Gestione delle Attività vs Gestione dei Progetti: Le 3 Principali Differenze
Sai qual è la differenza tra organizzare un pranzo con un amico e pianificare un matrimonio? Allora sei già sulla buona strada per capire la differenza tra attività e progetti.
I progetti contengono una moltitudine di attività che devono essere organizzate e gestite in modo efficace. Sapere quando utilizzare la gestione delle attività o quella dei progetti per raggiungere i propri obiettivi è importante. Quindi, cosa si intende per gestione delle attività rispetto alla gestione dei progetti e perché è importante?
In questo articolo analizzeremo cosa sono la gestione delle attività e la gestione dei progetti e come si differenziano. Comprendere queste differenze ti aiuterà ad affrontare ogni progetto con una strategia solida per garantire il raggiungimento delle scadenze e il successo.
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Che cos'è la Gestione delle Attività?
La gestione delle attività è il processo di gestione delle attività o degli incarichi individuali all'interno di un progetto. La gestione delle attività comprende la pianificazione, il monitoraggio e la gestione delle attività per garantire il completamento con successo di un progetto.
I responsabili delle attività utilizzano strumenti per aiutarli a organizzare il lavoro, stabilire le priorità, definire i flussi di lavoro e monitorare l'avanzamento di ogni attività. La gestione delle attività aiuta i project manager a mantenere i progetti in carreggiata suddividendo obiettivi più grandi in attività più piccole e realizzabili e monitorando l'avanzamento di ciascuna.
Che cos'è la Gestione dei Progetti?
La gestione dei progetti è un processo organizzativo utilizzato per guidare e pianificare un progetto dall'inizio alla fine. Comprende la definizione dell'ambito del progetto, la fissazione di obiettivi e traguardi, la programmazione delle attività, la distribuzione delle risorse, l'assegnazione delle responsabilità per il completamento e il monitoraggio dell'avanzamento. La gestione dei progetti include anche la stima dei costi, la valutazione dei rischi, l'analisi dei risultati e l'apporto di modifiche se necessario.
La gestione dei progetti comprende tutto ciò che è necessario per completare una serie di attività al fine di raggiungere un obiettivo finale e consegnare gli output previsti.
3 Differenze Chiave tra Gestione delle Attività e Gestione dei Progetti
La differenza principale tra gestione delle attività e gestione dei progetti è la scala di ciò che deve essere realizzato. La gestione delle attività viene utilizzata per gestire compiti di piccola entità, mentre la gestione dei progetti viene utilizzata per gestire progetti su vasta scala.
Puoi pensare alla gestione delle attività come a una lista delle cose da fare, mentre la gestione dei progetti garantisce la funzionalità dei membri del team e tiene traccia di tutte le parti in movimento di un progetto per garantirne la buona riuscita.
1. Dimensione e Portata del Tuo Obiettivo
La differenza maggiore tra la gestione delle attività e la gestione dei progetti è che quest'ultima viene usata per guidare il completamento di un obiettivo più grande. La gestione delle attività può essere utilizzata per organizzare e completare le attività necessarie a raggiungere e consegnare quell'obiettivo.
Ad esempio, se stai costruendo una casa, useresti la gestione dei progetti per guidare il processo. L'edilizia è composta da molte attività diverse: gettare le fondamenta, realizzare le strutture, le finiture, ecc., che sono tutte attività a sé stanti.
Tutte le attività devono essere completate per permettere che l’intero progetto di costruzione della casa prenda forma. Ogni attività all’interno del progetto sarà pianificata meticolosamente (o non tanto, nel caso dei progetti digitali!) durante la fase di pianificazione, sia che tu stia utilizzando un software per flussi di lavoro in edilizia, un software di gestione progetti per costruzioni o un tool di gestione progetti più generale.
Se invece dovessi solo sostituire una pedata di una terrazza, allora sarebbe più adatto l'utilizzo della gestione delle attività. Bastano una o due azioni per raggiungere l’obiettivo, e non sono collegate a uno scopo di più ampio respiro.
2. Tutto sta nei Dettagli
La gestione delle attività richiede un flusso di lavoro dettagliato per garantire il completamento efficace delle singole azioni in un progetto, mentre la gestione dei progetti richiede un approccio più olistico alla gestione dell'intero progetto dall’inizio alla fine.
Le attività possono dipendere l'una dall'altra e la tempistica può essere fondamentale. Quando si costruisce una casa, chi si occupa delle strutture non può iniziare il suo compito finché non sono state gettate le fondamenta.
La gestione delle attività può garantire il rispetto delle tempistiche attraverso il monitoraggio delle attività e la gestione dei flussi di lavoro, che aiuta anche a evidenziare l’ordine in cui occorre eseguirle, affinché le altre possano proseguire su questa base, e il monitoraggio dei tempi può anche aiutare nella pianificazione del budget del progetto.
3. La Gestione dei Progetti è Temporanea, la Gestione delle Attività è Continua
La gestione delle attività viene utilizzata per progetti o compiti più piccoli, che i dipendenti completano quotidianamente. Che si tratti di inviare report giornalieri o di partecipare a riunioni, i lavoratori hanno compiti che devono portare a termine con costanza. Gli strumenti di gestione delle attività possono essere utilizzati per suddividere le attività, creare attività ricorrenti e dipendenze tra attività per il lavoro quotidiano e ti aiuteranno a semplificare i tuoi flussi di lavoro giornalieri.
La gestione dei progetti è temporanea. Viene utilizzata quando un'azienda deve affrontare progetti più grandi, come lo sviluppo di nuovo software o la creazione di un nuovo prodotto o app.
Puoi utilizzare gli strumenti di gestione progetti per definire le iniziative e le tempistiche, dare priorità alle tappe e alle attività per il tuo team di progetto, aiutarti a determinare il ciclo di vita del progetto, misurare i progressi del progetto e utilizzare automazioni e integrazioni per assicurarti che il progetto rimanga nei tempi previsti e all'interno del budget.
Questi due casi d'uso hanno obiettivi ed esigenze differenti. È importante sapere quale processo di gestione funzionerà per la tua esigenza.
Qual è la differenza tra un progetto e un'attività?
I progetti e le attività sono diversi per ampiezza e complessità. Un progetto è un insieme di attività con un inizio e una fine. I progetti coinvolgono più stakeholder, richiedono una pianificazione approfondita, coinvolgono il coordinamento fra diversi team e hanno una tempistica di completamento che può richiedere diversi mesi.
Un'attività è un singolo compito all'interno di un progetto. Le attività sono solitamente di portata più limitata rispetto all'intero progetto e possono coinvolgere solo una persona o un team per il completamento. Le attività possono dipendere l'una dall'altra e basarsi sul lavoro dell'attività precedente.
Le attività possono richiedere anche una sola persona, mentre un progetto richiederà quasi sempre un team.
Quando usare la gestione dei progetti o la gestione delle attività
Il tipo di progetto a cui lavori determinerà quale approccio è il più adatto a te. Le strategie di gestione delle attività (come la tecnica Pomodoro, la matrice di Eisenhower e il metodo Ivy Lee) sono ideali per progetti più piccoli o attività che coinvolgono una sola persona o un solo team.
I responsabili delle attività possono utilizzare la gestione delle attività per monitorare il completamento dei compiti, verificare le dipendenze ed esaminare i responsabili delle attività. La gestione delle attività può essere utilizzata per creare guide per le attività quotidiane che sono ripetitive e continuative.
La gestione dei progetti è ideale per progetti più grandi che richiedono una pianificazione dettagliata e il coordinamento tra più stakeholder. Utilizza la gestione dei progetti quando hai bisogno di coinvolgere più team, una tempistica, un budget e/o più attività.
La gestione dei progetti ti aiuterà a rispettare i tuoi obiettivi all'interno del campo di applicazione del progetto.
Software di gestione delle attività vs software di gestione progetti
I software di gestione delle attività sono un'ottima scelta per organizzare un elenco di compiti. Il software può aiutarti a creare elenchi di attività, raggruppare le attività (per tipo, responsabile, tempo, ecc.) e tenere le attività su una tempistica specifica. Il software è anche utile per tracciare le attività in modo sequenziale quando l'ordine è importante. Se hai un budget limitato, puoi saperne di più sui costi dei software di gestione delle attività qui, oppure trovare strumenti gratuiti di gestione delle attività qui.
I software di gestione progetti sono simili ai sistemi di gestione delle attività, tuttavia coprono una gamma molto più ampia di funzionalità. Questi software possono includere gestione dei file, comunicazione, documenti collaborativi e calendari di gruppo tutti in un unico posto. Dovrebbero anche includere la possibilità di creare e modificare i diagrammi di Gantt e le Kanban board, entrambi modi utili per visualizzare le attività e creare un piano di progetto complessivo.
Un project manager può utilizzare il software per analizzare la tempistica e il budget di un progetto, restando nei limiti del campo di applicazione. Anche gli stakeholder possono usare il software per fornire report, aggiornamenti e deliverable e ottenere tutte le informazioni rilevanti sul progetto in un unico spazio.
Entrambi i tipi di software dovrebbero offrire modelli per attività specifiche ricorrenti, diversi tipi di progetto e per la visualizzazione dei flussi di lavoro (a seconda del software scelto). Entrambi dovrebbero anche permettere di impostare date di scadenza, date di fine e date di inizio sia per singole attività che per interi progetti.
Scegli ciò che funziona per te
La gestione delle attività e la gestione dei progetti hanno entrambe un ruolo nell'ambiente lavorativo odierno. La gestione delle attività è ideale per progetti o compiti di piccole dimensioni, mentre la gestione dei progetti è più adatta a progetti di maggiori dimensioni che richiedono una pianificazione accurata e la coordinazione tra molteplici stakeholder.
Utilizzare la gestione delle attività ti permetterà di concentrarti sui dettagli e coprire tutte le aree di un piccolo progetto. La gestione dei progetti si focalizza sull'insieme e integra tutte le attività necessarie per raggiungere un obiettivo più grande. Unire questi approcci sfruttando il supporto di strumenti per la gestione delle attività di team può aiutarti a raggiungere nuovi livelli di successo e mantenere l'intero gruppo sulla giusta strada.
Quando scegli il software più adatto alle tue esigenze, assicurati di confrontare aspetti come i prezzi, le integrazioni (ad esempio, se puoi usare Google Drive ed Excel per la gestione dei progetti) e se dispone di tutte le funzionalità necessarie (alcuni team e organizzazioni potrebbero aver bisogno di strumenti per la gestione delle risorse, funzionalità di gestione delle risorse digitali o altre funzioni a seconda della dimensione e della portata).
