Come Scrivere Una Proposta di Progetto (Con Un Esempio Concreto)
È una scena familiare, vecchia quanto i progetti e le proposte progettuali stesse: i project manager che si disperano perché il team commerciale ha venduto qualcosa di impossibile da realizzare, mentre i commerciali si disperano perché il piano prodotto dal team è troppo costoso per ottenere il lavoro.
Per anni, molti di noi hanno accettato tutto ciò come la naturale evoluzione delle cose. Ma sono qui per dirti che non deve per forza essere così.
In questo articolo, andremo a unire le forze in competizione, dotando il project manager che è in te delle capacità necessarie per modellare una proposta di progetto o d’affari tanto convincente quanto realizzabile.
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Dopo aver letto questo articolo, sarai in grado di:
- Rimboccarti le maniche e affrontare con sicurezza qualsiasi fase del ciclo di vita di una proposta progettuale
- Fungere da ponte tra il tuo team commerciale e i team di delivery
- Guadagnare il rispetto e la fiducia dei tuoi colleghi di business development senza perdere quello dei tuoi pari nella gestione dei progetti?
Strumenti per Proposte di Progetto
Ecco un elenco di alcuni utili software per la gestione delle proposte di progetto: questi sono tra i migliori strumenti per scrivere proposte rapidamente e gestire il processo di approvazione.
Questi offrono molto più di un semplice modello di proposta, e sono pensati per aiutare i team di vendita e account management a rispondere a RFP, creare preventivi, firmare documenti online e gestire approvazioni e contratti.
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Per ulteriori opzioni, dai un'occhiata a questa lista di software per RFP.
Che tu usi o meno un software per le proposte aziendali, devi comunque sapere come scrivere una proposta. Continua a leggere per sapere cosa includere in una proposta e come scriverne una.
Cos’è una Proposta di Progetto?
Ai fini di questo articolo, definiamo una proposta di progetto come un documento che verrà sottoposto a uno sponsor interno, a un cliente o a un potenziale cliente con lo scopo di costruire una motivazione affinché il tuo team realizzi un programma di servizi o uno scope of work.
La proposta è importante perché dimostra perché il tuo progetto è quello giusto per il cliente. La proposta viene fatta prima che inizi il progetto, di solito dopo una serie di conversazioni tra te e il cliente.
A volte risponderai a una request for proposal (RFP), entrando in competizione con altre organizzazioni per attirare l'attenzione del cliente potenziale.
Come Scegliere il Formato Giusto per la Proposta?
Il formato di una proposta può variare notevolmente a seconda della natura del nuovo progetto e della formalità richiesta dal processo. Alcune proposte sono semplici email ben scritte, mentre altre sono solo grandi fogli di calcolo da riempire.
Il miglior consiglio che posso darti è questo: se è stato specificato un formato per la proposta (ad esempio, richiesto in una RFP), usa proprio quel formato. Certo, un opuscolo che si apre a mappa mentale gigante può farti ricordare, ma rischia anche di farti squalificare.
Altrimenti, ti consiglio di cercare di conoscere il tuo pubblico per capire se preferisce la sintesi e la conversazione, oppure una narrazione approfondita. Nel primo caso potrebbe bastare una presentazione breve di 5-10 slide. Nel secondo, potresti dover preparare un documento più ampio e articolato in capitoli.
Come Scrivere una Proposta di Progetto in 5 Passaggi
Nel momento in cui ti viene chiesto di guidare o supportare una proposta, la parte "PM" del tuo cervello probabilmente si concentrerà subito su due obiettivi: far sì che la proposta sia inviata nei tempi previsti e assicurarsi che la proposta sia effettivamente realizzabile dai colleghi e dai team.
Istintivamente inizierai a cercare i tuoi documenti di processo, le strategie di gestione del rischio e le checklist di avvio, ma ti trovi in un territorio poco familiare.
La buona notizia è che, quando una proposta è fatta bene, il suo ciclo di vita è molto simile a un ciclo di vita di un progetto. Il processo per le proposte generalmente segue questo schema:
Il processo per creare una proposta di successo si può suddividere in 5 semplici passaggi.
1. Valutare Se L’Opportunità È Adatta
Il primo passo è identificare opportunità per le quali puoi costruire un solido business case e che siano anche adatte al team.
Le opportunità possono essere individuate esternamente (come ad esempio tramite una richiesta di proposta emessa dall'acquirente) o internamente (ad esempio, quando un team account o di delivery individua la necessità di un progetto e decide di agire proattivamente). Ma la vera abilità sta nel processo di qualificazione.
Per qualificare un’opportunità, è necessario esaminare a fondo i requisiti e valutarli rispetto alle capacità, alla cultura e alla strategia della propria organizzazione. Molti team di vendita utilizzano una matrice di qualificazione o una scheda di valutazione per analizzare e dare priorità alle opportunità in modo quantitativo.
Queste schede possono proporre domande sulla possibilità di successo, fattibilità e desiderabilità dell’opportunità, e utilizzare queste valutazioni per attribuire un punteggio numerico.
In generale, l'idea è utilizzare il processo di qualificazione per guidare una decisione go/no-go su perseguire o meno l'opportunità.
Questa decisione dovrebbe essere presa dalle figure di riferimento all'interno della tua organizzazione, per garantire che si perseguano solo le opportunità che puoi vincere, che puoi realizzare e che effettivamente desideri ottenere fin dall’inizio.
2. Pianifica La Tua Strategia Per Vincere
Se la decisione è di andare avanti, il passo successivo è elaborare un piano per realizzare la proposta. Qual è la strategia per vincere? Chi compone il team che si occuperà della proposta e quali sono i loro ruoli e responsabilità? Qual è il piano di lavoro per creare e consegnare la proposta?
In questa fase, è importante fare un briefing corretto al team, chiarire le aspettative e riunire tutti per definire la strategia. Se si tratta di un’opportunità competitiva, sforzati di conoscere i concorrenti ed essere realistico riguardo alla tua posizione nel mercato.
Se nella tua rete ci sono persone che conoscono l’acquirente, contattale. Raccogli informazioni su ciò che è importante per l'azienda acquirente: consulta i report annuali, verifica se ci sono nuove assunzioni nel loro team dirigenziale, scopri dove sono apparsi nelle notizie recentemente.
Individua insieme alcuni temi chiave per la vittoria — affermazioni su perché il tuo team dovrebbe essere selezionato, basandoti su ciò che interessa all’acquirente o al decisore — e crea un processo per integrare questi temi nella tua proposta.
Infine, dovrai concordare un approccio di alto livello per il progetto proposto e un piano di lavoro per sviluppare la proposta stessa.
Assicurati che il team abbia il tempo di dedicarsi alla creazione della proposta, in modo da non ritrovarti impreparato all’avvicinarsi della scadenza. Prevedi una serie di riunioni per monitorare i progressi e collaborare sui contenuti. Trattala come la pianificazione di un vero e proprio progetto!
3. Crea Un Approccio Solido E Un Documento Di Proposta Efficace
Creare la proposta è un processo iterativo che — in un mondo ideale — si sviluppa di pari passo a un processo iterativo di revisione. Questo aiuta a bilanciare lo sviluppo del miglior approccio con la necessità di continui controlli di realtà con i tuoi esperti.
Durante la creazione della proposta, le tue competenze di PM saranno una preziosa aggiunta a qualsiasi team di proposta. Come persona in grado di guidare la definizione dello scope e la stima, trasformando rischi e ambiguità in assunzioni concrete, sei nella posizione ideale per far convergere le varie, a volte contrastanti, voci che incontrerai nel percorso.
Nel frattempo, altri componenti della proposta dovranno iniziare a prendere forma:
- I case study dovranno essere selezionati
- I profili dei membri del team proposto dovranno essere raccolti e personalizzati
- Le referenze dovranno essere contattate per ottenere il consenso
- I nuovi collaboratori del team dovranno essere aggiornati
- Le sezioni dei contenuti dovranno essere corrette, modificate e armonizzate in un’unica voce e un unico messaggio
4. Revisiona In Modo Iterativo E Fai Le Dovute Verifiche
Man mano che crei la proposta, assicurati di far vedere le bozze ai revisori nel corso del processo: confronta l’ambito del progetto e l’approccio con i tuoi esperti di contenuto, il tuo team dirigenziale, il team legale e soprattutto la persona che darà l’approvazione finale alla proposta.
Come ho menzionato sopra, questo processo funziona meglio se eseguito in modo iterativo: crea, revisiona, ripeti. Il motivo è duplice: lasciare la revisione alla fine limiterà la qualità dei feedback che riceverai e rischierai che la proposta non venga approvata per la consegna a meno che non vengano apportate drastiche modifiche dell’ultimo minuto.
Il metodo iterativo aiuta a costruire consenso lungo il percorso, prepara la tua proposta all'approvazione finale e raccoglie input preziosi da una varietà di prospettive che renderanno la proposta il più efficace possibile.
5. Consegnare e Prepararsi ai Passi Successivi
Consegnare la proposta è molto di più che semplice invio: avrai bisogno di una pianificazione solida. Questo è il posto in cui non vuoi ambiguità. Ricontrolla accuratamente i requisiti di invio e conferma la logistica. Correggi il testo e verifica i numeri.
Si tratta di un invio cartaceo? Se sì, quante copie? Chi stampa le buste da spedire? Se è una consegna digitale, testa l'esportazione PDF con largo anticipo così da essere certo che potrà essere inviata via email.
Una volta inviata la proposta, assicurati di ricevere una conferma di ricezione. E non rilassarti troppo a lungo — non è qui che la storia finisce. Essere preparati ai passi successivi è fondamentale. Prepara il team per presentazioni orali o domande di chiarimento.
Aggiorna il brief man mano che si negozia il perimetro. Tieni d'occhio i membri del team proposti per sapere se saranno disponibili all'avvio del progetto.
Come ogni progetto, anche questo processo non va sempre liscio! Se vuoi evitare o superare le comuni sfide nella stesura delle proposte, considera di diventare membro DPM e seguire il nostro mini-corso Master Project Proposals!
Esempio di Proposta di Progetto
Come menzionato in precedenza, la struttura esatta e il contenuto della proposta di progetto variano a seconda dell'opportunità e dei requisiti richiesti. Tuttavia, il miglior consiglio che posso darti è di strutturare la tua proposta in base a ciò che interessa al tuo pubblico, piuttosto che a ciò che interessa a te.
Ogni sezione dovrebbe convergere su un insieme coerente di temi vincenti. Fai le tue ricerche e acquisisci una comprensione di ciò che è importante per gli stakeholder e i decisori del progetto, nonché per l'organizzazione in generale.
Modello di Proposta di Progetto
Scarica il tuo modello qui e usa questa guida mentre lo compili – gli approfondimenti di questo articolo ti aiuteranno a creare una proposta di progetto davvero solida.
Quanto sopra non dovrebbe essere usato come modello definitivo di proposta di progetto, quindi vorrei illustrarti una struttura di proposta che considero abbastanza tipica in formato breve per un pubblico esecutivo. Ecco i parametri:
- L'acquirente riceverà la proposta come lettura preventiva, ma avremo la possibilità di presentarla di persona.
- L'acquirente è composto da più dirigenti che rappresentano diverse aree del business.
- Non si tratta di un nuovo cliente. Abbiamo già un rapporto con l'acquirente, che ci ha richiesto questa proposta.
- L'acquirente è interessato principalmente a ciò che faremo per loro, più che alle nostre credenziali.
Ecco una struttura di esempio basata su questi parametri:
1. Riassumi la tua Proposta e le Credenziali in una Introduzione o Sintesi Esecutiva Sintetica
La prima pagina non è necessariamente la prima che verrà letta, ma un riassunto esecutivo aiuterà a veicolare i tuoi punti chiave anche a chi leggerà solo la prima pagina e il totale del prezzo.
Usa 1-2 frasi per spiegare ognuno dei seguenti punti chiave: la tua comprensione della sfida, il tuo approccio, perché il tuo team è quello giusto, come collaborerai con il loro team e quali sono i prossimi passi.
2. Dimostra la tua Comprensione del Problema o della Sfida
Nel corpo della proposta, è spesso una buona idea partire con una riformulazione del problema e il background del progetto.
La mia logica è che i tuoi lettori probabilmente vogliano sentir parlare prima di se stessi, non di te. Oltre a dimostrare la tua comprensione, cerca di riflettere anche la consapevolezza di come funziona l’azienda del cliente e delle più ampie implicazioni del progetto.
Rendi chiaro che hai compreso l’ambito e gli obiettivi del progetto proposto — specifica le tue assunzioni di partenza.
3. Descrivi a Grandi Linee Come Il Tuo Approccio Risolverà Il Problema
Quando vuoi andare subito al punto, è utile seguire la tua comprensione della sfida con una visione proposta di come supererai quella sfida.
Questa è solitamente una descrizione ad alto livello del tuo approccio che risponde più al “perché” rispetto a “cosa” o “come”. In genere, evidenziamo il valore aziendale del nostro approccio e i risultati specifici che potremmo generare per il cliente rispetto alla sua richiesta.
Presenta una panoramica ad alto livello del tuo approccio ed esplica il “perché” della scelta di quell’approccio.
4. Descrivi Nel Dettaglio Il Tuo Approccio E Il Piano Di Progetto
Per questo formato più breve, vogliamo mostrare il nostro piano solo con il livello di dettaglio necessario per avviare una conversazione (ma assicurati di avere tutte le risposte dettagliate quando lo presenti!).
Spesso questo includerà una tempistica ad alto livello con le fasi principali, traguardi e deliverable o risultati. Potrebbe includere un diagramma di Gantt, oppure semplicemente descrivere periodi di tempo più ampi. Di solito presentiamo tutto nel contesto del valore che produrremo (il “perché”), non solo di quello che faremo (“cosa” e “come”).
5. Presenta Il Team: Chi Farà Cosa E Perché Sono Le Persone Migliori Per Questo Lavoro?
Per alcuni clienti, la squadra è importante quanto l’approccio. Supponendo che si proponga un team solido e qualificato, evidenzia le competenze e i titoli specifici che li rendono i migliori per questo incarico e descrivi il contributo che forniranno al progetto.
6. Dimostra Di Averlo Già Fatto In Passato
Casi studio rilevanti possono amplificare la forza persuasiva della tua proposta. Casi studio non pertinenti, invece, possono solo creare confusione. Se puoi, includi casi studio che soddisfino almeno due dei seguenti criteri e non esitare a spiegare esplicitamente perché il caso studio è pertinente per i tuoi lettori:
- Un progetto con un ambito/approccio simile
- Un progetto realizzato per un’organizzazione simile su scala paragonabile
- Un progetto che ha coinvolto lo stesso team che proponi
- Un progetto per cui puoi fornire una referenza forte, senior e contattabile
7. Esprimi chiaramente le tue ipotesi e cosa ti servirà dai tuoi lettori per avere successo
A questo punto, probabilmente non vorrai spaventare il tuo acquirente con ipotesi troppo dettagliate, ma è importante comunicare le basi della tua stima, preparando anche il terreno per ciò di cui avrai bisogno dal cliente per avere successo.
Consiglierei di includere una sezione intitolata “Cosa ci servirà da parte vostra” che comprenda, ad esempio, l’accesso a dati e ricerche precedenti, una persona di riferimento dedicata per tutta la durata del progetto, accesso a sistemi e documentazione, partecipazione del team a sessioni di pianificazione e revisione bisettimanali, ecc.
8. Contesta il costo nel contesto del valore
Un grande errore che commettevo spesso all’inizio della mia carriera era semplicemente inserire la suddivisione dei costi su una pagina senza alcun contesto.
Gli acquirenti avranno inevitabilmente una qualche reazione al prezzo, e il modo migliore per contrastarla è inquadrare il costo nel suo rapporto con il valore. Riassumi l’offerta in questa pagina: cosa ha richiesto il cliente, quali benefici fornirai, e poi il costo per questi benefici.
9. Se opportuno, includi ulteriori informazioni come appendice
Se ci sono dettagli che vuoi includere solo per alcuni lettori e che sono supplementari, inseriscili in un’appendice e etichettala bene.
Questo può includere contenuti di leadership di pensiero, una descrizione dettagliata della tua metodologia, una panoramica della tua azienda e della sua struttura di gestione, situazioni economico-finanziarie, il tuo approccio a sostenibilità e responsabilità aziendale, premi ricevuti, ecc.
Questi aspetti possono essere importanti per alcuni lettori, ma non sono fondamentali per la tua argomentazione. Non appesantire inutilmente il carico cognitivo dei tuoi lettori.
Consigli degli Esperti: Come Far Emergere la Tua Proposta di Progetto
Non nascondere il budget tra i deliverable
Jason Swenk, che vanta un impressionante tasso di accettazione dell’80% sulle sue proposte, consiglia anche di separare i prezzi dalla sezione dei deliverable della proposta.
Parlare di prezzo può essere scomodo, ma merita una sezione dedicata. Se lo infili accanto ai deliverable, distoglierai l’attenzione del cliente da ciò che puoi fare per lui. Vuoi che il cliente immagini ciò che potete realizzare insieme, non quanto costi rispetto al suo budget.
Dimostra il tuo valore al cliente con successi passati
Il business coach Nathan Ingram afferma che le proposte non includono “spec” work. “Non faresti mai una bozza della homepage per un cliente prima che ti abbia pagato, giusto?” Se un cliente vuole la prova delle tue competenze, fornisci esempi e referenze invece.
Attribuisci un valore economico al problema del cliente
Sii persuasivo. Durante una conferenza del Project Management Institute nel 2009, Eddie Merla affermò che, “a volte il concetto è esposto correttamente ma la giustificazione per il progetto è debole.”
Devi costruire un argomento convincente di proof-of-concept per avanzare col progetto. Un modo per farlo è attribuire un costo al problema. I clienti saranno molto più propensi ad agire se capiscono che il problema attuale sta costando loro denaro.
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