Comment être plus productif au travail sans effort

Je me souviens que lorsque j’ai commencé ma carrière en gestion de projet, je me fiais à mes instincts naturels. J’ai toujours été assez optimiste, donc, de nature, je suis du genre « improvisateur ». Pourtant, se reposer uniquement sur son instinct ne suffit pas. Sans grande surprise, les projets dépassaient souvent le budget et dérapaient en matière de calendrier. Les clients étaient mécontents lorsqu’ils n’obtenaient pas ce pour quoi ils pensaient avoir payé.

On m’a vite fait remarquer que ma façon de gérer les projets n’en était pas vraiment une. En vérité, je laissais tout simplement les choses se dérouler autour de moi en espérant que tout finirait par s’arranger.

Leçon apprise : nous devons nous concentrer sur les tâches importantes et pertinentes qui produisent réellement les résultats que nous visons.

Nous devons apprendre comment être plus productif au travail. L’un des moyens que j’ai trouvés pour y parvenir est de profiter des logiciels de gestion des ressources qui aident à prioriser et allouer les ressources efficacement.

Comment être plus productif au travail... sans effort

Déterminer comment être plus productif au travail est un défi plus difficile qu’il n’y paraît... ou bien est-ce le cas ? On a toujours l’impression d’avoir trop à faire et pas assez de temps — mais cela ne veut pas dire que nous accomplissons vraiment ce qu’il faudrait. Si nous devions dresser la liste des tâches que vous accomplissez au travail et qui vous « donnent l’impression » d’être productif sans vraiment l’être, elle serait longue et inclurait, par exemple, consulter Slack, fouiller dans les fichiers ou regarder son téléphone.

On entend parler constamment de productivité et nous avons beaucoup écrit sur les astuces de productivité pour chefs de projet. Cela dit, les astuces de productivité suivantes ne vous apprendront pas à accomplir plus de tâches en moins de temps. À la place, nous allons parler de productivité en apprenant à prioriser les activités qui sont réellement productives.

Poursuivez la lecture pour découvrir quelques-unes des meilleures astuces de productivité que j’ai apprises, pour obtenir plus de résultats positifs en fournissant moins d’effort.

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1. Domptez votre surcharge de notifications

Revenons à cette boîte mail que vous vérifiez 18 fois par jour (je parie que vous venez de le faire, n’est-ce pas ?). Y avait-il quelque chose de vraiment important dans votre boîte de réception qui n’y était pas il y a 10 minutes ? Je parie que rien de ce qui vient d’arriver dans votre boîte de réception ne valait vraiment la peine.

Et si, au lieu de vérifier vos emails toutes les 10 ou 15 minutes — ce qui ne vous permet pas d’avancer —, vous ne le faisiez plus qu’à certains moments précis de la journée ? Si vous cherchez une amélioration rapide de votre productivité, réduire la fréquence de consultation des emails est un changement simple à mettre en place.

Dès votre arrivée au bureau le matin, accordez-vous dix ou quinze minutes pour consulter vos emails et répondre rapidement aux messages urgents. Puis vérifiez-les rapidement en milieu de matinée (au cas où un email important serait arrivé tardivement). Faites une nouvelle vérification juste après le déjeuner, puis une dernière fois environ une heure avant de partir.

Je suis sûr qu’à ce stade, vous vous demandez comment diable NE PAS consulter vos emails d’innombrables fois par jour. Les sons et autres notifications attirant votre attention à chaque nouveau message peuvent être une source permanente d’interruptions. Et ces interruptions, vous le savez bien, nuisent à la concentration et à la productivité. La manière la plus simple et la plus efficace pour éviter cela est de fermer complètement votre programme de messagerie. Ne pas avoir de fenêtre email ouverte rend plus difficile la tentation d’y jeter un coup d’œil et facilite la concentration sur une seule tâche à la fois.

2. Se concentrer et aller jusqu’au bout

Posez le smartphone. Même si la tentation est grande de consulter vos messages, Facebook, Twitter, SnapChat et autres, le travail n’est vraiment pas le moment de le faire. Accordez-vous une pause du monde numérique pendant quelques heures. Canalisez votre énergie et consacrez-la à la tâche que vous avez à accomplir.

Il existe de nombreux logiciels et applications excellents pour gérer efficacement les tâches. Profitez de ces outils pour visualiser et prioriser vos tâches facilement. Peut-être que vous préférez une liste papier, mais quel que soit votre choix, ne perdez pas de temps à chercher votre liste—elle est là pour vous aider à gagner du temps et à rester concentré !

Mon conseil est d’inscrire absolument chaque tâche sur la liste. Cela vous aidera à regrouper vos tâches et à éviter le multitâche en ayant une idée claire de ce sur quoi vous travaillez à tout moment. À la maison, le multitâche est souvent nécessaire—vous aidez les enfants à faire leurs devoirs, faites la lessive, tout en cuisinant et en répondant au téléphone—mais cela ne favorise pas la réflexion de haut niveau. Surtout pour les travailleurs du savoir, le multitâche au bureau n’est généralement pas la meilleure solution et peut même vous rendre moins productif que si vous vous attaquiez à une tâche à la fois. Faut-il pour autant ne pas répondre au téléphone ? Non—mais vous devriez essayer de faire court, juste le temps d’obtenir les informations nécessaires. Vous pourrez rappeler plus tard pour une conversation plus détendue après avoir terminé votre tâche.

3. Commencez par les tâches les plus difficiles

Placez-vous les tâches les plus ardues ou exigeantes en haut de votre liste et essayez-vous de les accomplir le matin (après au moins une tasse de café, bien sûr) ? Cela semble contre-intuitif pour ceux qui aiment « commencer la journée en douceur ». Pourtant, il est plus facile de se concentrer et de terminer les tâches complexes avant la pause déjeuner, quand l’esprit est encore frais. Si vous êtes comme moi, dès que l’après-midi arrive, vous n’avez qu’une envie : fermer les yeux et reposer votre esprit ! Gardez les tâches quotidiennes qui demandent moins de contrôle de soi pour l’après-midi.

4. Faites des pauses cérébrales

Rappelez-vous, cependant—ce n’est pas parce que vous faites les tâches les plus difficiles que vous devez avancer coûte que coûte jusqu’à l’épuisement. Même si l’on a l’impression que ce n’est pas productif, prendre des pauses peut améliorer la qualité de votre travail et votre humeur, votre endurance et votre santé. N’oubliez pas de vous lever de votre bureau plusieurs fois le matin ainsi que l’après-midi et accordez-vous une pause cérébrale. Cinq minutes suffisent à rafraîchir votre esprit et à retrouver de l’énergie. Ces 5 minutes seront largement rentabilisées par une meilleure qualité de réflexion par la suite.

5. Utilisez la règle « Faites-le maintenant »

Si vous voyez une tâche qui prendra 2 minutes ou moins à accomplir, faites-la tout de suite. Pourquoi 2 minutes ? Parce qu’une tâche aussi rapide prendrait plus de temps à ajouter à votre liste de choses à faire et à prioriser que simplement la faire immédiatement. Si vous gérez les petites tâches au fur et à mesure, votre liste de tâches sera moins encombrée – et votre esprit aussi.

En tant que chefs de projet, il est essentiel de ne pas devenir un goulot d’étranglement pour le projet. C’est pourquoi nous avons souvent une boucle de pensées sans fin du type « Oh, il faut que je pense à déplacer ce tableau dans l’autre dossier ». Malheureusement, ces pensées persistantes occupent de l’espace dans votre cerveau qui pourrait servir à des tâches plus importantes. Pour les tâches rapides, appliquez immédiatement la règle « faites-le maintenant » et félicitez-vous d’avoir pu rayer une tâche de votre liste avant même qu'elle n'y figure !

6. Organisez moins de réunions, mais plus ciblées

La fameuse réunion de bureau redoutée ! L’e-mail (que vous ne consultez désormais plus que 3 ou 4 fois par jour) est tombé dans votre boîte lundi après-midi : « Réunion de bureau prévue mercredi à 13h30 ».  Immédiatement, vous vous dites, « Voilà, mon après-midi est fichu ». Si l’animateur de la réunion ne sait pas comment bien la conduire, votre impression est malheureusement fondée.

Si vous êtes l’organisateur de la réunion, envisagez d’utiliser un outil de productivité comme Slack si la discussion ne nécessite pas d’action immédiate. Mais si vous devez organiser cette réunion, voici quelques idées simples à mettre en place pour qu’elle soit efficace et rapide :

• Gardez les réunions petites et courtes—invitez uniquement les personnes indispensables.
• Choisissez un seul sujet pour la réunion et ne vous en écartez pas.
• Envisagez de tenir la réunion dans un espace où tout le monde reste debout—cela aidera à la garder aussi brève que possible.
• Démarrez et terminez vos réunions à l’heure.
• À la fin de la réunion, vérifiez qu’il existe un plan d’action pour la journée, la semaine ou même le mois.

Pour que les réunions soient aussi rapides et productives que possible, les points abordés doivent être documentés et utiles à votre équipe. Je vous conseille de gérer les échéances et tâches définies pendant vos réunions avec des logiciels de gestion de projet, ce qui facilite modification et partage.

7. Posez des limites

Si vous avez l’impression d’être débordé et que vous n’arrivez tout simplement pas à vous concentrer, il est temps de fixer des limites avec les collègues qui sont source de distraction. C’est particulièrement vrai lorsque vous essayez d’être productif en travaillant à domicile. Défendez votre productivité, et refusez poliment mais fermement de collaborer avec des collègues qui vous déconcentrent.

De même, n’acceptez pas de travail si, en l’examinant, vous savez que vous ne pourrez pas apporter une contribution positive au projet. En tant que manager, je préfère que les membres de l’équipe me disent : « Vous savez quoi ? Je pense simplement que je ne serai pas un atout sur ce projet et voici pourquoi… » plutôt que de perdre leur temps (et d’impacter la productivité des personnes et des ressources de l’entreprise) parce qu’ils ont eu peur de fixer des limites.

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