Gestione delle risorse nelle grandi organizzazioni: 5 best practice
Il contesto aziendale globale si sta trasformando a un ritmo senza precedenti e molte grandi organizzazioni continuano a faticare per cambiare rotta abbastanza rapidamente da gestire la riduzione delle risorse.
Se sei un responsabile di progetto o un responsabile delle risorse in una grande organizzazione, può sembrare di guidare il Titanic. Sei sempre alla ricerca di modi migliori per gestire, monitorare e riassegnare rapidamente le tue risorse più preziose in modo efficace ed efficiente, ma tutto questo sembra semplicemente un'impresa colossale.
La buona notizia è che sei arrivato nel posto giusto! In questo articolo condividerò le sfide più comuni, come i silos, le approvazioni, gli approvvigionamenti, le priorità e gli obiettivi in conflitto, come misurare il successo utilizzando gli OKR e i modi per gestire in modo esperto le risorse di una grande organizzazione.
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Che cos'è la gestione delle risorse?
Nella gestione di progetti, programmi e portafogli, la gestione delle risorse di progetto è il processo di applicazione delle tecniche di gestione delle risorse per pianificare la capacità, programmare e allocare le risorse, nonché monitorare, misurare e adeguare il modo in cui vengono utilizzate le risorse umane, i budget e la tecnologia. L'obiettivo è massimizzare i vantaggi che la tua organizzazione considera significativi.
Le grandi organizzazioni possono essere particolarmente impegnative. Potresti gestire una moltitudine di risorse in progetti altamente complessi e articolati, con normative di settore sempre più numerose e una forza lavoro in evoluzione, per non parlare dei vincoli di budget.
I 3 tipi di risorse più importanti da gestire
Nelle grandi organizzazioni, dovresti concentrarti sulla gestione di almeno queste tre risorse comuni.
- Le risorse umane sono il tuo patrimonio più importante: dipendenti, collaboratori e dirigenti. Senza persone che portino a termine i progetti, semplicemente non ci sono risultati da consegnare né progetti.
- Le risorse finanziarie, ovvero i budget di progetti, programmi e portafogli, sono altrettanto essenziali per pagare stipendi e salari e acquistare gli strumenti di gestione delle risorse indispensabili.
- La tecnologia come parte dell'insieme di tecnologie della tua organizzazione è necessaria per pianificare, monitorare, allocare, adeguare e comunicare le risorse di progetto e per garantire una visibilità completa delle risorse in tutta l'organizzazione.
Perché una gestione efficace delle risorse è essenziale?
In breve, una allocazione e una gestione efficaci delle risorse ti consentono di avere visibilità in tempo reale sulle tue risorse e di spostarle su richiesta, per ottenere un maggiore controllo sui risultati dei progetti.
La gestione delle risorse dovrebbe essere strategica, allinearsi agli obiettivi organizzativi e garantire il livellamento delle risorse per ridurre la sovrallocazione.
Una gestione inefficace delle risorse può essere come guidare verso una destinazione nuova senza una mappa e sperare di arrivare in tempo, senza un'adeguata pianificazione delle risorse, senza allocare e programmare le competenze giuste.
La gestione delle risorse è importante perché, adottando le migliori pratiche di gestione delle risorse, la tua organizzazione può ottenere numerosi vantaggi, tra cui i seguenti.
I vantaggi della massimizzazione delle risorse
Una gestione efficiente ed efficace delle risorse ti offre una visibilità completa, permettendoti di realizzare i progetti come promesso. Garantisce la possibilità di riallocare rapidamente le risorse e individuare quelle sottoutilizzate, aiutando la tua organizzazione a:
- Aumentare l'utilizzo delle risorse e l'efficienza complessiva
- Aumentare la produttività e concentrarsi sulle attività di progetto a maggior valore
- Migliorare la salute e il benessere dei dipendenti
- Ridurre la stanchezza e il ricambio del personale
- Migliorare la fiducia
- Ridurre i costi
- Migliorare il successo dei progetti
- Migliorare il processo decisionale relativo alle risorse
- Aumentare il ROI per la tua organizzazione e i tuoi clienti
Prima di lanciarti senza esitazioni in nuove iniziative di ottimizzazione della gestione delle risorse e nell'adozione di migliori pratiche, assicurati di avere una solida comprensione dello stato attuale e degli elementi che possono influire sull'allocazione delle risorse.
9 fattori che influenzano una gestione ottimale delle risorse
- I compartimenti stagni possono creare conflitti tra reparti e persino tra singoli individui. Creano inefficienze nella definizione delle priorità delle risorse, nella condivisione di informazioni, obiettivi, strumenti, priorità e processi.
- Le priorità conflittuali rendono difficile allocare e bilanciare le risorse, causando stress, confusione, esaurimento e basso morale tra i dipendenti, oltre a ridurre la fiducia dei dipendenti e il loro coinvolgimento nei progetti.
- Le inefficienze nelle approvazioni non solo possono rallentare i progetti, ma anche influire su altri processi, come l'approvvigionamento, mettendo potenzialmente a rischio i progetti nel loro complesso.
- I problemi di approvvigionamento possono aumentare i costi e allungare i tempi a causa della domanda e dell'offerta.
- Gli obiettivi e i risultati chiave (OKR) sono fondamentali per allineare le aspettative e garantire che tutto proceda nella giusta direzione. Senza di essi può essere impossibile sapere se le risorse sono ottimizzate correttamente.
- I lavoratori da remoto e, in particolare, le carenze di manodopera hanno uno degli impatti maggiori sulla gestione efficace delle risorse. Le persone sono il vostro più grande patrimonio e la vostra risorsa più importante. Senza le persone giuste impegnate nei progetti giusti, tutto può bloccarsi completamente.
- Le lacune nelle competenze e nelle capacità vengono spesso trascurate. Spesso le capacità dei membri del team non vengono esaminate attentamente per garantire che siano adatte ai ruoli che ricoprono nei progetti. Se non sono disponibili le competenze e le capacità appropriate, possono crearsi lacune evidenti nella vostra organizzazione. Potete utilizzare l'analisi delle lacune nelle risorse per individuare e colmare queste lacune.
- La disponibilità delle risorse può talvolta dipendere da una questione di tempistiche e influire solo minimamente sui programmi e sui costi, mentre in altri casi può far superare il budget previsto e influire enormemente sulle tempistiche.
- Le metodologie di progetto dovrebbero allineare non solo i progetti, ma anche la cultura, i processi e la visione a breve e lungo termine dell'organizzazione.
Lo stato attuale della gestione delle risorse nelle grandi organizzazioni
La gestione delle risorse è stata una delle principali difficoltà per le aziende, in particolare per le organizzazioni più grandi. A ciò si aggiunge la complessità di una forza lavoro in espansione, dominata dai millennial e competente in ambito tecnologico, con un cambiamento nelle preferenze lavorative dei dipendenti, che ha portato a carenze di talenti in molti ruoli.
Le grandi organizzazioni sono particolarmente soggette a perdere i millennial, che cercano aziende più piccole in grado di offrire un equilibrio tra vita professionale e privata, programmi per la salute e il benessere e opzioni di lavoro da remoto per soddisfare le loro priorità in evoluzione.
Uno studio di Prosymmetry ha rilevato una tendenza costante verso la centralizzazione dei ruoli di gestione delle risorse legate ai progetti. Questa tendenza ha accelerato la richiesta di una maggiore attenzione alla gestione delle competenze e di responsabili delle risorse che sono diventati esperti di tecnologia in risposta alla domanda dei responsabili dei progetti e delle aziende.
5 migliori pratiche per la gestione delle risorse in una grande organizzazione
Oggi, la maggior parte dei progetti aziendali di grandi dimensioni ha un impatto globale e può coinvolgere molteplici fattori, tra cui barriere culturali, differenze di fuso orario, diverse normative sul lavoro, differenze normative e molto altro.
Questo è il modo in cui considero la gestione delle risorse, soprattutto nelle grandi organizzazioni: “Pianificate la gestione efficace delle vostre risorse prima che le vostre risorse riescano a esaurirsi efficacemente.”
Seguire queste migliori pratiche per la gestione delle risorse può preparare la vostra organizzazione ad affrontare le proprie sfide.
1. Sviluppate una strategia di gestione delle risorse per il portafoglio di progetti
Dovrebbe essere in linea con gli obiettivi, la visione e la cultura dell'organizzazione e dovrebbe definire almeno i seguenti aspetti:
- Il processo di gestione delle risorse
- Il processo di approvvigionamento
- I processi di approvazione, le soglie e le tempistiche
- Come ogni area dell'azienda condividerà le risorse
- Le metodologie di progetto da utilizzare
- Come i team dovrebbero collaborare per raggiungere gli obiettivi del progetto
- Le tecnologie coinvolte
- Come dovrebbe essere misurato il successo (OKR)
2. Sviluppare e implementare il miglior modello operativo per la gestione delle risorse umane
Nell'attuale ambiente aziendale volatile, complesso e in continuo cambiamento, gestire le risorse per raggiungere i risultati desiderati dei progetti richiede nuovi modelli operativi per le risorse umane, secondo quanto emerge dalle analisi di McKinsey.
La gestione delle risorse umane inizia con l'assunzione, la formazione e la fidelizzazione delle competenze adeguate per affrontare le carenze di manodopera e colmare le lacune nelle competenze. Questo include te, il responsabile di progetto. Esamina regolarmente le tue competenze e capacità e colma le lacune laddove possibile. Inizia da questi esempi di competenze di gestione delle risorse.
3. Centralizzare il bacino di talenti
La centralizzazione garantisce visibilità in tutta l'organizzazione, così da evitare che silos o priorità contrastanti facciano operare i team in modo indipendente o ostacolino la comunicazione. Aiuta a rimuovere gli ostacoli alla produttività e aumenta la probabilità che i tuoi team raggiungano i risultati desiderati.
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4. Determinare le metodologie più adatte
È importante ricordare che solo alcune metodologie funzionano in determinate organizzazioni o progetti di grandi dimensioni. Prima di selezionare le metodologie, acquisisci una conoscenza approfondita di molte di esse e di come potrebbero integrarsi al meglio nella tua organizzazione.
Non esiste una soluzione valida per tutti. Potresti rimanere sorpreso dal fatto che quasi il 40% delle aziende abbia adottato un approccio ibrido alle metodologie e alle pratiche di gestione dei progetti.
5. Implementare il miglior sistema di gestione delle risorse
Chiedere ai dipendenti di svolgere più attività contemporaneamente e di impegnarsi per un numero eccessivo di ore non è vantaggioso per la tua organizzazione nel lungo periodo. Individua, seleziona e implementa il miglior sistema di gestione delle risorse in linea con le politiche e gli obiettivi della tua organizzazione. Gli strumenti giusti permettono a te e a tutti i team di lavorare in modo più efficiente, ridurre l'affaticamento dei dipendenti e gestire meglio le risorse a breve e lungo termine. Se hai bisogno di un'opzione economica per iniziare, consulta il nostro elenco di software gratuiti per la gestione delle risorse.
Domande frequenti sulla gestione delle risorse nelle grandi organizzazioni
Una maggiore agilità richiede basi solide
Sebbene la gestione delle risorse possa rappresentare una sfida per le organizzazioni più grandi, disporre di un buon piano di gestione delle risorse e seguire le buone pratiche può porre la vostra organizzazione su basi solide per una maggiore agilità, consentendo di ottimizzare correttamente le risorse tra più progetti, programmi e portafogli.
Ricordate che queste buone pratiche per la gestione delle risorse della vostra organizzazione non sono un'attività da svolgere una sola volta. Assicuratevi di rivedere regolarmente il vostro piano di gestione delle risorse per verificare come stanno procedendo i progetti all'interno dell'organizzazione e apportare modifiche dove e quando necessario.
Scoprite quali metodologie ibride potrebbero funzionare nella vostra grande organizzazione nella nostra guida alle metodologie ibride di gestione dei progetti.
