Guide de la charte de projet : modèle, exemples et comment la créer
Les chartes de projet définissent la portée et les objectifs de votre projet. Sans charte, votre projet ne peut pas officiellement commencer, et rien ne garantit que vos parties prenantes seront alignées sur la finalité et les livrables du projet. Cela vous expose à une dérive du périmètre, à des problèmes de communication et, finalement, à l’échec du projet.
Je vais expliquer ce qu’est une charte de projet et comment une charte bien conçue, stockée dans votre outil logiciel de gestion de projet, vous permet de rester sur la bonne voie tout au long du projet. Vous trouverez également des exemples de chartes de projet ainsi qu’un modèle pour vous aider à démarrer rapidement.
Qu’est-ce qu’une charte de projet ?
Une charte de projet est un document officiel qui décrit la compréhension commune de la portée du projet, de son développement et de ses objectifs, tout en définissant les rôles et responsabilités de chaque partie prenante. Il s’agit généralement d’un document assez court.
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Les chartes de projet donnent le feu vert au démarrage d’un projet. Elles autorisent l’existence d’un projet et donnent au chef de projet le pouvoir d’exécuter le travail et de dépenser le budget du projet. Si la charte est approuvée, le projet entre dans la phase de planification. Vous pouvez également voir une charte désignée comme un dossier de cadrage ou un document d’initialisation du projet (PID).
Modèle et exemple de charte de projet
Téléchargez votre modèle ici et utilisez ce guide pendant que vous le remplissez : les informations contenues dans cet article vous aideront à créer une charte de projet solide. Nous avons également inclus un exemple rempli afin de vous donner une idée de ce à quoi le vôtre devrait ressembler.
Charte de projet, énoncé des travaux (SoW) et plan de projet
Un énoncé des travaux, une charte de projet et un plan de projet ont des fonctions différentes, mais ils s’articulent pour définir, autoriser et guider un projet. Le SoW établit la portée et les livrables attendus, la charte de projet autorise officiellement le projet et le plan de projet décrit la manière dont le travail sera exécuté et géré.
| Énoncé des travaux | Charte de projet | Plan de projet | |
|---|---|---|---|
| Objectif | Définit les travaux à effectuer, leurs limites et les résultats attendus | Autorise officiellement le projet et donne au chef de projet l’autorité nécessaire pour le diriger | Explique comment le projet sera exécuté, suivi et contrôlé |
| Orientation principale | Quels travaux sont inclus, lesquels ne le sont pas et ce qui doit être livré | Pourquoi le projet existe, ce qu’il vise à accomplir et qui en est responsable | Comment et quand les travaux seront réalisés |
| Contenu clé | Besoins opérationnels, périmètre du projet, livrables, hypothèses, exclusions et critères d’acceptation | Analyse de rentabilité, objectifs, périmètre général, parties prenantes, rôles, budget, calendrier et critères de réussite | Calendrier, phases du projet, livrables, dépendances entre les tâches, jalons, ressources, risques et plans de communication |
| Niveau de détail | Description détaillée des travaux et des livrables convenus | Vue d’ensemble du projet et de ses exigences | Décomposition détaillée des activités du projet et des processus de gestion |
| Moment de sa création | Lors du lancement du projet ou de la contractualisation, souvent avant la charte | Lors du lancement du projet, avant le début de la planification détaillée | Lors de la planification du projet, après l’approbation de la charte |
| Utilisateurs | Clients, fournisseurs, chefs de projet et parties prenantes | Parrains du projet, chefs de projet et principales parties prenantes | Chefs de projet, équipes projet et parties prenantes |
| Approbation et autorité | Établit les obligations convenues concernant les travaux lorsqu’il est intégré à un accord approuvé | Fournit l’autorisation officielle de commencer et permet au chef de projet d’utiliser les ressources de l’organisation | Établit une approche approuvée et une référence pour gérer la réalisation du projet |
| Relation avec les autres documents | Sert souvent de base à la charte de projet | S’appuie sur l’énoncé des travaux ou l’analyse de rentabilité et guide l’élaboration du plan de projet | S’appuie sur la charte et traduit ses objectifs en travaux réalisables |
Pourquoi la charte de projet est-elle importante ?
La charte de projet est importante, car elle permet à vos parties prenantes de s’accorder sur la raison d’être du projet, son périmètre (à un niveau général) et la répartition des responsabilités. Certaines organisations exigent une charte de projet signée avant d’allouer des ressources, notamment des financements, à votre projet.
Examinons plus en détail les avantages, du point de vue de chaque partie concernée.
Avantages pour les chefs de projet & les équipes
- Formule la proposition de valeur du projet : Elle vous aide à déterminer s’il est pertinent de réaliser le projet.
- Fait gagner du temps par la suite : Le temps consacré à clarifier les objectifs au début d’un projet est du temps que vous n’aurez pas à consacrer ultérieurement au dépannage et aux négociations au cours du cycle de vie du projet.
- Clarifie le budget : Une charte de projet garantit que le financement est disponible et sera débloqué à temps. Définir votre pouvoir de dépense et vos budgets permet de gagner du temps avant le démarrage du projet.
- Établit des directives claires pour votre équipe projet : Définir les critères de réussite est précieux pour guider l’équipe lorsque vous commencez à présenter le projet.
- Renforce le moral de l’équipe : Une équipe travaillant avec une charte négligée se retrouvera régulièrement dans la confusion, son travail acharné étant gaspillé ou orienté dans la mauvaise direction. Une charte bien rédigée fournit des indicateurs d’un projet réussi vers lesquels votre équipe peut travailler avec motivation et confiance.
La charte de projet est devenue automatique, n’est-ce pas ? Les gens oublient de quoi il s’agit vraiment. C’est un document formidable ; c’est votre document commercial pour susciter l’enthousiasme des gens à propos de ce que nous faisons. Il indique également qui est le chef de projet. Lorsque cette formalisation n’existe pas, vous entrez dans des salles et les gens se demandent : « qui a fait de vous le dieu ou la déesse de la gestion de projet ? » Vous avez ce document pour le montrer, juste ici. Il porte la signature de la direction qui l’approuve. C’est donc aussi un document de référence en cas de besoin.
Avantages pour les clients & les autres parties prenantes
- Crée une compréhension commune : La charte de projet permet aux parties prenantes de savoir à quoi s’attendre et à quelles contraintes de ressources le projet est confronté.
- Sert d’outil marketing : La charte de projet peut servir de document commercial pour justifier de nouveaux investissements ou des investissements existants.
Que doit contenir une charte de projet ?
Voici ce que votre charte de projet doit contenir :
- Introduction : Cette section explique l’objectif de la charte et indique le nom du projet.
- Analyse de rentabilité et énoncé du périmètre : Cette section explique l’objectif du projet (y compris les facteurs opérationnels et les projets associés), définit les activités de haut niveau qui font partie du périmètre du projet (afin d’éviter une extension incontrôlée du périmètre par la suite) et présente le retour sur investissement attendu.
- Critères de réussite : Cette section définit ce à quoi ressemble la réussite et la manière dont l’équipe la mesurera.
- Exigences ou livrables principaux : Cette section résume les exigences de haut niveau et/ou les livrables clés.
- Budget : Cette section estime les coûts du projet, idéalement par phase, et définit les sources de financement du projet.
- Calendrier des jalons : Cette section estime la durée du projet et résume chaque partie principale du projet ainsi que tous les jalons.
- Hypothèses et contraintes : Cette section identifie les paramètres connus et inconnus au lancement du projet.
- Risques du projet : Cette section résume les principales menaces ou opportunités connues susceptibles d’affecter la réussite du projet.
- Équipe et organisation : Cette section définit les rôles et les responsabilités du projet.
- Approbations : Cette section prévoit un espace permettant aux parties prenantes d’enregistrer leur approbation (ou leur désaccord) concernant la charte.
En plus de ces sections de la charte de projet, vous pouvez également inclure une annexe contenant des documents tels que :
- Liste des livrables : Si les livrables sont déjà définis, cette liste contient des informations détaillées sur chacun d’eux : sa nature et les critères d’acceptation associés (tels que les critères d’acceptation étant-donné-quand-alors).
- Documents de planification : Il peut s’agir de la chronologie du projet, du calendrier ou d’autres documents qui ordonnancent les activités du projet et fournissent des informations détaillées sur chaque jalon ou phase du projet.
- Plan de communication : Celui-ci fournit des informations détaillées sur la manière dont chaque personne impliquée sera tenue informée de l’avancement, des modifications du périmètre, etc.
Quand dois-je créer la charte de projet ?
Le chef de projet doit créer la charte de projet pendant la phase de lancement du projet. Documenter l’objectif du projet, les activités qui feront partie de l’exécution et la personne responsable de chaque activité est essentiel pour aligner les principales parties prenantes avant le lancement du projet.
Comment créer une charte de projet
Voici une procédure de base à suivre pour créer une charte de projet :
1. Discutez avec les parties prenantes et l’équipe
Rassemblez des informations sur le projet en rencontrant les principales parties prenantes, notamment le chef de projet, les sponsors du projet, les clients et les représentants de l’équipe projet.
N’oubliez pas que les parties prenantes peuvent également inclure d’autres équipes qui fournissent une assistance spécialisée, comme les experts en capacité réseau et en sécurité.
2. Prenez et organisez des notes
Au cours de vos discussions, posez des questions et prenez des notes qui vous aideront à remplir chacune des sections de votre charte. Utilisez votre temps à bon escient pour recueillir les informations les plus pertinentes ; vous pourrez toujours compléter les détails justificatifs ultérieurement.
3. Utilisez un modèle
Profitez de la multitude de modèles de chartes de projet disponibles en ligne pour créer le format qui répond le mieux aux besoins de votre projet.
Les membres DPM peuvent utiliser notre modèle de charte prêt à l’emploi, ainsi que toute une série de ressources permettant de gagner du temps. Vous pouvez également utiliser l’une des chartes de projet fournies en exemple dans cet article comme point de départ.
4. Incluez des informations précises
Commençons par un mauvais exemple. Pour un client bancaire, un chef de projet rédige l’objectif du projet dans la charte sous la forme « améliorer les canaux de communication ». Oui, une bonne communication est un objectif louable, mais la manière dont cet objectif est formulé laisse beaucoup de questions en suspens :
- Les canaux de communication de qui seront-ils améliorés ? Ceux des clients ? Du personnel interne ?
- À combien d’utilisateurs essayons-nous de répondre aux besoins ?
- Mettrons-nous à jour un système existant ou créerons-nous un système entièrement nouveau ?
- Quand sera-t-il terminé ?
- Le périmètre inclut-il une formation au nouvel outil de communication ?
- Le contrat inclura-t-il un quelconque soutien continu pour le système ?
Une charte complète fournit des informations claires et précises sur ces questions afin que le lecteur puisse comprendre l’objectif du projet. Voici un exemple de déclaration de périmètre de projet plus pertinent (un élément essentiel de votre charte) :
« Créer un nouveau système de communication pour remplacer le système ABC d’ici décembre 2026, afin que les clients puissent discuter avec leurs responsables produits via les applications mobiles propriétaires de la banque XYZ. Former 400 employés pour assurer la maintenance et le support du système en interne. »
Appliquez une logique similaire pour élaborer les autres sections de la charte. L’objectif de cet exercice est de fournir au commanditaire du projet suffisamment d’informations pour lui permettre d’approuver le projet.
5. Examinez-la avec les représentants de l’équipe
Après avoir rédigé une charte de projet, mais avant de l’examiner avec un client, prévoyez du temps pour la relire avec les membres clés de votre équipe afin d’en évaluer l’exactitude et l’exhaustivité.
6. Présentez-la pour approbation
Remarquez que cette étape ne consiste pas à « envoyer pour approbation ». La charte de projet est la clé pour obtenir l’autorisation de réaliser le projet, et il est important de la présenter correctement. Évitez de simplement joindre votre charte au format PDF à un e-mail, au risque qu’elle soit ignorée ou rejetée d’emblée.
Présentez plutôt votre charte à vos commanditaires, parties prenantes ou clients. Faites-le lors d’une réunion ou au moyen d’une présentation de diapositives comprenant des supports complémentaires. Veillez à prévoir suffisamment de temps pour les questions et les réponses.
Exemples de chartes de projet
Voici trois exemples différents de chartes de projet à examiner :
Dans cet exemple de charte de projet pour un système de réponse vocale interactive, le chef de projet a inclus quelques notes sur l’analyse de rentabilité, ainsi qu’une description du projet et son périmètre.
Il a également présenté les contraintes par ordre de priorité, ce qui est utile pour fournir rapidement du contexte à la personne qui lit ce document.
Cet exemple de charte de projet répertorie clairement les objectifs du projet, ainsi que les jalons et un calendrier associé.
Bien que vous n’ayez pas nécessairement besoin d’un calendrier complet à ce stade (il sera défini dans le plan de projet), il s’agit d’un bon élément à inclure, puis à mettre à jour pour les rapports d’état du projet, à mesure que l’équipe achève le travail durant la phase d’exécution.
Celui-ci ressemble à l’exemple précédent en ce sens qu’il comprend des jalons et un calendrier.
Il a également clairement exposé les objectifs et ce qui entre dans le périmètre, et comprend quelques remarques sur les processus que le projet affectera, ce qui est utile puisque cela concerne la contrainte liée à l'attitude face au changement (qui figure dans la section consacrée aux contraintes).
Conseils d'experts pour créer une charte de projet
Lors de la création d'une charte de projet, suivez ces bonnes pratiques afin d'établir des attentes claires, d'obtenir l'adhésion des parties prenantes et de mettre votre projet sur la voie de la réussite :
- Faites simple : Rédigez votre charte de manière à ce qu'une personne qui ne connaît pas le projet puisse en comprendre l'objectif, le périmètre et les résultats attendus. Évitez le jargon et les formulations vagues. Si les parties prenantes ont besoin que vous leur expliquiez la signification d'une section, il vaut probablement mieux la réécrire.
- Concentrez-vous sur la vue d'ensemble : Limitez-vous aux objectifs de haut niveau, au périmètre, aux livrables et aux contraintes plutôt qu'aux tâches détaillées ou aux calendriers. Je recommande de conserver les détails de mise en œuvre dans votre plan de projet, où ils peuvent évoluer sans nécessiter de modifications de la charte.
- Obtenez un consensus entre les parties prenantes : Impliquez le sponsor de votre projet et les principales parties prenantes avant de finaliser la charte. Soyez particulièrement attentif aux attentes contradictoires concernant le périmètre, les priorités et les critères de réussite. Il est beaucoup plus facile de résoudre les désaccords pendant le lancement qu'une fois le travail commencé.
- Définissez des critères de réussite mesurables : Ne vous contentez pas d'objectifs généraux comme « améliorer l'expérience client ». Précisez à quoi ressemble la réussite (par exemple, réduire de 20 % le temps d'intégration des clients). Cela donne à votre équipe une cible commune et aide les parties prenantes à évaluer si le projet a produit la valeur attendue.
- Documentez les hypothèses et les contraintes : Soyez explicite concernant les conditions dont dépend votre projet, notamment les limites budgétaires, la disponibilité des ressources et les dépendances externes. Par exemple, si la livraison dépend d'une intégration tierce, documentez cette hypothèse avant de vous engager sur une date de lancement.
- Clarifiez le pouvoir de décision : Identifiez le sponsor du projet, le chef de projet et les parties prenantes responsables des principales approbations. D'après mon expérience, un pouvoir de décision mal défini entraîne des retards inutiles, notamment lorsque des changements de périmètre ou des priorités concurrentes nécessitent une remontée hiérarchique.
- Obtenez une approbation officielle avant l'exécution : Demandez au sponsor du projet d'approuver la charte avant d'engager des ressources importantes. L'approbation confirme l'accord sur les objectifs, le périmètre et les responsabilités du projet. Gardez la charte approuvée à portée de main afin de pouvoir vous y référer lorsque de nouvelles demandes ou des désaccords surviennent.
Difficultés courantes liées à la charte de projet et moyens de les surmonter
La création d'une charte de projet peut être difficile lorsque les exigences ne sont pas claires, que les parties prenantes sont en désaccord ou que des décisions importantes n'ont pas été prises. Voici six difficultés courantes et des moyens concrets de les surmonter :
- Objectifs du projet peu clairs : Des objectifs vagues rendent difficile la définition de la réussite et l'alignement des parties prenantes sur un même résultat. Travaillez avec le sponsor de votre projet pour établir des objectifs précis et mesurables, liés aux besoins de l'entreprise.
- Désaccords sur le périmètre du projet : Les parties prenantes peuvent avoir des attentes contradictoires concernant ce qui est inclus, ce qui entraîne des retards ou une dérive du périmètre. Documentez ce qui est inclus et exclu du périmètre, puis résolvez les désaccords avec les principales parties prenantes avant de demander l'approbation.
- Attentes irréalistes concernant le budget ou les délais : La direction peut proposer des échéances ou des budgets sans comprendre pleinement le travail nécessaire. Validez les estimations de haut niveau avec votre équipe chargée de la livraison et présentez les compromis entre le périmètre, le coût et le calendrier.
- Engagement limité des parties prenantes : Des parties prenantes très sollicitées peuvent retarder leurs retours ou approuver la charte sans en examiner le contenu. Identifiez rapidement les décideurs clés et planifiez une revue ciblée afin de résoudre les questions en suspens avant la validation finale.
- Rôles et pouvoir de décision non définis : En l'absence de responsabilités clairement attribuées, les approbations peuvent rester bloquées et des décisions importantes peuvent être laissées entre les équipes. Précisez le sponsor du projet, le chef de projet et les principaux décideurs, notamment la personne autorisée à approuver les changements de périmètre ou de budget.
- Informations incomplètes ou hypothèses non vérifiées : Les estimations initiales d'un projet dépendent souvent d'exigences techniques inconnues, de la disponibilité des ressources ou de dépendances externes. Documentez explicitement les hypothèses et les contraintes, désignez des responsables chargés de les valider et signalez les incertitudes susceptibles d'affecter la faisabilité du projet.
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