4 modelli di pianificazione delle risorse per Excel & Fogli
Il successo di un progetto dipende spesso da un piano solido per l'allocazione e la gestione delle risorse durante tutto il progetto. Che tu abbia un piccolo team alla ricerca di semplici strumenti di pianificazione delle risorse o disponga di risorse aggiuntive, i nostri modelli facili da usare e personalizzabili per la pianificazione delle risorse di progetto ti aiuteranno ad allocare meglio le risorse, monitorare la disponibilità e mantenere il team sulla buona strada per consegnare il lavoro nei tempi e nel rispetto del budget.
Questi modelli sono compatibili sia con Microsoft Excel sia con Google Sheets. I primi due modelli di questo elenco sono gratuiti; per accedere agli altri, dovrai iscriverti alla nostra community di membri.
Di quale modello hai bisogno?
Ogni modello risponde a una domanda diversa e, insieme, si integrano l'uno con l'altro. Di solito li utilizzo in questo ordine: suddividere il lavoro, stimarlo, verificare chi è disponibile e infine allocarlo.
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| Modello | La domanda a cui risponde | Usalo quando |
|---|---|---|
| Struttura di scomposizione del lavoro | Che cosa deve essere fatto esattamente? | L'ambito è stato concordato, ma nessuno lo ha ancora suddiviso in attività |
| Stima del progetto | Quanto tempo richiederà e quanto costerà? | Ti serve un budget, un preventivo o una verifica realistica della scadenza |
| Tabella della disponibilità del team | Chi può occuparsene concretamente e quando? | Nel team ci sono persone part-time, fusi orari diversi o molti giorni di ferie |
| Foglio di calcolo per l'allocazione delle risorse | Chi fa cosa e il budget sta reggendo? | Stai assegnando le persone al progetto e vuoi monitorare ore e spese durante lo svolgimento |
Non ti servono tutti e quattro per ogni progetto. Uno sprint di due settimane per un team che conosci bene potrebbe richiedere solo il foglio di calcolo per l'allocazione. Un progetto cliente a prezzo fisso probabilmente necessita dell'intero set.
1. Foglio di calcolo per l'allocazione delle risorse
Questo foglio di calcolo per l'allocazione delle risorse è il punto d'incontro tra il piano e il budget. Inserisci le persone coinvolte nel progetto, le relative tariffe e le ore, e il foglio ti indica quanto costa il tutto e quanto budget rimane.
Che cosa contiene
- Cellule di input e calcolo automatico: le celle gialle, come quella della data di inizio del progetto, richiedono il tuo input, mentre quelle grigie eseguono i calcoli automaticamente. Non puoi sovrascrivere accidentalmente una formula, una caratteristica che non tutte le versioni create autonomamente possono vantare.
- Tariffe orarie, ore e costi per persona: il costo di ogni membro del team viene calcolato in base alla sua tariffa e alle ore assegnate.
- Una colonna per le ipotesi: usala per indicare se una persona lavora a tempo pieno, a tempo parziale o è condivisa con un altro progetto.
- Margine di riserva integrato: il margine di riserva è impostato al 10% per impostazione predefinita, ma puoi modificarlo nella formula.
- Contatore del budget rimanente: mostra immediatamente quanto budget resta man mano che vengono assegnate le ore.
Come utilizzarlo
- Fai una copia in Google Sheets oppure scaricalo per utilizzarlo in Excel.
- Inserisci la data di inizio del progetto e il budget totale nelle celle gialle.
- Aggiungi una riga per ogni membro del team sopra le righe dei subtotali, in modo che i totali continuino a funzionare.
- Inserisci la tariffa e le ore assegnate di ogni persona e usa la colonna delle ipotesi per segnalare chi non lavora a tempo pieno.
- Modifica il margine di riserva se il 10% non è adeguato. Lo aumenterei per i progetti con un ambito poco definito o per un nuovo cliente.
- Rivedilo ogni settimana e aggiorna le ore man mano che il progetto procede, invece di farlo solo all'avvio.
Ideale per
Team che gestiscono un singolo progetto e hanno bisogno di vedere persone, ore e denaro in un unico posto, senza acquistare uno strumento.
2. Struttura di scomposizione del lavoro
Una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) viene utilizzata per dividere un progetto in componenti più piccoli e gestibili all'interno di una gerarchia. Questo facilita la pianificazione, l'esecuzione e il monitoraggio del lavoro del team e garantisce che ogni aspetto del progetto venga preso in considerazione, senza trascurare alcuna attività essenziale.
Cosa contiene
- Una gerarchia del lavoro: il progetto in cima, i principali risultati o le fasi subito sotto e i pacchetti di lavoro e le attività a un livello inferiore.
- Spazio per livelli numerati: assegna a ogni elemento un ID (1.0, 1.1, 1.1.1), così tutti potranno fare riferimento allo stesso lavoro senza confusione.
- Spazio per assegnare le risorse: ogni attività può essere associata a un responsabile, alimentando direttamente l'allocazione e la stima.
Come utilizzarla
- Inizia dai risultati finali, non dalle attività. Chiediti cosa riceverà effettivamente il cliente e procedi a ritroso.
- Scomponi ogni risultato in pacchetti di lavoro finché ogni elemento non è abbastanza piccolo da poter essere stimato in modo realistico. La mia regola pratica è che nulla dovrebbe richiedere più di qualche giorno di lavoro per una persona.
- Verifica che ogni livello corrisponda a quello superiore. Se per un risultato serve qualcosa che non è elencato, emergerà più avanti come espansione incontrollata dell'ambito.
- Assegna un responsabile a ogni attività. Qualsiasi attività senza un nome accanto è un'attività che nessuno sta svolgendo.
- Condividila con il team prima di effettuare la stima. Individueranno il lavoro mancante di cui non sapevi l'esistenza.
Ideale per
Nuovi progetti, lavori per clienti con ambito definito e qualsiasi progetto in cui la domanda "cosa è incluso?" rischia di trasformarsi in una discussione in seguito.
Se vuoi vedere come altri team strutturano la propria, questi esempi di strutture di scomposizione del lavoro coprono diversi tipi di progetto.
3. Grafico della disponibilità del team
Un grafico della disponibilità del team offre una panoramica visiva della disponibilità delle risorse per periodi specifici. Puoi utilizzare questo grafico per assegnare le attività in base alle dipendenze, alle risorse disponibili e alle tempistiche, oltre che per bilanciare il carico di lavoro del team (operazione più semplice quando hai una migliore comprensione degli orari dei membri del team).
Questo strumento di pianificazione è utile quando i membri del team hanno orari di lavoro, programmi o altri impegni diversi.
Cosa contiene
- Orario di lavoro per persona: Chi lavora e quando, inclusi gli orari part-time e le settimane lavorative compresse.
- Fusi orari: Dove si trova ogni persona, così puoi individuare le finestre di sovrapposizione per i passaggi di consegne e le riunioni.
- Metodo di contatto preferito: Il modo migliore per contattare ogni persona, risparmiando un numero sorprendente di messaggi di sollecito del tipo "hai visto il mio messaggio?".
Come utilizzarlo
- Compilalo insieme al team anziché farlo al posto suo. Le persone conoscono i propri orari meglio del sistema delle risorse umane.
- Aggiungi le assenze già note per tutta la durata del progetto, incluse le festività nazionali in ogni località da cui lavora il tuo team.
- Segna le finestre di sovrapposizione. Sono le ore dedicate alle revisioni, ai passaggi di consegne e a tutto ciò che richiede una conversazione dal vivo.
- Usalo insieme alla tua pianificazione della capacità per impostare ore realistiche nel foglio di calcolo dell'allocazione.
- Aggiornalo ogni volta che qualcuno entra nel team, lo lascia o modifica il proprio orario. Un grafico della disponibilità non aggiornato è peggio di non averne alcuno, perché le persone si fidano di ciò che vi trovano.
Ideale per
Team distribuiti e ibridi, team con collaboratori part-time o freelance e chiunque abbia mai fissato un "breve allineamento" alle 7 del mattino per metà del team.
4. Stima del progetto
Una stima del progetto ti aiuta a prevedere le risorse, le tempistiche e i costi necessari per completare con successo il progetto. È fondamentale per definire aspettative realistiche e assicurarsi che i progetti vengano consegnati nel rispetto del budget e dei tempi previsti.
Questo modello fornisce un percorso per i progetti attuali e futuri durante l'allocazione efficace delle risorse e aiuta a prendere decisioni informate durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Cosa contiene
- Due versioni: Una stima semplice per i progetti più piccoli e i preventivi rapidi, e una stima complessa per i progetti in più fasi con più ruoli e più elementi da gestire.
- Impegno per attività e ruolo: Le ore per ogni parte del lavoro, abbinate alle persone o ai ruoli che la svolgono.
- Costi: L'impegno convertito in un budget, così puoi vedere quanto costerà il progetto prima che lo chieda il cliente.
Come usarlo
- Scegli la versione più adatta. Usa quella semplice per alcune settimane di lavoro con una squadra ridotta e quella complessa quando sono coinvolte diverse fasi o più squadre.
- Prendi le attività direttamente dalla tua struttura di scomposizione del lavoro, così non verrà stimato nulla che non rientri nell'ambito e non verrà tralasciato nulla di ciò che vi rientra.
- Stima insieme alle persone che svolgeranno il lavoro. Se non sono disponibili, fai stime per intervalli e definisci meglio i numeri quando la squadra sarà confermata.
- Aggiungi un margine per gli imprevisti e indica chiaramente cosa copre.
- Annota le tue ipotesi accanto ai numeri. "Due cicli di riscontri sulla progettazione" è un limite dell'ambito. Senza questo limite, stai semplicemente sperando.
Ideale per
Preventivi, approvazioni del budget, lavori per clienti a prezzo fisso e ogni volta che qualcuno chiede: "Possiamo averlo entro la fine del mese?"
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