Elementi Chiave Da Cercare Nei Contratti Di Progetto E Nei Documenti Di Ambito
Ogni project manager vuole iniziare col piede giusto, questo è ovvio. Vuoi capire esattamente cosa ti viene richiesto di consegnare e poi creare un piano di progetto affinché il team possa realizzarlo.
Per fare ciò, devi sapere come analizzare i documenti di vendita. È una fase fondamentale nella fase di avvio del progetto, parte integrante del ciclo di vita del progetto, che ti aiuterà a ottenere l'allineamento necessario con i clienti e il tuo team di progetto.
Se erediti un progetto e non sei stato coinvolto nella sua definizione, o se hai definito un nuovo progetto ma il cliente ti ha inviato il contratto finale, c'è un alto rischio che qualcosa venga perso nella comunicazione. Leggere attentamente i documenti di vendita ti permetterà di eliminare ambiguità o di avere motivo per avviare chiamate di follow-up e ottenere chiarezza mentre inizi il percorso del tuo progetto.
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L'importanza dei documenti di vendita
Perché dovresti preoccuparti di leggere questi tipi di documenti?
- Devi assicurarti che la versione del cliente del contratto corrisponda ai dettagli forniti nel documento di scope del tuo team o nel documento di proposta.
- Non sei stato coinvolto nella definizione del progetto, quindi devi assicurarti che ciò che ti hanno detto i colleghi di commerciale o account corrisponda a quanto riportato nel contratto (puoi anche confrontarlo con quanto documentato nel software di gestione delle risorse clienti).
- Non conosci bene il progetto, quindi utilizzi i documenti di vendita per ricostruire i dettagli e le consegne del progetto.
- Devi assicurarti che non ci siano requisiti "a sorpresa" che non sono stati considerati nella valutazione dei costi della tua azienda.
- Devi essere in grado di dimostrare al cliente che comprendi i parametri del progetto e che stabilirai un piano per gestirli.
- È tuo compito mitigare i rischi del progetto.
Ogni PM dovrebbe avere una sana dose di scetticismo. Dovresti ricercare tutti i potenziali segnali di allarme ed anticiparli prima che sia troppo tardi. Quindi, mentre stai pianificando e avviando il progetto, una delle primissime cose da fare è leggere attentamente la documentazione di vendita. I documenti includono solitamente:
- La Richiesta di Offerta del cliente (“RFP”)
- La proposta di progetto della tua azienda (talvolta chiamata presentazione commerciale o proposta commerciale)
- Il contratto economico finale firmato
Se riesci ad avere accesso a tutti e tre questi documenti, è la situazione ideale. Se ce n’è solo uno che devi assolutamente leggere, è il contratto finale — quello con le firme sopra. Questo documento è legalmente vincolante e dovresti familiarizzare con tutti i dettagli in esso contenuti.
Indipendentemente da quale documento stai leggendo, dovresti cercare in ognuno di essi le stesse informazioni. Questi dettagli: tempistiche, aspetti finanziari, deliverable o indicazioni di processo, ti guideranno su come creare una pianificazione, modellare il prodotto, gestire il budget, o coinvolgere i tuoi stakeholder chiave.
Le RFP e i contratti possono essere molto lunghi e spesso pieni di dettagli tecnici o di gestione legale dei progetti che potrebbero non avere molto senso per te; va bene così. Concentrati e leggi le note a margine, prestando attenzione alle parole chiave e alle frasi che ti interessano: pianificazione, budget, tempistiche e termini legati alla logistica.
Quali domande dovrei pormi?
Mentre leggi la RFP, le slide di presentazione e i dettagli del contratto, ecco una checklist degli elementi di cui dovresti tenere conto. (Altre domande importanti da porsi all’avvio del progetto qui!)
Dettagli di budget
- Qual è l'importo del budget approvato?
- Qual è la tariffa?
- Il budget è segmentato o allocato in qualche modo specifico per fase o consegna (es. ridisegno rispetto al supporto continuativo dopo il lancio)?
- Quanti codici di lavoro è necessario configurare (es. Ridisegno, supporto, ecc.)?
- Ci sono costi pass-through?
- È previsto un acconto o un deposito iniziale?
- C'è un numero di ordine di acquisto (PO) o di contratto di cui tenere conto?
- Quali sono i dettagli di fatturazione?
- Si tratta di un importo fisso o a tempo e materiali (o un altro tipo di modalità di fatturazione)?
- Chi deve ricevere la fattura?
- Quali sono i loro recapiti?
- Come deve essere consegnata la fattura (email, formato cartaceo, ecc.)?
- Quali sono i termini di pagamento?
- Ci sono note specifiche che il cliente richiede sulla fattura?
Dettagli della pianificazione
- Esiste una data di inizio o una data di consegna indicata da qualche parte nel documento?
- Il documento fa delle ipotesi sulle fasi o sulle milestone del progetto e su quando dovrebbero essere completate?
- Ci sono fattori che determinano la tempistica elencati (es. il progetto deve essere lanciato prima dell’inizio dell’anno scolastico accademico)?
- Ci sono penalità o considerazioni particolari per la mancata realizzazione delle milestone previste?
Funzionalità
- Esiste un elenco di funzionalità obbligatorie?
- Cosa dice lo scope su ciò che fa parte del progetto e su ciò che deve essere incluso nel sito finale?
- Si presume che verrà utilizzato codice o asset da un altro progetto o che qualcosa debba essere realizzato in un certo modo?
- Ci sono aspettative definite o obiettivi di progetto elencati su come il progetto dovrà funzionare o apparire?
- Il progetto deve integrarsi con qualche altro servizio o piattaforma?
- Ci sono richieste di conformità su accessibilità o sicurezza indicate?
- Ci sono caratteristiche o requisiti su cui non siete sicuri che i membri del vostro team siano in grado di rispondere?
Logistica
- Ci sono presupposti sulle dinamiche del team o sui decisori?
- Lo scope dice qualcosa riguardo l’uso di risorse interne per la produzione?
- Si presume che verranno utilizzati determinati software di project management o altri strumenti di gestione per collaborare?
- Sono previste revisioni o approvazioni particolari da includere nel vostro roadmap (es. revisione del Consiglio comunale, processo di revisione legale o normativa, approvazione del Consiglio di amministrazione, revisione del responsabile esecutivo, ecc.)?
- Quanto potrebbero durare queste revisioni?
- Ci sono linee guida per l’invio delle revisioni fornite o bisogna richiederle?
- Ci sono dipendenze, dal vostro lato o da quello del cliente, di cui tenere conto?
- Ci sono altri fornitori esterni indicati con cui potrebbe essere necessario interagire?
Una nota importante è che potrebbero esserci state numerose trattative durante la fase di vendita che possono rendere la RFP o la presentazione obsolete quando si raggiunge l’accordo finale su budget e contratto.
Si prega di coordinarsi con il proprio team commerciale o di account (strumenti di collaborazione per le vendite sono molto utili a questo scopo) per identificare quale documento sia il più aggiornato. In caso di dubbio, affidati sempre al documento con firme e date.
Cosa succede adesso?
Se non hai già instaurato un rapporto con il tuo team commerciale o di account, utilizza questo processo di revisione dei documenti come un modo per entrare e partecipare maggiormente al processo di vendita. Per trovare ulteriore motivazione, leggi il blog di Galen Low su perché le proposte sono importanti o i suoi consigli per creare proposte vincenti.
Il fatto che i project manager conoscano bene i documenti finanziari sarà un vantaggio non solo per te, ma per tutto il team nella fase di pianificazione del progetto. Rimboccati le maniche, leggi le clausole e trova tutti i dettagli di cui hai bisogno per procedere con sicurezza!
