Livellamento delle Risorse nella Gestione dei Progetti: Una Guida Completa
Immagina di essere agli sgoccioli con il tuo progetto e scoprire che lo sviluppatore di cui hai bisogno per lavorare su una landing page è già impegnato su un altro compito. Cosa fai?
Se ti trovi spesso ad affrontare problemi di sovrallocazione delle risorse o conflitti tra risorse, il resource leveling potrebbe essere la soluzione che cerchi.
Cos'è il Resource Leveling?
Il resource leveling è il processo di ripianificazione delle attività di progetto quando le risorse assegnate per svolgerle non sono disponibili.
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Se il membro del team di cui hai bisogno è impegnato su un altro compito a priorità più alta, puoi ripianificare l’attività in un altro momento, in cui l'offerta di risorse (chi è disponibile a lavorare su un’attività) corrisponde alla domanda di risorse (chi è richiesto per un compito specifico).
Usa il resource leveling quando hai una timeline di progetto flessibile. Tuttavia, dovresti utilizzare un’altra tecnica chiamata resource smoothing quando la data di fine progetto e il percorso critico sono inflessibili (scopri di più sulla differenza tra resource smoothing e resource leveling qui).
Generalmente, il resource leveling può essere gestito tramite software di gestione delle risorse.
Quando utilizzare il Resource Leveling
Usa il resource leveling quando:
- Le risorse richieste hanno disponibilità limitata. Ad esempio, un DevOps engineer può lavorare su un progetto di sviluppo software solo per una settimana. Adatti il programma delle risorse per tenere conto della sua disponibilità.
- Le risorse richieste devono essere condivise. Ad esempio, un responsabile del controllo qualità deve suddividere il tempo tra due linee di produzione. Adegui i programmi di monitoraggio e ispezione QA per le due linee in base alla disponibilità dell’addetto QA.
- Le risorse richieste sono disponibili in quantità limitate. Ad esempio, un progetto di costruzione richiede due gru ma ne ha solo una, senza possibilità di ottenerne un’altra. Riorganizzi la pianificazione del progetto in modo che l’attività prioritaria utilizzi per prima la gru.
- Le risorse richieste sono sovra-assegnate. Ad esempio, due attività sovrapposte necessitano dello stesso ingegnere strutturista. Sposti l’attività di ispezione a priorità minore così che l’ingegnere possa svolgere prima l’ispezione di priorità maggiore.
- L’utilizzo delle risorse deve essere uniforme. Ad esempio, un’attività ha una durata stimata di cinque giorni, con lo Sviluppatore A impegnato 16 ore per tre giorni e senza lavoro nei restanti due giorni. Dopo il resource leveling, lo Sviluppatore A lavora otto ore al giorno per sei giorni, prolungando la durata dell’attività di un giorno.
Matematicamente, l’aggiustamento si traduce così:
16 ore/giorno x 3 giorni = 48 ore = 8 ore/giorno x 6 giorni
4 Benefici del Resource Leveling
Il resource leveling, in quanto tecnica di ottimizzazione delle risorse, ti permette di creare un piano ottimale di utilizzo delle risorse. Di seguito, i benefici specifici del resource leveling.
1. Operatività Snella
Permette a te, project manager (o resource manager), di sfruttare appieno e gestire le risorse mentre riduci al minimo le domande concorrenti sulle risorse disponibili. Non c’è bisogno di assumere più personale o acquistare ulteriori attrezzature se puoi modificare la pianificazione del progetto per tenere conto della disponibilità delle risorse.
2. Programmazione Realistica
Il resource leveling ti offre un metodo sistematico che tiene conto dei limiti delle risorse nella fase di pianificazione del progetto. Il risultato è un programma più facilmente rispettabile rispetto a uno non ottimizzato. Se resti fedele a un programma non ottimizzato, è più probabile che tu subisca dei ritardi.
3. Consente la Massima Ottimizzazione delle Risorse
Nel resource leveling, la disponibilità delle risorse è il fattore principale. Il modello di pianificazione si costruisce intorno alla disponibilità delle risorse o viene modificato secondo i vincoli esistenti. Così, il resource leveling consente la massima ottimizzazione delle risorse.
4. Maggiore Probabilità di Successo
Se le risorse necessarie sono disponibili quando ne hai bisogno, è probabile che riuscirai a ottenere i risultati previsti. Il livellamento delle risorse ti offre una maggiore probabilità di successo perché ti permette di organizzare il programma del progetto in base alla disponibilità delle risorse.
Limitazioni del livellamento delle risorse
- Non può essere utilizzato in situazioni prive di flessibilità nella programmazione del progetto. Il livellamento delle risorse gestisce i conflitti riprogrammando le attività ed estendendo il percorso critico. Non puoi applicare il livellamento delle risorse se non ti è consentito farlo.
- Modifica la pianificazione del progetto. Nei progetti in cui perdere tempo comporta costi o perdite significative, pianificare l'agenda intorno alla disponibilità delle risorse può risultare costoso. In questi casi, è meglio procurarsi risorse aggiuntive piuttosto che aspettare che quelle esistenti si liberino.
Esempio di livellamento delle risorse
Supponiamo di avere un progetto semplice, composto da tre attività—Attività A, Attività B e Attività C—con le seguenti dipendenze e durata stimata:
- L'Attività A, due giorni, deve iniziare affinché l'Attività B possa iniziare
- L'Attività B, un giorno, deve finire affinché l'Attività A possa terminare
- L'Attività C, un giorno, può iniziare dopo che l'Attività A e B sono concluse
Così com’è, la durata stimata del progetto è di tre giorni.
Di seguito è riportata una rappresentazione del progetto su un semplice diagramma di Gantt.
Supponiamo che il nostro progetto ipotetico richieda le seguenti risorse umane.
Per semplicità, supponiamo che non ci siano altri vincoli di risorse oltre alla disponibilità di risorse umane.
Roger e Greg stanno lavorando anche su un altro progetto oltre a questo. Sono disponibili solo per una parte della giornata: Roger per quattro ore e Greg per tre ore.
Tracciamo la disponibilità giornaliera delle risorse rispetto all'assegnazione delle risorse per ciascuna attività.
Da quanto sopra, dovresti notare evidenti vincoli di risorse di progetto. Eccone alcuni:
- L'Attività A richiede 16 ore di lavoro da parte di Roger e la durata prevista è di 2 giorni. Ma Roger può lavorare solo quattro ore al giorno su questo progetto.
- L'Attività B richiede quattro ore di lavoro da parte di Roger. Ma l'Attività B in parte coincide con l'Attività A.
- L'Attività A richiede otto ore di lavoro da Minerva. L'Attività B ne richiede quattro. Ma l'Attività B in parte coincide con l'Attività A.
La domanda giornaliera di risorse umane specifiche supera di gran lunga la disponibilità quotidiana di tali risorse.
Dovresti modificare il programma del progetto per tenere conto della disponibilità delle risorse, compatibilmente con le dipendenze esistenti tra le attività. Calcola la capacità delle risorse e anche i tassi di utilizzo, ed evita di sovraccaricare la capacità di una risorsa se non è necessario.
Queste considerazioni portano al programma livellato delle risorse mostrato di seguito.
Ed ecco il tuo nuovo diagramma di Gantt.
Il livellamento delle risorse ha esteso la pianificazione da tre a 11 giorni, perché hai dovuto ridistribuire le risorse in base alla loro disponibilità.
Il processo di livellamento delle risorse
- Dividi il programma del progetto in intervalli di tempo gestibili, come un giorno.
- Per ogni intervallo di tempo nel programma, identifica le risorse (persone, materiali, attrezzature) richieste dal compito o dai compiti pianificati per quel giorno.
- Se una delle risorse necessarie per il compito programmato non è disponibile, ripianifica quel compito in un altro giorno in cui la risorsa indisponibile sarà presente.
- Se due attività del progetto sono programmate per lo stesso giorno e competono per le stesse risorse, assegna priorità a una delle due attività decidendo quale sia la più importante.
- Se ritieni che le attività con float negativo o zero abbiano una priorità più alta, assegna le risorse scarse al compito con float negativo o zero e sposta l'attività concorrente in un altro intervallo di tempo.
Il processo di livellamento delle risorse è iterativo. Quando si affrontano vincoli di risorse di progetto, riprogrammerai le attività come necessario fino a ottimizzare le risorse e ottenere un programma di progetto livellato in termini di risorse.
Naturalmente, ci saranno casi in cui un'attività semplicemente non potrà essere ripianificata anche se le risorse richieste non sono disponibili o un altro deliverable ha la priorità sull'uso di tali risorse.
Quando ciò accade, potresti non avere altra scelta che lasciare le attività concorrenti così come sono programmate, annotare la carenza di risorse e risolvere il vincolo in altro modo.
Strumenti popolari per il livellamento delle risorse
Ecco alcune tecniche di livellamento delle risorse e strumenti che puoi utilizzare mentre svolgi questo processo nei tuoi progetti.
- Utilizza i diagrammi di Gantt. Come hai visto nell'esempio che ho illustrato sopra, i diagrammi di Gantt sono estremamente utili per visualizzare i compiti e le date di fine o le durate di progetto, oltre a individuare le dipendenze che incidono sulla domanda di risorse e sull'allocazione.
- Usa strumenti di project management come software di gestione progetti (per la gestione di tutti gli aspetti dei progetti) o software di gestione delle risorse (si concentra sulla gestione e la pianificazione delle risorse), che forniscono una visione delle risorse e delle allocazioni. Spesso dispongono di algoritmi che risolvono automaticamente i conflitti di pianificazione secondo i criteri da te impostati.
- Identifica il percorso critico (noto anche come critical path method, o CPM). Poiché il livellamento delle risorse può portare a un cambiamento del percorso critico di un progetto, è importante conoscerlo in anticipo. In questo modo, puoi avvisare tempestivamente il cliente o gli stakeholder se il percorso critico (e la data di completamento o scadenza del progetto) potrebbe cambiare.
5 migliori pratiche per il livellamento delle risorse
- Monitora continuamente l'allocazione delle risorse: Il livellamento delle risorse non è una soluzione "una volta per tutte". Continua a monitorare i tuoi metodi di allocazione delle risorse per eventuali conflitti durante tutto il progetto (ad es. richieste dell'ultimo minuto su altri progetti, assenze impreviste come malattie, ecc.)
- Punta a distribuire il lavoro in modo equilibrato: Per quanto possibile, cerca di suddividere il carico di lavoro in modo omogeneo tra i membri del team. Questo eviterà che alcuni collaboratori si esauriscano e che altri rimangano senza nulla da fare.
- Sii trasparente riguardo ai cambiamenti: Quando devi apportare modifiche alle tempistiche o a chi viene assegnato a un'attività, mantieni aggiornati sia gli stakeholder che il team.
- Prevedi un piano di riserva: Se un membro specifico del team non è disponibile o se proprio non puoi posticipare una scadenza, prepara un piano B: assegna l'attività a un altro membro, accorcia i tempi del programma, ecc.
- Crea un ciclo di feedback: Oltre a monitorare il carico di lavoro del tuo team attraverso uno strumento software, assicurati di parlare regolarmente con loro del loro carico di lavoro. A volte scoprirai dettagli non riportati nel software (ad es. altri progetti che non sono stati inseriti nello strumento, ecc.)
E ora?
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