Piano 30 60 90 Giorni per Project Manager: Un Percorso Verso il Successo
Quindi hai ottenuto il tuo primo lavoro come project manager. E ora? Cosa si aspettano le persone? E come puoi soddisfare le loro aspettative? Molto probabilmente le persone sperano disperatamente che tu possa portare senso, stabilità, calma, comprensione e intuizioni in un mondo pieno di questioni irrisolte, incomprensioni, aspettative divergenti e presupposti profondamente disallineati.
Vedremo come puoi organizzare i tuoi primi 30, 60 e 90 giorni come project manager: dall’onboarding al superamento del periodo di prova, fino a trovare successo nel tuo nuovo ruolo anche oltre.
I Primi 30 Giorni
A partire dal tuo primo giorno, dovrai assicurarti di coprire le cinque W e una H—Chi, cosa, quando, dove, perché e come.
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Settimana 1
La prima settimana, a mio modesto parere, è un momento bellissimo di ottimismo. Le persone generalmente sono al meglio del loro comportamento e tra voi non c’è ancora alcun "bagaglio". Di solito tutti saranno molto curiosi di sapere chi sei.
Perciò, oltre a dedicarti a tutta la formazione e impostare i tuoi accessi, sfrutta la prima settimana come un’opportunità per instaurare un buon rapporto con i colleghi.
Ecco alcuni consigli sulla comunicazione e strumenti per instaurare un buon rapporto che ti aiuteranno a fare un’ottima impressione:
- Sii curioso e fai domande.
- Nota chi ha tempo e chi no. Lasciare la conversazione a qualcuno che sembra occupato ti farà guadagnare punti fin da subito. Con queste persone, chiedi al tuo mentore di fissare un incontro one-to-one, oppure organizzane uno tu stesso.
- Dai sempre il 100% di attenzione. Se non puoi, spiega il motivo e proponi di recuperare in seguito.
- Fissa incontri one-to-one. Sono importanti. È facile rinviarli quando arrivano conflitti di calendario o le presentazioni vengono rimandate, ma insisti e conosci tutti!
- Impara i nomi, impara l’organigramma, impara i reparti e inizia a capire come collaborano esattamente tra di loro.
- Se lavori in ufficio, scopri dove sono gli snack e fai amicizia con chi si occupa degli ordini. Se sei in ufficio e hai un incontro one-to-one, porta uno snack anche per l’altra persona. Un gesto di questo tipo verrà ricordato.
Settimana 2
Ora si comincia a fare sul serio. Sta per arrivarti un sacco di informazioni. Durante il primo mese, sarai inserito in contesti di clienti, progetti e iniziative, nuovi team e report di stato per il tuo portafoglio di lavori. Avrai accesso ai template aziendali e alle conoscenze storiche rilevanti.
Ovunque tu possa trovare scorciatoie per accedere rapidamente alle fonti di dati che usi più spesso, mettile in atto. Questo può includere:
- Trascina le cartelle usate di frequente nella barra laterale del Finder.
- Scrivi i codici richiesti spesso su un Post-it.
- Salva template di progetto e delle email
- Appunta o aggiungi ai preferiti web-app e altri siti che visiti spesso.
Crea la tua Libreria di Template
Un altro consiglio per risparmiare tempo è iniziare subito a salvare i documenti che potrai riutilizzare come template. Questo può includere elementi come:
- Documenti di pianificazione di progetto
- Timeline
- Documenti di stima
- Diagrammi di Gantt
- Documenti di stato
- Documenti di pricing
- Ambiti di lavoro
I template che creerai e affinerai lungo la strada diventeranno strumenti pronti all’uso che ti permetteranno di creare piani di progetto e altri documenti aggiornando i dettagli di versioni già esistenti, invece di doverli ricreare da zero ogni volta.
Inoltre, è utile assicurarsi di poter estrarre facilmente dati da software come Excel, Smartsheet, Harvest, o altri. In questo modo, mentre crei il tuo complessivo scope of work (SOW), potrai importare facilmente metriche per elementi come diagrammi di Gantt, milestone di step critici, listini suddivisi per voce, riepiloghi di prezzo, o descrizioni generali del piano di progetto.
Puoi anche creare template per le email che invii più spesso. Prepara una mail-tipo completa ed esaustiva da riutilizzare ogni volta che serve, cambiando di volta in volta i dettagli relativi alla situazione. Ad esempio, potresti trovarti spesso a condividere informazioni come:
- Numeri d’ordine di acquisto (PO)
- Numeri di commessa
- Dettagli sul processo e tempistiche di fatturazione
- Dettagli su traffico media, come insertion order, pubblicazioni e date
Settimane 3 & 4: La questione software
Probabilmente scoprirai che la tua organizzazione dispone di una serie personalizzata di software di gestione dei progetti, a seconda del settore in cui operi. La maggior parte degli strumenti di project management oggi sono abbastanza intuitivi e facili da usare, ma più il software è specializzato, meno sarà autoesplicativo.
Quando si tratta di formazione sul software di project management, non preoccuparti se un software finanziario esoterico per generare report ti intimorisce ancora, con le sue stranezze nell'interfaccia utente, abbreviazioni o prefissi poco chiari e flussi di lavoro complicati.
Non aspettarti di diventare un professionista dopo una sola sessione di formazione, e assicurati di fare pratica. So che sembra strano "allenarti" per il lavoro, ma fallo. Prova ad accedere ed eseguire un burn report. Impara le scorciatoie e chiedi aiuto a un altro PM del dipartimento o al tuo mentore se ti blocchi. Probabilmente possono anche aiutarti a creare una vista o un campo personalizzato che mostri solo le informazioni rilevanti per te.
Durante le sessioni di formazione, presta molta attenzione. Se perdi un passaggio, il resto della sessione può trasformarsi in una corsa per recuperare il tempo perso se non intervieni e fai domande.
Ricorda che solo perché i membri del team sono esperti nell'uso del loro software quotidiano, per i loro scopi specifici, non vuol dire che siano insegnanti nati. Potrebbero non capire dove spiegare più lentamente o cosa approfondire. Potrebbero non comprendere completamente ciò di cui hai bisogno dal software, o perché esattamente.
Se dopo una sessione di formazione hai ancora dei dubbi, cerca risorse aggiuntive, video tutorial o chiedi ad altri nel dipartimento ulteriori dimostrazioni o spiegazioni. Non aver paura di rallentare la sessione facendo domande. Ricorda solo di rispettare il tempo di tutti.
Giorni 30-60: Prendere in Carico dei Progetti
Ora che conosci il tuo team, hai ricevuto le credenziali di accesso e completato la formazione necessaria, prendi qualche snack perché è il momento di guardare la composizione del tuo portafoglio progetti. Nel secondo mese potresti ricevere dei progetti nuovi e altri già in corso di cui prenderai la responsabilità.
Progetti Ereditati
Probabilmente erediterai diversi progetti il cui stato attuale è stato fuori dal tuo controllo. Approfitta del tempo extra tra l'onboarding e la formazione (finché dura!) per anticipare le attività. Questo periodo di "grazia" di 30 giorni può essere un ottimo modo per rimettere in carreggiata i progetti senza compromettere troppo i rapporti con clienti e colleghi.
Anche se questi progetti ereditati non sono nati con te, assicurati di comprenderli come se fossero stati tuoi fin dall'inizio. Ecco alcune domande che dovresti porti:
- Come supporta l’attuale scopo del progetto il lavoro rimanente?
- I tempi previsti consentono di consegnare il lavoro con successo?
- Ci sono problemi nei prossimi passaggi critici?
- Sono necessari change-order?
Assumiti la piena responsabilità dei tuoi progetti, segnala i problemi, ma senza cercare di scaricare le colpe future, incolpare i membri precedenti o far sembrare che tu lo faccia solo per pararti il sedere (CYA). Queste strategie vengono individuate facilmente quanto un panino al bacon nascosto in una stanza piena di segugi.
Nuovi Progetti
Per i nuovi progetti che ti verranno affidati, questa è l’occasione per partire con il piede giusto. Non avere timore a confrontarti con il team per capire le aspettative storiche su costi, prezzi, struttura del team e tempistiche.
È molto probabile che ci siano stati progetti simili in passato, che possono essere utili come riferimento. Questo è particolarmente importante dato che ancora non conosci bene le abitudini di lavoro di tutti.
Anche se tutti generalmente vogliono essere d’aiuto, nessuno vuole sentire di fare lavoro aggiuntivo. Formula la tua richiesta di storici con attenzione. Ecco alcuni aspetti da tenere presenti:
- Puoi provare un canale di gruppo per le comunicazioni, ma una richiesta mirata di solito ottiene risultati migliori.
- Prenota del tempo e chiedi a un mentore. Così sai di non interrompere.
- Chiedi a qualcuno che ha dichiarato esplicitamente di essere disponibile per domande (cioè chi ha detto cose come "sentiti libero di chiedermi qualsiasi cosa"). Approfittane!
- Non chiedere al PM che è concentrato, che ha la faccia da GSD (get shit done, fare le cose), il cui linguaggio del corpo comunica efficienza e velocità, non rilassatezza e apertura.
Se ricevi informazioni storiche più lentamente di quanto vorresti, non aspettare prima di agire. Vai avanti e incrocia i dati in un secondo momento. Ricordati di verificare tutte le ipotesi con tutti gli stakeholder chiave: prezzi, tempistiche e struttura del team. Cerchi di ottimizzare il tuo processo di pianificazione? Il nostro modello di piano di progetto ha tutto ciò che ti serve per una configurazione chiara ed efficiente.
Una volta finalizzato il piano di progetto completo, presentalo a tutti i coinvolti. Sii pronto a spiegare le ragioni dietro le tue decisioni di definizione degli obiettivi. Se questa parte ti sembra poco chiara o ci sono aree di incertezza, fai una revisione di preparazione con un partner di fiducia.
Giorni 60-90: Capire il Processo
In qualsiasi azienda tu ti trovi, ci sarà una cultura aziendale che detta una comprensione condivisa di come si fanno le cose, come si sono sempre fatte e come dovrebbero continuare a essere fatte. Questo è un aspetto fondamentale del tuo terzo mese nel nuovo lavoro.
Nessuna delle quattro agenzie pubblicitarie per cui ho lavorato aveva lo stesso processo. Ognuna aveva un proprio gergo per termini di project management, aspettative collettive sia esplicite che implicite, e abitudini differenti. Nonostante queste variazioni, la logistica di base e i principi fondamentali erano sostanzialmente gli stessi.
Indipendentemente dal progetto, esso avrà le seguenti fasi principali:
- Presentazione del problema che necessita di una soluzione
- Fase di analisi
- Pianificazione del progetto, dove il lavoro viene definito
- Accordo formale per procedere
- Assegnazione dei compiti e briefing del team
- Fasi operative, incluse revisioni di concept e modifiche
- Approvazione dei concept
- Produzione, sviluppo e controllo qualità
- Controllo qualità finale, revisione, modifiche e approvazioni conclusive
- Consegna
- Supporto post-lancio, che è più comune nei progetti digitali
Il modo in cui i team passano da una fase all'altra è un indicatore fondamentale per capire se il progetto è in linea o sta deragliando. È qui che diventa chiaro se il piano di progetto iniziale era stato pensato adeguatamente.
Per esempio, all’inizio di un’esperienza in un’agenzia, come capita a volte, mi è stato chiesto di anticipare la timeline di una settimana a causa di conflitti di pianificazione. La mia soluzione: concentrare le revisioni coinvolgendo tutti i team interfunzionali.
Questa soluzione andava chiaramente contro il processo formale, ma ho pensato: Siamo tutti amici qui, giusto? Lavoriamo insieme e identifichiamo i problemi tutti assieme risolvendoli in due riunioni invece che in quattro. Cosa potrebbe andare storto?
In altre occasioni, con altri membri del team, questa strategia ha funzionato per me. In questo caso specifico, invece, mi è costata cara. La fiducia, percezioni di scarsa sicurezza, mancanza di comprensione degli stili e bisogni lavorativi hanno creato tensioni, messo i team sulla difensiva e generalmente spostato l’attenzione dal progetto a quanto fosse “rotto” il processo.
La cosa da ricordare è che esiste un modo ufficiale di fare le cose ed esistono le flessibilità possibili per arrivare al risultato.
Capire dove sta questa linea richiede tempo e comprensione dei team e delle loro dinamiche. La possibilità di modificare il processo viene concessa solo col tempo e la fiducia si costruisce dimostrando valore nel tuo nuovo lavoro come project manager.
Giorno 1-Infinito: Mettere le Cose nel Contesto
Ho scoperto che più capisco i miei colleghi, cosa fanno, come si interfacciano con gli altri, meglio riesco a gestire con successo i progetti. Questo include anche comprendere come ognuno si percepisce nel contesto più ampio della mission, della visione e dei valori dell’azienda.
Presso la mia precedente agenzia, il CEO ed io organizzavamo incontri di onboarding per i nuovi assunti, durante i quali discutevamo la storia dell’azienda, il lavoro svolto, i nostri ambiti di specializzazione e come ci differenziavamo dalle altre agenzie. Coprivamo anche l’organigramma attuale, il nostro processo e le sezioni chiave del manuale del dipendente. È importante comprendere l’immagine che l’azienda ha di sé stessa.
- Cosa offriamo?
- Come forniamo il servizio?
- Chi è coinvolto nella consegna?
- Perché?
Questa visione crea un contesto prezioso su come i nuovi dipendenti e colleghi vedono il loro contributo all’insieme.
Oltre i 90 giorni: periodo di prova concluso
Per quanto ci piacerebbe suddividere le attività in momenti ben distinti, sappiamo che la vita, e soprattutto la vita nella gestione progetti, non procede sempre così.
Il piano d’azione per i 30, 60 e 90 giorni serve a stabilire punti di riferimento per il tuo onboarding. È un modo per domare il fiume di informazioni. Quel fiume di informazioni non si esaurisce dopo 90 giorni, semplicemente inizia a sembrare più simile a un rubinetto o a una doccia, man mano che tutte le novità vengono integrate.
Per altri suggerimenti sui primi 90 giorni da project manager (e oltre), segui il nostro corso DPM School, Mastering Digital Project Management. Imparerai a gestire progetti durante tutto il ciclo di vita, utilizzando una vasta gamma di metodologie di gestione progetto.
