6 Passi Per Creare Un Project Charter (+ Esempio E Modello)
I Progetti Non Possono Iniziare Senza Un Charter: I progetti non possono iniziare ufficialmente senza un charter e saltare questo passaggio porta a mancanza di allineamento e maggiore rischio di fallimento del progetto.
Il Charter Garantisce Allineamento E Coinvolgimento: Un project charter delinea l’ambito e il business case, così tutti gli stakeholder sono allineati sullo scopo e i deliverable del progetto prima che inizi davvero.
Progettare Per Il Successo: Un project charter definisce ruoli, responsabilità e obiettivi del progetto e dà al project manager l’autorità di eseguire il lavoro e gestire il budget del progetto.
Mantienilo Semplice e D’Alto Livello: Il charter dovrebbe offrire una panoramica generale, evitare dettagli superflui e mantenere la semplicità in modo che tutti i soggetti coinvolti possano comprenderne i contenuti.
Usa Un Modello: Invece di creare un charter da zero per ogni nuovo progetto, usa un modello (come il nostro!) per risparmiare tempo.
I project charter definiscono l'ambito e gli obiettivi del tuo progetto. Se vuoi avviare il tuo nuovo progetto nel modo giusto, un charter completo è la soluzione migliore per iniziare e ti farà risparmiare tempo in seguito.
Senza un project charter, il tuo progetto non può davvero iniziare ufficialmente e non c'è alcuna garanzia che tutti gli stakeholder saranno allineati sugli scopi e i deliverable del progetto. Questo apre la strada a un'espansione incontrollata dell'ambito, incomprensioni e, in definitiva, al fallimento del progetto.
Descriverò cos'è un project charter e come uno ben strutturato ci mantiene sulla giusta strada durante l'intero ciclo di vita della gestione del progetto. Troverai anche esempi di project charter, un modello di project charter e un elenco di strumenti software per aiutarti a sviluppare e gestire il tuo charter.
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Cos'è un Project Charter?
Un project charter è un documento formale che descrive la comprensione condivisa dell'ambito del progetto, lo sviluppo e gli obiettivi del progetto, e definisce anche i ruoli e le responsabilità di tutte le parti coinvolte. Generalmente è un documento piuttosto breve.
I project charter danno il via libera all'avvio di un progetto. Analogamente alla definizione legale della parola "charter", nella gestione dei progetti un charter autorizza l'esistenza di un progetto e dà potere al project manager di eseguire il lavoro e spendere il budget del progetto. Se il charter viene approvato, il progetto passa alla fase di pianificazione.
Potresti vedere un project charter chiamato anche brief o documento di avvio del progetto (PID).
Ecco un breve riepilogo:
Quando dovrei creare il Project Charter?
Il project manager dovrebbe creare il project charter durante la fase di avvio del progetto. Documentare lo scopo del progetto, quali attività faranno parte dell'esecuzione e chi è responsabile di ciascuna attività è fondamentale per allineare gli stakeholder chiave prima del kickoff del progetto.
Modello & Esempio di Project Charter
Scarica il modello qui e usa questa guida mentre lo compili: gli approfondimenti contenuti in questo articolo ti aiuteranno a creare un project charter a prova di bomba. Abbiamo incluso anche un esempio compilato per darti un'idea di come dovrebbe essere il tuo.
Project Charter vs. Statement of Work (SoW) e Project Plan
La principale differenza tra questi documenti di progetto è che la statement of work definisce cosa include il progetto e il budget, il project charter autorizza il project manager a spendere quel budget, e il project plan illustra come verrà svolto il lavoro e come verrà utilizzato il budget.
Statement Of Work
Un SoW si occupa della necessità aziendale di un progetto, specifica cosa è incluso o escluso come parte di un progetto e descrive i deliverable specifici del progetto. Un SoW solitamente riassume anche le ipotesi di progetto e i criteri di accettazione proposti.
Un SoW è un punto di riferimento cruciale per gli stakeholder di progetto, ed è assolutamente essenziale che i PM sappiano come creare un SoW. Mentre un SoW ben scritto può evitarti un mondo di problemi, al contrario, anche un piccolo errore può avere conseguenze enormi in seguito.
Puoi considerare il SoW come un precursore e una fonte chiave di input per il project charter formale.
Piano di Progetto
Mentre il project charter spiega il “cosa” e il “perché” di un progetto, il piano di progetto descrive il “come”. Così come il project charter si basa sul SoW, il piano di progetto si costruisce sul project charter.
Un piano di progetto spiega come gestirai i vari aspetti di un progetto, inclusi i rischi potenziali, il cronoprogramma del progetto, le comunicazioni, ecc.
Perché il project charter è importante?
Il documento project charter è importante perché permette agli stakeholder di condividere l’accordo sul motivo per cui si realizza il progetto, cosa è incluso nel perimetro (ad alto livello) e chi fa cosa. Alcune organizzazioni richiedono un project charter firmato prima di allocare risorse, compresi i finanziamenti, al tuo progetto.
Vediamo i benefici più in profondità, dal punto di vista di ciascuna parte coinvolta.
Vantaggi per Project Manager e Team
- Articola il valore del progetto: ti aiuta a determinare se vale la pena realizzare il progetto
- Fa risparmiare tempo in futuro: il tempo che impieghi a chiarire gli obiettivi all'inizio di un progetto è tempo che non dovrai spendere per risolvere problemi e negoziare durante il ciclo di vita del progetto
- Chiarisce il budget: garantisce che i finanziamenti siano disponibili e vengano rilasciati in tempo. Definire la tua autorità di spesa e i budget fa risparmiare tempo prima di avviare il progetto.
- Fissa linee guida chiare per il team di progetto: definire i criteri di successo è fondamentale per guidare il team man mano che inizi a dettagliare il progetto
- Migliora il morale del team: un team che lavora con un charter approssimativo si troverà ripetutamente confuso, e il suo impegno rischia di essere sprecato o indirizzato nella direzione sbagliata. Un charter ben scritto fornisce metriche per un progetto di successo che il tuo team può sentire come propri e verso cui lavorare con motivazione e fiducia.
Il project charter è diventato automatico, giusto? La gente dimentica qual è il senso di tutto ciò. È un documento fantastico; è il tuo documento di vendita per entusiasmare le persone su quello che stiamo facendo. Indica anche chi è il project manager. Quando non hai questa formalizzazione, entri nelle stanze e le persone ti chiedono, ‘chi ti ha fatto dio o dea del project management?’ Hai questo foglio di carta per dire, proprio qui. C’è la firma dell’executive su di esso. Quindi è anche quel documento di supporto.
Vantaggi per Clienti e Altri Stakeholder
- Crea una comprensione condivisa: gli stakeholder sanno cosa aspettarsi e quali vincoli di risorse deve affrontare il progetto
- Funziona come strumento di marketing: il project charter può fungere da documento di vendita per giustificare investimenti nuovi o esistenti.
Cosa includere in un project charter
Ecco cosa inserire nel tuo project charter:
- Introduzione: spiega lo scopo del project charter e fornisce il nome del progetto
- Business case e definizione dell’ambito: spiega lo scopo del progetto (inclusi i motivatori di business e gli eventuali progetti collegati), definisce le attività di alto livello che rientrano nell’ambito del progetto (questo aiuta a evitare il ampliamento dell'ambito in seguito) e tratta il rendimento atteso dell’investimento
- Criteri di successo: definisce cosa si intende per successo e come il team lo misurerà
- Requisiti maggiori o deliverable: riassume i requisiti di alto livello e/o i principali deliverable
- Budget: stima i costi del progetto, idealmente suddivisi per fase, e definisce le fonti di finanziamento del progetto
- Programma delle milestone: stima la durata del progetto e riassume ogni parte principale del progetto e tutte le tappe fondamentali
- Assunzioni e vincoli: identifica i parametri noti e sconosciuti all’avvio del progetto
- Rischi del progetto: riassume le principali minacce o opportunità conosciute che possono influenzare il successo del progetto
- Team e organizzazione: definisce i ruoli e le responsabilità nel progetto
- Approvazioni: include uno spazio per i portatori d’interesse dove registrare la propria approvazione (o disapprovazione) del project charter.
Oltre a queste sezioni del project charter, puoi anche includere un’appendice con documenti come:
- Elenco dei deliverable: se i deliverable sono già definiti, questa lista contiene i dettagli su ciascuno—cos’è e i criteri di accettazione associati (come i criteri di accettazione given-when-then)
- Documenti di pianificazione: cronoprogramma del progetto, calendario o altri documenti che sequenziano le attività di progetto e includono i dettagli su ogni tappa fondamentale o fase
- Piano di comunicazione: include i dettagli su come ogni persona coinvolta sarà informata sui progressi, sulle variazioni dell’ambito, ecc.
La guida del Project Management Institute al Corpus di Conoscenza della Gestione dei Progetti (PMBOK) è un ottimo riferimento per ulteriori informazioni su ognuno di questi elementi chiave.
Come creare un Project Charter
Non esiste un solo modo giusto per redigere un project charter, ma ecco un processo di base che puoi considerare:
1. Discuti con stakeholder e team
Raccogli informazioni sul progetto incontrando gli stakeholder chiave, incluso il project manager, gli sponsor del progetto, i clienti e i rappresentanti del team di progetto.
Ricorda che gli stakeholder possono includere anche altri team che forniscono supporto specialistico, come esperti di capacità di rete e di sicurezza.
2. Prendi appunti e organizza le informazioni
Durante le tue discussioni, fai domande e annota elementi utili a completare ciascuna sezione del charter. Usa il tempo a disposizione per raccogliere le informazioni più rilevanti; potrai sempre integrare i dettagli di supporto in un secondo momento.
3. Usa un modello
Sfrutta i numerosi modelli di project charter disponibili online per creare il formato più adatto alle esigenze del tuo progetto.
I membri DPM possono utilizzare il nostro modello di charter già pronto, insieme a molte altre risorse che fanno risparmiare tempo. In alternativa, puoi usare uno degli esempi di project charter presenti in questo post come punto di partenza.
4. Includi informazioni specifiche
Partiamo da un esempio negativo. Per un cliente bancario, un project manager scrive l’obiettivo del progetto nel charter come “migliorare i canali di comunicazione.” Sì, una buona comunicazione è un obiettivo valido, ma formulato così lascia troppo spazio all’immaginazione:
- Di chi saranno migliorati i canali di comunicazione? Dei clienti? Dello staff interno?
- Quante esigenze degli utenti stiamo cercando di soddisfare?
- Aggiorneremo un sistema esistente o ne costruiremo uno completamente nuovo?
- Quando sarà completato?
- L'ambito comprende anche la formazione sul nuovo strumento di comunicazione?
- Il contratto includerà un supporto continuativo per il sistema?
Un piano di progetto completo fornirebbe informazioni chiare e specifiche su queste domande, in modo che il lettore possa comprendere lo scopo del progetto. Ecco un esempio migliore di dichiarazione dell’ambito del progetto (una parte fondamentale del tuo piano):
“Creare un nuovo sistema di comunicazione per sostituire il sistema ABC entro dicembre 2024, affinché i clienti possano chattare con i loro product manager tramite le app mobili proprietarie della banca XYZ. Formare 400 dipendenti per mantenere e supportare il sistema internamente.”
Naturalmente, questa è solo la dichiarazione degli obiettivi, non l’intero piano. Tuttavia, questo esempio mostra la differenza tra un piano scritto superficialmente e uno scritto con cura.
Applica una logica simile per elaborare le altre sezioni del piano di progetto. L’obiettivo di questo esercizio è che lo sponsor del progetto abbia informazioni sufficienti per poter approvare il progetto.
5. Revisione con i rappresentanti del team
Dopo aver redatto un piano di progetto ma prima di mostrarlo a un cliente, prendi del tempo per rivederlo con i membri chiave del tuo team per valutarne l’accuratezza e la completezza.
6. Presentazione per l’approvazione
Nota che questo passaggio non è “invia per approvazione”. Il piano di progetto è la chiave per ottenere l’autorizzazione ad avviare il progetto, ed è importante che venga presentato nel modo corretto. Evita di semplicemente allegare il tuo piano come PDF in un’email, rischiando che venga ignorato o respinto senza considerazione.
Invece, presenta il tuo piano ai tuoi sponsor, stakeholder o clienti—fallo in una riunione o tramite una presentazione a slide che comprenda materiale di supporto. Assicurati di lasciare tempo sufficiente per domande e risposte.
Esempi di Project Charter
Ecco tre diversi esempi di charter di progetto da considerare:
In questo esempio di project charter per un sistema di risposta vocale interattiva, il project manager ha incluso alcune note sul business case, oltre a una descrizione del progetto e all’ambito.
Ha inoltre elencato i vincoli in ordine di priorità, il che è utile per offrire rapidamente il contesto a chi legge questo documento.
Questo esempio di project charter elenca chiaramente gli obiettivi del progetto, oltre a traguardi e una timeline di riferimento.
Anche se probabilmente non hai ancora bisogno di una timeline completa (che sarà definita nel piano di progetto), è una buona cosa da includere e aggiornare poi nei rapporti di stato del progetto, durante l’esecuzione delle attività.
Questo esempio è simile a quello sopra perché include traguardi e una timeline.
Ha inoltre descritto chiaramente gli obiettivi e ciò che rientra nell’ambito, oltre a includere alcune note sui processi che il progetto influenzerà, elemento utile in riferimento al vincolo di attitudine verso il cambiamento (che è riportato nella sezione dei vincoli).
Suggerimenti degli esperti per creare un Project Charter
Quando crei un project charter, tieni a mente questi consigli e migliori pratiche:
- Mantieni la semplicità. Il tuo project charter non deve lasciare spazio a interpretazioni. Una persona qualsiasi senza conoscenze specifiche sul progetto o sulla tua organizzazione dovrebbe essere in grado di prendere in mano il documento e capire cosa sta succedendo.
- Visione d’insieme sopra i dettagli. Fornisci una panoramica generale dello scopo e degli esiti del progetto, ed evita di dilungarti in dettagli inutili che possono ostacolare l’allineamento o creare problemi di responsabilità in seguito.
- Crea consenso. Potresti redigere il project charter più eloquente del pianeta, ma non serve a nulla se gli stakeholder non sono disposti ad accettarlo. Ricorda che il project charter è uno strumento che supporta l’allineamento tra le parti interessate. Se il tuo documento non riesce a riunire gli stakeholder, non ha senso scriverne uno.
Strumenti di Project Management per Sviluppare e Gestire i Charter
I software rappresentano una soluzione semplice per sviluppare e archiviare il tuo project charter in un luogo accessibile, dove tutti gli stakeholder e i membri del team possano recuperarlo quando necessario.
I tipi di software per la gestione dei progetti che possono risultare utili includono:
- Software per la gestione dei progetti: Puoi inserire i dettagli su obiettivi e ambito dal tuo project charter e poi monitorare lo stato di avanzamento rispetto a questi durante tutto il progetto.
- Software per la mappatura mentale: Questo software è utile per fare brainstorming e organizzare le informazioni sul progetto prima di iniziare a creare un charter.
- Creatore di diagrammi di Gantt: Utilizza questo software per tracciare tappe fondamentali e scadenze, che torneranno utili dopo che il charter sarà stato approvato.
E adesso?
I Project Charter sono uno strumento fondamentale per favorire l’allineamento e chiarire i parametri della missione. Ma in definitiva sono solo un documento — e anche molto politico. Il vero aspetto complesso sta nel processo per raggiungere il consenso, nel "vendere" il tuo progetto, nel difendere la tua autorità per allocare risorse e nel muovere montagne per raggiungere gli obiettivi del progetto: questa è la vera arte oscura.
Per affinare il tuo giudizio e imparare a navigare tra le dinamiche politiche, è utile avere una rete di confronto fatta di persone che ci sono già passate. Ecco perché abbiamo creato la DPM Membership — la community definitiva per la condivisione della conoscenza dedicata agli appassionati di project management. Condividi suggerimenti con centinaia di altri digital project manager, accedi a risorse e partecipa a sessioni di apprendimento pratico e interattivo — così potrai massimizzare le possibilità di successo dei tuoi progetti.
