Come Usare Kanban per la Gestione dei Progetti: Consigli degli Esperti 2026

Ho lavorato con grandi aziende, agenzie e start-up per implementare flussi di lavoro kanban in tutta l'organizzazione e anche all'interno di reparti specifici. Il mio super potere è vedere come i processi possano essere più efficienti per la gestione dei progetti in particolare, ma anche in tutte le aree di un'organizzazione. Sei sul punto di capire perché il mio amore per i diagrammi di Gantt si è rapidamente trasformato in una passione per la semplice bacheca kanban, sia nella mia carriera che nella mia vita.

L'utilizzo del kanban per determinate fasi del progetto aiuta a risolvere molti dei problemi che sorgono quando si cerca di eseguire i progetti in tempo, rispettando l'ambito e il budget. Vediamo quindi come usare il kanban per la gestione dei progetti e tutti i modi in cui questo metodo sta segnando la strada come strumento di pianificazione e monitoraggio, sia all'interno che all'esterno dei reparti di project management.

Come Fare Project Management con Kanban

Non fraintendermi, adoro creare un diagramma di Gantt. Ti è mai capitato di rimanere semplicemente affascinato dal risultato dopo aver creato un diagramma di Gantt? Di ammirarne la bellezza? (Soprattutto se è colorato!)

Con il progredire della mia carriera nel PM (iniziata come tradizionale PMP, formato sul metodo a cascata e pianificatore di diagrammi di Gantt), ho iniziato a implementare un approccio più agile o ibrido nel ciclo di vita dei miei progetti, utilizzando principalmente il metodo kanban. I progetti digitali e il design dei prodotti richiedono proprio quell'organizzazione visiva che il Kanban offre. 

E sai cosa? 

Ho iniziato a provare quella stessa sensazione di stupore dalla bellezza di una bacheca Kanban. Ho notato quanto fosse più semplice per il mio team coinvolgersi nel piano e come il ciclo di vita del progetto risultasse organizzato. Le bacheche kanban permettono un lavoro incrementale che è più facile da tracciare visivamente, se confrontato con un tradizionale diagramma di Gantt. 

È probabile che la tua agenzia abbia già implementato un software di project management nel flusso di lavoro quotidiano. Il software che già utilizzi potrebbe includere una funzionalità kanban. Alcuni esempi di software con questa capacità sono Trello, Monday.com, ClickUp o Asana per citarne alcuni, oltre a questi alternativi a Trello. 

Ci sono molti strumenti disponibili sul mercato in questo momento e può essere un po' complicato scegliere quello che fa al caso tuo. La buona notizia è che se capisci che il kanban è un metodo adattivo e comprendi le pratiche base del kanban, saprai utilizzare facilmente uno qualsiasi di questi strumenti.

Prima copriamo le semplici definizioni di kanban.

• Bacheca kanban: Questo è il tuo piano di progetto, che contiene tutte le informazioni di progetto in colonne e schede.
• Colonna: Questa è la visuale di stato. Potrebbe essere semplicemente Da fare, In corso e Fatto.

• Scheda: Una scheda contiene l'attività o l'elemento di lavoro da completare. Assicurati che queste attività siano piccole e realizzabili. Se ci sono troppe sotto-attività da eseguire su una sola scheda, probabilmente il compito è troppo grande e dovrebbe essere suddiviso in più schede diverse.

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I Fondamenti delle Pratiche Kanban

1. Visualizza il flusso di lavoro: Un flusso di lavoro può essere semplice come Da fare, In corso e Fatto, nella maggior parte dei progetti.
2. Applica limiti WIP: I limiti WIP permettono di rendere visibili i colli di bottiglia sulla board e trasformano il tuo flusso di lavoro in un sistema pull anziché push. Questo ti permette di vedere e pianificare la capacità in Kanban mentre sposti il lavoro attraverso il sistema, assicurandoti di mantenere la capacità delle risorse al suo stato più efficiente.
3. Gestisci il flusso di lavoro: Non perdere la concentrazione! Prova la soddisfazione di portare a termine. Iniziare troppe attività contemporaneamente può farle durare tutte più a lungo del necessario. Meno elementi alla volta è la chiave per un flusso di lavoro gestibile e un team di progetto felice. 
4. Crea regole esplicite e rispettale: Collabora su regole e politiche all'inizio in modo da non perdere tempo cercando di allinearti su priorità, categorie di lavoro e come procedere quando è necessario cambiare direzione. Questo faciliterà il flusso del lavoro attraverso il ciclo di vita del progetto.
5. Implementa un ciclo di feedback: Promuovi una cultura di apprendimento continuo tramite retrospective e riunioni, dando a tutti la possibilità di partecipare più spesso al processo decisionale. Questo garantirà meno cambiamenti dell'ultimo minuto nelle decisioni.
6. Migliora in modo collaborativo: La collaborazione assicura una valutazione, analisi ed evoluzione costante come squadra, che è parte di ciò che rende il metodo kanban così efficace. 

Come ho detto prima, il mio approccio alla pianificazione e all'esecuzione di un progetto è diventato più un approccio ibrido che utilizza sia la metodologia tradizionale a cascata che l'agile. Il diagramma qui sotto ti mostra un esempio di come agile e waterfall differiscono tra loro. 

A differenza del ciclo iterativo del framework agile, la metodologia waterfall segue un percorso "a cascata", proprio come suggerisce il nome. Una fase viene dopo l'altra e non ci sono sovrapposizioni. Come si vede nel diagramma qui sotto, l'agile porta gruppi di funzionalità e caratteristiche attraverso un ciclo continuo di esecuzione incrementale e iterativa. Il metodo kanban sostiene questo approccio agile, mentre i diagrammi di Gantt sono generalmente più efficaci per l'approccio waterfall.

Nel mondo digitale, possiamo usare entrambi questi strumenti a nostro vantaggio e combinarli per pianificare ed eseguire un ciclo di vita del progetto più unico e assicurarci che il progetto finale possa resistere a rischi, cambiamenti strategici e test del percorso utente, tutto nei tempi previsti.

Come Kanban favorisce il tuo team di progetto

Esistono molti strumenti PM sul mercato che utilizzano vari framework. Tutti quelli menzionati in questo articolo hanno una vista kanban, così come viste Gantt e a elenco.

Sfruttare queste diverse visualizzazioni è un modo semplice per assicurarsi che tutti possano comprendere visivamente il proprio lavoro e i propri compiti, indipendentemente da come pianificano o gestiscono le attività. Vediamo in che modo il processo kanban porta benefici al tuo team di progetto.

• I diagrammi di Gantt non sono per tutti. Una kanban board è più facile da leggere e consente ai project manager di vedere rapidamente cosa è assegnato a ciascun membro del team e in quale fase del processo si trova ciascun elemento.
• I membri del team possono filtrare per vedere solo le proprie attività, facilitando la concentrazione sulle proprie priorità.
• Come metodologia agile, Kanban favorisce la collaborazione del team attraverso pianificazione e riunioni stand up, facendo sentire tutti parte del risultato del progetto finale.
• Permette a tutti i membri del team di assumere un ruolo di leadership o di responsabilità nella pianificazione e nell'esecuzione del progetto. 
• Migliore visibilità sull'avanzamento del progetto e su cosa effettivamente hanno da fare i membri del team nel breve termine. 
• Meno microgestione delle attività. I membri del team spesso si sentono più a loro agio a lavorare su una kanban board e sono meno preoccupati di rovinare l'intero piano di progetto.
• Lavorando in modo incrementale secondo il metodo kanban, si presentano meno rischi durante il progetto, poiché si collabora costantemente con i membri del team. Non lavorano isolati per settimane come può accadere con il metodo a cascata.
• Formare il team sul sistema kanban è abbastanza semplice. Devono solo partecipare alle riunioni e spostare le schede quando lo stato cambia. Dico, avete mai provato a convincere uno sviluppatore a lavorare su un diagramma di Gantt? Preferiranno sicuramente la metodologia kanban, dato che spesso si adatta al workflow di sviluppo software.
• I colli di bottiglia sono solo un ricordo. Spostando gli elementi attraverso il ciclo iterativo, è facile vedere il carico di lavoro di ogni membro del team e puoi segnalare e risolvere subito eventuali ritardi.

Diversi modi per impostare la tua kanban board

Come detto in precedenza, la tua kanban board può essere semplice come una bacheca a tre colonne, come in questo esempio di Trello qui sotto.

In questo esempio di Monday.com, puoi vedere che la board è ancora piuttosto semplice, ma ho aggiunto alcune colonne aggiuntive per assicurarmi che gli elementi passino attraverso una colonna di revisione/test prima di andare in deployment.

L'esempio Asana qui sotto mostra come puoi usare le fasi di progetto per tracciare le tue attività e le schede fino al deployment.

Con questo esempio realizzato in ClickUp, puoi vedere che sto suddividendo un progetto più complesso. Non necessariamente ogni attività o scheda parte dalla prima colonna per poi attraversarle tutte. Alcuni elementi potrebbero essere stati pianificati come task da completare in una specifica colonna, e che non avanzeranno oltre. Forse verranno semplicemente contrassegnati con un'etichetta come in corso o fatto (come si vede nell'esempio seguente).

Altri esempi di kanban li trovi qui.

Consigli e trucchi dagli esperti

• Usa le etichette a tuo vantaggio. Sono un ottimo modo per identificare gli elementi e codificarli a colori, rendendo la tua bacheca più facile da comprendere a colpo d'occhio.
• Non esagerare con il numero di colonne kanban. Mantieni la semplicità per il tuo team di progetto.
• È più facile lavorare dal telefono se magari stai facendo una pausa molto lunga in spiaggia 😉 (ci siamo passati tutti). Se devi controllare lo stato, è più semplice che con un diagramma di Gantt. È molto più facile aggiornare dal telefono rispetto a un diagramma di Gantt, così puoi svincolarti più spesso dalla scrivania. 
• Dai un'occhiata alle integrazioni e agli add-on che il tuo software kanban potrebbe offrire. Automazioni e campi personalizzati potrebbero farti risparmiare molto tempo e sforzo manuale.
• Molte opzioni di software kanban hanno modelli già pronti. Magari non sono esattamente ciò che cerchi, ma sono un buon punto di partenza per non cominciare da zero.
• Una volta trovato lo stile che funziona per te, crea il tuo modello che potrai duplicare ogni volta che inizi un nuovo progetto.
• Fai revisionare le tue bacheche ai tuoi colleghi PM per individuare ulteriori possibilità di efficienza. 
• Inizia a utilizzare una bacheca kanban personale per pianificare eventi della tua vita privata. Matrimonio, vacanza, nuovo bebè in arrivo? Una bacheca kanban può aiutarti a restare organizzato e a stare al passo con tutto.

Kanban è il nuovo Gantt 

Ecco, l'ho detto. La gestione progetti con il metodo kanban è più probabile che venga accolta favorevolmente da tutti i membri del tuo team rispetto a un diagramma di Gantt, può mettere la collaborazione ancora più al centro e aiuta a ridurre i rischi complessivi del progetto. Iscriviti subito a uno strumento PM con una visualizzazione a bacheca kanban e scopri come può cambiare il tuo lavoro quotidiano nella gestione progetti.

Non dimenticare di iscriverti alla newsletter di The Digital Project Manager per ulteriori approfondimenti su Kanban e altri strumenti chiave di project management, e leggi l'articolo su Kanban vs agile.