Bonnes pratiques de gestion de projet : ce que vous devriez faire chaque mois (avec Joanna Leigh Simon de The Heads of State)

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Ben Aston :

Merci de nous écouter. Je m’appelle Ben Aston et vous écoutez le podcast de The Digital Project Manager. Aujourd’hui, je suis accompagné de la formidable Joanna Leigh Simon et nous allons parler des bonnes pratiques de gestion de projet. Nous allons voir ce que vous devriez faire chaque mois. Cet article a rencontré un énorme succès cette semaine et je suis donc très heureux d’en discuter.

Mais avant cela, Joanna, pourquoi ne pas nous parler un peu de vous ? Nous ne nous sommes encore jamais vraiment rencontrés et je ne sais pas grand-chose de vous. Parlez-moi donc un peu de votre activité. Où êtes-vous située ? Et qu’est-ce qui vous occupe ?

Joanna Leigh :

C’est un plaisir de vous rencontrer virtuellement. Je suis à Philadelphie, en Pennsylvanie, de l’autre côté du continent par rapport à vous, je suppose. J’habite dans un quartier appelé Kensington, au nord-est de Philadelphie, et je travaille dans un quartier appelé Callowhill, juste au nord du centre-ville, près de notre quartier chinois.

Ben Aston :

Très bien. Vous travaillez donc dans une agence en tant que productrice. Parlez-moi un peu de votre travail.

Joanna Leigh :

Cela fait bientôt deux ans que je travaille pour un studio de design graphique appelé The Heads of State, installé ici à Philadelphie depuis environ douze ou quinze ans. C’est une petite agence très dynamique, très occupée, mais avec une équipe très soudée. Je suis productrice, ce qui, comme je l’ai récemment entendu dans un épisode où vous parliez des différents intitulés dans la gestion de projet, peut vouloir dire beaucoup de choses. Mais nous faisons tous la même chose : faire en sorte que de belles choses se réalisent. Nous sommes spécialisés principalement dans le design graphique, l’image de marque, l’illustration et toutes sortes de projets visuels. Nous travaillons avec des clients et des entreprises de tailles très variées : petites entreprises, projets artistiques et culturels, grandes sociétés… Vous l’imaginez.

Ben Aston :

Très bien. Vous êtes donc davantage dans la conception de l’expérience utilisateur, le développement et le codage ?

Joanna Leigh :

Exactement. C’est pourquoi j’hésite. Je ne me présente pratiquement jamais comme une cheffe de projet numérique et je me suis en quelque sorte immiscée dans cette communauté, parce que le numérique est tellement présent dans le secteur des services créatifs. Beaucoup de mes collègues et des personnes que j’ai rencontrées dans la gestion de projet sont de véritables chefs de projet numériques. Je me suis donc imposée dans ces groupes pour trouver du soutien. Mais je viens plutôt de la communication traditionnelle, de la publicité et de l’image de marque, et je travaille maintenant dans un studio spécialisé dans l’image de marque et le design graphique.

Ben Aston :

Très bien. Parlez-moi alors de certains des travaux que vous réalisez chez The Heads of State. Tout d’abord, quels outils utilisez-vous ? Vous ne réalisez pas directement de projets numériques, alors comment gérez-vous vos projets ?

Joanna Leigh :

L’une des façons dont je le fais — je plaisante parfois à ce sujet dans les groupes de rencontre ou lorsque je parle à d’autres personnes qui travaillent davantage du côté du développement — est que, même si beaucoup de nos productions ne sont pas nécessairement axées sur le numérique, beaucoup de nos outils le sont. Nous utilisons donc beaucoup des mêmes outils de gestion de projet et de processus que les agences numériques : les e-mails, Slack, Trello, Flow, Harvest et tous ces logiciels formidables qui existent aujourd’hui pour suivre les documents et les processus. Il n’y a pas beaucoup de métiers dans les services créatifs où, même si le produit physique est réalisé à l’encre sur papier comme le font parfois les designers avec lesquels je travaille, la boîte à outils est essentiellement numérique. Et heureusement.

Ben Aston :

Je me souviens pourtant avoir travaillé avec des pochettes de projet. Je ne sais pas si vous avez déjà utilisé cela, mais lorsque j’ai commencé dans les agences de publicité traditionnelles, nous avions des pochettes de projet. Le directeur artistique se promenait et demandait : « Où est la pochette de projet pour celui-ci ? » C’était une énorme enveloppe marron qui contenait toutes les impressions, les illustrations et tout ce qui concernait le projet.

Joanna Leigh :

Pour être honnête, je suis assez traditionnelle dans beaucoup de mes pratiques. J’essaie de rester autant que possible à jour pour faciliter la vie de tout le monde. Mais une pochette de projet me plaît vraiment, d’une manière un peu étrange. Je vais peut-être devoir intégrer cela à ma pratique. Voici votre dossier.

Ben Aston :

C’est terrible. La quantité de papier et de documents à imprimer est démente. Imaginez chaque réunion : « Bon, imprimons encore la dernière version. » Vous passez toute la journée devant l’imprimante. C’est épouvantable. Ne faites pas ça. Il existe sûrement un outil pour cela.

Joanna Leigh :

Trello est la première chose que j’ai intégrée à ma pratique et dont je ne pourrais vraiment plus me passer. Tout le monde l’utilise évidemment différemment, et je trouve intéressant qu’il soit aussi simple et personnalisable. Slack a également changé la donne dans notre agence. Nous ne l’utilisons qu’en interne pour le moment.

Nous utilisons aussi Dropbox, dont nous dépendons beaucoup pour gérer nos ressources numériques et échanger des travaux en cours, notamment les fichiers volumineux. Dropbox propose un produit appelé Dropbox Paper, que nous avons commencé à utiliser. C’est essentiellement un document vivant, comparable à un document Word ou Google Docs, que tout le monde peut modifier, auquel on peut ajouter des fichiers, des listes de contrôle, des échéances et des mentions. Nous l’utilisons pour créer des synthèses de projet, des rapports et des comptes rendus de réunions avec les clients. C’est comme un wiki de projet.

Ben Aston :

Votre article s’intitule « Bonnes pratiques de gestion de projet : dix choses que vous devriez faire chaque mois ». Il propose notamment de vider sa boîte de réception, de faire l’inventaire de ses projets, de suivre les enseignements tirés, de résoudre les problèmes, de désencombrer son espace, de prendre des nouvelles de son équipe, de dire merci, de prêter main-forte, de penser à l’avenir et de se faire plaisir.

Joanna Leigh :

Pour garder une boîte de réception propre, mon principal conseil est d’archiver. Un e-mail ne devrait rester dans votre boîte de réception que si vous devez répondre à quelqu’un ou s’il vous rappelle une action à effectuer. Dès que ce n’est plus nécessaire, archivez-le. J’essaie de faire cela environ une fois par mois, lorsque j’ai un après-midi plus calme ou une heure sans réunion.

Pour l’inventaire, j’ai une liste principale de tous mes projets. Au moins une fois par semaine — ou une fois par mois si vous n’en avez pas l’habitude — je la parcours et je prends le temps de vérifier l’état de chaque projet. Cela permet de repérer rapidement ceux qui vont bien et ceux qui présentent quelques signaux d’alerte.

Je pense également qu’il est important de verbaliser les enseignements tirés et de les partager avec l’équipe. Il ne s’agit pas seulement d’une tâche individuelle. Il faut noter ce que l’on peut améliorer, en discuter et y revenir régulièrement.

Pour résoudre les problèmes, je cherche généralement celui qui me cause le plus de difficultés ou qui a le plus d’impact sur l’équipe, le travail ou les clients. J’essaie de choisir quelques problèmes à traiter chaque trimestre, afin de me concentrer sur eux pendant une période de 90 jours. La résolution de problèmes fait partie du travail, même lorsque cela implique de faire des recherches ou de se former.

Ben Aston :

L’échec fait partie du processus.

Joanna Leigh :

Oui, beaucoup d’échecs. Il faut essayer différentes solutions et accepter que cela prenne du temps.

Ben Aston :

Vous parlez aussi de désencombrer son espace.

Joanna Leigh :

C’est très important. J’essaie au moins une fois par mois de désencombrer mon espace. Cela ne prend que cinq minutes et fait une grande différence. J’aime aussi dire merci. Un mot manuscrit, une petite attention ou même des donuts peuvent être d’excellentes façons de montrer son appréciation.

Ben Aston :

Vous insistez également sur le fait de prêter main-forte à son équipe.

Joanna Leigh :

Oui. En tant que chefs de projet, nous sommes là pour faire tout ce qui est nécessaire à la réussite du projet. Nos responsabilités principales peuvent être la planification, la coordination, l’allocation des ressources et les échanges avec les clients, mais si quelqu’un a besoin d’aide pour trouver des images, contacter un fournisseur ou résoudre un problème, je veux contribuer si je le peux.

Ben Aston :

Et pour l’avenir ?

Joanna Leigh :

Je cherche à comprendre quels rôles de la gestion de projet me correspondent le mieux, dans lesquels mes compétences ont le plus d’impact et que j’apprécie le plus. Je veux aussi progresser dans le travail stratégique et devenir meilleure en planification et en allocation des ressources.

Ben Aston :

Enfin, il y a le fait de se faire plaisir.

Joanna Leigh :

Nous avons récemment emménagé dans de nouveaux bureaux. J’essaie de m’assurer qu’il y a toujours des boissons et des encas agréables. Pour le moment, je veille notamment à avoir une caisse d’eau gazeuse citron-citron vert dans le réfrigérateur. Je pense aussi m’offrir un massage prochainement.

Ben Aston :

Parmi toutes ces pratiques, laquelle trouvez-vous la plus utile ?

Joanna Leigh :

D’un point de vue technique, je dirais faire l’inventaire des projets. Cela permet de faire correctement son travail de manière constante. Mais à un niveau plus général, je dirais prendre des nouvelles de son équipe. Nous avons la chance d’être au centre du projet et d’avoir accès à tous les membres de l’équipe. Je veux savoir comment ils vont et ce qui les préoccupe.

Ben Aston :

Et si quelqu’un n’a que trente secondes ?

Joanna Leigh :

Faites-vous plaisir. Ouvrez une canette fraîche et bien froide d’eau gazeuse : vous vous sentirez comme une nouvelle personne.

Ben Aston :

Joanna, merci beaucoup de nous avoir rejoints. C’était un plaisir de vous recevoir.

Joanna Leigh :

Merci beaucoup.

Ben Aston :

Si vous souhaitez contribuer à la conversation, commentez l’article et rendez-vous dans la section communautaire de theDigitalProjectManager.com pour rejoindre notre équipe Slack. Vous y trouverez toutes sortes de discussions intéressantes. À la prochaine, et merci de nous avoir écoutés.