6 passaggi per creare un atto costitutivo del progetto (+ esempio & modello)
I progetti non possono iniziare senza un atto costitutivo: I progetti non possono iniziare ufficialmente senza un atto costitutivo e saltare questo passaggio porta a un disallineamento e a un aumento del rischio di fallimento del progetto.
Gli atti costitutivi garantiscono allineamento e consenso: Un atto costitutivo del progetto definisce l'ambito e il caso aziendale, in modo che tutti gli stakeholder siano allineati sullo scopo e sui risultati del progetto prima che questo inizi effettivamente.
Il progetto per il successo del progetto: Un atto costitutivo del progetto definisce ruoli, responsabilità e obiettivi del progetto e autorizza il responsabile del progetto a eseguire il lavoro e a utilizzare il budget del progetto.
Mantieni la semplicità e la visione d'insieme: Il tuo atto costitutivo dovrebbe fornire una panoramica di alto livello, evitare dettagli superflui e mantenere le cose semplici, così che chiunque sia coinvolto nel progetto possa capire cosa sta succedendo.
Utilizza un modello: Invece di creare un atto costitutivo da zero per ogni nuovo progetto, utilizza un modello (come il nostro!) per risparmiare tempo.
Le carte del progetto delineano l'ambito e gli obiettivi del progetto. Se vuoi avviare il tuo nuovo progetto con il piede giusto, una carta completa è il modo migliore per iniziare e ti farà risparmiare tempo in seguito.
Senza una carta, il progetto non può iniziare ufficialmente e non vi è alcuna garanzia che tutte le parti interessate siano allineate sullo scopo e sui risultati del progetto. Questo ti espone al rischio di ampliamento incontrollato dell'ambito, incomprensioni e, in definitiva, fallimento del progetto.
Descriverò cos'è una carta del progetto e come una carta ben strutturata ci aiuti a rimanere sulla buona strada durante tutto il ciclo di vita della gestione del progetto. Troverai inoltre esempi di carte del progetto, un modello di carta del progetto e un elenco di strumenti software che ti aiuteranno a sviluppare e gestire la tua carta.
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Cos'è una carta del progetto?
Una carta del progetto è un documento formale che delinea la comprensione condivisa dell'ambito del progetto, del suo sviluppo e degli obiettivi del progetto, definendo inoltre i ruoli e le responsabilità di ciascuna parte coinvolta. In genere è un documento piuttosto breve.
Le carte del progetto danno il via libera all'inizio di un progetto. Analogamente alla definizione giuridica della parola “carta”, nell'ambito della gestione del progetto una carta autorizza l'esistenza di un progetto e conferisce al responsabile del progetto il potere di eseguire il lavoro e utilizzare il budget del progetto. Se la carta viene approvata, il progetto passa alla fase di pianificazione.
Potresti anche vedere una carta del progetto indicata come documento sintetico o documento di avvio del progetto (PID).
Ecco un breve riepilogo:
Quando devo creare la carta del progetto?
Il responsabile del progetto dovrebbe creare la carta del progetto durante la fase di avvio del progetto. Documentare lo scopo del progetto, quali attività faranno parte dell'esecuzione e chi è responsabile dello svolgimento di ciascuna attività è fondamentale per allineare le parti interessate principali prima dell'avvio del progetto.
Modello ed esempio di carta del progetto
Scarica qui il tuo modello e usa questa guida mentre lo compili: gli approfondimenti contenuti in questo articolo ti aiuteranno a creare una carta del progetto solida e completa. Abbiamo incluso anche un esempio compilato per darti un'idea di come dovrebbe essere il tuo.
Carta del progetto vs. dichiarazione di lavoro (SoW) e piano di progetto
La differenza principale tra questi documenti di progetto è che le dichiarazioni di lavoro delineano in cosa consiste il progetto e il budget, la carta del progetto autorizza il responsabile del progetto a utilizzare tale budget e il piano di progetto descrive come verrà svolto il lavoro e come verrà utilizzato il budget.
Dichiarazione di lavoro
Una SoW affronta l'esigenza aziendale alla base di un progetto, specifica cosa è incluso o non incluso nel progetto e descrive i risultati specifici del progetto. Una SoW riassume inoltre generalmente le assunzioni del progetto e i criteri di accettazione proposti.
Un SoW è un punto di riferimento fondamentale per gli stakeholder del progetto ed è assolutamente essenziale che i PM sappiano come creare un SoW. Sebbene un SOW ben scritto possa risparmiarti moltissimi problemi, al contrario, anche un piccolo errore può avere conseguenze enormi in seguito.
Puoi considerare il SoW come un precursore e una fonte di input fondamentale per la carta formale del progetto.
Piano di progetto
Mentre la carta del progetto spiega il “cosa” e il “perché” di un progetto, il piano di progetto descrive il “come”. Analogamente a come la carta del progetto si basa sul SoW, il piano di progetto si basa sulla carta del progetto.
Un piano di progetto spiega come gestirai i diversi aspetti di un progetto, inclusi i potenziali rischi, la pianificazione del progetto, le comunicazioni ecc.
Perché la carta del progetto è importante?
La carta del progetto è importante perché permette agli stakeholder di concordare sul motivo per cui si sta realizzando il progetto, su cosa rientra nell'ambito (a livello generale) e su chi fa cosa. Alcune organizzazioni richiedono una carta del progetto firmata prima di allocare le risorse, compresi i finanziamenti, al progetto.
Esaminiamo più approfonditamente i vantaggi, dal punto di vista di ciascuna parte coinvolta.
Vantaggi per i responsabili di progetto e i gruppi di lavoro
- Articola la proposta di valore del progetto: ti aiuta a determinare se vale la pena realizzare il progetto
- Fa risparmiare tempo in seguito: il tempo che dedichi a chiarire gli obiettivi all'inizio di un progetto è tempo che non dovrai impiegare successivamente per risolvere problemi e negoziare durante il ciclo di vita del progetto
- Chiarisce il budget: garantisce che i finanziamenti siano disponibili e vengano erogati puntualmente. Definire in anticipo l'autorità di spesa e i budget fa risparmiare tempo prima dell'avvio del progetto.
- Stabilisce linee guida chiare per il gruppo di lavoro del progetto: definire i criteri di successo è fondamentale per guidare il gruppo quando inizi a presentare il progetto
- Aumenta il morale del gruppo: un gruppo che lavora sulla base di una carta del progetto approssimativa si troverà ripetutamente in situazioni di confusione, con il proprio duro lavoro sprecato o diretto nella direzione sbagliata. Una carta del progetto ben scritta fornisce metriche per un progetto di successo verso cui il gruppo può lavorare con motivazione e sicurezza.
La carta del progetto è diventata automatica, giusto? Le persone dimenticano di cosa si tratta. È un ottimo documento; è il documento di vendita che usi per entusiasmare le persone riguardo a ciò che stiamo facendo. Indica anche chi è il responsabile di progetto. Quando non hai questa formalizzazione, entri nelle stanze e le persone dicono: ‘chi ti ha nominato dio o dea della gestione dei progetti?’. Hai questo pezzo di carta che lo dimostra, proprio qui. È stato firmato dal dirigente. Quindi è anche il documento di supporto.
Vantaggi per i clienti e gli altri stakeholder
- Crea una comprensione condivisa: gli stakeholder sanno cosa aspettarsi e quali vincoli relativi alle risorse deve affrontare il progetto
- Funziona come strumento di marketing: la carta del progetto può fungere da documento di vendita per giustificare investimenti nuovi o esistenti.
Cosa includere in una carta del progetto
Ecco cosa includere nella tua carta del progetto:
- Introduzione: spiega lo scopo del documento di avvio e fornisce il nome del progetto
- Caso aziendale e dichiarazione dell'ambito: spiega lo scopo del progetto (compresi i fattori aziendali determinanti e gli eventuali progetti correlati), definisce le attività di alto livello che rientrano nell'ambito del progetto (ciò aiuterà a evitare in seguito l'ampliamento incontrollato dell'ambito) e illustra il ritorno sull'investimento previsto
- Criteri di successo: definisce come si presenta il successo e come il gruppo lo misurerà
- Requisiti principali o risultati finali: riassume i requisiti di alto livello e/o i risultati finali chiave
- Budget: stima i costi del progetto, idealmente per fase del progetto, e definisce le fonti di finanziamento del progetto
- Piano delle tappe fondamentali: stima la durata del progetto e riassume ciascuna parte principale del progetto e tutte le tappe fondamentali
- Presupposti e vincoli: identifica i parametri noti e sconosciuti all'avvio del progetto
- Rischi del progetto: riassume le principali minacce o opportunità note che possono influire sul successo del progetto
- Gruppo e organizzazione: definisce i ruoli e le responsabilità del progetto
- Approvazioni: include uno spazio in cui i portatori di interesse possono registrare la propria approvazione (o disapprovazione) del documento di avvio.
Oltre a queste sezioni del documento di avvio del progetto, puoi includere anche un'appendice con documenti quali:
- Elenco dei risultati finali: se i risultati finali sono già definiti, questo elenco contiene i dettagli relativi a ciascun risultato finale: di cosa si tratta e i relativi criteri di accettazione (come i criteri di accettazione dato-quando-allora)
- Documenti di pianificazione: cronologia del progetto, calendario o altri documenti che sequenziano le attività del progetto e includono i dettagli relativi a ciascuna tappa fondamentale o fase del progetto
- Piano di comunicazione: include i dettagli su come ogni persona coinvolta sarà tenuta informata sui progressi, sulle modifiche dell'ambito e così via.
La Guida al corpo di conoscenze della gestione dei progetti (PMBOK) del Project Management Institute è un buon riferimento per ulteriori informazioni su ciascuno di questi elementi chiave.
Come creare un documento di avvio del progetto
Non esiste un unico modo corretto per creare un documento di avvio per la gestione del progetto, ma ecco un processo di base che potresti prendere in considerazione:
1. Discuti con i portatori di interesse e il gruppo
Raccogli informazioni sul progetto incontrando i principali portatori di interesse, tra cui il responsabile di progetto, gli sponsor del progetto, i clienti e i rappresentanti del gruppo di progetto.
Non dimenticare che i portatori di interesse possono includere anche altri gruppi che forniscono supporto specializzato, come gli esperti di capacità della rete e di sicurezza.
2. Prendi e organizza gli appunti
Durante le discussioni, fai domande e prendi appunti che ti aiutino a completare ciascuna delle sezioni del documento di avvio. Usa il tuo tempo con criterio per raccogliere le informazioni più rilevanti; potrai sempre aggiungere in seguito i dettagli di supporto.
3. Usa un modello
Approfitta della miriade di modelli di documenti di avvio del progetto disponibili online per creare il formato più adatto alle esigenze del tuo progetto.
I membri DPM possono usare il nostro modello di documento di avvio già pronto, insieme a molte altre risorse che fanno risparmiare tempo. In alternativa, potresti usare come punto di partenza uno dei documenti di avvio di esempio presenti in questo articolo.
4. Includi informazioni specifiche
Iniziamo con un esempio negativo. Per un cliente del settore bancario, un responsabile di progetto scrive nel documento di avvio l'obiettivo del progetto come “migliorare i canali di comunicazione”. Sì, una buona comunicazione è un obiettivo meritevole, ma il modo in cui è formulato lascia molto spazio all'immaginazione:
- Quali canali di comunicazione verranno migliorati? Quelli dei clienti? Quelli del personale interno?
- Alle esigenze di quanti utenti stiamo cercando di rispondere?
- Aggiorneremo un sistema esistente o ne costruiremo uno completamente nuovo?
- Quando verrà completato?
- L'ambito comprende anche la formazione sul nuovo strumento di comunicazione?
- Il contratto includerà un supporto continuativo per il sistema?
Una carta del progetto completa dovrebbe fornire informazioni chiare e specifiche su queste domande, affinché il lettore possa comprendere lo scopo del progetto. Ecco un esempio migliore di una dichiarazione dell'ambito del progetto (una parte fondamentale della carta del progetto):
“Creare un nuovo sistema di comunicazione per sostituire il sistema ABC entro dicembre 2024, in modo che i clienti possano chattare con i propri responsabili di prodotto tramite le app mobili proprietarie della banca XYZ. Formare 400 dipendenti affinché possano gestire e supportare il sistema internamente.”
Naturalmente, questa è solo la dichiarazione dell'obiettivo, non l'intera carta del progetto. Tuttavia, questo esempio mostra la differenza tra una carta del progetto scritta in modo approssimativo e una redatta con attenzione.
Applica una logica simile per redigere le altre sezioni della carta del progetto. L'obiettivo di questo esercizio è fare in modo che lo sponsor del progetto disponga di informazioni sufficienti per poter approvare il progetto.
5. Esamina con i rappresentanti della squadra
Dopo aver redatto una carta del progetto, ma prima di esaminarla con un cliente, dedica del tempo a rivederla con i membri chiave della tua squadra per valutarne l'accuratezza e la completezza.
6. Presenta per l'approvazione
Nota che questo passaggio non consiste nell'“inviare per l'approvazione”. La carta del progetto è la chiave per ottenere l'approvazione a intraprendere il progetto ed è importante che venga presentata correttamente. Evita di limitarti ad allegare la carta del progetto in formato PDF a un'e-mail, rischiando che venga ignorata o respinta a priori.
Presenta invece la carta del progetto ai tuoi sponsor, portatori di interesse o clienti: fallo durante una riunione o tramite una presentazione con diapositive che includa materiali di supporto. Assicurati di lasciare tempo sufficiente per domande e risposte.
Esempi di carta del progetto
Ecco tre diversi esempi di carta del progetto da prendere in considerazione:
In questo esempio di carta del progetto per un sistema di risposta vocale interattiva, il responsabile di progetto ha incluso alcune note sul caso aziendale, oltre a una descrizione del progetto e dell'ambito.
Ha inoltre elencato i vincoli in ordine di priorità, il che è utile per fornire rapidamente un contesto a chiunque legga questo documento.
Questo esempio di carta del progetto elenca chiaramente gli obiettivi del progetto, oltre alle tappe fondamentali e a una relativa tempistica.
Sebbene non sia necessariamente necessario disporre già di una tempistica completa (che verrà definita nel piano di progetto), questo è un buon elemento da includere e poi aggiornare nei report sullo stato del progetto, mentre la squadra completa il lavoro nella fase di esecuzione.
Questo è simile all'esempio precedente, poiché include tappe fondamentali e una tempistica.
Presenta inoltre chiaramente gli obiettivi e ciò che rientra nell'ambito e include alcune note sui processi che il progetto influenzerà; questo è utile poiché si riferisce al vincolo dell'atteggiamento nei confronti del cambiamento (elencato nella sezione dedicata ai vincoli).
Consigli degli esperti per creare una carta del progetto
Quando crei una carta del progetto, tieni a mente questi consigli e queste buone pratiche:
- Mantienilo semplice. La carta del progetto non dovrebbe lasciare spazio a interpretazioni. Anche una persona senza alcuna conoscenza del progetto o della tua organizzazione dovrebbe poter prendere il documento e capire cosa sta succedendo.
- La visione d'insieme prima dei dettagli. Fornisci una panoramica di alto livello dello scopo e dei risultati del progetto ed evita di perderti in dettagli superflui che ostacolano l'allineamento o creano problemi di responsabilità in seguito.
- Crea consenso. Potresti redigere la carta del progetto più eloquente del pianeta, ma non serve a nulla se le parti interessate non sono disposte ad approvarla. Ricorda che la carta del progetto è uno strumento che favorisce l'allineamento delle parti interessate. Se la tua carta non riunisce le parti interessate, non ha senso scriverne una.
Strumenti di gestione dei progetti per sviluppare e gestire le carte del progetto
Gli strumenti software offrono un modo semplice per sviluppare e conservare la tua carta del progetto in un luogo accessibile, dove tutte le parti interessate e i membri del team possano consultarla quando necessario.
Tra i tipi di strumenti software per la gestione dei progetti che possono rivelarsi utili ci sono:
- Software di gestione dei progetti: puoi inserire i dettagli relativi agli obiettivi e all'ambito di applicazione riportati nella carta del progetto e misurare i progressi rispetto a essi durante tutto il progetto.
- Software per mappe mentali: questo software è utile per raccogliere idee e organizzare le informazioni sul progetto prima di iniziare a creare una carta del progetto.
- Strumento per creare diagrammi di Gantt: usa questo software per definire traguardi e tempistiche, che si riveleranno utili dopo l'approvazione della carta del progetto.
Qual è il prossimo passo?
Le carte del progetto sono un modo importante per favorire l'allineamento e chiarire i parametri della missione. Ma, in definitiva, sono solo un documento — e anche molto politico. Il processo per raggiungere il consenso, "vendere" il tuo progetto, difendere la tua autorità nel distribuire le risorse e smuovere montagne per raggiungere gli obiettivi del progetto è la vera arte oscura.
Per affinare il tuo giudizio e imparare a muoverti nella politica, è utile avere persone che comprendono questo aspetto con cui confrontarti. È per questo che abbiamo creato l'abbonamento DPM — la comunità definitiva per condividere conoscenze, dedicata ai professionisti appassionati della gestione dei progetti. Condividi suggerimenti con centinaia di altri responsabili di progetto digitali, accedi alle risorse e partecipa a esercitazioni in un ambiente sicuro tramite sessioni di apprendimento interattive — così potrai massimizzare le probabilità di successo dei tuoi progetti.
