6 Passaggi Per Creare Un Project Charter (+ Esempio e Modello)
I Progetti Non Possono Iniziare Senza Un Charter: I progetti non possono iniziare ufficialmente senza un project charter: saltare questo passaggio porta a disallineamenti e un maggiore rischio di fallimento.
Allineamento e Consenso Grazie al Charter: Un project charter definisce ambito e business case così che tutti gli stakeholder siano allineati su scopo e deliverable prima di partire.
Progetto Vincente: La Tua Roadmap: Un project charter definisce ruoli, responsabilità, obiettivi del progetto e autorizza il project manager a eseguire i lavori e spendere il budget.
Sii Sintetico & Guarda La Visione d'Assieme: Il tuo charter deve fornire una panoramica di alto livello, senza dettagli inutili, e permettere a tutti gli attori di capire cosa succede nel progetto.
Usa Un Modello: Invece di scrivere un project charter da zero ogni volta, usa un modello (ad esempio il nostro!) per risparmiare tempo.
I project charter definiscono l'ambito e gli obiettivi del tuo progetto. Se vuoi avviare il tuo nuovo progetto nel modo giusto, una charter completa è il modo migliore per iniziare e ti farà risparmiare tempo in futuro.
Senza di essa, il tuo progetto non può effettivamente iniziare ufficialmente e non c'è alcuna garanzia che tutti gli stakeholder saranno allineati sullo scopo del progetto e sui risultati da consegnare. Questo ti espone a cambi di ambito, incomprensioni e, in ultima analisi, al fallimento del progetto.
Descriverò cos'è un project charter e come uno ben strutturato ci aiuta a restare sulla giusta via durante l’intero ciclo di vita della gestione del progetto. Troverai anche esempi di project charter, un modello di project charter e un elenco di strumenti software che ti aiuteranno a sviluppare e gestire la tua charter.
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Che cos’è un Project Charter?
Un project charter è un documento formale che delinea la comprensione condivisa di ambito del progetto, sviluppo e obiettivi di progetto, definendo inoltre i ruoli e le responsabilità di tutte le parti coinvolte. È generalmente un documento piuttosto breve.
I project charter danno il via libera per l’avvio di un progetto. Similmente alla definizione legale della parola “charter”, una charter nella gestione dei progetti autorizza un progetto ad esistere e dà al project manager il potere di eseguire il lavoro e spendere il budget del progetto. Se il charter viene approvato, il progetto passa alla fase di pianificazione.
Potresti vedere un project charter anche con il nome di brief o documento di avvio di progetto (PID).
Ecco un breve riepilogo:
Quando dovrei creare il Project Charter?
Il project manager dovrebbe creare il project charter durante la fase di avvio del progetto. Documentare lo scopo del progetto, quali attività faranno parte dell’esecuzione e chi è responsabile di svolgere ciascuna attività è fondamentale per allineare i principali stakeholder prima del kickoff del progetto.
Modello & Esempio di Project Charter
Scarica qui il modello e utilizza questa guida mentre lo compili—le indicazioni di questo articolo ti aiuteranno a creare un project charter solido. Abbiamo incluso anche un esempio già compilato per darti un’idea di come dovrebbe essere il tuo.
Project Charter vs. Statement of Work (SoW) e Project Plan
La principale differenza tra questi documenti di progetto è che lo statement of work descrive cosa prevede il progetto e il budget, il project charter autorizza il project manager a spendere quel budget e il project plan dettaglia come si svolgeranno i lavori e come verrà speso il budget.
Statement Of Work
Un SoW affronta l’esigenza aziendale di un progetto, stabilisce cosa è incluso o escluso da un progetto e descrive le deliverable specifiche del progetto. Un SoW di solito riassume anche le ipotesi di progetto e i criteri di accettazione proposti.
Una SoW è un punto di riferimento cruciale per le parti interessate del progetto ed è assolutamente essenziale che i PM sappiano come creare una SoW. Sebbene una SoW ben scritta possa risparmiarti un mondo di problemi, d'altro canto anche un piccolo errore può avere enormi ripercussioni in seguito.
Puoi considerare la SoW come un precursore e una fonte chiave di input per il project charter formale.
Piano di Progetto
Mentre il project charter spiega il “cosa” e il “perché” di un progetto, il piano di progetto descrive il “come”. Così come il project charter si sviluppa sulla SoW, il piano di progetto si costruisce sul project charter.
Un piano di progetto spiega come gestirai i vari aspetti di un progetto, inclusi i rischi potenziali, il programma del progetto, le comunicazioni ecc.
Perché il Project Charter è Importante?
Il documento project charter è importante perché porta le parti interessate ad accordarsi sul motivo per cui si sta realizzando il progetto, cosa è incluso nell'ambito (a livello generale) e chi fa cosa. Alcune organizzazioni richiedono un project charter firmato prima di allocare risorse, compresi i finanziamenti, al tuo progetto.
Vediamo i benefici in modo più approfondito, dal punto di vista di ciascuna parte coinvolta.
Vantaggi per Project Manager & Team
- Definisce la proposta di valore del progetto: ti aiuta a determinare se vale la pena realizzare il progetto
- Risparmia tempo in futuro: il tempo che impieghi per chiarire gli obiettivi all'inizio di un progetto è tempo che non dovrai spendere a risolvere problemi o negoziare più avanti nel ciclo di vita del progetto
- Chiarisce il budget: garantisce che i finanziamenti siano disponibili e vengano rilasciati in tempo. Definire l'autorità di spesa e i budget fa risparmiare tempo prima dell'inizio del progetto.
- Stabilisce linee guida chiare per il tuo team di progetto: definire i criteri di successo è preziosissimo per guidare il team mentre inizi il briefing del progetto
- Aumenta il morale del team: un team che lavora sotto un charter poco curato si troverà ripetutamente confuso, con il proprio lavoro sprecato o diretto verso la direzione sbagliata. Un charter ben scritto offre metriche per un progetto di successo verso il quale il tuo team può sentirsi motivato e sicuro di lavorare.
Il project charter è quasi diventato automatico, giusto? Le persone dimenticano di cosa si tratta davvero. È un documento fantastico; è il tuo documento di vendita per entusiasmare le persone su ciò che stiamo facendo. Indica anche chi è il project manager. Quando non hai questa formalizzazione, entri in una stanza e la gente ti chiede: ‘chi ti ha messo a capo del project management?’. Hai questo foglio di carta da mostrare, proprio qui. C’è l’approvazione dell’esecutivo. Quindi è anche quel documento di supporto.
Vantaggi per Clienti & Altri Stakeholder
- Crea una comprensione condivisa: gli stakeholder sanno cosa aspettarsi e quali vincoli di risorse il progetto dovrà affrontare
- Funziona come strumento di marketing: il project charter può servire come documento di vendita per giustificare nuovi o già esistenti investimenti.
Cosa inserire in un Project Charter
Ecco cosa includere nel tuo project charter:
- Introduzione: spiega lo scopo del documento e indica il nome del progetto
- Business case e dichiarazione dell'ambito: spiega lo scopo del progetto (inclusi i motivi aziendali e eventuali progetti correlati), definisce le attività di alto livello che rientrano nell'ambito del progetto (aiuterà a evitare il crescita incontrollata dell'ambito in seguito) e tratta il ritorno sull'investimento atteso
- Criteri di successo: definisce come si presenta il successo e come il team lo misurerà
- Principali requisiti o deliverable: riassume i requisiti di alto livello e/o i principali deliverable
- Budget: stima i costi del progetto, idealmente per fase di progetto, e definisce le fonti di finanziamento del progetto
- Programma delle milestone: stima la durata del progetto e riassume ciascuna delle principali parti del progetto e tutte le milestone
- Assunzioni e vincoli: identifica parametri noti e sconosciuti al momento dell'avvio del progetto
- Rischi del progetto: riassume le principali minacce o opportunità note che possono influenzare il successo del progetto
- Team e organizzazione: definisce i ruoli e le responsabilità nel progetto
- Approvazioni: include uno spazio per i portatori di interesse per registrare la loro approvazione (o disapprovazione) del documento.
Oltre a queste sezioni del project charter, puoi anche includere un'appendice con documenti quali:
- Elenco dei deliverable: se i deliverable sono già definiti, questo elenco contiene dettagli su ciascun deliverable – cosa sia e i criteri di accettazione associati (ad esempio i criteri di accettazione given-when-then)
- Documenti di pianificazione: tempistiche, calendario o altri documenti che sequenziano le attività e includono dettagli su ogni milestone o fase del progetto
- Piano di comunicazione: include dettagli su come ciascuna persona coinvolta sarà informata sull’andamento, sui cambiamenti di ambito, ecc.
La Guida del Project Management Institute al Project Management Body of Knowledge (PMBOK) è un ottimo riferimento per maggiori informazioni su ciascuno di questi elementi chiave.
Come Creare un Project Charter
Non esiste un unico modo corretto per creare un project charter, ma qui trovi un processo di base che potresti considerare:
1. Discuti con stakeholder e team
Raccogli informazioni sul progetto incontrando i principali stakeholder, compresi il project manager, gli sponsor del progetto, i clienti e i rappresentanti del team di progetto.
Ricorda che gli stakeholder possono includere anche altri team che forniscono supporto specialistico, come esperti di capacità di rete e di sicurezza.
2. Prendi e organizza appunti
Nelle tue discussioni, fai domande e prendi appunti che ti aiutino a compilare ciascuna delle sezioni del documento. Usa il tempo in modo saggio per raccogliere le informazioni più rilevanti; i dettagli di supporto puoi sempre aggiungerli in un secondo momento.
3. Usa un modello
Sfrutta i numerosi modelli di project charter disponibili online per creare il formato che meglio si adatta alle esigenze del tuo progetto.
I membri DPM possono usare il nostro modello di project charter già pronto, insieme a molte altre risorse che fanno risparmiare tempo. In alternativa, puoi usare uno dei project charter di esempio presenti in questo articolo come punto di partenza.
4. Inserisci informazioni specifiche
Iniziamo con un esempio negativo. Per un cliente bancario, un project manager scrive l'obiettivo del progetto nel project charter come “migliorare i canali di comunicazione.” Sì, una buona comunicazione è un obiettivo valido, ma scritto così lascia molta interpretazione:
- Di chi saranno migliorati i canali di comunicazione? Clienti? Personale interno?
- Di quante persone stiamo cercando di soddisfare le esigenze?
- Aggiorneremo un sistema esistente o ne costruiremo uno completamente nuovo?
- Quando sarà completato?
- Il perimetro del progetto include la formazione sul nuovo strumento di comunicazione?
- Il contratto includerà un supporto continuo per il sistema?
Un project charter completo dovrebbe fornire informazioni chiare e specifiche su queste domande, in modo che il lettore possa comprendere lo scopo del progetto. Ecco un esempio migliore di statement dell’ambito di progetto (una parte fondamentale del tuo charter):
“Creare un nuovo sistema di comunicazione per sostituire il sistema ABC entro dicembre 2024, così che i clienti possano chattare con i propri product manager tramite le app mobili proprietarie della banca XYZ. Formare 400 dipendenti per mantenere e supportare il sistema internamente.”
Ovviamente, questa è solo la dichiarazione dell'obiettivo, non l’intero charter. Eppure, questo esempio mette in luce la differenza tra un charter scritto superficialmente e uno steso con cura.
Applica la stessa logica anche per le altre sezioni del charter. L’obiettivo di questo esercizio è permettere allo sponsor del progetto di avere informazioni sufficienti per poter approvare l’iniziativa.
5. Revisione con i rappresentanti del team
Dopo aver redatto il project charter, ma prima di mostrarlo al cliente, dedica del tempo a rivederlo con i membri chiave del tuo team per verificarne accuratezza e completezza.
6. Presentare per approvazione
Nota che questo passaggio non si intitola “inviare per approvazione”. Il project charter è fondamentale per ottenere il via libera all’esecuzione del progetto, ed è importante che venga presentato nel modo giusto. Evita di allegarlo semplicemente in PDF a una email, rischiando che venga ignorato o scartato senza attenzione.
Piuttosto, presenta il charter ai tuoi sponsor, stakeholder o clienti—fallo in una riunione o tramite una presentazione a slide che includa anche supporti visivi. Assicurati di lasciare abbastanza tempo per domande e risposte.
Esempi di Project Charter
Ecco tre diversi esempi di project charter da considerare:
In questo esempio di project charter per un sistema di risposta vocale interattiva, il project manager ha inserito alcune note sul business case, oltre che una descrizione di progetto e della sua portata.
Sono state elencate anche le constraint in ordine di priorità, il che è utile per fornire subito il contesto a chi legge il documento.
Questo esempio di project charter elenca chiaramente gli obiettivi del progetto, oltre ai milestone e la relativa timeline.
Anche se non è necessario avere già una timeline completa (questa verrà definita nel project plan), è un elemento utile da includere e poi aggiornare nei report di avanzamento progetto, durante la fase di esecuzione.
Questo esempio è simile al precedente in quanto include milestone e una timeline.
Ha anche chiaramente riportato gli obiettivi e cosa è compreso nell’ambito progettuale, includendo alcune note sui processi che il progetto andrà a impattare—utile perché si collega al vincolo riguardante l’atteggiamento verso il cambiamento (elencato nella sezione vincoli).
Consigli degli Esperti per Creare un Project Charter
Durante la stesura di un project charter, tieni a mente questi suggerimenti e buone pratiche:
- Mantieni la semplicità. Il project charter non deve lasciare spazio a interpretazioni. Una persona qualunque, senza conoscenza del progetto o della tua organizzazione, dovrebbe poter prendere in mano il documento e capire cosa sta succedendo.
- Panoramica generale prima dei dettagli. Fornisci una panoramica ad alto livello dello scopo e dei risultati attesi dal progetto, evitando di perdersi in dettagli inutili che possono ostacolare l’allineamento o creare problemi di responsabilità più avanti.
- Crea consenso. Potresti redigere il project charter più eloquente del mondo, ma non serve a nulla se gli stakeholder non sono disposti ad approvarlo. Ricorda che il project charter è uno strumento che supporta l’allineamento degli stakeholder. Se il tuo charter non li unisce, non ha senso scriverlo.
Strumenti di Project Management per Sviluppare e Gestire i Charter
I software rappresentano un modo semplice per creare e conservare il tuo project charter in un luogo accessibile dove tutti gli stakeholder e membri del team possono consultarlo quando necessario.
I tipi di strumenti software per la gestione dei progetti che possono essere utili includono:
- Software di project management: puoi inserire i dettagli su obiettivi e ambito tratti dal project charter e poi monitorare l'andamento del progetto rispetto a questi parametri durante tutte le fasi.
- Software di mind mapping: questo tipo di software è utile per il brainstorming e l’organizzazione delle informazioni relative al progetto prima di iniziare a creare un charter.
- Strumento per diagrammi di Gantt: usa questo software per pianificare traguardi e tempistiche, che si riveleranno utili dopo l’approvazione del charter.
E adesso?
I Project Charter sono un modo importante per promuovere l’allineamento e chiarire i parametri della missione. Ma, in definitiva, restano solo un documento — e anche molto politico. Il vero “mestiere oscuro” è il processo di raggiungere il consenso, "vendere" il tuo progetto, difendere la tua autorità per allocare risorse e smuovere montagne per raggiungere gli obiettivi del progetto.
Per affinare il tuo giudizio e imparare a navigare nelle dinamiche politiche, è utile avere un gruppo di confronto con persone che comprendono queste dinamiche. Per questo abbiamo creato la DPM Membership — la community definitiva per la condivisione di conoscenze tra professionisti del project management digitale. Condividi suggerimenti con centinaia di altri project manager digitali, accedi a risorse e partecipa a sessioni interattive in un contesto sicuro — così puoi massimizzare le possibilità di successo dei tuoi progetti.
