10 techniques de travail en profondeur pour vous aider à rester concentré

Il peut également s’agir d’une tâche complexe telle que la planification de la semaine, du mois ou du trimestre à venir, ou même la rédaction d’un article (oui, écrire cet article pour vous sur le travail en profondeur a été du travail en profondeur pour moi) !

Travail en profondeur vs travail superficiel

Le travail en profondeur consiste en des tâches qui nécessitent une attention totale, alors que le travail superficiel désigne les tâches faciles que l’on peut faire durant la journée, entre deux réunions ou autres activités importantes.

Par exemple, vous pouvez répondre à un court e-mail ou à une question sur Slack tout en écoutant un membre de l’équipe présenter son travail lors d’une réunion interne. Il est tout à fait acceptable de faire plusieurs choses à la fois pour ce type de tâches superficielles lorsque c’est approprié. Le travail en profondeur nécessite cependant plus de concentration : par exemple, la rédaction d’un e-mail long qui demande recherche et réflexion, ou la création d’une présentation pour une réunion client.

Pourquoi le travail en profondeur est-il important ?

Le travail en profondeur est important car le travail complexe et stratégique est ce qui permet de faire avancer un projet, une équipe ou une organisation. Pouvoir se concentrer sur ce travail en profondeur est essentiel. Sinon, votre production sera retardée.

Par exemple, si vous devez rédiger une description de poste pour un nouveau recrutement afin qu’elle soit approuvée et publiée, mais que vous n’arrivez pas à rester concentré plus de dix minutes d’affilée, cela peut retarder le recrutement et augmenter la charge de travail pour ceux qui doivent couvrir les tâches supplémentaires (et cela pourrait vous inclure) !

Les 4 types de travail en profondeur

Tout le travail en profondeur n’est pas identique. Cal Newport, auteur du livre professionnel à succès Deep Work, définit quatre catégories distinctes de travail en profondeur qu’il appelle les quatre philosophies du travail en profondeur.

• Monastique : Le travail en profondeur monastique implique plusieurs jours de concentration quasi totale. Durant ce type de travail, vous travaillez pendant plusieurs jours sans distraction. Pour un chef de projet digital avec des projets actifs, cela reste peu réaliste. Cela dit, bloquer une journée ou deux entre deux projets pour s’attaquer à des tâches profondes pourrait s’avérer extrêmement efficace.
• Bimodal : Le travail en profondeur bimodal apporte un certain équilibre à l’emploi du temps. Certains jours de la semaine sont réservés à la concentration intense (c’est-à-dire le type monastique), et d’autres jours à tout le reste. Ainsi, si vous occupez un poste de consultant, vous pourriez réserver le lundi et le vendredi au travail en profondeur, et le mardi, mercredi et jeudi aux e-mails, réunions clients et autres tâches superficielles.
• Rythmique : Le travail en profondeur rythmique consiste à séparer votre journée de travail en blocs de temps (généralement de 90 minutes) dédiés à des tâches profondes, le reste du temps étant consacré aux autres activités. Selon le nombre et la nature des projets que vous gérez, vous pourriez réussir à placer un ou deux de ces créneaux profonds quasiment chaque jour.
• Journalistique : Le type journalistique de travail en profondeur est probablement le plus familier pour de nombreux chefs de projet, puisqu’il s’agit de s’adonner au travail en profondeur dès qu’un créneau se libère. Beaucoup d'entre nous étant devenus des adeptes du multitâche, cette approche semblera la plus familière, surtout si vous travaillez en agence et gérez un grand volume de petits projets.

10 techniques de travail en profondeur

Quelle que soit votre philosophie ou le type de travail en profondeur que vous pratiquez, voici quelques outils de productivité et techniques à utiliser pour tirer le meilleur parti de votre temps de concentration et de bonnes habitudes de focus.

1. Priorisez

La priorisation vous garantit d’utiliser au mieux votre temps de concentration. Commencez par répondre à cette question : « Quelle tâche unique aura le plus d’impact si je l’accomplis pendant cette session ? » Sélectionnez ensuite quelques autres tâches à haute priorité que vous pourrez traiter si vous terminez la principale avant la fin de votre créneau.

2. Créez une routine et des rituels

Il peut être utile d’avoir une routine et des rituels pour amorcer vos sessions de travail en profondeur. Cela pourrait inclure un rapide coup d’œil aux réseaux sociaux avant d’activer le mode « ne pas déranger », ou prévenir vos collègues de ne vous solliciter durant votre créneau de travail en profondeur qu’en cas d’urgence absolue.

Puisqu’on parle d’urgence, veillez à bien définir ce terme pour votre équipe. Pour ma part, une urgence c’est : le bureau est en feu, le site internet de quelqu’un ne fonctionne plus, ou quelqu’un arrive pour me remettre un million de dollars. Tout ce qui ne figure pas sur cette liste peut attendre la fin de mon bloc de travail en profondeur.

Pensez à instaurer un rituel de récompense. Choisissez ce que vous voulez : une pause de 10 minutes, un bon déjeuner à emporter, un verre entre amis, ou toute autre petite récompense qui vous motivera à accomplir votre travail en profondeur.

3. Planifiez vos journées et bloquez du temps

Comme pour toute chose prioritaire, programmez vos sessions de travail en profondeur dans votre agenda. De cette façon, vous disposerez de créneaux ininterrompus pour vous concentrer pleinement. Si vous l'oubliez, un collègue pourrait bien caler une réunion sur votre agenda en plein milieu d'un créneau idéal pour du deep work.

Lorsque vous pouvez contrôler votre emploi du temps, il vous sera plus facile d’intégrer davantage de plages de travail en profondeur. Il sera parfois nécessaire de faire des compromis pour de grandes réunions d’équipe difficiles à planifier, mais si vous gardez la main sur votre calendrier, vos problèmes de gestion du temps diminueront considérablement.

Une chose que j’aime faire lorsque j’ai de grands créneaux libres dans mon agenda (et que j’apparais comme disponible), c’est de les bloquer avec la note « Demander avant de planifier ». Ainsi, si j’ai besoin de ce temps pour rédiger un article, créer un cahier des charges ou une présentation, ou effectuer un autre type de travail en profondeur, je peux choisir moi-même quand me rendre disponible pour une réunion ou pour échanger avec un collègue ou un client (plutôt que de recevoir une invitation à laquelle je me sentirais obligé de répondre).

4. Mesurez votre temps

Bien que nous n’apprécions pas tous de devoir suivre notre temps, cela peut être utile sur une courte période ou pour des tâches précises. Par exemple, si vous pensez que la rédaction des cahiers des charges prend trop longtemps, chronométrez-vous. Lancez votre minuteur à chaque fois que vous vous mettez à travailler dessus, et voyez combien de temps vous y consacrez réellement.

En consultant vos relevés de temps, analysez à quel moment vous passez le plus de temps sur cette tâche. Est-ce lorsque vous la réalisez durant de courts créneaux au lieu de prendre 1 à 2 heures pour la terminer d’une traite ? Pour certaines tâches exigeantes sur le plan cognitif, travailler en sessions courtes peut être contre-productif, car il vous faut relire et bien réfléchir pour reprendre là où vous vous étiez arrêté et vous replonger dans la tâche.

Exploiter les données de suivi du temps pour étayer cela peut être très utile, et l’un des avantages des outils de productivité réside dans leurs fonctionnalités intégrées de suivi et de rapports sur le temps. J’ai constaté que j’ai tendance à surestimer la durée de certaines tâches, en particulier lorsqu’elles sont fastidieuses. À l’inverse, je sous-estime souvent le temps consacré à des activités moins exigeantes sur ma liste de choses à faire (bonjour, emails et réponses aux messages Slack).

5. Limitez le changement de contexte et le multitâche

L’objectif du travail en profondeur est d’atteindre un état de flow (technique appuyée par les statistiques de gestion du temps) afin de vous consacrer pleinement à la tâche en cours et de vous immerger dans le travail. Il est impossible d’y parvenir en pratiquant le multitâche.

L’alternance constante de tâches, ou le fait de vouloir tout faire en même temps, nuit à la concentration. Vous risquez de n’achever qu’à 80% trois ou quatre tâches, et probablement moins bien que si vous aviez pu vous concentrer. C’est aussi une recette pour l’épuisement professionnel (ou, au minimum, pour se sentir très fatigué et peu satisfait des résultats).

Donc, si vous avez une tâche importante, servez-vous de la technique du time blocking, prévoyez une semaine de travail bimodal (avec quelques jours pour le travail en profondeur, et d’autres pour le reste), ou appliquez d’autres méthodes de gestion du temps. Ainsi, vous privilégiez la qualité pour votre projet de deep work comme pour toutes les autres tâches à accomplir.

6. Réduisez les distractions

Le travail en profondeur et la concentration totale ne sont pas des compétences qui s’acquièrent du jour au lendemain. Vous devez vous entraîner régulièrement pour atteindre le niveau de concentration nécessaire à l’accomplissement des tâches ou activités professionnelles les plus exigeantes sur le plan mental.

Si vous débutez dans un métier ou si vous changez de carrière pour passer d’un travail plus physique à un poste de connaissance, rester assis longtemps peut être difficile. Essayez donc de limiter les distractions. Observez votre environnement de travail et repérez ce qui vous déconcentre. Y a-t-il de la musique ou la télévision allumée ? Des conversations à proximité ? Un désordre visuel attire-t-il votre attention ?

Si possible, utilisez une application pour vous aider à rester concentré, ou réglez un minuteur sur 10 à 15 minutes pour éliminer au maximum toutes les distractions. Que cela signifie couper la musique (ou mettre votre playlist de concentration), plier et ranger du linge, ou sortir la vaisselle sale de votre espace de travail, prendre ce temps en amont vous permettra de réaliser un vrai travail en profondeur une fois lancé.

7. Définissez et suivez vos objectifs

Comme je l’ai déjà mentionné, il est parfois très difficile de se forcer à s’installer et à effectuer du deep work de façon ponctuelle ou sur commande. Il est important de fixer des objectifs réalistes sur la quantité de travail en profondeur que vous pouvez accomplir chaque jour ou chaque semaine.

La plupart d’entre nous avons des horaires de travail fixes, il est donc important de trouver comment travailler en profondeur dans le temps qui vous est imparti. C’est là que la définition d’objectifs et le suivi de vos progrès peuvent vraiment servir.

Envisagez de vous fixer comme objectif de réaliser trois sessions de travail en profondeur de 90 minutes par semaine. Une fois cette habitude prise, pensez à ajouter davantage de sessions ou à allonger la durée de celles-ci, selon ce qui vous semble le plus productif et le mieux adapté à vos besoins.

8. Prévoyez du temps pour vous reposer

Le travail en profondeur sans repos ni détente est une recette pour l'épuisement. Vous perdez une grande partie des bénéfices du travail en profondeur (ou du temps que vous y consacrez) si vous êtes trop épuisé·e pour le mener efficacement.

Si vous remarquez que vos tâches prennent de plus en plus de temps ou que vous perdez de l'intérêt pour votre travail, prenez une pause, même si cela semble contre-intuitif. Plus vous vous forcez, moins cela devient efficace si vous êtes en burn-out. Apprenez à reconnaître les premiers signes d’épuisement et instaurez une routine quotidienne autour des pauses et du repos.

9. Réglez une minuterie

Si vous avez déjà utilisé la technique Pomodoro, vous savez à quel point un minuteur peut être utile. Cette méthode consiste à travailler de façon intense et concentrée pendant environ 20 minutes, suivies de quelques minutes de pause ou de détente entre chaque session.

Pour une session de travail en profondeur, 20 minutes ne suffisent sans doute pas, alors essayez de régler votre minuteur sur 90 minutes. De cette façon, vous n’aurez pas à vous soucier du temps qui passe ni du risque d’oublier quelque chose, et vous pourrez vous concentrer pleinement sur vos tâches.

10. Coupez vos notifications

Cela paraît évident, mais on l'oublie facilement. Lorsque vous vous installez pour une session de travail en profondeur, déconnectez toutes les notifications. Cela inclut les alertes email, le téléphone portable ou la montre connectée, ainsi que les notifications du navigateur.

Mettez tous vos appareils en mode Ne pas déranger. Si vous travaillez dans un bureau ou vivez avec des colocataires ou des membres de votre famille, informez-les que vous entrez en session de travail en profondeur et que vous ne souhaitez pas être dérangé·e sauf en cas d’incendie dans la maison ou le bureau.

Si je dois me concentrer en profondeur alors que je séjourne chez ma famille ou lorsque je voyage, j’informe tout le monde que je ne souhaite pas être dérangé·e pendant une plage horaire précise, sauf cas d’urgence (ou, vous savez, si le gars du Publisher’s Clearinghouse débarque avec un chèque assez gros pour que je puisse prendre ma retraite).

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