Come scegliere una metodologia di gestione dei progetti aziendali
Era l'inizio del 2000. Il tanto temuto problema dell'anno 2000 era appena passato senza causarci troppi problemi. A quei tempi lavoravo per un'azienda di servizi IT. La nostra azienda aveva appena avviato un'iniziativa per aggiornare la metodologia di gestione dei progetti aziendali (EPMM) in conformità al modello CMM L5.
All'epoca, la nostra azienda era certificata CMM di livello 3 e utilizzava già una propria metodologia di gestione dei progetti, sviluppata internamente e basata sui processi CMM L3. Il nostro obiettivo era migliorare i processi L3 e sviluppare i processi L4 e L5.
Ciò comportava la creazione di nuove linee guida e la modifica di quelle esistenti sulla base della metodologia fondata sul CMM L3. Ho sviluppato linee guida e artefatti per la gestione dei cambiamenti tecnologici.
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Quindi, cos'è esattamente una metodologia di gestione dei progetti aziendali (EPMM)?
Che cos'è la gestione dei progetti aziendali?
I metodi tradizionali di gestione dei progetti si concentrano su un singolo progetto con obiettivi chiaramente definiti, mentre la gestione dei progetti aziendali (EPM) consiste nello sforzo di gestire collettivamente tutti i progetti di un'organizzazione.
L'EPM considera l'organizzazione nel suo complesso e non come la somma delle sue parti. Dà priorità agli obiettivi aziendali strategici e li mette in evidenza per selezionare solo i progetti allineati agli obiettivi dell'organizzazione. Gestisce tutti i progetti dell'organizzazione congiuntamente e implementa strategie di gestione dei progetti per migliorare l'efficacia e l'efficienza su larga scala.
In un'organizzazione, i progetti non vengono realizzati in modo isolato. Generalmente sono organizzati nell'ambito della gestione del portafoglio progetti (PPM). La gestione del portafoglio progetti aziendale (EPPM) allinea strategicamente la gestione del portafoglio, dei programmi e dei progetti (solitamente con l'aiuto di un software EPPM) con l'obiettivo di creare sinergie che generino valore. Comprende tutte le attività seguenti:
- Implementazione di un software di gestione dei progetti aziendali o di un software aziendale per la gestione dei flussi di lavoro per aiutare i responsabili di progetto a gestire efficacemente i propri progetti e l'alta dirigenza a monitorare tutti i progetti dell'azienda, fornendo una visione consolidata.
- Creazione di un ufficio aziendale di gestione dei progetti (EPMO) per centralizzare e coordinare le attività di gestione dei progetti.
- Scelta (o sviluppo) di una EPMM e implementazione in tutta l'azienda.
- Formazione dei responsabili di progetto affinché utilizzino efficacemente la EPMM e lo strumento di gestione dei progetti scelto.
- Creazione di un archivio centrale per conservare e recuperare varie linee guida e artefatti di gestione dei progetti.
- Miglioramento continuo delle capacità di gestione dei progetti dell'azienda.
In sintesi, lo scopo dell'EPM è aumentare l'efficacia e la qualità della gestione dei progetti e garantire che i progetti generino valore per l'azienda.
Che cos'è una metodologia di gestione dei progetti aziendali?
Esistono centinaia, se non migliaia, di modi per gestire un progetto. Lo stile di gestione cambia da un settore all'altro ed è diverso per ogni singolo responsabile di progetto. Una EPMM armonizza e riunisce diversi stili di gestione dei progetti sotto un unico quadro di riferimento.
Una EPMM è un insieme di principi, procedure, linee guida, flussi di lavoro e tecniche per gestire i progetti all'interno di un'organizzazione. Comprende anche una raccolta di modelli, liste di controllo, moduli e altri utili artefatti utilizzati dal responsabile aziendale della gestione dei progetti assegnato e dallo sponsor del progetto per gestire i rispettivi progetti.
Una EPMM coordina, implementa e semplifica le pratiche standard per tutti i progetti a livello aziendale. Standardizza tutti i seguenti elementi della gestione dei progetti:
- Identificazione, analisi, definizione delle priorità, risposta e controllo dei rischi
- Stima della durata, dei costi e delle risorse
- Monitoraggio e controllo regolari del progetto
- Revisioni e valutazioni periodiche del progetto
- Gestione delle risorse
- Gestione dei problemi e meccanismo di escalation
- Gestione della qualità e prevenzione dei difetti
- Miglioramento continuo
- Gestione dei documenti
- Gestione quantitativa dei progetti
Vantaggi delle metodologie di gestione dei progetti aziendali
Sebbene il 25% del Prodotto Interno Lordo (PIL) dei Paesi sviluppati venga speso per realizzare progetti, generalmente non esiste coerenza nel modo in cui i diversi progetti vengono gestiti all'interno di un'organizzazione. Questo porta solitamente a duplicazioni e sprechi di risorse. Spesso le organizzazioni perdono opportunità redditizie a causa di processi decisionali incoerenti.
Il rapporto Impulso della professione 2018 del Project Management Institute (PMI) ha rilevato che più di $1,000,000 viene sprecato ogni 20 secondi. Questa cifra equivale a circa $2 trilioni sprecati ogni anno. Le organizzazioni possono controllare questo spreco implementando un EPMM.
Oltre a controllare gli sprechi, l'implementazione di un EPMM può portare a:
- Riduzione delle rilavorazioni
- Produzione di risultati finali di alta qualità
- Miglioramento delle competenze e della produttività delle risorse umane
- Miglioramento della prevedibilità e riduzione dei rischi di progetto
- Miglioramento delle consegne dei progetti
- Riduzione complessiva dei costi dei progetti e miglioramento della redditività dell'organizzazione
Secondo la Villanova University, le aziende che passano a un modello EPM aumentano i profitti fino al 20%. I dirigenti di un'organizzazione devono allineare strategicamente i progetti tra loro e incaricare i responsabili di progetto di seguire la stessa metodologia per evitare la ripetizione del lavoro, migliorare i tassi di successo dei progetti e ridurre il fallimento dei progetti.
Implementazione di una metodologia di gestione dei progetti aziendali
L'implementazione di un nuovo metodo di gestione dei progetti non solo migliorerà l'efficienza di un'organizzazione, ma la aiuterà anche ad aumentare le proprie capacità. Tuttavia, è importante scegliere la metodologia giusta.
Esistono migliaia di metodologie di gestione dei progetti pubblicate e potrebbero essercene decine di migliaia non pubblicate e specifiche delle singole aziende. Inoltre, non dimentichiamo che la gestione dei progetti è un settore in evoluzione, nel quale ogni giorno vengono proposti nuovi approcci.
Trovare una metodologia adatta a un'organizzazione è come cercare un ago in un pagliaio. Tuttavia, esaminiamo alcune delle metodologie più diffuse.
In generale, le metodologie di gestione dei progetti sono suddivise in tre categorie:
1. Metodologie predittive
Queste metodologie sono utili quando vi è un elevato grado di certezza riguardo ai requisiti e alla tecnologia e i progetti presentano un rischio ridotto. Sebbene il termine predittivo sia piuttosto diffuso, queste metodologie sono anche definite basate sul piano, seriali o a cascata.
Nei progetti che utilizzano queste metodologie, i responsabili di progetto creano la maggior parte del piano di progetto aziendale all'inizio del progetto e raccolgono i requisiti in anticipo.
Ecco alcune delle metodologie predittive più diffuse:
PRINCE2 (Progetti in ambienti controllati)
PRINCE2 è stato inizialmente sviluppato dal governo del Regno Unito per realizzare progetti IT. È ancora adatto a iniziative IT di grandi dimensioni. È una metodologia di governance dei progetti e, proprio come qualsiasi struttura di gestione predittiva dei progetti, suddivide l'intero progetto in più fasi.
Ciclo di vita dello sviluppo del software (SDLC)
SDLC si riferisce generalmente a un insieme di metodologie tradizionali che seguono un approccio per fasi per sviluppare un nuovo software o riprogettare un software esistente. In questo caso, un progetto viene generalmente suddiviso in cinque fasi: requisiti, progettazione, sviluppo, test e implementazione.
Le attività sono completamente lineari e seguono un approccio strutturato; ogni fase inizia in sequenza dopo il completamento della fase precedente.
PRiSM (Progetti che integrano metodi sostenibili)
La gestione dei progetti PRiSM è una metodologia orientata ai principi, basata sullo standard P5 della sostenibilità nella gestione dei progetti. Si differenzia da diverse metodologie tradizionali perché incorpora idee per gestire l'intero ciclo di vita di un bene e non soltanto il progetto.
Il suo ciclo di vita segue un approccio in cinque fasi che comprende la pianificazione pre-progetto, l'adozione del prodotto/servizio e l'integrazione. Le fasi successive al progetto includono la realizzazione dei benefici.
2. Metodologie agili
Una metodologia agile è utile quando vi è un basso grado di certezza riguardo ai requisiti o alla tecnologia e i progetti presentano un rischio maggiore. I team che utilizzano queste metodologie prevedono che i requisiti cambino continuamente durante il progetto.
Di conseguenza, si utilizza un approccio incrementale e iterativo per fornire feedback e migliorare la pianificazione della parte successiva del progetto. I piani vengono rivisti e aggiornati in modo incrementale man mano che diventano disponibili maggiori informazioni dalla revisione dei risultati.
Quali organizzazioni dovrebbero utilizzare la gestione agile dei progetti?
- Progetti con team di piccole dimensioni
- I requisiti cambiano frequentemente
- I requisiti non possono essere definiti completamente in anticipo
- I team sono maturi e auto-organizzati
Alcune delle metodologie agili più diffuse sono:
Scrum
Lo sviluppo Scrum avviene attraverso brevi iterazioni, chiamate sprint. Ogni sprint fornisce un prodotto funzionante incrementale che può essere utilizzato dagli utenti finali. La durata di uno sprint è fissa e solitamente molto breve. In genere, la durata di uno sprint è di 2-4 settimane, ma può anche protrarsi oltre.
Scrumban
Scrumban è un approccio ibrido. Come suggerisce il nome, combina Scrum e Kanban. In questo approccio, i principi Scrum vengono utilizzati per l'esecuzione del progetto, mentre le singole attività vengono inserite nel piano dello Sprint dalle bacheche Kanban.
Il suo vantaggio principale è che consente ai membri del team di progetto di prelevare continuamente attività dalle bacheche Kanban in base alla loro capacità/competenza. Non devono decidere il lavoro per ogni sprint all'inizio.
Programmazione estrema (XP)
La programmazione estrema viene utilizzata in progetti caratterizzati da ritmi serrati e scadenze stringenti. Questo approccio utilizza brevi cicli di sviluppo, con rilasci al termine di ogni ciclo.
Ciò consente di ottenere tempi di risposta rapidi e massimizzare la produttività. Comprende un insieme definito di regole che tutti i membri del team di progetto devono seguire. Queste regole si basano su cinque valori: semplicità, comunicazione, feedback, rispetto e coraggio.
Crystal
A differenza di altre metodologie, Crystal non si concentra su strumenti e processi. È stata progettata da IBM per migliorare i risultati dei progetti concentrando l'energia sulle persone e sul modo in cui interagiscono tra loro.
Nello specifico, considera competenze, capacità, abilità e la collaborazione tra i membri del team. È una metodologia leggera che può essere facilmente personalizzata.
È in qualche modo simile a Scrum perché il lavoro viene svolto in un arco di tempo definito, che include cicli di feedback per portare avanti il progetto. Potrebbe non essere adatta ai team virtuali perché richiede comunicazioni frequenti e sessioni regolari di brainstorming.
3. Metodologie per scopi specifici
Oltre alle metodologie complete del ciclo di vita del progetto, esistono metodologie utili per segmenti specifici di un progetto, ad esempio per la pianificazione e la gestione dei rischi. Alcune delle metodologie più diffuse in questa categoria sono:
Metodo del percorso critico (CPM)
Il CPM non è una metodologia per l'intero progetto. È piuttosto una metodologia di pianificazione che aiuta a sviluppare e monitorare un programma di progetto ottimizzato. Si basa sul principio del percorso critico, che può essere definito come il percorso più lungo per completare il progetto nel minor tempo possibile.
Prevede l'identificazione delle attività precedenti e successive di un progetto e la creazione di un diagramma di rete per determinare il percorso critico del progetto. Il CPM presenta alcuni svantaggi significativi: utilizza stime ottimistiche della durata, fa un uso improprio dei margini di flessibilità e presuppone una disponibilità illimitata di risorse.
Gestione dei progetti con catena critica (CCPM)
Come il CPM, anche il CCPM è una metodologia di pianificazione. Il CCPM utilizza il CPM come metodologia di base, ma cerca di eliminarne gli svantaggi. Evita i buffer delle attività, ma utilizza tre tipi di buffer per superare gli svantaggi del CPM: buffer di alimentazione, buffer di progetto e buffer delle risorse.
Kanban
Kanban utilizza una serie di bacheche per rappresentare il flusso di lavoro del progetto. Le bacheche sono elementi visivi che contengono un arretrato di progetto predefinito. I membri del team prelevano continuamente il lavoro dall'arretrato in base alla loro capacità e alle loro competenze.
Il lavoro viene fatto avanzare attraverso una serie di colonne sulla bacheca. Ogni colonna rappresenta una fase del processo complessivo del progetto. Kanban è ottimo per monitorare l'avanzamento di un progetto, poiché offre una panoramica visiva della posizione di ogni elemento di lavoro in un determinato momento.
Come scegliere una metodologia di gestione dei progetti aziendali per la propria organizzazione
La gestione dei progetti aziendali si concentra sulle missioni fondamentali e sugli obiettivi strategici dell'organizzazione. Pertanto, la scelta di un EPMM inizia con un'analisi dettagliata dei progetti attuali dell'azienda, della cultura organizzativa e dei fattori ambientali aziendali.
Non esiste un unico metodo di gestione dei progetti in grado di gestire tutti gli scenari problematici, soprattutto quando si considerano le grandi aziende. La scelta di un EPMM varierà in base alle esigenze di ciascuna organizzazione. Ciò che funziona bene in un settore potrebbe non essere adatto a un altro.
Le aziende devono determinare quale metodologia sia più adatta al proprio lavoro. Dovrebbero concentrarsi sulla coerenza e sulla ripetibilità nella gestione dei progetti e dei processi.
Considera queste domande quando definisci l'EPMM:
- A quale settore appartiene la tua azienda e quali sono le migliori pratiche generalmente adottate nel tuo settore?
- Che tipo di progetti gestisce la tua organizzazione?
- Quali competenze e capacità hanno i tuoi dipendenti e quale formazione sarà necessario fornire prima di implementare una nuova metodologia?
- Quale budget e quali tempistiche di implementazione hai a disposizione?
- La tua organizzazione gestisce generalmente progetti complessi?
- Qual è la dimensione della tua organizzazione? È possibile implementare un unico EPMM in tutta l'organizzazione?
- Con quale frequenza si verificano solitamente cambiamenti nei tuoi progetti? È possibile gestirli utilizzando metodologie tradizionali?
- Quali sono le preferenze dell'alta dirigenza, del responsabile del progetto e degli altri portatori di interesse del progetto?
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