Creare un Team di Proposta: Ruoli e Responsabilità
Il team giusto per la creazione della proposta è spesso importante tanto quanto la proposta stessa. Per mia esperienza, non esiste una struttura "giusta" del team per le proposte e i ruoli e le responsabilità dei membri possono variare notevolmente. In realtà, un team di lavoro sulle proposte può assumere molte forme e dimensioni a seconda della natura dell'opportunità e del processo di proposta utilizzato.
Tuttavia, una cosa che posso affermare con certezza è che esiste una struttura "sbagliata": qualsiasi configurazione in cui non ci sia copertura sufficiente per fare ciò che è necessario per portare la proposta al traguardo. Vediamo quindi di che tipo di copertura potresti aver bisogno.
Quali ruoli potrei avere bisogno nel team di proposta?
So che ho detto che non esiste una struttura "giusta" del team, ma a volte serve semplicemente un punto di partenza. Qui sotto trovi un esempio di un tipico team di lavoro sulle proposte con cui ho lavorato in un'agenzia o società di consulenza per contratti che vanno da $500.000 a $2,5M (USD). Queste configurazioni variano da organizzazione a organizzazione e da opportunità a opportunità, ma può darti un buon punto di riferimento se questa è una novità per il tuo gruppo.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Il tuo team di proposta potrebbe includere alcuni o tutti i ruoli elencati qui, a seconda della dimensione della tua organizzazione.
Perché è importante avere un Proposal Manager?
C'è un ruolo che ho menzionato poco fa e su cui sono passato rapidamente — il Proposal Manager.
Se la tua organizzazione prende sul serio il nuovo business (e dovrebbe farlo!), avere un proposal manager diventa davvero importante. Ecco il punto: le proposte sono di fatto progetti che necessitano di essere gestiti. Avere un Proposal Manager può ridurre notevolmente le possibilità di fallimento, evitando di presentare in ritardo, o l'invio di un'offerta che viene squalificata per mancato rispetto della procedura RFP, o la presentazione di una proposta di bassa qualità o altri rischi che potrebbero far fallire la proposta.
Alcuni dei benefici specifici che può portare un Proposal Manager sono, ad esempio, una matrice di conformità per tracciare i requisiti di presentazione della proposta, l'assegnazione e la pianificazione dei collaboratori, e la creazione e supervisione della timeline di presentazione.
Senza qualcuno che indossi il "cappello" di Proposal Manager, ti ritroverai con feedback ricevuti all'ultimo momento, mancanza di chiarezza su chi fa cosa, interpretazioni discordanti dei requisiti della proposta, lacune nella proposta che scopri solo il giorno prima dell'invio e un aumento dello stress generale.
E, sì, parlo purtroppo per esperienza personale!
Come garantire la copertura
A prescindere dalla struttura del tuo team di proposta, devi assicurarti che la squadra copra tutte le aree necessarie. Per farlo, puoi utilizzare i tuoi strumenti di project management e lavorare con il team per sviluppare una tabella RACI o una checklist di copertura.
In breve, il team farà un brainstorming su tutto ciò che deve essere fatto per presentare la proposta e assegnerà un responsabile a ciascuna attività (la persona responsabile). Se rimangono spazi vuoti alla fine, dovrai rafforzare il gruppo o far sì che qualcuno si prenda carico di quelle responsabilità.
Una checklist di copertura per la proposta aiuta i project manager ad assicurarsi di avere tutto sotto controllo prima dell'invio.
Reclutamento e costruzione del team di proposta
Un altro elemento altrettanto importante è come recluti e informi il team. Ecco alcuni suggerimenti se sei tu il responsabile del reclutamento della squadra.
- Assicurati di includere tutte le prospettive rilevanti. Non lasciare fuori il team UX o il team QA pensando di poter fare una proposta competitiva e realistica senza di loro.
- Assicurati che i tuoi referenti principali siano a loro agio con le stime anche in presenza di un po' di ambiguità. Un team di stima che si aspetta di avere tutte le risposte rimarrà molto deluso.
- Allo stesso modo, coinvolgi anche persone che non hanno mai creato una proposta in precedenza, in modo da ottenere un punto di vista fresco e offrire a loro una nuova opportunità di apprendimento.
- Se nella tua organizzazione ci sono persone che conoscono il compratore o hanno esperienza su ambiti simili, trova un modo per coinvolgerle nel progetto.
Per quanto riguarda il briefing dei membri del team, ecco alcune best practice:
- Avvia un Opportunity Brief durante la fase di pianificazione che includa dettagli sull'acquirente, la definizione del problema, l'ambito della richiesta, i rischi chiave e le principali date rilevanti per la presentazione.
- Utilizza sempre l'Opportunity Brief per fornire contesto e dare spessore alla conversazione durante il briefing di nuovi membri del team. Condividi con loro una copia in anticipo così che abbiano la possibilità di formulare domande e incoraggiali anche a consultarla mentre lavorano alle loro parti della proposta.
- Continua ad aggiungere dettagli al tuo Opportunity Brief man mano che diventano disponibili durante il processo di vendita: i tuoi temi vincenti, l'ambito o l'approccio ad alto livello, il team proposto, la fascia di budget prevista, ecc.
- Quando la tua proposta viene accettata e il progetto approvato, trasforma l'Opportunity Brief nel Project Brief così da avere continuità nelle informazioni e non dover reinventare la ruota.
Suggerimento:
Cerchi consigli su come fare un buon briefing ai membri del team in modo che tutti siano allineati sulla visione e l'ambito del progetto o della proposta? Unisciti oggi alla nostra community e partecipa al nostro workshop Master Project Briefing!
Cosa ne pensi?
Hai una struttura di team solida che produce risultati ripetibili? Quali storie puoi condividere a proposito dei team che lavorano sulle proposte, sia quando le cose sono andate storte che quando è filato tutto liscio? Oltre a ruoli e responsabilità, quali sono le soft skill e le dinamiche di team che ti hanno portato al successo? Fammelo sapere nei commenti!
Per altri consigli sulle proposte, dai un'occhiata ai migliori suggerimenti di Galen Low per vincere le proposte.
