Perché Utilizzare un Software di Gestione delle Risorse? 6 Benefici e Motivi
Il software di gestione delle risorse è utile per ottimizzare l'allocazione e l'utilizzo delle risorse all'interno di un'organizzazione. Tenendo traccia e gestendo efficacemente le risorse, siano esse umane, finanziarie, materiali o relative al tempo, questo tipo di software assicura che i progetti vengano portati a termine in modo efficiente e rispettando il budget. Può aiutare nella visualizzazione della pianificazione delle risorse, nella previsione dei bisogni futuri e nell'identificazione di possibili colli di bottiglia, garantendo che ogni elemento del progetto sia adeguatamente fornito di risorse. Questo, a sua volta, porta a una maggiore produttività, costi ridotti e un maggiore successo complessivo dei progetti.
6 motivi per utilizzare un software di gestione delle risorse
Ecco sei modi in cui il software di gestione delle risorse migliora le tue capacità di gestione delle risorse.
- Mostra l'attuale allocazione delle risorse
- Determina la reale capacità delle risorse
- Monitora l'utilizzo delle risorse
- Prevede la futura disponibilità delle risorse
- Riduce i tempi morti non necessari
- Migliora le decisioni di assunzione
1. Mostra l'attuale allocazione delle risorse
Prima di poter dedicare delle risorse a un nuovo cliente o progetto, devi valutare se hai risorse disponibili. Il software di gestione delle risorse mostra quali risorse hai a disposizione e la loro capacità di lavoro (quanto lavoro hanno attualmente e se possono prendersi carico di altri compiti).
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Visualizzare questi dati ha dato il via a ottime conversazioni con i project manager. Ad esempio, questa risorsa per la prossima settimana ha già in programma 16 ore di lavoro al giorno. Dobbiamo trovare una soluzione a questo.
Puoi utilizzare queste informazioni per determinare diverse cose:
- Se è necessario assumere o formare nuovo personale per soddisfare la crescente domanda
- Quali tempi di consegna sei in grado di promettere ai tuoi clienti
- Se la tua azienda ha la possibilità di accettare il progetto
Grazie a queste informazioni, i project manager possono fornire ai dirigenti una stima più accurata sulla capacità di soddisfare le richieste. Ad esempio, potrai comunicare ai piani alti che i membri chiave del team sono attualmente coinvolti in altri progetti e quando saranno disponibili, così da evitare di promettere risultati che non puoi garantire.
2. Determina la reale capacità delle risorse
La capacità delle risorse è il numero di persone disponibili e il totale delle ore che possono dedicare. Il software per la pianificazione della capacità si occupa di questo calcolo per te.
Ad esempio, se un progetto richiede 200 ore/uomo per essere completato e deve essere consegnato entro un mese, bisogna prima capire quante ore ogni dipendente può dedicare al proprio lavoro ogni settimana, per determinare la dimensione del team necessario.
Un dipendente a tempo pieno potrebbe lavorare 40 ore a settimana, ma dovresti anche tenere conto del tempo che deve dedicare a riunioni aziendali e ad altre funzioni lavorative.
Nell'esempio sopra, se stabilisci che un lavoratore può dedicare 35 ore al compito ogni settimana, un team composto da sei membri può completare l'attività entro un mese.
Comprendere la pianificazione della capacità del team può anche aiutare i project manager a pianificare l'avvio di più progetti contemporaneamente.
3. Monitora l'utilizzo delle risorse
L'utilizzo delle risorse consiste nell'assicurarsi di sfruttare ogni persona del team senza sovraccaricarla di lavoro. Il software consente al tuo resource manager di verificare se i membri assegnati ai vari progetti potrebbero essere impiegati in modo più efficace in altri obiettivi aziendali.
Analizza i tassi di utilizzo delle risorse per vedere quanto sono efficaci i tuoi dipendenti, così da sapere quali membri del team stanno contribuendo con il maggior valore.
4. Prevede la Disponibilità delle Risorse Future
Il software di gestione delle risorse migliora la tua allocazione delle risorse e la pianificazione delle risorse aiutandoti a determinare se le tue risorse disponibili corrispondono alla domanda che prevedi per il futuro.
Questo processo di previsione delle risorse ti aiuterà a garantire che le risorse siano sempre utilizzate correttamente. Ad esempio, se noti che avrai molte risorse libere tra tre mesi, puoi iniziare a pianificare i futuri progetti affinché i dipendenti non rimangano senza lavoro al termine dei progetti attuali.
Oppure, se uno dei tuoi team è impegnato in un progetto semplice e si prevede che sarà libero prima del previsto, puoi organizzare lo spostamento di alcuni membri su un progetto ad alta priorità. Se hai più risorse a disposizione di quanti siano i progetti da completare, puoi concentrarti sull’acquisizione di nuovi clienti per mettere a frutto tali risorse.
5. Riduce i Tempi Morti Inutili
I tempi morti possono essere un fattore significativo nel motivo per cui non stai ottenendo il ritorno sull'investimento desiderato. Ogni ora in cui il tuo team di progetto non è operativo è denaro sprecato.
Mettere troppa pressione sul personale può avere effetti negativi, come burnout, insoddisfazione lavorativa e turnover, ma trovare il giusto equilibrio può far risparmiare molto denaro alla tua azienda.
6. Migliora le Decisioni di Assunzione
Sapere come sono attualmente allocate le tue risorse permette al team di recruiting di utilizzare gli obiettivi di gestione progetti attuali per trovare le persone giuste per i tuoi progetti.
Se hai problemi di risorse perché ti mancano membri con competenze specifiche, puoi decidere se sia più efficace formare un dipendente esistente per coprire un ruolo rilevante oppure assumere una nuova persona per colmare la mancanza.
Se il tuo software di pianificazione delle risorse mostra che non avrai la capacità di risorse necessaria per raggiungere i prossimi obiettivi, puoi sfruttare questa informazione per intensificare l’onboarding e assumere qualcuno per quel ruolo.
Cos’è un Software di Gestione delle Risorse?
Un software di gestione delle risorse è un tipo di applicativo che permette ai project manager di programmare, allocare e monitorare dove e quanto vengono utilizzati i membri del team di progetto.
I project manager possono stabilire le priorità dei progetti e abbinare le competenze dei membri del team alle attività e alle consegne. Puoi anche monitorare i tempi morti e l’utilizzo dei membri del team, oltre a tenere traccia di chi ha troppo lavoro (e di chi ne ha troppo poco).
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