Che cos’è la pianificazione della capacità della forza lavoro? Consigli ed esempi

Ad esempio, se un’azienda del settore retail sta riscontrando un picco stagionale di ordini, può esaminare i dati di vendita e il numero di dipendenti disponibili per decidere se è necessario assumere nuovo personale per soddisfare la domanda.

Vantaggi della pianificazione della capacità della forza lavoro

Alcuni vantaggi della pianificazione della capacità della forza lavoro nei progetti sono:

1. Ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse: Previene il sovraffollamento (che può provocare burnout e ridurre la produttività) e la carenza di personale (che comporta costi inutili), oltre ad aiutare a bilanciare la distribuzione del carico di lavoro in modo più efficiente.
2. Controllo dei costi ed efficienza del budget: Riduce i costi del personale allineando l’offerta di forza lavoro alla domanda. Potrai minimizzare le spese per straordinari e la dipendenza da lavoratori temporanei nei progetti, migliorando al contempo redditività ed efficienza operativa.
3. Migliore agilità d’impresa e scalabilità: Aiuta a rispondere ai cambiamenti di mercato, alle tendenze stagionali e alle richieste impreviste, e favorisce l’espansione assicurando che il personale giusto sia disponibile per i progetti.
4. Maggiore soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti: Previene carichi di lavoro eccessivi che possono portare a burnout e disimpegno all’interno del team di progetto. Inoltre, puoi individuare i gap di competenze e offrire ai membri del team opportunità di crescita per colmarli. Tutto ciò aiuta a migliorare il morale e la fidelizzazione all’interno dell’organizzazione.

Come implementare la pianificazione della capacità della forza lavoro

Ecco come implementare la pianificazione della capacità della forza lavoro.

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Business email*

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

1. Analizza la capacità attuale della forza lavoro

Ecco come analizzare la tua capacità attuale:

• Raccogli dati sui dipendenti: Raccogli informazioni su numero di collaboratori, ruoli, livelli di esperienza e tipologie contrattuali (tempo pieno, part-time, temporanei).
• Identifica le competenze: Documenta le competenze, le certificazioni e le specializzazioni dei membri del team.
• Valuta la distribuzione dei carichi di lavoro: Verifica se i membri del team sono sottoutilizzati o sovraccarichi.
• Usa indicatori chiave di prestazione (KPI): Monitora la produttività per collaboratore, i tassi di completamento dei progetti e i livelli di efficienza.

2. Prevedi la domanda futura

Ciò comporta l’analisi della crescita aziendale, delle tendenze di mercato e dei dati sulla forza lavoro per anticipare necessità in termini di assunzioni, formazione e allocazione delle risorse per la tua organizzazione e i progetti specifici che intendi intraprendere.

Ecco i passaggi da seguire:

1. Analizza la crescita aziendale e gli obiettivi: Esamina gli obiettivi della tua organizzazione (ad es. espansione, lanci di prodotti, nuovi mercati, piani del portafoglio progetti).
2. Esamina i dati storici sulla forza lavoro: Esamina le tendenze passate nelle assunzioni della tua organizzazione utilizzando dati storici, tassi di turnover e necessità di personale per i progetti.
3. Utilizza modelli di previsione della domanda: Usa modelli come l’analisi delle tendenze (che utilizza anch’essa dati storici sulla forza lavoro) per prevedere le necessità future. Anche il software è utile qui—software per la pianificazione della forza lavoro, dashboard e software per la pianificazione della capacità spesso offrono funzionalità di intelligenza artificiale e apprendimento automatico che possono occuparsi di questa parte per te.
4. Definisci le esigenze future della forza lavoro: Identifica i progetti futuri, i carichi di lavoro in arrivo, le espansioni o i cambiamenti tecnologici che richiedono nuove competenze.
5. Valuta le tendenze del settore e del mercato: Monitora le condizioni economiche che impattano sull’offerta e sulla domanda di lavoro. Valuta anche eventuali strumenti software o progressi tecnologici che possano aiutarti ad automatizzare attività e ridurre il fabbisogno di personale.
6. Coinvolgi gli stakeholder chiave: Collabora con HR, responsabili di reparto e team finanziari per allineare la pianificazione della forza lavoro con le esigenze di business, pianificazione delle risorse e progetti. È anche una buona idea raccogliere feedback dal team sulle sfide relative al carico di lavoro e allo sviluppo delle competenze.

3. Individua i divari di competenze e i bisogni formativi

Questo ti permette di assicurarti che i membri del team abbiano le competenze giuste per soddisfare le esigenze aziendali attuali e future. Se le capacità del tuo team non corrispondono a quelle richieste dal business e dai progetti, puoi implementare programmi di formazione mirati o ampliare il team con nuove risorse.

Ecco alcuni passaggi che puoi seguire per individuare i divari di competenze e i bisogni formativi:

• Effettua un inventario delle competenze: Elenca le competenze, le certificazioni e l’esperienza esistente tra i dipendenti. Puoi anche utilizzare sistemi HR, auto-valutazioni o valutazioni dei responsabili.
• Confronta le competenze attuali con quelle richieste: Usa una matrice delle competenze per mappare le competenze dei membri del team rispetto ai requisiti dei ruoli e identificare eventuali carenze o eccedenze. Individua dove mancano le competenze necessarie o dove c’è capacità in eccesso. Ricorda di considerare competenze tecniche, trasversali e di leadership.
• Prioritizza i divari di competenze critici: Concentrati sulle lacune che incidono su produttività, innovazione o soddisfazione del cliente.
• Esamina ritardi e colli di bottiglia nei progetti: Determina se eventuali carenze di personale stanno contribuendo all’inefficienza.

4. Modifica i piani di capacità

Una volta che il piano sulla forza lavoro è stato definito, effettua delle modifiche per allinearlo ai cambiamenti nelle esigenze aziendali, alla disponibilità dei membri del team e a fattori esterni come svolte economiche o innovazioni tecnologiche. Questo ti aiuterà a mantenere l’efficienza, evitare carenze di risorse e ottimizzare la produttività nel tuo progetto.

Segui questi passaggi: 

• Monitora i principali indicatori relativi alla forza lavoro: Comprende tassi di utilizzo dei dipendenti, tempi di completamento dei progetti, tendenze di straordinari e assenteismo.
• Usa software di project management: Utilizza un strumento di gestione progetti per tenere traccia dei progressi e apportare aggiustamenti se necessario. Scegli strumenti che offrano previsioni guidate da AI per variazioni nella domanda.
• Raccogli feedback: Parla con manager e membri del team. Questo ti aiuterà a individuare squilibri nei carichi di lavoro e affrontare eventuali criticità nella distribuzione del lavoro.

Strumenti per la pianificazione della capacità della forza lavoro

Esistono diversi strumenti che possono aiutarti nella pianificazione della capacità della forza lavoro per il tuo progetto. Ecco alcuni suggerimenti:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Celoxis — Best for AI-powered resourcing tools
2. 2. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
3. 3. monday.com — Best for simple workload planning
4. 4. Wrike — Best for scalability
5. 5. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
6. 6. Scoro — Best for forecasting team utilization
7. 7. Rocketlane — Best for unified collaboration with clients
8. 8. Saviom — Best for resource planning & capacity management
9. 9. Hub Planner by Milient — Best for midsize and large companies
10. 10. Kantata — Best for people-centric resourcing

Best practice per la pianificazione della capacità della forza lavoro

Una gestione efficace della capacità assicura al tuo progetto le persone giuste, con le giuste competenze, al momento giusto. Ecco alcune best practice per ottimizzare la pianificazione della capacità.

Allinea la pianificazione della forza lavoro con la strategia aziendale

Assicurati che la pianificazione della capacità di carico di lavoro sia allineata agli obiettivi aziendali a lungo termine e collabora con la leadership per anticipare le future esigenze di talento. Adatta i tuoi piani sulla forza lavoro in base alle tendenze di mercato e ai cambiamenti del settore.

Esempio: Durante la pianificazione strategica annuale o trimestrale, oppure nelle revisioni del portafoglio progetti, esamina i progetti pianificati in arrivo per verificare se disponi delle risorse necessarie nel team. Se così non fosse, potrebbe essere necessario reclutare o acquisire nuovi talenti. 

Usa processi decisionali basati sui dati

Monitora indicatori chiave come tassi di utilizzo, turnover e fluttuazioni della domanda, utilizzando anche AI e analisi predittive per prevedere le necessità future della forza lavoro.

Esempio: Rivedi periodicamente i tassi di turnover del dipartimento insieme al tuo team delle risorse umane per anticipare i futuri bisogni di reclutamento e personale per i prossimi progetti. 

Implementa strategie di forza lavoro flessibili

Utilizza un mix di lavoratori full-time, part-time, a contratto e freelance. Puoi anche offrire modelli di lavoro ibridi per migliorare la retention dei dipendenti e assicurarti di creare piani di contingenza per improvvisi cambiamenti della domanda.

Esempio: Esamina il perimetro progettuale e valuta se ci siano opportunità di ingaggiare collaboratori esterni per compiti specifici che richiedono competenze particolari. In questo caso, non è necessario coinvolgere membri del team per tutta la durata del progetto se il loro contributo è richiesto solo per una parte. 

Migliora la collaborazione tra dipartimenti

Allinea i team di HR, finanza e operations per una pianificazione integrata e mantieni comunicazioni chiare su cambiamenti e necessità della forza lavoro. Coinvolgere anche i membri del team di progetto nella pianificazione è un ottimo modo per aumentare coinvolgimento e soddisfazione.

Esempio: Durante lo sviluppo del piano e della strategia di allocazione delle risorse per il progetto, collabora con i membri del team HR e operations. Possono offrire input e feedback preziosi e, se sono a conoscenza del piano di progetto, potrebbero supportare in modo proattivo la pianificazione della forza lavoro. 

Usa la pianificazione di scenari per gestire l’incertezza

Preparati a diversi scenari di domanda della forza lavoro (crescita, recessione, turnover inatteso) ed esegui analisi "what-if" per testare varie strategie. Puoi anche mantenere una strategia della forza lavoro agile per gestire eventuali interruzioni.

Esempio: Sviluppa un piano nel caso in cui un membro fondamentale del team dovesse lasciare. Valuta l’impatto della sua partenza sul progetto (ambito, risorse) e pensa alle misure di contingenza da adottare in una situazione simile. Questo può essere un input prezioso per la pianificazione della capacità della forza lavoro.

Cosa succede ora?

Vuoi entrare in contatto con altri project manager digitali per condividere risorse e best practice? Unisciti alla nostra community e accedi a oltre 100 template, esempi e casi pratici entrando in contatto con centinaia di altri project manager digitali su Slack.