Cos’è un Flusso di Lavoro Agile? Crealo in 8 Semplici Passi

Cos'è un workflow agile?

Un workflow agile è un metodo di lavoro che pone l'accento sulla flessibilità, il miglioramento continuo e l'adattabilità. 

Permette ai team di rispondere rapidamente ai cambiamenti nei requisiti e offre valore al cliente in cicli più brevi. Suddividendo il lavoro in parti più piccole e gestibili chiamate sprint, i workflow agili promuovono trasparenza, collaborazione e responsabilità.

I processi di workflow agili prevedono un processo iterativo che si differenzia dai metodi di lavoro tradizionali come la metodologia waterfall. Nell'agile, i team rivedono e riprioritizzano il lavoro residuo da completare alla fine di ogni sprint sulla base dei feedback del cliente. Questo aumenta la flessibilità, velocizza la consegna e permette feedback più frequenti.

I workflow tradizionali di project management sono più complessi e richiedono richieste di modifica formali per modificare le tempistiche e riprioritizzare il completamento delle attività, il che può compromettere la consegna.

Il ciclo di vita del workflow agile

Il ciclo di vita del workflow agile si compone di queste sei fasi chiave. Ecco una breve panoramica di ciascuna.

• Ideazione: In questa prima fase, si concettualizzano i dettagli del progetto per chiarire il lavoro da svolgere, le risorse stimate, le tempistiche, le considerazioni sulla qualità, i risultati attesi, i deliverable e le ipotesi.
• Inception: Aggiorna, finalizza e documenta le informazioni sul progetto. Assegna e finanzia il lavoro da svolgere.
• Iterazione: Questa è la fase più lunga e dove si svolge la maggior parte del lavoro. I team utilizzano un ciclo di feedback del cliente per rivedere e riprioritizzare il lavoro residuo e completare i deliverable previsti.
• Release: In questa fase si esegue il controllo della qualità e si completa la documentazione e la formazione per gli utenti finali prima che il cliente riceva i deliverable.
• Produzione: Dopo che il cliente ha ricevuto i deliverable finali, questa fase di manutenzione e supporto garantisce il consenso sulle prossime azioni e il rispetto degli standard qualitativi.
• Disattivazione: In questa fase, un prodotto può non essere più utile o supportato, richiedendo che venga dismesso o sostituito.

Come creare un workflow agile

La creazione di un workflow agile richiede un'attenta pianificazione ed esecuzione. Questa guida passo passo per la creazione di workflow è pensata per potenziare il tuo team e aumentare la produttività.

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1. Definisci gli obiettivi e ottieni l'adesione

Come per la maggior parte dei progetti, la creazione di un workflow agile inizia con la pianificazione del workflow e la chiara definizione degli obiettivi, dei risultati attesi e dei deliverable per garantire il coinvolgimento necessario al successo del workflow. 

Il project manager deve comprendere i requisiti aziendali di tale workflow e i risultati desiderati (ovvero, cosa si prevede che accada dopo l'implementazione del workflow?)

Una volta ottenuto il consenso tra i membri del team, comunica il workflow proposto all'intero gruppo degli stakeholder coinvolti. Assicurati che gli stakeholder comprendano i passaggi successivi del workflow e ottieni il loro supporto per l'implementazione così da poter allineare il team all'esecuzione.

2. Stabilisci un metodo per la prioritizzazione del backlog

Avrai bisogno di un sistema di pianificazione agile per creare un backlog prioritizzato che elenchi le attività e/o le user story da completare durante un progetto. 

Ecco un esempio di approccio che abbraccia il ciclo di vita del project management:

• Pianificazione del progetto: Popola il backlog con l’ambito iniziale identificato nel project charter
• Esecuzione del progetto: Aggiorna continuamente il backlog con task e user story man mano che il team itera nello sviluppo delle funzionalità. Questo include anche attività che potrebbero essere fuori dall’ambito di questo specifico progetto.
  • Esempio: il team decide che sarebbe divertente includere una valutazione basata sulla personalità come parte dello sviluppo dell'app. Non fa parte dell’ambito originario, ma potrebbe essere qualcosa di interessante da considerare per i lavori successivi e/o se il team ha tempo extra a disposizione. Aggiungi questa idea al backlog così non la perdi!
• Monitoraggio/controllo del progetto: Organizza sessioni periodiche di riordino del backlog (ad esempio, una volta al mese se segui un ciclo di sprint di due settimane) per dare priorità agli elementi da sviluppare. Durante le sessioni di pianificazione dello sprint, individua quali attività saranno incluse nello sprint successivo sulla base di questa prioritizzazione.

Aggiungi task e/o user story al backlog in base al valore fornito, dando priorità agli elementi più critici e di maggior valore. Collabora con stakeholder, product owner e membri del team per orientare lo sviluppo del backlog.

3. Stabilisci una Cadenza di Pianificazione degli Sprint

Decidi una cadenza degli sprint adeguata per il tuo progetto. Gli sprint di due settimane sono i più comuni nello sviluppo software, ma gli sprint possono variare da una a quattro settimane a seconda dell’industria e del ritmo del tuo progetto.

Una volta stabilita la cadenza degli sprint, pianifica una riunione di pianificazione sprint uno o due giorni prima dell’inizio di ogni sprint. L’obiettivo della pianificazione sprint è decidere quale lavoro può essere ragionevolmente consegnato nello sprint sulla base delle priorità imminenti, dei progressi sulla roadmap, della velocità prevista e, soprattutto, dell’obiettivo dello sprint.

Man mano che acquisisci esperienza nel lavorare con il team, migliorerai anche nella stima della velocità del team. Questo ti permetterà di stabilire limiti ragionevoli al lavoro in corso e prevedere accuratamente il lavoro pianificato.

4. Assegna Ruoli Trasversali nelle Squadre

Forma team trasversali dotati delle competenze e conoscenze necessarie per svolgere il proprio ruolo nel flusso di lavoro. I team di progetto dovrebbero essere auto-organizzati e comprendere chiaramente ruoli e responsabilità.

5. Organizza Riunioni Regolari

Svolgi riunioni regolari per raccogliere feedback sul flusso di lavoro, mantenere l’allineamento e favorire il miglioramento continuo. Le riunioni quotidiane (daily stand-up) permettono ai membri del team di aggiornarsi reciprocamente, discutere eventuali difficoltà e garantire che tutti siano sulla stessa linea d’onda.

Le riunioni di sprint review e le riunioni di retrospettiva sprint permettono alla squadra di raccogliere feedback, valutare le proprie prestazioni e identificare aree di miglioramento.

6. Crea un Sistema per il Rilascio dei Prodotti

Documenta come intendi gestire i rilasci. Come minimo, la documentazione di processo sul rilascio dei prodotti dovrebbe includere:

• un elenco di stakeholder trasversali con contatti (inclusi i sostituti in caso di assenza) e i loro ruoli e responsabilità
• una checklist passo-passo delle attività da svolgere come parte del processo di rilascio, incluse le procedure di test e ciò che costituisce l'approvazione per il rilascio
• un protocollo di comunicazione per garantire che gli stakeholder non direttamente coinvolti nel processo siano comunque informati
• un piano di gestione dei rischi, comprese strategie per affrontare rischi che potrebbero verificarsi

7. Usa Strumenti e Software Agile

Gli strumenti Agile e i software sono fondamentali per gestire workflow digitali, attività, monitorare il progresso e facilitare una comunicazione efficace. 

Numerosi strumenti, come software di project management aziendale, semplici bacheche di attività e piattaforme di collaborazione o di gestione dei flussi di lavoro, sono disponibili per semplificare i flussi di lavoro e migliorare la collaborazione del team (questo è particolarmente importante per i flussi di lavoro creativi).

8. Abbracciare il Miglioramento Continuo

Il miglioramento continuo richiede una valutazione regolare del flusso di lavoro del team e delle sue prestazioni, l'individuazione delle aree di miglioramento e l'integrazione dei feedback negli sprint futuri.

Significa anche incoraggiare i membri del team a condividere idee, sperimentare nuovi approcci e accogliere il cambiamento come catalizzatore di crescita. In questo modo si costruisce una cultura del miglioramento continuo.

Ruoli Chiave del Team in un Workflow Agile

I workflow agili prevedono ruoli specifici che contribuiscono al successo del progetto. Esploriamo alcuni dei ruoli chiave presenti in un team agile.

• Product owner: Responsabile della definizione e della prioritizzazione del backlog di prodotto, ovvero l'elenco di funzionalità, miglioramenti e correzioni di bug. Collabora strettamente con stakeholder e utenti per raccogliere i requisiti, chiarire le aspettative e garantire che il prodotto soddisfi le esigenze dei clienti. Agisce come voce del cliente ed è responsabile di massimizzare il valore fornito dal team.
• Scrum master: Facilitatore del team e leader servente. Si assicura che il team segua il framework Scrum, rimuova gli ostacoli che impediscono il progresso e protegga il team dalle distrazioni esterne. Lo Scrum master facilita anche la pianificazione degli sprint, i daily stand-up e le retrospettive e promuove una cultura di miglioramento continuo e collaborazione all'interno del team.
• Agile development team: Individui che svolgono il lavoro. Sono responsabili dell'auto-organizzazione e della collaborazione per completare le attività prese in carico durante la pianificazione dello sprint. I membri del team di sviluppo possono avere specializzazioni o aree di competenza diverse, ma condividono la responsabilità di consegnare un prodotto di alta qualità alla fine di ogni sprint.
• Altri ruoli: Altre figure coinvolte nei workflow agili possono includere tester, designer, sviluppatori, utenti finali e altri stakeholder interni o esterni, come assistenza clienti, legale, compliance, o anche dirigenti o membri del consiglio di amministrazione.

Tipi di Workflow Agile

Le metodologie agili sono versatili e possono essere adattate per soddisfare le esigenze e i requisiti specifici di ogni team e progetto. Pur nelle numerose varianti, i framework agili condividono principi comuni come adattabilità, collaborazione e miglioramento continuo.

• Scrum: Scrum è uno dei framework agili più utilizzati, in particolare nello sviluppo software, e definisce chiaramente ruoli, cerimonie e artefatti. Il lavoro viene svolto durante iterazioni a tempo definito chiamate sprint, che di solito durano da 1 a 4 settimane. Ogni sprint inizia con una sessione di pianificazione dove il team seleziona su cosa lavorare. Durante lo sprint si tengono riunioni giornaliere stand-up, revisioni e retrospettive in vari momenti.
• Kanban: Kanban è un metodo agile visuale che promuove un flusso continuo di lavoro. Utilizza una Kanban board per visualizzare i compiti e il loro avanzamento attraverso diverse fasi, tipicamente rappresentate da colonne. Il flusso di lavoro limita il lavoro in corso (WIP) per prevenire colli di bottiglia e mantenere il flusso costante. Quando si completano le attività, quelle nuove vengono prese dal backlog in base alla capacità (questo è ciò che rende così semplice la pianificazione della capacità in Kanban).
• Lean: Ispirato ai principi della produzione snella, lean si concentra sulla minimizzazione degli sprechi e sulla massimizzazione del valore. Si pone l'accento sull'importanza del miglioramento continuo ed elimina le attività che non aggiungono valore. I workflow agili lean spesso includono pratiche che aiutano a individuare inefficienze o sprechi nel tuo flusso di lavoro.
• Feature-driven development (FDD): FDD si focalizza sulla formulazione di funzionalità avanzate e sullo scope. È un metodo incrementale orientato al cliente e mira a fornire risultati tangibili e frequenti. Con FDD, i team possono isolare rapidamente gli errori ed apportare aggiustamenti evitando o minimizzando i ritardi.
• Extreme programming (EX): EX si basa sul feedback del cliente come input principale per apportare modifiche tecniche al software. L'obiettivo di EX è di offrire risultati di alta qualità, determinati dalla soddisfazione del cliente per tali risultati.
• Crystal: Crystal pone l'attenzione sull'aspetto delle persone e sulle interazioni previsto dal manifesto agile, consentendo ai team auto-organizzati di ottimizzare i propri workflow in base alle esigenze specifiche del progetto.

Vantaggi dei workflow agili

• Maggiore flessibilità e adattabilità: I metodi tradizionali di project management spesso faticano ad accogliere cambiamenti improvvisi, causando ritardi e frustrazione. Al contrario, l'agile accoglie il cambiamento e incoraggia i team a rivedere le priorità e ad adattare regolarmente il proprio approccio.
• Risultati di maggior valore e cicli più brevi: I workflow di gestione agile dei progetti permettono ai team di rilasciare software o prodotti funzionanti in modo incrementale, invece di dover aspettare mesi per vedere risultati concreti. Questo aiuta a raccogliere feedback anticipati dai clienti e consente ai team di correggere la rotta nel corso del tempo, garantendo che il prodotto finale raggiunga gli obiettivi desiderati.
• Collaborazione di team e trasparenza migliorate: Suddividendo il lavoro in sprint, i membri del team possono avere una migliore visibilità sulle attività e i progressi degli altri. Le riunioni giornaliere stand-up, in cui ogni membro condivide risultati, piani e ostacoli, favoriscono la comunicazione aperta e permettono di risolvere tempestivamente i problemi individuando i colli di bottiglia.
• Aumento della soddisfazione del cliente, dell'engagement dei dipendenti e delle performance operative: Test e feedback del cliente sono integrati nell'esecuzione del progetto, aiutando i team a imparare ad ogni iterazione, aumentando l'engagement e migliorando le performance operative. Questo innalza la qualità dei deliverable finali e la soddisfazione del cliente.
• Alti livelli di prevedibilità: L’approccio agile aumenta la visibilità durante ciascun ciclo. Quando i team possono ottenere una roadmap più chiara in anticipo, è più facile minimizzare i rischi, rispettare le specifiche e consegnare nei tempi previsti.

Consigli per creare workflow agili

Implementare in modo efficace i workflow agili richiede una pianificazione e un'esecuzione attente. Ecco alcuni consigli pratici per aiutarti a creare workflow agili di successo:

• Definisci obiettivi e scopi chiari: Prima di passare all'agile, definisci chiaramente i tuoi obiettivi e scopi. Identifica il problema che stai cercando di risolvere, i risultati desiderati e le metriche che utilizzerai per misurare il successo. Questa chiarezza guiderà la tua implementazione agile e assicurerà che i tuoi flussi di lavoro siano allineati ai tuoi obiettivi.
• Coinvolgi stakeholder e utenti: I flussi di lavoro agili si basano su feedback regolari e sulla collaborazione con stakeholder e utenti. Coinvolgili nel processo fin dall’inizio e durante tutto il progetto. Integrando le loro prospettive ed esigenze, puoi assicurarti che i tuoi flussi di lavoro diano priorità al valore per il cliente e rispondano efficacemente ai loro bisogni. Inoltre, molti professionisti agile amano incorporare elementi di design thinking per mettere gli utenti al centro della pianificazione dei progetti.
• Inizia in piccolo e itera: Quando implementi flussi di lavoro agili, inizia con un piccolo progetto pilota o un team ristretto. In questo modo puoi apprendere e adattarti senza dover coinvolgere l'intera organizzazione nei disordini tipici delle fasi iniziali di questo processo. Raccogli feedback, individua le aree di miglioramento e adatta i tuoi flussi di lavoro in base a ciò che hai appreso. Questo approccio iterativo al flusso di lavoro ti aiuterà a perfezionare i tuoi processi di sviluppo e a ottimizzare regolarmente i tuoi flussi di lavoro.
• Investi in formazione e supporto: Passare a flussi di lavoro agili implica un cambio di mentalità e, potenzialmente, l'acquisizione di nuove competenze e conoscenze. Investi in formazione e supporto per i membri del tuo team per assicurarti che comprendano i principi agili e le relative pratiche. Allena e affianca i membri del team nell’adottare la mentalità agile e nel metterla in pratica in modo efficace nel loro lavoro.
• Adotta strumenti di collaborazione e comunicazione: I flussi di lavoro agili si basano fortemente sulla collaborazione e la comunicazione. Investi in strumenti di gestione del flusso di lavoro che facilitino la collaborazione efficace, come software di project management, piattaforme di chat e strumenti per videoconferenze. Questi strumenti permetteranno al tuo team di mantenersi connesso, condividere i progressi e collaborare senza interruzioni, indipendentemente dalla posizione geografica dei membri.
• Valuta e adatta continuamente: Agile significa miglioramento continuo. Valuta regolarmente i tuoi flussi di lavoro, raccogli feedback dal tuo team e adatta i flussi di lavoro, se necessario, in base agli insight raccolti. Adottare una cultura di apprendimento ed esperimento ti aiuta a ottimizzare i tuoi flussi di lavoro agili per massimizzare produttività e successo.

Adottando i principi di flessibilità, collaborazione e miglioramento continuo, insieme a una solida automazione dei flussi di lavoro, l'agile consente ai team di adattarsi rapidamente, fornire risultati di alta qualità e superare le aspettative dei clienti.

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