Le 11 Principali Sfide della Gestione dei Progetti: Come Superarle

In tutto l’articolo troverai riferimenti a un sondaggio recente, condotto nel 2020, che ha chiesto ai partecipanti quale fosse la loro sfida più grande in quel momento. Non tutte le sfide trattate qui sono state incluse in quel sondaggio.

1. Conflitto All’Interno del Team di Progetto

Il conflitto all’interno del team di progetto potrebbe essere causato, come hanno notato alcuni partecipanti al nostro sondaggio, da ambienti tossici o personalità in contrasto, così come da una mancanza di responsabilità all’interno del team, che scoraggia anche collaborazione e lavoro di squadra.

Quando i team sperimentano una cattiva comunicazione, problemi di incomprensione e non collaborano al livello adeguato, questo può portare al fallimento del progetto.

Secondo la Harvard Business Review, il 39% dei conflitti è causato da differenze nella comunicazione e il 22% da aspettative poco chiare.

Una comunicazione efficace e la definizione delle aspettative sono due aree chiave di responsabilità dei project manager, il che significa che possono ridurre il rischio che sorgano conflitti (oltre a utilizzare tattiche di risoluzione dei conflitti quando si verificano).

Come Superarla

• Formati specificamente nella leadership di progetto e nelle tecniche di risoluzione dei conflitti, che possono fornire strumenti per affrontare i conflitti e altri scenari poco ideali. 
• Stabilisci una gerarchia chiara, obiettivi di progetto SMART e obiettivi di progetto, e un sistema di responsabilità. Organizza check-in regolari con i membri del team e rendili responsabili delle scadenze e degli standard di qualità.
• Implementa tattiche comprovate per aumentare la sicurezza psicologica. Questo assicura che i membri del team si sentano ascoltati e rispettati, contribuendo a ridurre i conflitti.

2. Disponibilità Limitata delle Risorse

I project manager fanno fatica ad allocare risorse ai loro progetti, soprattutto quando i progetti si svolgono contemporaneamente e i team sono divisi tra priorità concorrenti.

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Sebbene parte di questo possa essere risolto da una corretta fase di pianificazione del progetto, si riduce anche al budget del progetto. I progetti con budget più piccoli hanno spesso meno risorse dedicate, anche se talvolta il loro ambito richiederebbe più risorse.

Come Superarla

• Familiarizza con le principali tattiche di gestione delle risorse come livellamento delle risorse e spianamento delle risorse. Entrambe possono aiutare a bilanciare il carico di lavoro tra i membri del team, ma usa lo spianamento delle risorse quando hai una scadenza non procrastinabile. 
• Migliora la tua capacità di previsione delle risorse. Più in anticipo sai di quali risorse avrai bisogno, prima potrai prenotarle, assicurandoti di avere tutte le persone necessarie. 
• Utilizza software di gestione delle risorse. Questo è il modo più semplice per riassegnare i compiti, monitorare la capacità e il carico di lavoro del team, e stimare di quali risorse hai effettivamente bisogno.

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3. Mancanza di Formazione o Competenze nella Gestione dei Progetti

Spesso i project manager vengono inseriti nel ruolo senza alcuna formazione formale (anche se questa tende ad arrivare più tardi) o senza le competenze di project management, le competenze tecniche o il set di soft skill che li aiuterebbe ad avere successo.

Diversi partecipanti al nostro sondaggio hanno indicato la mancanza di fiducia in sé stessi come la sfida maggiore, e in particolare tre risposte hanno sottolineato di essere nuovi nel project management. Un partecipante ha sottolineato di "avere difficoltà nell'ampliare [le proprie] competenze dalla gestione di base alla gestione di progetti di piccola scala."

Come Superarla

• Allenati a restare flessibile, indipendentemente dal tipo o dalla scala del progetto digitale che stai gestendo. Adattati rapidamente agli scenari e impara dai tuoi errori. 
• Dedica tempo all'apprendimento personale e alla formazione nel project management. Unisciti a gruppi e community, e crea una rete con i tuoi colleghi. La nostra community Slack (parte della membership DPM) è un ottimo posto per entrare nella conversazione.
• Segui il nostro corso Mastering Digital Project Management, ora disponibile tramite l'iscrizione DPM. Il corso copre l’intero ciclo di vita di un progetto, nonché le metodologie principali, come agile project management e waterfall, e strategie per portare a termine progetti di successo.

4. Mancanza di Processi Chiari

Molti partecipanti al nostro sondaggio hanno sottolineato che la sfida più grande nella gestione dei progetti riguarda i processi, che si tratti di processi specifici di progetto o di processi aziendali. Diversi hanno evidenziato che nella propria organizzazione mancano i workflow e che spetta al project manager crearli e implementarli.

Altri, invece, si sono detti frustrati dal fatto che le procedure già stabilite non vengano seguite da altri.

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Come Superarla

• Usa dei modelli quando crei documenti di processo. Questo ti farà risparmiare tempo e ti eviterà confusione, poiché puoi semplicemente modificare un modello esistente invece di crearne uno nuovo da zero. Puoi creare modelli dai documenti già in tuo possesso oppure trovare numerosi modelli gratuiti e a pagamento online che possono rappresentare un punto di partenza. 
• Esegui un’analisi delle cause alla radice. Prima di lanciarti sulle soluzioni, valuta di usare l'analisi delle cause per capire perché i processi vengono saltati o non funzionano. Potresti scoprire lacune nella formazione, responsabilità poco chiare, oppure strumenti che non supportano adeguatamente il workflow.
• Crea un comitato di gestione del cambiamento per l’introduzione di nuovi processi o modifiche di quelli esistenti. Includi membri di diversi reparti così che tutti possano esprimere la propria opinione e sentirsi parte della nuova procedura.

5. Rispettare l'Ambito del Progetto

Diversi partecipanti hanno dichiarato che l’ambito era la loro sfida maggiore: nello specifico mantenere l’ambito del progetto, evitare lo scope creep e gestire cambiamenti dell'ultimo minuto. Lo scope creep deriva principalmente dai clienti (“Mi chiedevo solo se…” “Un’altra idea…”), ma può provenire anche dai membri del team desiderosi di distinguersi. 

Una risposta ha sottolineato l’effetto domino che hanno le modifiche di ambito, e la conseguente gestione degli stakeholder che si rende necessaria quando questi cambiamenti richiedono modifiche anche al piano o al budget di progetto.

Come Superarla

• Fai riferimento allo statement of work e/o al project scope statement. Se un cliente chiede qualcosa che non è previsto in questi documenti, rimandalo a consultarli. 
• Implementa una procedura di richiesta di cambiamento. Se un cliente desidera una funzionalità che non era prevista inizialmente, ad esempio, bisogna compilare una richiesta di cambiamento che dettagli le conseguenze dell’implementazione di quella funzione su budget, tempistiche e risorse. Il cliente può valutare la richiesta e decidere di non procedere, ma se invece dà il via libera, potrai poi aggiornare la cronologia o il budget del progetto di conseguenza.

6. Mancanza di Visibilità sui Progressi

Spesso i project manager si lamentano di non essere a conoscenza di ritardi di progetto o problemi fino a quando non è troppo tardi, così come della mancanza di visibilità su quanto lavoro sia stato effettivamente completato rispetto a quanto budget e tempo siano già stati impiegati. 

Per non parlare del fatto che, senza una soluzione di reportistica adeguata, il processo per rintracciare queste informazioni richiede tantissimo tempo: 

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Come superarlo

• Utilizza un software di project management. Ti permette di creare dashboard per monitorare metriche come il budget utilizzato, la capacità di ogni risorsa e la percentuale di completamento di un'attività o una milestone. Inoltre ti consente di vedere su quali altri progetti stanno lavorando i membri del tuo team, così da poter valutare le priorità e apportare le necessarie modifiche. 
• Calcola il valore guadagnato. Questa è una metrica che assegna un valore monetario all’avanzamento del tuo progetto, consentendoti di confrontare direttamente la quantità di tempo speso rispetto al budget consumato. 
• Confrontati regolarmente con i membri del tuo team. Organizza incontri one-to-one periodici per avere un quadro completo del loro carico di lavoro, eventuali ostacoli o difficoltà che stanno incontrando, e capire come puoi supportarli meglio. 

7. Gestire persone che non riportano direttamente a te

I project manager spesso non sono i responsabili diretti dei membri del team che lavorano sui loro progetti.

Non hanno necessariamente autorità sui loro orari, le ore di lavoro, i processi che seguono o su come lavorano. Questo può portare a conflitti tra project manager e team, tra project manager e altri manager, oppure tra diversi membri del team. 

Come superarlo

• Costruisci un buon rapporto con i membri del tuo team, affinché sentano di potersi rivolgere a te per questioni legate al carico di lavoro. Conoscere una persona a livello umano renderà più semplici anche le conversazioni difficili. 
• Pianifica riunioni regolari (settimanali, bisettimanali, ecc.) tra tutti i manager (di progetto e non) per discutere delle priorità, dei possibili conflitti sulle risorse e garantire l’allineamento, in modo che i membri del team non ricevano indicazioni contrastanti che possano causare frustrazione e confusione. 
• Fai domande aperte ai membri del team sul loro carico di lavoro o sulle loro preferenze, evitando domande tendenziose o condiscendenti.

8. Priorità in contrasto

Le organizzazioni hanno spesso tanti progetti in corso e le risorse richieste per questi progetti possono essere scarse, come già sottolineato in precedenza. I membri del team sono spesso sovraccarichi, il che può portare a un calo del morale e della motivazione. Inoltre, anche i project manager si trovano spesso a dover gestire più progetti con diversi livelli di priorità.

Questo lo riassume piuttosto bene: 

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Come superarlo

• Implementa software di gestione delle attività e app o strumenti di project management. Questi possono aiutarti a monitorare su cosa stanno lavorando i membri del tuo team e quali altri progetti e attività sono a loro assegnati. 
• Crea una matrice di priorità e categorizza le attività in base a quanto sono importanti o urgenti, ed elimina tutto ciò che è sia poco importante che non urgente. 
• Impara a delegare. Sebbene i project manager siano responsabili dell'esecuzione del lavoro, non è detto che debbano necessariamente occuparsene loro direttamente. Coinvolgi il team nel brainstorming di tattiche di gestione dei rischi o piani di contingenza.

9. Ottenere Stime Accurate

Stimare il tempo necessario per completare un'attività, e quindi quanto budget verrà utilizzato, è sempre una sfida sia per i project manager che per i membri del team.

I project manager non sono coloro che eseguono direttamente il lavoro, e i membri del team possono essere titubanti nell'impegnarsi su una determinata quantità di tempo, specialmente se non hanno tutte le informazioni necessarie, come talvolta accade.

Come Superarlo

• Utilizza tecniche di stima come la stima analogica, la stima parametrica o la stima a tre punti. La stima analogica usa i dati provenienti da progetti precedenti, e la stima parametrica applica variabili specifiche di progetti simili ai parametri del progetto attuale. La stima a tre punti calcola la media tra il miglior scenario, lo scenario peggiore e lo scenario più probabile.
• Utilizza il nostro modello di stima di progetto (disponibile tramite l'abbonamento DPM). Accedi al nostro modello e alla checklist per assicurarti di presentare ai clienti la stima più accurata possibile. 

10. Mancanza di Comunicazione

Quando i membri del team non comunicano tra loro, o gli stakeholder del progetto non forniscono le informazioni o le approvazioni necessarie per procedere, il rischio potenziale di fallimento del progetto aumenta notevolmente.

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Come Superarla

• Crea un chiaro piano di comunicazione. Questo delinea come il team di progetto, il project manager e gli stakeholder si scambieranno informazioni durante il progetto. Includi quali canali verranno utilizzati e con quale frequenza comunicherai, così come la frequenza delle riunioni di aggiornamento (che si svolgano di persona o telefonicamente). 
• Tieni un vero kickoff di progetto, oltre a una riunione di pre-kickoff tra te e il cliente. Questo aiuterà a costruire un buon rapporto, in modo da poter comunicare efficacemente per tutto il progetto, e definirà le aspettative per il livello e la frequenza della comunicazione durante tutto il lavoro. 

11. Team che Lavorano in Silos

Quando i membri di un team lavorano isolati senza cicli di feedback, la qualità del lavoro ne risente, le attività vengono duplicate e non è chiaro chi sia responsabile di cosa.

Questo genera molta frustrazione sia all'interno del team di progetto che tra gli stakeholder, abbassando morale e motivazione e allontanando il team dal lavoro. 

Come Superarlo

• Implementa una matrice RACI. Questa chiarisce chi è responsabile, chi deve rispondere, chi va consultato e chi deve essere informato su specifiche attività e risultati di progetto. Compila la matrice strategicamente per ridurre i silos e assicurati che le persone nel ruolo di “consultato” siano quelle giuste per fornire feedback.
• Stabilisci un ciclo di feedback. Questo comprende sia il feedback sul lavoro svolto sia, più in generale, feedback sui processi, sugli ostacoli e sull'andamento generale del progetto. Più migliori i processi e trovi modi per abbattere i silos, più miglioreranno il morale e la qualità del lavoro.

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