Comment éviter d’avoir une réunion : 5 façons de protéger votre temps
Voici une statistique impressionnante : on estime qu’il y a 55 millions de réunions par semaine dans les entreprises américaines ! Cela représente plus d’un milliard par an, et les estimations indiquent que cela occupe plus de 30 % du temps de travail des gens !
Quelle est la seule chose que nous voulons vraiment faire cet été (ou du moins la chose que nous voulons faire si nous devons travailler) ? Réduire le temps passé en réunions, surtout celles qui sont inutiles, improductives, qui n’aboutissent à rien, ou qui s’éternisent.
Nous allons explorer les réunions de gestion de projet, ainsi que quelques stratégies pour les éviter ou alors pour les rendre efficaces et efficientes. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les tâches essentielles et profiter du plein air cet été !
Déverrouillez gratuitement
Créez un compte gratuit pour terminer la lecture de cet article et rejoindre une communauté de leaders innovants qui accèdent à des outils, des méthodes et des idées pour prospérer à l’ère de l’IA.
Have an account? Log In
Je suis Annie MacLeod, cheffe de projet expérimentée ayant œuvré dans le numérique depuis des décennies. Grande introvertie, je ne suis pas fan des réunions, à moins qu'elles soient ciblées, aboutissent à des résultats, et respectent mon temps (c’est-à-dire commencer à l’heure et finir à l’heure) !
À cette fin, j’ai réfléchi à un ensemble de stratégies efficaces pour réduire le nombre de réunions auxquelles vous devez assister !
Pourquoi la gestion de projet implique-t-elle autant de réunions ?
Lorsque j’ai demandé à Miro AI quels étaient les types de réunions de projet les plus fréquentes, il m’a retourné cette carte mentale :
Quand j’ai demandé à Google des informations sur les réunions de projet, j’ai trouvé cet article du PMI expliquant que les gestionnaires de projet passent 90 % de leur temps à communiquer.
Bien que ce pourcentage puisse sembler exagéré, réfléchissez-y. En tant que chefs de projet, nous sommes la pierre angulaire entre l'équipe projet, le client, le sponsor et les parties prenantes. Nous interagissons constamment avec chacun de ces groupes et jonglons avec leurs attentes.
Comme nous pouvons le voir sur la carte mentale, les occasions de se réunir ne manquent pas !
Que ce soit au début du projet lors de la planification ou dans les phases ultérieures de suivi, c’est un va-et-vient permanent pour recueillir des informations auprès de l’équipe, les adapter pour les parties prenantes principales, obtenir leur retour, puis le transmettre à nouveau à l’équipe projet.
Voyons chacun de ces grands groupes de réunions pour comprendre leur importance. Ensuite, nous proposerons quelques techniques pour les éviter ou, au moins, les rendre plus efficaces !
Réunions de planification
Nous avons quatre activités distinctes sous la planification : lancement, périmètre, budget et calendrier. Je dirais que toutes ces réunions sont essentielles, surtout pour les chefs de projet digitaux, et ce pour les raisons suivantes :
Lancement du projet
L’objectif est de tisser des relations solides qui rendront nos équipes projet résilientes et productives, et une réunion – voire mieux, un atelier (on y reviendra) – qui instaure des liens, des normes ou une charte d’équipe fait énormément pour lancer un projet sur de bons rails !
Ces activités, bien menées, permettent à l’équipe d’être solide et résistante face aux aléas et aux changements lors de la réalisation du projet.
Périmètre, budget et calendrier
Ces réunions reposent sur la collaboration pour bien comprendre non seulement le périmètre, le budget et le planning, mais aussi faire en sorte que chacun saisisse les dépendances entre les tâches des uns et des autres, et les risques qui pèsent sur le calendrier.
En centrant les réunions sur ces dépendances essentielles, vous les rendrez vraiment efficaces. Le budget du projet peut souvent être élaboré à l’issue de ce travail, ce qui vous permet d’éviter la nécessité d’une réunion séparée dédiée au budget.
Réunions d’avancement
Dans notre carte mentale, nous avons trois activités dans la catégorie avancée : suivi d’avancement, revue, et rétrospective. Ce sont des temps cruciaux pour s’assurer que les attentes sont bien gérées entre toutes les parties prenantes.
L’essentiel est de cibler ce qui requiert réellement une réunion (par exemple : changements dans les résultats du projet, demandes d’évolution des clients, décisions importantes), plutôt que de simplement rapporter de l’information.
Je suggère que deux d’entre elles peuvent être réduites ou éliminées : le statut et la revue.
Si vous disposez d’un système de gestion des tâches solide, axé sur des résultats en phase avec les attentes du client et du sponsor, vous pouvez organiser des réunions centrées sur la collaboration pour résoudre les problèmes de calendrier, de périmètre et de budget, ou pour prendre des décisions liées aux demandes de changement, à la gestion des risques et à la résolution des incidents.
Les rétrospectives sont essentielles pour améliorer continuellement notre exécution de projet et pour apprendre ! Cela dit, nous pouvons organiser un brainstorming asynchrone pour recueillir des idées et utiliser notre temps de réunion pour identifier la cause profonde des problèmes et élaborer des plans d’action à partir des enseignements tirés.
Réunions de prise de décision
Les réunions de prise de décision impliquent que nous utilisons la prise de décision collaborative, justifiant ainsi la nécessité d’une réunion.
En réalité, d’après mon expérience, de nombreux projets fonctionnent selon un niveau d’autorité plus hiérarchique : une réunion peut donc être nécessaire, mais elle peut impliquer uniquement le chef de projet et le sponsor et/ou le client.
Il est essentiel de ne pas laisser les décisions traîner et retarder notre projet, mais il n’est pas forcément nécessaire d’organiser une réunion de toute l’équipe projet.
Vous devrez analyser les éléments clés de la décision afin de rendre ces réunions ciblées et productives. Vous aurez besoin de personnes différentes lors de ces réunions, avec des connaissances et des niveaux d’autorité différents, pour pouvoir réellement prendre une décision.
À prendre en compte :
- Définir la décision : Qui a le pouvoir de décider ? Cette décision a-t-elle un impact sur les activités du projet, les résultats du projet, l’orientation stratégique de l’organisation ou le service rendu à nos clients ? Chacun de ces cas met en jeu des personnes très différentes qui doivent être impliquées et qui prendront la décision en dernier ressort.
- Évaluer les alternatives : Vous aurez peut-être besoin d’experts spécifiques pour déterminer quelles sont les alternatives viables. Cela peut nécessiter une réunion distincte pour explorer toutes les options puis élaborer une recommandation à présenter au sponsor ou au client.
- Décider : Quels sont les modes de décision et les niveaux d’autorité les plus appropriés au sein de l’organisation ? N’invitez pas toute l’équipe projet à trancher si la décision revient réellement au sponsor ou au client.
Réunions de communication
Comme nous l’avons déjà indiqué, les chefs de projet consacrent 90% de leur temps à communiquer, il s’agit donc d’un aspect essentiel pour la réussite du projet. La carte heuristique recense quatre types de communication distincts : les mises à jour pour les parties prenantes, les réunions d’équipe ou points quotidiens, les réunions avec les clients et les réunions avec les fournisseurs.
Bien que tous ces groupes constituent des publics appropriés avec lesquels communiquer, pour réduire le nombre de réunions nous devons nous concentrer sur la communication à des fins de consultation plutôt que d’information. Si nous faisons simplement de l’information descendante, il n’est pas nécessaire d’organiser une réunion—ne tenez pas de réunions de mise à jour statutaire juste pour le principe !
Lorsque nous informons les parties prenantes, nous pouvons proposer des mises à jour vidéo, des rapports d’avancement, des outils visuels comme des tableaux de bord projet ou même ouvrir l’accès en lecture seule à notre outil de gestion des tâches préféré. En utilisant ces méthodes, n’oubliez pas de permettre un retour d’information pour chacun de ces groupes.
Permettez-leur de commenter votre vidéo, d’envoyer des réponses à un rapport d’avancement, de laisser des retours sur votre tableau de bord projet ou dans votre outil de gestion des tâches. Effectuez un suivi et maintenez-les engagés ; chaque retour est une chance d’obtenir des indices sur la satisfaction des attentes des parties prenantes.
5 façons d’éviter une réunion (& rendre celles existantes plus efficaces)
La première stratégie consiste à éliminer les réunions inutiles autant que possible. Si une réunion ne peut être supprimée, cherchez des alternatives comme les échanges asynchrones.
Si vous devez absolument organiser une réunion, assurez-vous au moins qu’elle soit efficace. Veillons à ce qu’elles produisent des résultats et respectent le temps des participants.
1. Bloquez votre agenda pour les rituels et le travail individuel
Le meilleur moyen d’éviter les réunions est d’être indisponible ! À minima, cela empêche les autres de caler des réunions non sollicitées dans votre semaine et peut les amener à réfléchir à deux fois avant de programmer une réunion—ils se demanderont si elle est vraiment indispensable quand les « bonnes » personnes ne sont pas libres.
N’oubliez pas non plus de contrôler ces applications à risque comme Calendly qui peuvent ajouter des réunions à votre planning. Il est important d’être réactif avec les clients externes, mais pas au détriment de l’avancement réel du travail.
Lorsque vous bloquez votre agenda, voici quelques conseils et astuces supplémentaires :
- Assurez-vous de prévoir un « temps de lancement » en plus du temps de travail en profondeur. Souvent, lorsqu'on crée ou construit quelque chose, on a besoin de temps pour entrer dans la zone ou se rafraîchir l'esprit avant de commencer. Cela vous permet également de revoir où vous en étiez lors de votre dernière session de travail.
- Prévoyez aussi du temps de clôture. Lorsque vous terminez votre bloc de travail, assurez-vous de réfléchir aux prochaines étapes pour la reprise. Rédigez un bref résumé sur un post-it ou ajoutez-le à votre événement calendaire avec les détails. Cela vous aidera à redémarrer plus facilement la prochaine fois.
- Envisagez la mise en place d'une règle sans réunion pendant un ou deux demi-journées par semaine dans toute l’organisation. En appliquant cela régulièrement, les collaborateurs prennent le rythme et réfléchiront à deux fois avant de planifier une réunion. De plus, une demi-journée est une durée suffisamment courte pour ne pas gêner les exigences clients quotidiennes ou les urgences d’équipe.
- Planifiez des pauses. Qu'il s'agisse d'un moment personnel pour prendre l'air, faire quelques étirements de yoga ou une courte promenade, inscrivez-les dans votre agenda ! Nous ne pouvons pas être productifs ou rester en bonne santé si nous ne prenons pas soin de nous de manière proactive.
2. Utilisez la vidéo pour partager des informations et communiquer en asynchrone
Selon une étude de 3M, nous pouvons traiter des informations visuelles 60 000 fois plus rapidement que du texte. Les images sont perçues simultanément, tandis que l'information auditive est traitée de façon linéaire, ce qui la rend encore plus lente à assimiler que le texte.
En outre, 65 % de la population apprend principalement par la vue. Cela explique en grande partie pourquoi les présentations d'entreprise qui s'étendent à n'en plus finir sont à la fois assommantes et difficiles à suivre, et aussi pourquoi PowerPoint s’est imposé partout ! Si vous êtes sceptique, essayez ceci :
Cela étant dit, il reste indispensable de transmettre des informations aux publics clés du projet. Pensez aux rapports de situation ou aux mises à jour de projet. Je vous recommande vivement de rendre ces informations visuelles et de les enregistrer pour que les parties prenantes puissent les consulter à leur rythme. Comparez ces deux images :
Comparé à
Lequel trouvez-vous le plus informatif ? Si vous réalisez une courte vidéo (3 à 5 minutes) du premier rapport en racontant l’état du projet, vous transmettrez non seulement plus d’informations mais favoriserez aussi leur assimilation et mémorisation.
N'oubliez pas d'inclure une boucle de retour d'information si des questions, commentaires ou inquiétudes surgissent. Cela peut passer par des commentaires sur une vidéo ou des annotations sur un tableau Miro.
Soyez créatif, mais ne sautez pas cette étape ! Et pensez également à réagir à ces commentaires : ces instants sont essentiels pour la gestion des attentes avec vos parties prenantes.
3. Ayez toujours un ordre du jour pour la réunion
Comment savoir si une réunion est nécessaire ? Trop souvent, les réunions sont organisées simplement parce que c’est possible ou pour « partager » une idée.
En élaborant un ordre du jour précis, vous pourrez vérifier si une réunion s’impose réellement, qui doit y assister et quels sont les résultats attendus.
Je ne compte plus le nombre de fois où ce simple exercice de réflexion a permis d’éviter des réunions superflues, généralement parce que nous n’avions pas d’informations suffisantes pour qu’elle ait un sens.
J’utilise le format suivant :
- But : Quel est l’objectif de la réunion ?
- Processus : Quelle procédure ou quel déroulement allons-nous utiliser pour atteindre l’objectif de la réunion ?
- Bénéfice : Quel est le résultat attendu ? Que cherchons-nous à obtenir ?
Cette méthode est particulièrement efficace lorsque vous commencez par le bénéfice attendu, puis que vous remontez le fil. Comment allez-vous accompagner les participants vers le résultat souhaité ?
De plus, veillez à bloquer du temps pour chaque point de votre ordre du jour. Déterminez le temps que prendra chaque élément et fixez de manière appropriée les heures de début et de fin de votre réunion.
Rien n'est plus puissant que de se forger une réputation pour des réunions productives qui respectent le temps de chacun !
4. Assurez-vous d’avoir les bonnes personnes à la réunion
C’est l’un des meilleurs moyens de réduire ou d’éliminer les réunions. Il est inutile d'organiser une réunion sans la présence des personnes adéquates, et c’est encore plus frustrant d’être convié à des réunions où l’on n’apporte aucune valeur ajoutée !
Pour savoir qui doit être présent, élaborez votre ordre du jour comme nous l’avons évoqué, puis définissez la raison d’être de la réunion. Ceci vous aide vraiment à vous concentrer sur les personnes indispensables.
Quatre types de réunions applicables aux projets que j’utilise et qui peuvent vous aider :
- Co-créer : Généralement pour identifier les dépendances, les plans de ressources et les stratégies de gestion des risques ; ces réunions incluent souvent des activités de remue-méninges
- Prendre une décision : Pour élaborer une déclaration de portée de projet ou décider si l’on procède à un changement de projet ; il faut impérativement que les personnes avec la bonne autorité participent à ces réunions
- Construire des relations : Nous en avons parlé précédemment lors des lancements de projet, mais cela s’applique à d’autres réunions également et nécessitera des activités telles que la cartographie de l’empathie pour être efficaces
- Résoudre un problème : Fait généralement suite à une demande de changement ou à la définition d’un plan pour résoudre un problème de projet lié au temps, à la portée ou au budget. Cela implique la présence de personnes créatives autant que décisionnaires — ce ne sont pas toujours les mêmes personnes !
Être clair sur l’objectif de la réunion vous permettra d’avoir les bonnes personnes présentes et clarifiera aussi votre ordre du jour. Pensez également à ne pas cumuler trop de buts différents dans une seule réunion — vous n’arriverez jamais à traiter tous les sujets efficacement.
5. Transformez les réunions en ateliers pour obtenir des résultats
Nous avons évoqué plus haut l’importance d’avoir un ordre du jour, dont une partie concerne le processus. Réfléchir au processus qui permettra d’atteindre l’objectif visé vous amènera à transformer la réunion en atelier.
Si nous privilégions les ateliers, nos réunions seront plus collaboratives et plus efficaces. Les gens n’ont pas de mal à assister à des réunions lorsqu’ils ont l’opportunité de contribuer à des résultats concrets !
Nous voulons que nos ateliers soient pratiques et interactifs et, pour cela, il est nécessaire de bien les préparer. Parmi les activités-clés à envisager pour préparer vos ateliers, vous pourriez :
Atelier de lancement de projet
- Analyser les leçons tirées d’un projet précédent puis organiser un remue-méninges pour que l’équipe réfléchisse à la manière de reproduire les succès ou de pallier les problèmes pour chaque leçon.
- Collaborer à l’élaboration d’une charte d’équipe ou de normes de projet pour définir les attentes des membres et établir des standards de résolution de conflits entre eux, ainsi que des ressources pour se soutenir. Voici un excellent modèle que j'ai déjà utilisé.
Planification de la portée et du calendrier
Il est essentiel que les équipes projet comprennent non seulement la portée du projet mais aussi les interdépendances au sein de l’équipe. J’ai identifié deux activités d’atelier qui peuvent aider à cela :
- Réfléchir ensemble puis regrouper les livrables du projet ;
- Construire un plan à rebours pour comprendre les interdépendances.
Voici un modèle qui, aux Étapes 2 et 3, montre comment réaliser ces deux activités sous forme d’atelier.
Pensez également qu’un atelier ne doit pas durer plus de deux heures — c’est une règle d'or éprouvée. Il est presque impossible de maintenir une énergie productive au-delà de ce temps — on ressent une chute d’énergie dans le groupe.
Enfin, n’oubliez pas de non seulement résumer vos réunions en actions concrètes, mais aussi de bien communiquer le résultat de la réunion.
3 avantages de moins de réunions
Rappelons-nous pourquoi nous désirons moins de réunions ! Voici les trois principales raisons :
- Plus de productivité : nous devrons accomplir le travail qui nous est assigné et être capables de nous concentrer sur la qualité de nos livrables
- Moins de dépenses pour l’organisation dans l’ensemble : les réunions coûtent de l’argent ; le temps de préparation et le coût de chaque participant à la réunion
- Meilleur équilibre vie professionnelle/vie personnelle : lorsque les gens sont plus productifs et moins frustrés, ils se sentent mieux dans leur travail et envers leur organisation
Profitez de votre été avec moins de réunions !
Un dernier conseil : ne cherchez pas à tout révolutionner ! Aucune organisation ne peut mettre en place toutes ces idées en même temps. Évaluez où se trouve la plus grande difficulté dans votre organisation et choisissez une ou deux stratégies à appliquer, puis recueillez les retours !
Les chefs de projet digital sont aussi excellents pour organiser des rétrospectives ! Faites-en une lors de votre prochaine réunion, puis choisissez parmi certaines de ces stratégies ou laissez l’équipe proposer d’autres idées.
N’oubliez pas non plus que certaines de ces stratégies (notamment les demi-journées sans réunion) nécessiteront le soutien de la direction—cela peut être un projet à part entière ! 🙂
J’anime un atelier gratuit qui vous donnera l’occasion de vous entraîner à construire des ordres du jour efficaces pour vos réunions, et qui reprendra à l’automne 2023. Mais cela dit, commencez simplement avec le modèle d’ordre du jour ci-dessus et testez-le.
J’aimerais beaucoup savoir quels sont vos plus grands défis concernant les réunions de projet ! Laissez un commentaire ci-dessous et nous pourrons éventuellement travailler sur des modèles DPM, du contenu ou des ateliers pour vous aider !
N’oubliez pas de vous abonner à la newsletter The Digital Project Manager pour rester informé de toutes ces ressources.
