Come Scrivere Una Proposta di Progetto (Con Un Esempio Concreto)
È una scena familiare, vecchia quanto i progetti e le proposte di progetto stesse: i project manager si strappano i capelli perché il team di vendita ha venduto qualcosa di impossibile da realizzare, mentre i commerciali si disperano perché il piano prodotto dal team è troppo costoso per aggiudicarsi il lavoro.
Per anni, molti di noi hanno accettato questa situazione come il normale corso delle cose. Ma sono qui per dirti che non deve per forza essere così.
In questo articolo, andremo a unire forze in conflitto dotando il project manager che è in te delle capacità per modellare una proposta di progetto o d'affari che sia tanto convincente quanto fattibile da realizzare.
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- Tirare su le maniche e intervenire con sicurezza in qualsiasi fase del ciclo di vita di una proposta di progetto
- Agire come ponte tra il tuo team di vendita e i team di delivery
- Guadagnare il rispetto e la fiducia dei tuoi colleghi di business development mantenendo però il rispetto e la fiducia dei tuoi pari nel project management
Strumenti per proposte di progetto
Ecco un elenco di alcuni utili software per proposte di progetto: questi sono alcuni dei migliori strumenti per scrivere velocemente proposte e gestire il processo di approvazione.
Offrono molte più funzionalità rispetto a un semplice modello di proposta, e sono progettati per aiutare i team di vendita e account management a rispondere agli RFP, creare preventivi, firmare documenti online e gestire approvazioni e contratti.
I clic sui link sottostanti possono generare una commissione, che sostiene i nostri test e le nostre recensioni indipendenti di software e servizi. Scopri di più su come manteniamo la trasparenza.
Per ulteriori opzioni, dai un'occhiata a questa lista di software per RFP.
Indipendentemente dal fatto che tu utilizzi o meno software per proposte commerciali, devi comunque sapere come scrivere una proposta. Continua a leggere per imparare cosa includere in una proposta e come scriverne una.
Cos'è una proposta di progetto?
Ai nostri fini, definiamo una proposta di progetto come un documento che viene inviato a uno sponsor interno, un cliente o un potenziale cliente e che serve a costruire una motivazione affinché il tuo team possa fornire un programma di servizi o un ambito di lavoro.
La proposta è importante perché dimostra perché il tuo progetto è quello giusto per il cliente. La proposta precede l'avvio del progetto, di solito dopo una serie di conversazioni tra te e il cliente.
A volte dovrai rispondere a una richiesta di proposta (RFP) in cui competerai con altre organizzazioni per attirare l'attenzione del potenziale cliente.
Come scelgo il formato giusto per una proposta?
Il formato di una proposta può variare moltissimo a seconda della natura del nuovo progetto e della formalità del processo di valutazione. Alcuni team utilizzano una piattaforma dedicata alle proposte, mentre altre proposte sono semplici email ben scritte o grandi fogli di calcolo da compilare.
Il miglior consiglio che posso darti è questo: se è stato specificato un formato di proposta (ad esempio come requisito nell'RFP), usalo. Certo, un opuscolo che si apre in una mappa mentale grande quanto una parete ti renderà memorabile, ma potrebbe anche portare alla tua esclusione.
In caso contrario, ti consiglio di fare qualche ricerca sul tuo pubblico per capire se preferisce chiarezza e sintesi o una narrazione dettagliata. Nel primo caso potrebbe bastare una presentazione breve da 5-10 slide; nel secondo sarà necessario un documento molto più ampio e strutturato in capitoli.
Come scrivere una proposta di progetto in 5 passi
Nel momento in cui ti viene chiesto di guidare o supportare una proposta, la tua mente di PM probabilmente si concentrerà subito su due obiettivi: inviare la proposta nei tempi previsti e assicurarti che rifletta un lavoro che i tuoi colleghi e i tuoi team possano davvero realizzare.
Istintivamente cercherai di recuperare i tuoi documenti di processo, le strategie di gestione del rischio e le checklist per il lancio, ma stai entrando in un territorio sconosciuto.
La buona notizia è che quando una proposta viene realizzata correttamente, segue un ciclo di vita simile a quello di un progetto. Il processo di creazione di una proposta generalmente si svolge così:
Il processo per creare una proposta di successo può essere suddiviso in 5 passaggi fondamentali.
1. Qualifica se l'opportunità è adatta
Il primo passo è identificare le opportunità per cui puoi presentare un solido business case e che siano anche adatte al tuo team.
Le opportunità possono essere individuate esternamente (ad esempio tramite una richiesta di proposta emessa dall'acquirente) o internamente (per esempio quando un team account o delivery vede la necessità di un progetto e desidera portarlo avanti proattivamente). Ma la vera abilità sta nel processo di qualificazione.
Per qualificare un'opportunità, è necessario analizzare approfonditamente i requisiti e valutarla rispetto alle capacità, alla cultura e alla strategia della tua organizzazione. Molti team di vendita utilizzano una matrice di qualificazione o una scheda di valutazione per analizzare e dare una priorità quantitativa alle opportunità.
Queste schede di valutazione possono includere domande su probabilità di vittoria, fattibilità e desiderabilità dell'opportunità, e fornire così un punteggio numerico.
Nel complesso, lo scopo è utilizzare il processo di qualificazione per guidare una decisione di go / no-go su cui opportunità perseguire o meno.
Questa decisione dovrebbe essere presa dai responsabili competenti all'interno dell'organizzazione, così da assicurarsi che vengano perseguiti solo quei progetti che potete vincere, che siete in grado di realizzare e che realmente desiderate portare avanti.
2. Pianifica la tua strategia di vittoria
Se si decide di proseguire con l'opportunità, il passo successivo è redigere un piano per consegnare la proposta. Qual è la strategia per vincere? Chi è il team che creerà la proposta e quali sono i loro ruoli e responsabilità? Qual è il piano di lavoro per la creazione e la consegna della proposta?
In questa fase, è importante informare correttamente il team, stabilire chiaramente le aspettative e riunire il gruppo per costruire la strategia. Se si tratta di un'opportunità competitiva, cerca di conoscere i tuoi concorrenti e sii realistico sulla vostra posizione nel mercato.
Se conosci persone nella tua rete che conoscono l'acquirente, prova a contattarle. Cerca di capire cosa è importante per l'organizzazione acquirente: consulta report annuali, verifica nuove assunzioni nel loro team di leadership, informati se sono stati citati nelle ultime notizie.
Individua insieme alcuni temi chiave di vittoria — ovvero affermazioni sul perché il tuo team dovrebbe essere scelto, basate su ciò che interessa all’acquirente o al decisore — e costruisci un processo per integrare questi temi nell’intera proposta.
Infine, è importante concordare un approccio di alto livello per il progetto proposto e definire anche un piano di lavoro per la realizzazione della proposta stessa.
Assicurati che il team della proposta abbia tempo sufficiente da dedicare alla creazione del documento, così da evitare di rimanere con l'acqua alla gola quando si avvicina la scadenza. Programma un calendario di riunioni per monitorare i progressi e collaborare sui contenuti. Trattalo come la pianificazione di un progetto!
3. Crea un approccio solido e un documento di proposta efficace
La creazione della proposta stessa è un processo iterativo che — in un mondo ideale — avviene in parallelo a una revisione continua. Questo permette di trovare l’equilibrio tra lo sviluppo del miglior approccio e la verifica costante della realtà con i tuoi esperti.
Durante la stesura della proposta, le tue competenze di project management saranno un valore aggiunto per qualsiasi team. Essendo in grado di guidare la definizione della portata e delle stime, convertendo rischi e ambiguità in assunzioni, avrai una posizione privilegiata per creare coesione tra le varie, talvolta contrastanti, opinioni che incontrerai lungo il percorso.
Nel frattempo, gli altri elementi della proposta dovranno iniziare a prendere forma:
- Case study da selezionare e curare
- Biografie dei membri del team proposto da reperire e adattare
- Referenze da contattare per ottenere il consenso
- Nuovi collaboratori nel team da informare e aggiornare
- Sezioni di contenuto da correggere, editare e integrare in una voce unica con un messaggio coerente
4. Revisiona Iterativamente E Fai La Tua Dovuta Diligenza
Man mano che crei la proposta, assicurati di mostrare le bozze ai tuoi revisori durante il percorso: sottoponi l’ambito del progetto e l’approccio ai tuoi esperti di materia, al tuo team di leadership, al tuo team legale e soprattutto all’individuo che darà l’approvazione finale della proposta.
Come ho accennato sopra, questo processo funziona meglio quando è iterativo: crea, rivedi, ripeti. Il motivo è duplice: lasciare la revisione solo alla fine limiterà la qualità dei feedback che riceverai e rischierai che la proposta non venga approvata per la consegna a meno che non vengano apportati modifiche drastiche all’ultimo minuto.
Il metodo iterativo aiuta a costruire consenso lungo il percorso, prepara la proposta per l’approvazione finale e raccoglie input preziosi da prospettive diverse che renderanno la proposta il più solida possibile.
5. Consegna E Preparati Ai Prossimi Passi
Consegnare la proposta significa molto più che premere invio: serve una pianificazione solida. Questo non è il momento di avere ambiguità. Controlla tre volte i requisiti di presentazione e conferma la logistica. Correggi le bozze e verifica i numeri.
È una consegna cartacea? Se sì, quante copie servono? Chi si occupa della stampa delle buste per la spedizione? Se è una consegna digitale, metti alla prova l’esportazione in PDF con largo anticipo così da sapere che sarà inviabile per email.
Una volta inviata la proposta, assicurati di ricevere una conferma di avvenuta ricezione. E poi non rilassarti ancora — non è qui che la storia finisce. Essere pronti ai passi successivi è fondamentale. Prepara il team a eventuali presentazioni orali o domande di chiarimento.
Aggiorna il brief mentre l’ambito viene negoziato. Tieni d’occhio i membri del team proposti per sapere se saranno disponibili quando il progetto partirà.
Come in ogni progetto, questo processo non va sempre alla perfezione! Se vuoi superare o evitare le sfide più comuni nella scrittura delle proposte, considera di diventare un membro DPM e seguire il nostro mini-corso Master Project Proposals!
Esempio Di Una Proposta Di Progetto
Come già accennato, la struttura e il contenuto esatti della tua proposta di progetto varieranno a seconda dell’opportunità e dei requisiti della richiesta. Tuttavia, il miglior consiglio che posso dare è di strutturare la proposta in base a ciò che interessa al tuo pubblico, piuttosto che a ciò che interessa a te.
Ogni sezione dovrebbe condurre verso un insieme coerente di temi vincenti. Fai le tue ricerche e cerca di capire cosa è importante per gli stakeholder e i decisori del progetto, oltre che per l’organizzazione nel suo complesso.
Modello Proposta Di Progetto
Scarica il modello qui e utilizza questa guida mentre lo completi – gli spunti in questo articolo ti aiuteranno a creare una proposta di progetto a prova di bomba.
Quanto sopra non dovrebbe essere considerato un modello definitivo di proposta di progetto, quindi vorrei ora mostrarti uno schema di proposta che considero un esempio abbastanza tipico di proposta breve per un’audience di dirigenti. Ecco i parametri:
- L’acquirente riceverà la proposta come materiale da leggere prima, ma avremo la possibilità di presentarla direttamente.
- L’acquirente è composto da vari dirigenti rappresentanti diverse aree dell’azienda.
- Non è un nuovo cliente. Abbiamo già una relazione con l’acquirente, che ha richiesto questa proposta.
- L’acquirente vuole sapere cosa faremo per loro, più che conoscere le nostre referenze.
Ecco una struttura esemplificativa secondo i parametri sopra:
1. Riassumi La Tua Proposta e Le Tue Competenze In Un’Introduzione O Sintesi Esecutiva Concisa
La prima pagina non è necessariamente la prima pagina che verrà letta, ma un sommario esecutivo aiuterà a trasmettere i tuoi punti chiave a chi ha intenzione di leggere solo la prima pagina e il prezzo.
Usa 1-2 frasi per spiegare ciascuno dei seguenti punti chiave: la tua comprensione della sfida, il tuo approccio, perché il tuo team è quello giusto, come lavorerete con il loro team e i prossimi passi.
2. Dimostra di Aver Compreso il Problema o la Sfida
Entrando nel corpo della proposta, spesso è una buona idea iniziare riproponendo il problema e il contesto del progetto.
La mia motivazione è che probabilmente i lettori vorranno prima leggere di sé stessi, non di te. Oltre a dimostrare la tua comprensione, cerca di riflettere una conoscenza di come opera il business del cliente e delle più ampie implicazioni del progetto.
Rendi chiaro che comprendi l'ambito e gli obiettivi del progetto proposto—dichiara le tue ipotesi.
3. Descrivi a Grandi Linee Come il Tuo Approccio Risolverà il Problema
Quando vuoi arrivare subito al punto, è opportuno seguire la tua comprensione della sfida con una visione su come intendi affrontarla.
Si tratta tipicamente di una descrizione ad alto livello dell'approccio che risponde più al “perché” che al “cosa” o “come”. Di solito evidenziamo il valore per il business del nostro approccio e quali risultati specifici potremmo ottenere per il cliente, in relazione alla sua richiesta.
Presenta una panoramica generale del tuo approccio e spiega il “perché” della tua decisione di adottare proprio quell’approccio.
4. Descrivi nel Dettaglio il Tuo Approccio e il Piano di Progetto
Per questo formato più breve, vogliamo mostrare il nostro piano solo con il livello di dettaglio necessario ad avviare una conversazione (ma assicurati di avere tutte le risposte dettagliate quando lo presenti!).
Spesso includerà una cronologia di alto livello con le fasi principali, milestone e risultati o deliverable attesi. Questo può includere un diagramma di Gantt, oppure una semplice descrizione di periodi temporali più ampi. Di solito inquadriamo tutto in funzione del valore che produrremo (il “perché”), non solo di ciò che faremo (il “cosa” e il “come”).
5. Presenta il Team: Chi Farà Cosa e Perché Sono le Persone Migliori per il Lavoro?
Per alcuni clienti, il team è importante quanto l’approccio. Supponendo che tu stia proponendo un team forte e qualificato, metti in evidenza le credenziali specifiche che li rendono i migliori per questo lavoro e descrivi quale sarà il loro contributo al progetto.
6. Dimostra di Averlo Già Fatto in Passato
Case study rilevanti possono aumentare il potere persuasivo della tua proposta. Case study irrilevanti possono solo creare confusione. Se possibile, includi case study che soddisfino almeno due dei seguenti criteri, e non esitare a dichiarare esplicitamente perché il case study è rilevante per i tuoi lettori:
- Un progetto con uno scopo/metodologia simile
- Un progetto realizzato per un'organizzazione di tipo simile e su scala comparabile
- Un progetto gestito dallo stesso team che stai proponendo
- Un progetto per il quale disponi di un referente forte, senior e contattabile
7. Esplicita le tue assunzioni e cosa avresti bisogno dai tuoi lettori per avere successo
A questo punto, probabilmente non vorrai spaventare il potenziale cliente con una lista dettagliatissima di assunzioni, ma è importante comunicare le basi sulle quali hai costruito la tua stima, preparando anche il terreno per ciò che ti serve dal cliente per portare a buon fine il progetto.
Consiglierei di inserire una sezione su “Cosa avremmo bisogno da voi”, che includa elementi come accesso a dati e ricerche precedenti, un referente dedicato per tutta la durata del progetto, accesso a sistemi e documentazione, partecipazione del team a sessioni di pianificazione e revisione bisettimanali, ecc.
8. Inquadra il costo nel contesto del valore
Un grosso errore che commettevo spesso all’inizio della mia carriera era semplicemente elencare i costi su una pagina senza dare alcun contesto.
I clienti avranno sempre una qualche reazione al prezzo, e il modo migliore per gestirla è inquadrare il costo in relazione al valore. Riassumi l’accordo su questa pagina: cosa ha richiesto il cliente, quale valore fornirai, e poi il costo per quel valore.
9. Se opportuno, inserisci informazioni aggiuntive in appendice
Se ci sono dettagli che vuoi fornire a lettori specifici come integrazione, inseriscili in appendice e indicane chiaramente la natura.
Questi possono includere contenuti di leadership di pensiero, una descrizione dettagliata della tua metodologia, una panoramica dell’azienda e della sua struttura manageriale, bilanci, il tuo approccio alla sostenibilità e alla responsabilità aziendale, premi, ecc.
Possono essere fondamentali per alcuni lettori, ma non sono il cuore del tuo argomento. Non appesantire inutilmente i tuoi lettori.
Consigli degli Esperti: Come Far Spiccare la Tua Proposta di Progetto
Non nascondere il budget tra i deliverable
Jason Swenk, che vanta un tasso di accettazione delle sue proposte dell’80%, consiglia anche di separare la parte relativa ai prezzi dalla sezione dedicata ai deliverable della proposta.
Parlare di prezzo può risultare scomodo, ma merita una sezione dedicata. Se lo inserisci di nascosto accanto ai deliverable, distoglierai l’attenzione del cliente da quello che puoi realizzare per lui. Vuoi che il cliente immagini cosa potete realizzare insieme, non quanto del suo budget costa il progetto.
Dimostra il tuo valore al cliente con successi passati
Il business coach Nathan Ingram afferma che le proposte non devono includere lavoro "spec". “Non realizzeresti mai il mockup di una homepage per un cliente prima che ti abbia pagato, giusto?” Se un cliente vuole una prova delle tue competenze, fornisci esempi e referenze invece.
Dai un valore economico al problema del tuo cliente
Sii persuasivo. Durante una conferenza del Project Management Institute nel 2009, Eddie Merla ha detto che, “a volte il concetto può essere espresso correttamente ma la giustificazione del progetto è debole.”
Devi costruire un'argomentazione convincente come prova di fattibilità per portare avanti il progetto. Un modo per farlo è associare un prezzo al problema. I clienti saranno molto più motivati ad agire se credono che il problema attuale stia facendo loro perdere denaro.
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