Intelligence Artificielle & L’Avenir de la Gestion de Projet (avec Dennis Kayser de Forecast)
Nos emplois en tant que chefs de projet seront-ils remplacés par des bots PM intelligents ? Découvrez-le dans ce podcast avec Dennis Kayser de Forecast.it et apprenez comment ils utilisent l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour aider les chefs de projet à prendre de meilleures décisions et à automatiser les tâches répétitives en gestion de projet.
Lisez la transcription :
Nous testons la retranscription de nos podcasts à l'aide d'un programme logiciel. Merci de pardonner d'éventuelles fautes, le bot n'est pas toujours exact à 100%.
Ben Aston : Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston et voici le podcast Digital Project Manager de thedigitalprojectmanager.com.
Aujourd'hui, je suis avec Dennis Kayser, et nous allons aujourd'hui parler de l'intelligence artificielle dans la gestion de projet. Nos métiers de chefs de projet seront-ils repris par des robots de gestion de projet ? Nous allons le découvrir, alors continuez à écouter.
Dennis, pour commencer, peux-tu nous en dire un peu plus sur toi ? Où es-tu, et que fais-tu ?
Dennis Kayser :
Bonjour. Merci de m’avoir invité, Ben. Nous sommes une start-up basée à Copenhague, au Danemark. Nous sommes financés par du capital-risque. Nous travaillons sur plusieurs choses différentes. Juste ce matin, nous avons organisé un grand meetup avec 80 personnes venues simplement écouter nos idées sur le futur de la gestion de projet, de l’IA et sur la manière dont cela va influencer l’ensemble de la profession — du moins selon notre vision. Voilà un des sujets sur lesquels nous travaillons.
Ben Aston :
Super. Est-ce que tu aides à organiser le meetup PM ?
Dennis Kayser :
Oui. J’anime en fait quelques meetups. En tant qu’entreprise, nous en organisons plusieurs dans une logique de partage et d’échanges avec la communauté pour échanger des idées avec d’autres chefs de projet, partager des bonnes pratiques et débattre des évolutions du métier.
Ben Aston :
Je sais que tu diriges Forecast It, mais en dehors de ça et des meetups, as-tu d’autres activités ?
Dennis Kayser :
Ce travail me prend évidemment la majeure partie de mon temps. J’essaye de faire du ski dès que possible. Je cours beaucoup aussi dès que j’en ai l’occasion, et je fais aussi du cyclocross. J’essaie de rester actif.
Ben Aston :
Génial. Dis-nous maintenant un mot sur Forecast It. Comment en es-tu arrivé à diriger cette start-up financée par du capital-risque et à développer ce logiciel de gestion de projet ? Comment cela s’est-il fait ?
Dennis Kayser :
Je travaillais avant chez IBM, donc j’ai vu énormément de projets importants, certains réussis mais d’autres aussi échouant pour diverses raisons — rarement à cause de l’équipe ou du manque d’intelligence, mais surtout parce que ces projets, surtout digitaux, deviennent très complexes très rapidement et sont donc difficiles à gérer au quotidien. Nous avons beaucoup appris de ces expériences, et en regardant l’offre du marché, rien ne nous a semblé à la fois simple d’usage et pertinent. Beaucoup de solutions restent très lourdes et basées sur la saisie de données. Nous, on essaie de réduire tout ça et d’enlever le côté « ennuyeux » du métier pour que les PM se consacrent à la créativité et à l’innovation.
Au départ, certaines personnes pensaient que notre idée était mauvaise, mais heureusement, nous avons prouvé le contraire et montré notre valeur ajoutée dans l’espace actuel.
Ben Aston :
Raconte-nous un peu l'histoire du produit. Est-ce qu'il a commencé comme tu l’espérais ? Tout a-t-il toujours été un succès ?
Dennis Kayser :
Nous avons lancé l’entreprise il y a trois ans environ, en développant au départ un produit bien plus orienté « entreprise », très proche de ce qui se faisait déjà. Mais rapidement, cela nous a semblé être une erreur. Issus d’une formation en informatique, mes cofondateurs et moi avons décidé de réfléchir plus intelligemment. L’IA s’est alors imposée. Il y a tellement de choses à automatiser via l’IA dans ce secteur et on s’est demandé pourquoi personne ne le faisait.
On a donc tout recommencé l’année dernière, bâti un tout nouveau produit, puis levé des fonds. Et aujourd’hui, avec des clients partout dans le monde, c’est plutôt passionnant.
Ben Aston :
Parle-nous de Forecast. Quel est votre « elevator pitch » pour ceux qui ne connaissent pas encore Forecast ?
Dennis Kayser :
Forecast est une solution de gestion de projet et de ressources propulsée par l’IA. On garde tout simple, pour que l’outil soit vraiment adopté. On cherche à automatiser au maximum toutes les tâches rébarbatives et à permettre l’intégration de vos outils favoris et des bonnes pratiques. Vous obtenez une solution complètement synchronisée, que ce soit pour la facturation, Slack, Google Drive, etc. Vous avez ainsi une vision globale de vos activités.
Ben Aston :
Parlons un peu d’IA maintenant. Pour ceux qui ne savent pas ce que c’est, l’IA, tu la définirais comment ?
Dennis Kayser :
L’IA est un domaine très large. Nous, dans notre cas, nous utilisons l’IA pour apprendre de tout ce qui se passe sur le projet : si certains clients ou certaines tâches prennent plus ou moins de temps, si les budgets sont dépassés, le système l’assimile. Par exemple, Ben est peut-être lent sur Java mais très rapide sur HTML : l’IA va détecter cela et vous aider à prioriser sans avoir à tout réorganiser manuellement.
Ben Aston :
Donc le système augmente automatiquement l’allocation de certaines tâches, essayant en arrière-plan de gérer la répartition des ressources pour optimiser… Y a-t-il des priorités, du type maximiser le chiffre d’affaires ou les heures facturables ? Comment le système sait-il ce qui est prioritaire ?
Dennis Kayser :
En fait, on ne fait rien automatiquement car cela pourrait perturber les utilisateurs. On recommande simplement des améliorations pour optimiser votre plan. Notre cible principale, ce sont les agences ou cabinets de conseil, qui cherchent à maximiser l’utilisation de leurs heures tout en travaillant avec de bons clients. Vous seriez surpris du nombre d’agences web qui livrent de superbes projets sans que ce soit rentable, faute de visibilité sur l'état réel et la rentabilité.
Ben Aston :
Donc, il ne prend pas de décisions à votre place mais fait des suggestions. Si Dan gère le HTML, c’est ok, mais si c’est moi, je risque d’être plus lent. Est-ce que, pour cela, le système compare vos estimations et le réalisé, et faut-il détailler l’allocation des ressources ?
Dennis Kayser :
C’était justement important que l’outil puisse s’utiliser avec tout niveau de granularité. Il apprend au fil de l’eau qui sont vos meilleurs clients, qui est plus efficace sur tel sujet, comment équilibrer les plannings pour éviter la surcharge ou l’inactivité. On connaît tous ce PM qui surcharge tout le monde jusqu’au burn-out : ce n’est pas ce qu’on veut, c’est une question d’équilibre.
Ben Aston :
Ingénieux. Lors de la création des règles d’intelligence artificielle, sur quelles références vous basez-vous ? Sur vos propres projets ?
Dennis Kayser :
On a tout développé maison, avec des collaborateurs experts en IA, machine learning et info. On a collecté beaucoup de données fournisseurs de multiples entreprises, puis entraîné l’IA sur ce dataset. Quand un nouvel utilisateur démarre, il bénéficie tout de suite d’une base de 5 000 à 6 000 projets, soit plus de trois millions d’heures enregistrées. C’est déjà consistant.
Au fil de l’utilisation, le système s’ajuste selon votre fonctionnement propre, ce qui le rend unique à chaque société : plus vous l’utilisez, plus il s’adapte et devient performant.
Ben Aston :
Quelle est la vision à long terme ? L’objectif est-il de rendre la gestion de projet obsolète, ou bien l’IA restera-t-elle un soutien ?
Dennis Kayser :
Je pense que le métier de PM ne disparaîtra jamais. L’IA est là pour se débarrasser des aspects ennuyeux. Plutôt que de passer plusieurs heures par semaine sur les plannings, autant que le système vous facilite la tâche et vous laisse plus de temps pour la relation client, l’accompagnement et la créativité. Notre ambition est de rendre le métier plus attractif.
Pour le futur, nous travaillons sur ce que nous appelons un assistant IA : il sera possible de lui poser des questions sur vos projets ou de le solliciter pour certaines tâches, un peu comme un assistant humain « super-puissant » : il sait tout ce qui se passe, avec une vue d’ensemble totale !
Ben Aston :
Très intéressant. J’ai lu récemment un article sur une innovation similaire : l’un des défis majeurs du PM aujourd’hui, c’est de répondre à une foule de questions parfois triviales (« Quel est le numéro du projet ? Où saisir mes heures ? Combien a-t-on dépensé l’an dernier sur telle campagne ? »). Pouvoir interroger un système intelligent sur ces sujets …
Dennis Kayser :
Absolument. Imaginez pouvoir demander à un assistant « Quels sont les cinq projets les plus risqués cette semaine ? », il vous répond instantanément sans avoir à parcourir toutes vos listes : un gain de temps énorme.
Ben Aston :
C’est donc sur ce type d’intégrations que vous travaillez — par exemple intégrer Slack ? L’article évoquait la possibilité de questionner l’IA via Slack. Comptez-vous interfacer Forecast avec d’autres outils ?
Dennis Kayser :
Oui, nous développons des connexions avec d’autres outils. Vous pouvez utiliser Slack, pas de souci, il suffit de le connecter. Mais il y a aussi notre propre interface dans l’appli, où vous pouvez interagir directement. En fait, le bot Slack interroge tout simplement notre service pour obtenir les réponses, car nous connectons tous vos systèmes, ce qui permet de poser des questions avancées impossibles sans connaissance fine du contexte.
Ben Aston :
Cela améliore la vie du responsable des ressources, souvent submergé par des questions élémentaires, ou du PM qui reprogramme sans cesse ses ressources : l’intelligence artificielle devrait permettre d’automatiser tout cela. Au lieu de demander à un responsable de ressources un décalage de planning, on pourrait, par commande, tout reporter d’une semaine. Beaucoup de choses restent encore trop manuelles actuellement, même la création d’un numéro de projet ou d’un rapport de statut hebdo : si l’outil générait cela automatiquement, ce serait génial.
Dennis Kayser :
Exactement, et c’est notre ambition : automatiser l’ennuyeux pour vous permettre d’être créatif. L’autre jour, une cliente m’a confié que nous lui faisions gagner 2 ou 3 heures par jour rien que sur la gestion des ressources. Cela prouve bien qu’on a un impact : elle peut consacrer ce temps à des tâches plus intéressantes que de déplacer des gens sur une frise chronologique !
Ben Aston :
Avez-vous eu d’autres retours inattendus sur l’utilisation de Forecast It ?
Dennis Kayser :
Ce sera peut-être un peu décevant mais non, car nous dialoguons beaucoup avec nos clients. Nous menons des entretiens approfondis pour nous assurer que ce que nous développons les aide réellement au quotidien. Notre UXer fait 5 à 10 entretiens par semaine pour recueillir des retours sur l’expérience, ce qui va ou ne va pas, et comment améliorer l’outil.
Ben Aston :
Au-delà de l’assistant PM, quelles sont les prochaines étapes de Forecast It ? Où voyez-vous l’outil dans cinq ans ?
Dennis Kayser :
C’est essentiel de ne pas se disperser ni devenir un mastodonte compliqué. Nous voulons rester simples et rapides à prendre en main. Nous nous concentrons sur l’IA, qui est un vrai défi technique, et sur la connexion avec un maximum de systèmes pour faciliter la vie de tous, tout en offrant des analyses intelligentes pour mieux piloter l’activité de manière automatisée.
Ben Aston :
En dehors de Forecast It, quel est ton « toolkit » comme développeur de produit ? Quels outils utilises-tu en gestion de projet ?
Dennis Kayser :
On utilise bien sûr notre propre produit (« dogfooding » !) pour développer notre solution. C’est logique : un bon produit doit servir à ses concepteurs. On travaille aussi avec tout l’écosystème Google, on utilise Slack qui est très important pour nous, mais côté outils PM, le stack reste limité. On veut faire simple.
Ben Aston :
Vous n’utilisez pas Jira ou Trello pour la gestion des tâches ?
Dennis Kayser :
Non, on se suffit de notre propre outil et d’ailleurs, nous avons récemment convaincu un client de quitter Jira. Les outils compliqués finissent par n’être utilisés que par une minorité car ils sont trop lourds. Nous, on veut justement éviter cela.
Ben Aston :
Oui. Toute la difficulté consiste à libérer la créativité sans tuer l’agilité des équipes. Jira est un quasi-standard, puissant pour le développement et le détail, mais apprécié des seuls développeurs car lourd pour les autres.
Dennis Kayser :
Exactement.
Ben Aston :
On se pose souvent la question du moment où passer de Trello à Jira, mais l’idéal reste un outil accepté par tous et qui couvre tous les besoins.
Dennis Kayser :
C’est précisément notre objectif.
Ben Aston :
Oui, je jongle entre Kanban et Scrum…
Dennis Kayser :
Présenter un diagramme de Gantt au client si c’est nécessaire, tout en évitant la complexité. Une anecdote amusante : un ami me racontait que sa femme, devenue PM digitale, devait apprendre Jira… ce n’était absolument pas plaisant et il fallait du gin pour s’y mettre !
Ben Aston :
C’est vrai que ça peut vite devenir compliqué. Merci beaucoup Dennis d’être venu. C’était un plaisir de t’avoir avec nous.
Dennis Kayser :
Merci à vous. Toujours un plaisir de parler de sujets qui nous passionnent.
Ben Aston :
Super. Si vous souhaitez poursuivre la discussion sur la gestion de projet intelligente, lisez l’article sur thedigitalprojectmanager.com et rejoignez-nous sur Slack. Notre communauté de chefs de projet digitaux y échange sur toutes sortes de sujets passionnants. Rendez-vous dans la section communauté de thedigitalprojectmanager.com pour rejoindre la discussion. Merci de votre écoute et à la prochaine !
