Quanti Strumenti Online Servono per un Progetto Digitale?
Nel mio lavoro quotidiano, utilizzo circa 12 diversi software e strumenti online. Sono più del doppio rispetto al numero medio di strumenti secondo il nostro recente studio, che ha rilevato che i project manager utilizzano in media 5,6 strumenti di project management nei loro progetti.
Questo fa sorgere due domande: Quanti strumenti online stai utilizzando nei tuoi progetti digitali? Qual è il numero ottimale di strumenti di project management da utilizzare?
Potresti ritrovare te stesso o la tua organizzazione in uno di questi due casi:
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- Sei una realtà più recente e il tuo stack tecnologico è estremamente leggero, con solo l'essenziale — forse usi persino un solo strumento per tutto. Probabilmente stai usando principalmente strumenti freemium di project management.
- La tua organizzazione è più matura e preferisce utilizzare diversi strumenti, con uno dedicato ad ogni funzione: comunicazione interna, pianificazione di progetto, monitoraggio dei progressi, reportistica, un CRM e così via.
Ma quale approccio funziona meglio? I miei risultati offrono un punto di partenza per riflettere su questa domanda.
Ho scoperto che:
- Il numero medio di strumenti utilizzati in un progetto digitale è 5,6.
- La tipologia più diffusa di strumento era il software di project management.
- Lo strumento più citato in assoluto è stato Google Workspace (precedentemente noto come G Suite).
Se sei nuovo qui, potrebbe esserti utile iniziare da perché usare un software di project management in primo luogo.
I dettagli sull’uso degli strumenti di project management
Come ho detto, il numero medio di strumenti utilizzati in un progetto digitale è 5,6. Ogni risposta al mio sondaggio tendeva a includere un software di pianificazione o schedulazione di progetto, email, uno strumento di comunicazione per i messaggi interni, e un software per la gestione di file e documenti.
Ecco una suddivisione delle tipologie di strumenti più popolari. Il numero delle citazioni rappresenta quante volte uno strumento di quella categoria è stato menzionato in una risposta.
Il numero di volte che ogni tipo di software è stato menzionato nelle risposte al mio sondaggio.
L’altra categoria comprendeva:
- Software per la gestione delle attività
- Software per il bug tracking
- Software CRM
- Software di servizi o help desk
Il software di project management è stato in assoluto l’argomento più dibattuto. Abbiamo già trattato altrove l’importanza e i vantaggi dei software di project management, ma basta dire che oggi sono fondamentali per una gestione efficiente ed efficace dei progetti.
Lo strumento più citato è stato Google Workspace, precedentemente noto come G Suite. Questo riflette l’esigenza, comune a tutte le organizzazioni, di organizzare, archiviare e creare file, così come la popolarità di Google Workspace come software affidabile e molto conosciuto che offre tali funzionalità.
In confronto, è emersa una gamma più ampia di software di project management specifici citati. Nelle risposte sono stati menzionati 11 diversi strumenti di project management, rispetto a 5 strumenti diversi per l’organizzazione, la creazione e l’archiviazione dei file.
Mentre il precedente grafico a torta mostrava il numero di volte che ogni tipologia di software veniva menzionata, a prescindere da quale specifico strumento, questo mostra quanti strumenti diversi sono stati menzionati all’interno di ogni categoria, con diversi strumenti menzionati più di una volta. Il numero di strumenti diversi rappresenta il conteggio di ogni singolo strumento distinto citato in tutte le risposte.
Il numero di strumenti diversi menzionati in ogni categoria di software nelle risposte al mio sondaggio.
L'altra categoria includeva:
- Software per la gestione delle attività
- Software per il tracciamento dei bug
- Software CRM
- Software per il servizio clienti o help desk
Vale la pena notare che alcune risposte hanno menzionato più software all'interno della stessa categoria. Ad esempio, un rispondente ha detto di usare Basecamp e Airtable. Anche se il rispondente li utilizzava per scopi diversi, entrambi sono software di gestione progetti.
Per sfruttare al meglio il tuo software di gestione progetti, prova questi consigli e trucchi per Airtable.
Metodologia
Ho raccolto i dati per questo articolo inserendo un typeform chiedendo "Quanti strumenti utilizzi in media nei tuoi progetti digitali?" sul nostro sito web, chiedendo ai membri DPM e pubblicando la domanda sui social media.
Alcuni membri DPM hanno risposto menzionando sia strumenti passati che strumenti attuali, che ho conteggiato come due risposte separate. Abbiamo ricevuto 12 risposte.
Ho calcolato il numero medio di strumenti e ho categorizzato quelli menzionati nelle risposte. Diverse risposte hanno menzionato uno strumento che fa parte di Google Workspace. Ho conteggiato la menzione di uno strumento (come Google Sheets) come una menzione per Google Workspace.
Se la risposta menzionava più strumenti facenti parte di Google Workspace, ho contato quella come una sola menzione di Google Workspace. Gli strumenti di Microsoft Office sono stati conteggiati separatamente.
Qual è il numero ottimale di strumenti per un progetto?
La ricerca svolta per questo articolo apre una domanda più ampia: qual è il numero GIUSTO di strumenti da utilizzare in un progetto digitale?
Come per tutto nella gestione di progetti digitali, dipende in parte dall'unicità del tuo progetto. Pensa a quali tipi di strumenti ti serviranno: uno strumento di comunicazione, uno per la gestione progetti, uno per la gestione finanziaria e altri tipi di strumenti. Quali sono strettamente necessari o richiesti per il tuo progetto?
La linea da seguire per il tuo progetto e il tuo team è quella in cui hai uno strumento per ogni tipo necessario senza averne così tanti da dover inserire gli stessi dati in strumenti diversi.
Puoi leggere di più sulle applicazioni del software di gestione progetti qui.
La gestione progetti tramite software è un tema ampio che abbiamo trattato in diversi modi. Vorrei indicarti alcune altre risorse legate agli strumenti disponibili tramite l’abbonamento a The Digital Project Manager:
- Il nostro podcast con Gray Mackenzie di Zenpilot sulla sua filosofia nella scelta degli strumenti di project management.
- La nostra rubrica Ask Me Anything con Andy McCormick, dove parla di Jira con i nostri membri.
- Una conversazione con Olivia Montgomery di Capterra su come ottenere il massimo dalle demo degli strumenti.
Se sei interessato alle altre conversazioni che si svolgono nella nostra community o vuoi contribuire a future ricerche, ottieni l’accesso tramite l’abbonamento a The Digital Project Manager.
