In genere, si sfruttano sistemi di arrotondamento nei software di rilevazione oraria, ad esempio a intervalli di 15 minuti, per bilanciare il tempo impiegato nel tracciamento e l’imperfezione umana.
Qualcuno potrebbe pianificare di dedicare il pomeriggio a un certo deliverable, ma poi essere interrotto da una domanda di un collega su un altro progetto e dedicare qualche minuto a quello, poi un cliente potrebbe scrivere per un’urgenza e così si passa un’ora su quell’attività, ecc.
Ecco perché il tracciamento quotidiano (o almeno la compilazione dei timesheet o dei fogli di calcolo al termine dei blocchi principali di lavoro) è così utile. Arrivando a fine settimana, è praticamente impossibile ricordare quante ore si sono dedicate a ogni singola attività e l’accuratezza dei registri orari cala drasticamente.
Cosa succede ora?
Abbracciando il tracciamento del tempo, e rafforzando le buone pratiche di tracciamento, i benefici si estenderanno ben oltre ai progetti attualmente in corso.
Da stime di budget più precise a una pianificazione della capacità più realistica, avrai un ciclo continuo di dati di progetto attuali che informano la pianificazione dei progetti futuri, permettendo al tuo staff di gestire il carico di lavoro in modo più realistico e preparare i progetti al successo.
Dai un’occhiata al nostro elenco dei migliori strumenti di pianificazione dei progetti.
