Come Scegliere Una Metodologia Di Gestione Progetti Aziendali
Era l’inizio degli anni 2000. Il tanto temuto problema del Y2K era appena passato senza troppi problemi. In quei giorni, lavoravo per un'azienda di servizi IT. La nostra azienda aveva appena avviato un’iniziativa per aggiornare la Metodologia di Gestione dei Progetti a Livello Enterprise (EPMM) in accordo con il modello CMM L5.
All’epoca, la nostra azienda era certificata come CMM Level 3 e utilizzavamo già una metodologia proprietaria di gestione progetti basata sui processi CMM L3. Il nostro obiettivo era quello di migliorare i processi di livello L3 e costruire quelli di livello L4 e L5.
Ciò comportava la creazione di nuove linee guida e la modifica delle linee guida esistenti, sulla base della metodologia CMM L3. Ho sviluppato linee guida e artefatti per la Gestione dei Cambiamenti Tecnologici.
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Quindi, che cos’è esattamente una metodologia di gestione dei progetti a livello enterprise (EPMM)?
Che cos’è la Gestione dei Progetti a Livello Enterprise?
I metodi tradizionali di gestione dei progetti si concentrano su un singolo progetto con obiettivi chiaramente definiti, mentre la gestione dei progetti a livello enterprise (EPM) si occupa della gestione collettiva di tutti i progetti all’interno di un’organizzazione.
L’EPM considera l’organizzazione come un insieme unico e non come la somma delle sue parti. Dà priorità e mette in evidenza gli obiettivi strategici di business per selezionare soltanto quei progetti che si allineano agli obiettivi dell'organizzazione. Gestisce tutti i progetti organizzativi insieme e implementa strategie di project management per migliorare l’efficacia e l’efficienza su larga scala.
In un’organizzazione, i progetti non sono portati avanti isolatamente. Solitamente sono organizzati all’interno della gestione del portafoglio progetti (PPM). La gestione del portafoglio progetti a livello enterprise (EPPM) allinea strategicamente la gestione di portafogli, programmi e progetti (di solito con l’aiuto di un software EPPM) con l’obiettivo di creare sinergie per generare valore. Comprende tutte le attività seguenti:
- Implementazione di software di gestione dei progetti a livello enterprise o di software di gestione workflow enterprise per aiutare i project manager a gestire efficacemente i loro progetti e per offrire alla direzione una visione consolidata di tutti i progetti della società.
- Creazione di un ufficio gestione progetti a livello enterprise (EPMO) per centralizzare e coordinare lo sforzo di project management.
- Scelta (o sviluppo) di un EPMM e sua implementazione in tutta l’azienda.
- Formazione dei project manager per utilizzare efficacemente la EPMM e lo strumento di project management selezionato.
- Creazione di un repository centrale per l’archiviazione e il recupero delle varie linee guida e degli artefatti di project management.
- Miglioramento continuo delle capacità di gestione progetti dell’azienda.
In sintesi, lo scopo dell’EPM è aumentare l’efficacia e la qualità della gestione dei progetti e assicurare che i progetti portino valore all’azienda.
Che cos’è una Metodologia di Gestione dei Progetti a Livello Enterprise?
Esistono centinaia, se non migliaia, di modi per gestire un progetto. Lo stile di gestione varia da settore a settore e cambia anche a seconda del singolo project manager. Una EPMM raggruppa e unifica diversi stili di gestione sotto un unico approccio comune.
Una EPMM è un insieme di principi, procedure, linee guida, flussi di lavoro e tecniche per la gestione dei progetti all’interno di una organizzazione. Include anche una raccolta di modelli, checklist, moduli e altri artefatti di supporto che vengono utilizzati dal project manager a livello enterprise assegnato e dallo sponsor di progetto per la gestione dei loro progetti.
Una EPMM coordina, implementa e ottimizza pratiche standard per tutti i progetti a livello enterprise. Standardizza tutti i seguenti elementi della gestione progetti:
- Identificazione, analisi, prioritizzazione, risposta e controllo dei rischi
- Stima della durata, dei costi e delle risorse
- Monitoraggio e controllo regolari del progetto
- Revisioni e valutazioni periodiche del progetto
- Gestione delle risorse
- Gestione dei problemi e meccanismo di escalation
- Gestione della qualità e prevenzione dei difetti
- Miglioramento continuo
- Gestione dei documenti
- Gestione quantitativa dei progetti
Vantaggi delle metodologie di gestione progetti a livello aziendale
Mentre il 25% del Prodotto Interno Lordo (PIL) nei paesi sviluppati viene speso per progetti, di solito non c’è coerenza nel modo in cui i diversi progetti vengono gestiti all’interno di un’organizzazione. Questo porta generalmente a duplicazioni e spreco di sforzi. Le organizzazioni spesso perdono opportunità redditizie a causa di decisioni incoerenti.
Il rapporto Pulse of the Profession 2018 del Project Management Institute (PMI) ha riscontrato che più di 1.000.000 $ vengono sprecati ogni 20 secondi. Questa cifra è equivalente a circa 2 trilioni di dollari sprecati ogni anno. Le organizzazioni possono controllare questo spreco implementando un EPMM.
Oltre a controllare gli sprechi, l’implementazione di un EPMM può portare a:
- Riduzione del rifacimento
- Produzione di deliverable di alta qualità
- Miglioramento delle competenze e della produttività delle risorse umane
- Miglioramento della prevedibilità e riduzione dei rischi di progetto
- Miglioramento nelle consegne dei progetti
- Riduzione globale dei costi dei progetti e aumento della redditività organizzativa
Secondo Villanova University, le aziende che passano a un modello EPM aumentano i loro profitti fino al 20%. I dirigenti di un’organizzazione devono allineare strategicamente i progetti tra loro e istruire i project manager a seguire la stessa metodologia per evitare la ripetizione del lavoro, migliorare il tasso di successo dei progetti e ridurre il fallimento dei progetti.
Implementare una metodologia di gestione progetti aziendale
Implementare un nuovo metodo di gestione progetti non solo migliorerà l’efficienza di un’organizzazione, ma aiuterà anche ad aumentare le proprie capacità. Tuttavia, è importante scegliere la metodologia giusta.
Esistono migliaia di metodologie di gestione progetti pubblicate e potrebbero esserci decine di migliaia di metodologie inedite o specifiche di azienda. E non dimentichiamo che la gestione progetti è un ambito in costante evoluzione, in cui ogni giorno emergono nuovi approcci.
Trovare una metodologia veramente adatta a una determinata organizzazione è come cercare un ago in un pagliaio. Tuttavia, vediamo alcune delle metodologie più diffuse.
In linea generale, le metodologie di project management sono catalogate sotto tre grandi categorie:
1. Metodologie predittive
Queste metodologie sono utili quando c’è un alto grado di certezza sui requisiti e sulla tecnologia, e i progetti presentano bassi rischi. Sebbene il termine predittive sia molto diffuso, queste metodologie sono note anche come guidate dal piano, seriali o waterfall.
Nei progetti che utilizzano queste metodologie, i project manager creano la maggior parte del piano di progetto aziendale all’inizio del progetto e raccolgono i requisiti a monte.
Ecco alcune delle metodologie predittive più popolari:
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)
PRINCE2 è stata inizialmente sviluppata dal governo del Regno Unito per eseguire progetti IT. È ancora idonea per grandi iniziative di natura IT. Si tratta di una metodologia di governance di progetto e, come tutte le strutture predittive di gestione progetti, suddivide l’intero progetto in più fasi.
Ciclo di Vita dello Sviluppo Software (SDLC)
SDLC generalmente si riferisce a un gruppo di metodologie tradizionali che seguono un approccio a fasi per sviluppare un nuovo software o reingegnerizzare un software esistente. In questo caso, un progetto è generalmente suddiviso in cinque fasi: requisiti, progettazione, sviluppo, test e implementazione.
Le attività sono completamente lineari e seguono un approccio strutturato; ogni fase inizia sequenzialmente dopo che la fase precedente è completata.
PRiSM (PRojects integrating Sustainable Methods)
La gestione dei progetti PRiSM è una metodologia orientata ai principi che si basa sullo standard P5 della sostenibilità nella gestione dei progetti. Si differenzia dalle varie metodologie tradizionali perché incorpora idee per la gestione dell’intero ciclo di vita di un asset e non solo del progetto.
Il suo ciclo di vita utilizza un approccio in cinque fasi che include la pianificazione pre-progetto, l’adozione e integrazione di prodotto/servizio. Le fasi post-progetto includono la realizzazione dei benefici.
2. Metodologie Agile
Una metodologia Agile è utile quando c’è un basso grado di certezza sui requisiti o sulla tecnologia, e i progetti presentano un rischio elevato. I team che utilizzano queste metodologie si aspettano che i requisiti cambino costantemente durante il progetto.
Pertanto, viene utilizzato un approccio incrementale e iterativo per fornire riscontri utili alla migliore pianificazione della parte successiva del progetto. I piani vengono revisionati e aggiornati in modo incrementale man mano che nuove informazioni diventano disponibili dalla revisione delle consegne.
Quali organizzazioni dovrebbero usare la gestione dei progetti agile?
- Progetti con team di piccole dimensioni
- La modifica dei requisiti è frequente
- I requisiti non possono essere completamente definiti a priori
- I team sono maturi e auto-organizzati
Alcune delle metodologie Agile più diffuse sono:
Scrum
Lo sviluppo Scrum si articola in brevi iterazioni, chiamate sprint. Ogni sprint consegna un prodotto funzionante incrementale che può essere utilizzato dagli utenti finali. La durata temporale di uno sprint è fissa e solitamente molto breve. La durata di uno sprint è generalmente di 2-4 settimane ma può anche estendersi oltre.
Scrumban
Scrumban è un approccio ibrido. Come suggerisce il nome, unisce Scrum e Kanban. In questo caso, i principi Scrum vengono utilizzati per l’esecuzione del progetto mentre i singoli task vengono inseriti nel piano dello Sprint dalle Kanban board.
Il suo principale vantaggio è che consente ai membri del team di progetto di prelevare continuamente i task dalle Kanban board in base alla loro capacità/abilità. Non è necessario definire il lavoro di ogni sprint all’inizio.
Extreme Programming (XP)
Extreme Programming viene utilizzato in progetti dal ritmo serrato e con scadenze stringenti. Questo approccio prevede brevi cicli di sviluppo con rilasci al termine di ogni ciclo.
Ciò consente una rapida risposta e una massima produttività. Comprende un insieme di regole definite che tutti i membri del team devono seguire. Queste regole si basano su cinque valori: semplicità, comunicazione, feedback, rispetto e coraggio.
Crystal
A differenza di altre metodologie, Crystal non si concentra su strumenti e processi. È stata progettata da IBM per migliorare i risultati del progetto concentrando l’energia sulle persone e su come interagiscono tra di loro.
In particolare, si focalizza su competenze, abilità, capacità e collaborazione tra i membri del team. È una metodologia leggera che può essere facilmente personalizzata.
Risulta in parte simile allo Scrum perché il lavoro viene svolto in un arco temporale definito, che include cicli di feedback per far progredire il progetto. Potrebbe non essere adatta a team virtuali poiché necessita di comunicazione frequente e brainstorming regolare.
3. Metodologie per Scopi Speciali
Oltre alle metodologie per l’intero ciclo di vita di progetto, esistono metodologie utili per segmenti specifici di un progetto, ad esempio la pianificazione e la gestione dei rischi. Alcune delle metodologie più note di questa categoria sono:
Metodo del Percorso Critico (CPM)
CPM non è una metodologia per la gestione dell’intero progetto. Si tratta piuttosto di una metodologia di pianificazione che aiuta a sviluppare e monitorare un programma di progetto ottimizzato. Si basa sul principio del percorso critico, che può essere definito come il percorso più lungo per completare il progetto nel minor tempo possibile.
Prevede l'identificazione dei predecessori e dei successori di un'attività di progetto, e la creazione di un diagramma di rete per determinare il percorso critico del progetto. Il CPM presenta alcune gravi limitazioni: utilizza stime ottimistiche delle durate, fa un uso improprio dei float e presume una disponibilità illimitata di risorse.
Gestione del Progetto con Catena Critica (CCPM)
Proprio come il CPM, anche CCPM è una metodologia di pianificazione. Il CCPM adotta il CPM come metodo di base ma cerca di eliminarne le carenze. Evita i buffer sulle attività ma utilizza tre tipi di buffer per superare i limiti del CPM: feeding buffer, project buffer e resource buffer.
Kanban
Kanban utilizza una serie di bacheche per rappresentare il flusso di lavoro del progetto. Le bacheche sono elementi visuali che contengono un backlog di progetto predefinito. Il lavoro viene prelevato dal backlog su base continua dai membri del team in base alla loro capacità e competenza.
Il lavoro viene spostato attraverso una serie di colonne sulla bacheca. Ogni colonna rappresenta una fase del processo complessivo di progetto. Kanban è ottimo per monitorare l’avanzamento di un progetto poiché fornisce una panoramica visiva di dove si trova ogni attività in un dato momento.
Come Scegliere Una Metodologia Di Gestione Dei Progetti Aziendali Per La Tua Organizzazione
La gestione dei progetti aziendali si concentra sulle missioni principali e sugli obiettivi strategici dell’organizzazione. Pertanto, la scelta di una EPMM parte da una revisione dettagliata dei progetti attuali dell’azienda, della cultura organizzativa e dei fattori ambientali aziendali.
Non esiste un unico metodo migliore per la gestione dei progetti adatto ad ogni scenario; specialmente se si tratta di grandi aziende. La scelta di una EPMM varia a seconda delle esigenze di ciascuna organizzazione. Quello che può funzionare bene in un settore, potrebbe non essere adatto in un altro.
Le aziende devono determinare quale metodologia sia più adatta per il proprio lavoro. Dovrebbero concentrarsi su coerenza e ripetibilità nella gestione di progetti e processi.
Considera queste domande durante la scelta di una EPMM:
- A quale settore appartiene la tua azienda e quali sono le migliori pratiche generalmente adottate nel tuo settore?
- Che tipo di progetti svolge la tua organizzazione?
- Quali competenze e capacità hanno i tuoi dipendenti e quale formazione sarà necessaria prima dell’implementazione di una nuova metodologia?
- Quali sono il budget e la tempistica disponibili per l’implementazione?
- La tua organizzazione affronta generalmente progetti complessi?
- Qual è la dimensione della tua organizzazione? Si può implementare una sola EPMM in tutta l’organizzazione?
- Qual è la frequenza abituale delle modifiche nei tuoi progetti? Possono essere gestite con metodologie tradizionali?
- Quali sono le preferenze della direzione, del project manager e degli altri stakeholder di progetto?
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