Les meilleures pratiques de gestion de projet : Ce que vous devriez faire chaque mois (avec Joanna Leigh Simon de The Heads of State)
Ben Aston discute avec Joanna Leigh Simon, découvrant son histoire personnelle avec DPM et abordant les meilleures pratiques de gestion de projet que vous devriez appliquer chaque mois. En couvrant toute la gamme d’une remise à zéro mensuelle de projet, découvrez comment améliorer votre flux de travail, réduire le stress quotidien et assurer la fluidité de vos projets.
Lisez la transcription :
Nous testons la transcription de nos podcasts à l’aide d’un logiciel. Merci de pardonner les coquilles, le robot n’est pas toujours 100% correct.
Ben Aston :
Merci d’être à l’écoute, je suis Ben Aston et voici le podcast Digital Project Manager. Aujourd’hui, je suis rejoint par l’incroyable Joanna Leigh Simon et nous allons parler des meilleures pratiques en gestion de projet. Il s’agit de ce que vous devriez faire chaque mois. C’est un article qui a eu énormément de succès cette semaine et je suis vraiment ravi d’en discuter aujourd’hui.
Mais d’abord, Joanna, pourquoi ne pas me parler un peu de toi ? Nous ne nous sommes jamais vraiment rencontrés auparavant. En fait, je ne sais rien de toi. Alors, raconte-moi ton histoire. Où es-tu ? Et qu’est-ce qui t’occupe ?
Joanna Leigh :
C’est très agréable de faire ta connaissance, même si c’est en ligne. J’habite à Philadelphie, en Pennsylvanie, à l’opposé du continent, je suppose, par rapport à toi. Je vis dans un quartier qui s’appelle Kensington, au nord-est de Philadelphie, et je travaille dans un quartier nommé Callowhill, juste au nord du centre ville, près de Chinatown.
Ben Aston :
Super, c’est top. Tu es en agence là-bas en tant que productrice. Parle-moi un peu de ton rôle.
Joanna Leigh :
Cela fait un peu moins de deux ans que je travaille pour un studio de design graphique qui s’appelle The Heads of State, installé à Philadelphie depuis une douzaine, quinze ans, quelque chose comme ça. Petite équipe soudée, très active, mais vraiment une ambiance familiale. Je suis productrice, même si — je viens d’écouter l’épisode où tu parles de tous les titres différents en gestion de projet — on sait que ça veut tout et rien dire. Mais au fond, on fait tous la même chose : faire avancer les choses. On est spécialisés surtout en design graphique, branding, illustration, tout ce qui touche à l’univers visuel, pour des clients très variés, de la petite entreprise aux grands groupes culturels ou corporates. On fait de tout.
Ben Aston :
C’est plus orienté design UX, dev, code ?
Joanna Leigh :
Exactement. C’est pour ça que j’hésite toujours à dire que je suis une DPM (Digital Project Manager) : en réalité, ce n’est pas mon intitulé. Le digital a tellement d’importance dans les services créatifs qu’une grande majorité de mes collègues ou contacts en gestion de projet sont des véritables DPMs, donc je me suis un peu incrustée dans cette communauté pour trouver du soutien. Mais à la base, je viens plutôt des médias traditionnels, de la publicité et du branding. Maintenant, je travaille dans un studio qui se concentre principalement sur le branding et le design graphique.
Ben Aston :
Génial. Parle-moi de ton travail chez Heads of State. D’abord, quels outils utilises-tu ? Même si tu ne gères pas des projets purement digitaux, comment organises-tu ton travail ?
Joanna Leigh :
Une des raisons pour lesquelles je me considère parfois DPM, c’est parce que même si nos livrables ne sont pas nécessairement numériques, nos outils le sont majoritairement. On utilise beaucoup des mêmes outils de gestion de projet que les agences digitales : email, Slack, Trello, Flow, Harvest, toute cette panoplie logicielle formidable pour suivre les documents et les processus. De nos jours, il n’y a quasiment plus de métiers dans les services créatifs où, même si le produit est imprimé (comme lorsque mes designers travaillent sur papier), la boîte à outils reste digitale. Et heureusement !
Ben Aston :
Je me rappelle l’époque des "job bags", est-ce que ça te parle ? Quand j’ai commencé dans la pub traditionnelle, on avait ces grandes enveloppes marron qui circulaient avec tous les éléments du projet à l’intérieur. Le directeur créa demandait toujours “Où est le job bag pour ça ?” — Papier format A3, tu as ça aussi ?
Joanna Leigh :
On a ça oui, mais ce n’est pas le plus courant ! Je pense que notre A3 est un A4. Je sais que vous avez des formats curieux par chez vous…
Ben Aston :
Au Canada c’est la folie : ils ont quatre tailles différentes. Bref, on devait imprimer tout et mettre tout dans cette enveloppe, même lorsque tout était fait numériquement. C’était la façon de faire.
Joanna Leigh :
Pour tout dire, j’ai des pratiques très analogiques ! J’essaie de rester moderne, mais le côté “job bag” me plaît beaucoup, d’une drôle de manière. Je vais peut-être instaurer ça chez nous !
Ben Aston :
C’est terrible côté papier, tu passes ta vie à imprimer… À chaque réunion, il faut tout ré-imprimer version à jour. Il doit bien exister un outil pour ça aujourd’hui !
Des outils coup de cœur à recommander ? Quelque chose de révolutionnaire dans ton kit ?
Joanna Leigh :
Pas vraiment de trucs cachés, mais je suis évangéliste pour Trello — indispensable dans mon quotidien. Chacun l’utilise à sa manière, c’est ça qui est génial. Slack aussi a changé la donne en agence, on s’en sert en interne, jamais encore avec nos clients.
Enfin, j’utilise énormément Dropbox pour gérer nos assets numériques. On s’envoie les fichiers volumineux, etc. Et depuis peu, j’adore Dropbox Paper. Je ne sais pas si tu connais ?
Ben Aston :
J’ai vu passer l’info mais jamais testé.
Joanna Leigh :
J’étais sceptique, mais l’un des directeurs créas est revenu d’une conf’ en vantant ses mérites. On l’a adopté, c’est super. C’est un document vivant, éditable à plusieurs, tu ajoutes des fichiers, ça importe directement depuis Dropbox, c’est intuitif et facile à partager, je le recommande vraiment !
Ben Aston :
Donc c’est un mix entre Google Docs et Dropbox, c’est ça ? Dans quels cas tu l’utilises principalement ?
Joanna Leigh :
On ne l’utilise pas encore avec les clients, mais en interne, c’est devenu notre support pour :
1) Les synthèses ou rapports de projet (une version digitale du bon vieux job bag) : description, planning, équipe, outils, fichiers, check-lists, calendrier, tags d’utilisateur (@Steve doit faire ça avant telle date…).
2) Les comptes rendus de réunion et de call client : nouveau client, feedback, révisions, tout partagé facilement, toujours à jour.
Ben Aston :
Donc une sorte de Wiki projet ?
Joanna Leigh :
Exactement. J’adopte l’expression !
Ben Aston :
Génial. Parlons de ton article, si vous ne l’avez pas lu, allez y faire un tour sur theDigitalProjectManager.com. Il s’appelle Meilleures pratiques en gestion de projet : dix choses à faire chaque mois. C’est l’article le plus consulté cette semaine ! C’est sans doute le début du mois qui motive les gens à réfléchir à ce qu’ils devraient faire.
Joanna Leigh :
Bonne synchronisation de ta part !
Ben Aston :
Oui ! Les conseils y sont excellents. Beaucoup visent à appuyer sur le bouton “reset” chaque mois pour garder la maîtrise à l’échelle macro. On peut se laisser happer par la routine, les daily stand-ups, la rédaction de briefs, la doc projet, jongler avec des priorités contradictoires… Pour moi, l’enseignement principal c’est d’accorder du temps aux tâches importantes mais pas urgentes. Tu t’adresses autant à l’admin perso qu’à l’admin projet, au soutien des équipes. Voyons ensemble ces 10 choses dont tu parles dans ton article.
L’un des points qui m’a interpellé : l’inbox zéro. Tu suggères d’avoir une boîte de réception vide chaque mois. C’est courageux ! J’ai abandonné il y a 10 ans quand la fonction recherche est devenue utilisable. Comment as-tu entrepris cette voie ? Des solutions concrètes ?
Joanna Leigh :
Tu es peut-être irrécupérable… mais j’ai tout vu dans ma vie au niveau boîtes mails ! J’ai une tendance naturelle à garder la mienne épurée. Une semaine chargée, je monte à 20-25 fils max. Ma technique principale : archiver. Si tu as différents dossiers, bravo, tu es très organisé ! Moi, j’archive dès qu’un échange n’exige plus d’action ou de réponse. Après, vive la recherche !
En résumé :
1) Un mail n’est dans la boîte qu’en cas d’action ou de réponse à fournir.
2) Une fois fini, on archive, adieu !
Le sentiment de parvenir à inbox zéro est génial, je vise ça au moins une fois par mois, sur un après-midi calme… Et ça devient addictif ! Dès que tu vides les 3-4 mails gênants, tu te dis “allez, j’y arrive !”.
Ben Aston :
Je ne l’aurai jamais ce sentiment ! Je tentais chaque vendredi aussi… mais ça finissait en heures sup’ !
Joanna Leigh :
Non, hors de question !
Ben Aston :
Ensuite, tu évoques l’inventaire : relire les scopes, les fiches, évaluer la progression des projets. Peux-tu détailler cette démarche ?
Joanna Leigh :
Tout dépend du contexte ! Je pense que chaque PM a sa propre manière d’approcher ça. Selon le nombre de projets à suivre (perso, entre 30 et 50, internes et externes), j’ai une liste magique, la “master projects list” : ça reste simple, juste les noms. Je la passe en revue chaque semaine, et au moins une fois par mois je conseille de le faire : un check mental, “ce projet-là, comment il va ? Oups, là il y a un souci, je le note et j’y reviendrai”. Cette démarche crée de la familiarité, évite d’ignorer certains projets. Il faut s’accorder ce temps pour y réfléchir.
Ben Aston :
C’est une excellente pratique. Souvent on se limite aux rapports hebdos, mais on ne prend pas le recul pour juger la trajectoire globale. Prendre ce pas de côté pour vérifier la cohérence avec les objectifs stratégiques, savoir si le projet va délivrer ce qui était prévu, c’est indispensable, non ?
Joanna Leigh :
Absolument. Et selon le volume et la taille des projets, il faut adapter : 1 ou 2 projets très longs, tu les découpes en phases et tu fais le check phase par phase. D’autres projets ne nécessitent quasiment pas de suivi régulier, donc parfois juste “pas de mouvement, on passe à la suite”.
Ben Aston :
Autre point intéressant dans l’article : la capitalisation des apprentissages mensuels. Comment captures-tu ces “lessons learned” et t’assures-tu qu’elles servent réellement ?
Joanna Leigh :
J’essaie toujours de noter les choses. L’important, c’est de verbaliser et d’impliquer l’équipe : “regardez, on peut progresser là-dessus, la prochaine fois on s’y prend autrement”. J’aime aussi entendre le vécu des collègues pour enrichir la réflexion.
En général, je prends note au fil de l’eau, sur papier ou mentalement. Je suis une vraie fan des listes manuscrites — c’est le réflexe naturel de pas mal de PMs, je pense !
Ben Aston :
Dans l’article, tu abordes aussi le fait de traiter les soucis/problèmes. Comment priorises-tu lesquels résoudre en priorité ?
Joanna Leigh :
Je procède en deux phases :
1) Identifier le problème le plus pénalisant, pour moi ou mes collègues/clients.
2) Résolution : fixer un ou deux grands “chantiers” par trimestre, et s’en tenir à ces priorités plutôt que s’éparpiller. Ça rend la tâche plus faisable !
Pour l’action, c’est beaucoup d’essais-erreurs. Certains défis, comme trouver le logiciel d’allocation idéal, ça n’existe pas — il faut tester… même la veille, la recherche de solution, c’est déjà du travail.
Ben Aston :
Et l’échec fait partie du processus !
Joanna Leigh :
Oh oui, tellement…
Ben Aston :
Dès qu’on cherche l’outil parfait, il faut accepter d’essayer, de rater et parfois… de créer son propre outil !
Joanna Leigh :
Carrément.
Ben Aston :
Mais quid du fameux stylo parfait ? L’as-tu trouvé ?
Joanna Leigh :
Oui ! Je ne suis pas une fetichiste de la papeterie contrairement à beaucoup de PMs/designers, mais j’adore mon stylo Bic Clic Stic grip noir, pointe fine. S’il y a des amateurs, envoyez-moi un tweet, j’en ai des milliers, je vous en offre un (clip détaché, c’est ma manie) !
Ben Aston :
Première tombola sur Digital Project Manager : les stylos Joanna !
Joanna Leigh :
Oui, j’en ai à revendre, j’arrache toujours le petit clip, alors c’est facile à repérer !
Ben Aston :
Et ceux-ci sont offerts !
Joanna Leigh :
Avec le clip déjà arraché, je vous l’envoie dans une enveloppe !
Ben Aston :
Authentique concours, le stylo de Joanna ! Une transition parfaite pour le sujet suivant : le désencombrement. C’est un prétexte pour ranger ton espace ?
Joanna Leigh :
Exact ! J’expédie mes stylos ailleurs pour ranger. Plus sérieusement, faire du tri est essentiel : autant à la maison qu’au boulot. Je ne suis pas maniaque du rangement mais au moins une fois par mois je désencombre mon espace, cinq minutes suffisent et ça fait du bien.
Ben Aston :
Je fais ça toutes les semaines, rien ne vaut arriver le lundi matin avec un bureau nickel ! En parlant d’équipe, tu as dressé une super liste de questions à poser à ses collègues. Je te retourne la question : qu’est-ce qui t’enthousiasme en ce moment, pro ou perso ?
Joanna Leigh :
En ce moment, c’est un peu hybride : un de mes collègues se marie la semaine prochaine, toute l’équipe sera réunie hors du cadre du travail, ça va être génial de le fêter tous ensemble !
Ben Aston :
Génial !
Joanna Leigh :
J’ai vraiment hâte !
Ben Aston :
Autre point essentiel selon toi : dire merci. On oublie trop souvent, moi le premier ! Célébrer les petits succès, ça booste la confiance de l’équipe. Ta méthode des cartes prêtes sur le bureau est top !
Joanna Leigh :
Pour les amoureux de la papeterie, c’est l’excuse parfaite de s’offrir de jolies cartes. Tout le monde aime recevoir un mot manuscrit, mais même sans en écrire tous les jours, il faut montrer qu’on apprécie les efforts des autres. Le travail, c’est avant tout les gens ! Même en solo, on dépend toujours de quelqu’un, alors remercions dès qu’on peut — clients compris, même s’ils peuvent nous rendre fous, on leur doit beaucoup.
Ben Aston :
C’est tellement vrai. On se plaint d’être “mal remerciés”, mais à quand remonte la dernière fois où on a remercié un client ?
Joanna Leigh :
Tout à fait !
Ben Aston :
C’est une vraie remise en question à faire.
Joanna Leigh :
Et ce n’est pas purement altruiste — accumuler les bons points karma peut servir, que ce soit pour décrocher un autre mandat, un coup de pouce ou autre. Soyons reconnus pour notre gratitude !
Ben Aston :
Les clients veulent travailler avec des gens qu’ils apprécient aussi. Autre astuce pour remercier si les mots te manquent : les donuts. Succès garanti, même si moins personnel !
Joanna Leigh :
Je valide totalement les donuts !
Ben Aston :
Autre thème important : donner un coup de main. En tant que PM, il faut parfois sortir de son périmètre pour vraiment soutenir l’équipe, agir en leader serviteur, rendre la vie plus simple aux autres. As-tu un exemple récent de “coup de main” à partager ?
Joanna Leigh :
Difficile d’en donner un en particulier, mais c’est vraiment l’aspect du métier que je préfère. Le PM fait souvent des tâches annexes, il faut rester disponible pour tout ce qui peut aider : organisation, achats de fournitures, coups de fil à un partenaire, recherches d’images sur internet… Si je peux apporter ma pierre, je le fais.
Ben Aston :
Oui, la fameuse chasse à l’image d’illustration !
Joanna Leigh :>
Il y a des recherches improbables parfois ! Jamais à court de sujets étranges à chercher…
Ben Aston :
De la sauce barbecue vue d’en bas, avec beaucoup d’espace blanc, par exemple !
Joanna Leigh :
Ou en format panorama, la galère…
Ben Aston :
Exactement. Et parfois aider l’équipe, c’est juste comprendre leur blocage et lever un obstacle technique : nouvel outil, upgrade machine… Parfois, investir 20 euros mensuels en logiciel fait toute la différence, non ?
Joanna Leigh :
Absolument !
Ben Aston :
Un autre point évoqué : penser à l’avenir. Quelles compétences ou objectifs t’es-tu fixés en ce moment ?
Joanna Leigh :
Comme je te l’ai dit par mail, mon objectif 2017 était d’être reçue dans un podcast… et voilà, c’est fait ! Plus sérieusement, je réfléchis à la palette de rôles qu’offre la gestion de projet, à ce pour quoi je suis la plus douée et ce qui a le plus d’impact. J’ai fait un peu plus de stratégie et ça me plaît ! Et, éternel défi, maîtriser la planification et le staffing…
Ben Aston :
Génial. Enfin, dernier point : se faire plaisir. Tu t’es offert quoi récemment ?
Joanna Leigh :
Nous venons d’emménager dans de nouveaux locaux, c’est top ! Pour “se faire plaisir”, j’essaie de toujours avoir des boissons et snacks fun au bureau, surtout de l’eau pétillante citron-lime. C’est un petit plaisir pour l’équipe… Je devrais songer à un massage aussi !
Ben Aston :
J’imaginais plutôt une nouvelle voiture !
Joanna Leigh :
Pas encore…
Ben Aston :
Un grand voyage ? Juste des canettes finalement !
Joanna Leigh :
Rien que ça… Je pense prévoir bientôt un massage, ce sera déjà un bon début !
Ben Aston :
De toutes les pratiques évoquées, laquelle trouves-tu la plus précieuse ?
Joanna Leigh :
D’un point de vue technique, l’inventaire régulier est le plus important. Je conseille de le faire mensuellement, mais en réalité je le fais presque tous les jours ! Et humainement, prendre le temps de se connecter aux membres de l’équipe reste essentiel. Aucune île n’est isolée : c’est un privilège d’être au centre du projet et il faut rendre ça à tous.
Ben Aston :
Et pour le ROI, le meilleur investissement temps/efficacité selon toi ?
Joanna Leigh :
Indéniablement : se faire plaisir ! Si tu n’as que 30 secondes, ouvre une canette bien fraîche et c’est reparti !
Ben Aston :
Tu es réactive !
Joanna Leigh :
Il faut savoir prendre 5 minutes et s’accorder un break pour repartir du bon pied.
Ben Aston :
Super, merci beaucoup Joanna d’avoir pris le temps pour ce podcast !
Joanna Leigh :
Merci à toi !
Ben Aston :
Si le sujet vous intéresse, commentez le post ou rejoignez la communauté sur theDigitalProjectManager.com et notre Slack. À très bientôt, merci de votre écoute !
