10 caratteristiche fondamentali dei software di gestione dei progetti per il 2026
Con tutti gli strumenti software per la gestione dei progetti disponibili sul mercato, è più difficile che mai capire quale strumento sia adatto a te e al tuo team. Quali funzionalità ti aiuteranno davvero a raggiungere il traguardo e quali sembrano ottime nelle campagne di marketing, ma in realtà non aggiungono alcun valore concreto?
In questo articolo, analizzerò alcune delle funzionalità essenziali per supportare la collaborazione del team, mantenere il lavoro in linea con i piani e portare a termine i progetti con successo.
10 funzionalità chiave dei software per la gestione dei progetti
Le funzionalità a cui avrai accesso dipenderanno dal piano che scegli. Ecco alcune delle funzionalità chiave da cercare nella scelta del software (dovrebbero far parte della tua checklist dei requisiti per il software di gestione dei progetti).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Pianificazione del progetto
La pianificazione del progetto è una delle funzionalità fondamentali dei software per la gestione dei progetti. La fase di pianificazione è il momento in cui stabilisci cosa deve essere fatto.
Le funzionalità di pianificazione del progetto ti consentono di definire obiettivi, traguardi e finalità del progetto, oltre a delineare attività chiave, scadenze e dipendenze. Gli strumenti di visualizzazione della pianificazione del progetto, come i diagrammi di Gantt, i programmi o i calendari, mostrano come le parti del progetto si integrano tra loro, permettendoti di mantenere il lavoro in linea con i piani mentre il progetto evolve.
2. Gestione delle attività
In sostanza, la gestione dei progetti consiste nel fare in modo che le cose accadano, sapendo chi fa cosa e entro quando. Le attività sono le unità fondamentali che compongono un progetto; questa distinzione è alla base della differenza tra gestione delle attività e gestione dei progetti.
Le funzionalità del giusto sistema di gestione delle attività ti consentono di suddividere il lavoro del progetto in parti gestibili, assegnare attività e sottoattività a diversi membri del team e impostare scadenze, così che sia chiaro a tutti chi è responsabile di cosa e entro quando.
3. Automazione
La maggior parte degli strumenti per la gestione dei progetti consente anche di automatizzare le attività ripetitive, come le richieste di aggiornamenti sullo stato e sull'utilizzo del team o i report periodici sui progressi. Con alcuni strumenti puoi persino automatizzare i flussi di lavoro per la raccolta dei feedback e la revisione, ottenendo cicli di feedback più brevi e tempi di approvazione più rapidi.
Automatizzare queste attività ripetitive della lista di cose da fare ti consente di concentrarti sulle attività a maggior valore. Inoltre, rende molto più rapido e semplice tenere sotto controllo più progetti contemporaneamente, così puoi concentrarti sulle tue priorità principali.
4. Comunicazione
La tua app per la gestione dei progetti dovrebbe inoltre consentire a più membri del team di collaborare da remoto e in modo asincrono a un progetto. Le funzionalità di collaborazione, come la messaggistica integrata nell'app, aiutano a facilitare le conversazioni in tempo reale e asincrone sull'avanzamento del progetto.
Gli strumenti di comunicazione offrono inoltre al team di progetto una visione chiara dello stato del lavoro e consentono di commentare direttamente un'attività, menzionare i membri del team con @ per spiegare cosa deve essere fatto e ricevere notifiche sulle attività recenti.
5. Gestione delle risorse
Le funzionalità di gestione delle risorse aiutano te e il tuo team di progetto a capire chi sta lavorando a cosa, quando e per quanto tempo.
Possono aiutarti nella pianificazione delle risorse e consentirti di impiegare le persone e le risorse giuste al momento giusto per accelerare il progetto. Il giusto software di gestione delle risorse può aiutarti a raggiungere questo equilibrio e garantire che i progetti dispongano del personale adeguato.
6. Monitoraggio del tempo e del budget
Le funzionalità del software di monitoraggio del tempo consentono al team di progetto di tenere traccia del tempo e dei costi impiegati nel progetto. Questo può essere fatto a livello di attività o sottoattività per promuovere la responsabilità.
Puoi quindi visualizzare le ore impiegate a livello di progetto o portafoglio per determinare l'utilizzo ottimale delle risorse, supportare la fatturazione e assicurarti che i budget dei progetti siano sotto controllo.
7. Pannelli di controllo del progetto
Le funzionalità dei pannelli di controllo del progetto consentono di visualizzare l'avanzamento di ogni attività. La maggior parte degli strumenti software offre pannelli di controllo personalizzabili che mostrano quanto tempo il team sta dedicando a un progetto e a cosa lo sta destinando. Questo offre una panoramica del lavoro completato in ogni parte del progetto.
Saprai se sei in anticipo sulla tabella di marcia (o in ritardo) e potrai adeguare di conseguenza scadenze, allocazioni di tempo e risorse. Diverse funzionalità dei software per pannelli di controllo della gestione dei progetti possono offrire una visualizzazione più dettagliata per supportare il processo decisionale e mettere in evidenza le singole attività in ritardo o prossime alla scadenza.
La maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti include pannelli di controllo contenenti dati in tempo reale relativi alla fase del progetto, ai costi sostenuti e al numero di membri del team che supportano il progetto.
8. Visualizzazioni del progetto
La maggior parte dei software di gestione dei progetti consente di visualizzare i dati del progetto in diversi modi, che si tratti di una bacheca Kanban, di un elenco di attività, di una sequenza temporale o di una visualizzazione del calendario.
Puoi personalizzare quali visualizzazioni mostrare a ciascun pubblico. Ad esempio, puoi condividere le sequenze temporali del progetto con i dirigenti, affinché possano comprendere il quadro generale, mentre la visualizzazione con bacheca Kanban potrebbe essere utile al tuo team di sviluppo mentre suddivide il lavoro e collabora alle attività.
9. Documenti e altri file di progetto
Nell'ambito delle funzionalità di comunicazione o come caratteristica autonoma, il software di gestione dei progetti consente di condividere documenti, immagini, fogli di calcolo e altri file, per poi organizzare queste informazioni in un archivio centrale, così da facilitarne la ricerca. Alcuni strumenti offrono anche la modifica collaborativa di questi file.
Rendere questi contenuti accessibili a tutto il team di progetto e agli altri stakeholder elimina le ore trascorse a rintracciare i file e favorisce la collaborazione tra i membri del team (oltre a giustificare il costo del software di collaborazione).
10. Integrazioni
Sebbene non siano propriamente una funzionalità, le integrazioni native e di terze parti (ad esempio, un'integrazione per utilizzare Excel per la gestione dei progetti) consentono di sfruttare al meglio il software di gestione dei progetti, rendendo più semplice monitorare il lavoro in un unico luogo attraverso più strumenti.
La maggior parte dei sistemi di gestione dei progetti online si integra con altri programmi, contribuendo a migliorare le comunicazioni e a ridurre la necessità di accedere a software separati.
Tra le integrazioni più comuni dei software di gestione dei progetti rientrano Slack, la posta elettronica, le piattaforme di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), le applicazioni finanziarie per la contabilità e i sistemi di gestione dei documenti, come Dropbox o Google Drive.
I 10 migliori software di gestione dei progetti
Queste sono le mie scelte per i migliori software di gestione dei progetti, che possono aiutarti nella tua ricerca:
I clic sui link sottostanti possono generare una commissione, che sostiene i nostri test e le nostre recensioni indipendenti di software e servizi. Scopri di più su come manteniamo la trasparenza.
E adesso?
Inizia a valutare il software di gestione dei progetti più adatto al tuo team.
