Astuces de gestion de projet (avec Natalie Semczuk)

Lisez la transcription :

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Ben Aston :

Bonjour à tous et bienvenue dans cette toute dernière édition du Podcast du Chef de Projet Digital. Aujourd'hui, j'ai avec moi Natalie, et je suis très heureux de faire le premier de nos podcasts où nous allons parler aux personnes qui ont réellement écrit certains des contenus et articles sur le site.

Natalie a récemment publié un article avec nous sur le Chef de Projet Digital, Astuces de gestion de projet, et tout le monde adore les astuces. Si vous aimez les astuces, nous avons publié il y a quelque temps un article sur les astuces Slack qui a connu un énorme succès. Natalie a créé ici une liste de dix astuces différentes qu'elle utilise depuis des années comme cheffe de projet digital, allant des plus pratiques à des approches plus philosophiques, ou encore sur la manière dont nous abordons la gestion de projet. Nous allons en discuter aujourd'hui.

Laissez-moi tout d'abord permettre à Natalie de se présenter. Natalie, peux-tu nous donner un aperçu de qui tu es, le type de projets que tu gères et tout à ton sujet ?

Natalie Semczuk :

Merci. C'est un plaisir d'être ici. Je suis cheffe de projet digital freelance. Je travaille principalement à distance avec des petites ou moyennes entreprises, typiquement dans la conception et le développement web, parfois des applications. J'aide les équipes à mener leurs projets à bien, je travaille avec des clients sur la gestion de projet, et je conseille également sur les processus opérationnels et comment rendre votre équipe à distance encore meilleure.

Ben Aston :

Super. Peux-tu nous donner un aperçu rapide de quelques projets récents sur lesquels tu as travaillé, si tu es en mesure d’en parler ? Quel genre de projets, quel type de gestion de projet digital fais-tu ? Est-ce plus stratégique, ou des campagnes marketing, ou des réalisations de sites ? Quelle est ta saveur de chef de projet digital ?

Natalie Semczuk :

C’est plutôt, la plupart du temps, des créations de site ou du développement web plus poussé, ce genre de mission. Actuellement, je travaille sur deux projets actifs : l’un concerne une petite école primaire privée qui met à jour beaucoup de ses systèmes internes : comment classer et trier les élèves, etc. J'assure la gestion de projet, le suivi du développement, la refonte et l'intégration qui permet de centraliser toutes les données élèves depuis les systèmes existants sur une solution web personnalisée, où les enseignants peuvent se connecter et voir leurs élèves, et les parents peuvent aussi consulter la progression de leurs enfants sur l’année.

Je travaille également sur une refonte classique de site web, ou plutôt une création globale, pour une start-up basée à San Francisco avec des produits prometteurs. Je ne peux pas en dire beaucoup plus, mais ça comporte une phase de design, de développement, un peu de stratégie, mais c'est passionnant.

Ben Aston :

Super, passons donc à tes dix astuces. Nous ne les couvrirons sans doute pas toutes en détail, mais peux-tu nous donner un aperçu de la façon dont tu les as élaborées ? Il y en a certaines très opérationnelles et d’autres plus philosophiques. Comment en es-tu venue à ces astuces ?

Natalie Semczuk :

C'est un mélange d'observer ce que d'autres chefs de projet avec qui j’ai travaillé ont fait, ce qui a bien marché pour eux, et de l'expérience. Beaucoup viennent du travail à distance, où l'on a à la fois plus et moins de contrôle sur son environnement : moins sur son équipe, plus sur son espace de travail personnel. Je pense que nous utilisons tous beaucoup d’outils et nous communiquons constamment, c’est la base de notre boulot, et il est facile d’oublier les petits détails qui rendraient nos outils et notre communication plus efficaces pour nous, afin qu’on passe moins de temps sur les tâches répétitives et plus sur ce qui compte vraiment.

Ben Aston :

Super. Cela ouvre la voie à l’astuce numéro un : « Automatisez vos outils de gestion de projet autant que possible. » Peux-tu nous parler des outils de gestion de projet que tu utilises et comment tu les as choisis ?

Natalie Semczuk :

Bien sûr. J’utilise divers outils selon les clients avec qui je travaille. Presque toujours Slack, Gmail ou la suite Google. Pour les outils de gestion de projet eux-mêmes, j’ai beaucoup utilisé Basecamp 3, Trello, et aussi un mix intéressant des deux, un outil appelé Breeze.pm. Ce sont des outils de gestion de flux classiques, beaucoup de Slack, de programmes Google et d’autres outils du genre.

Ben Aston :

Oui, intéressant. Dans certaines automatisations dont tu parlais dans ton article, il semble que tu aies tout mis en place pour que, lorsque quelqu'un fait une action ou qu'un événement se produit, tu sois notifiée et que tout fonctionne automatiquement. Est-ce que cela demande à ton équipe de s’aligner dans sa façon de travailler ? Comment as-tu réussi à embarquer ton équipe là-dedans ?

Natalie Semczuk :

La plupart du temps, oui. Certaines astuces sont maîtrisables de mon côté, à mon avantage, comme la façon dont je reçois les notifications, le choix d’un résumé hebdomadaire ou en temps réel, etc. Les intégrations entre outils, comme GitHub et Slack, ou Trello et Slack, nécessitent que mon équipe suive un certain processus, mais souvent se limiter à utiliser les outils suffit, même pour les équipes les plus « anarchiques ». Les intégrer, peu importe le processus exact suivi, est très bénéfique à mon avis.

Ben Aston :

Super. Si tu ne devais mettre en place qu’une seule automatisation, laquelle serait-ce ? Celle dont tu te félicites chaque jour ?

Natalie Semczuk :

Celle que je préfère, c’est l’intégration de l’outil de gestion de projet à Slack. Cela me permet de recevoir des informations instantanément, par exemple quand quelqu’un met à jour une tâche, signale un problème ou marque une tâche terminée. Je n’ai pas besoin de me connecter à un autre programme ou de vérifier mes emails. Ce type d’intégration est la plus simple à mettre en place. Si vous n’utilisez pas ce genre d’outils, j’adore aussi recevoir des synthèses par e-mail : avoir un point d’accès unique pour avoir une vue d’ensemble sans devoir ouvrir six programmes différents.

Ben Aston :

Génial. Est-ce qu’il t’est déjà arrivé une catastrophe à cause d’une automatisation qui aurait mal fonctionné, ou au contraire trop bien ?

Natalie Semczuk :

Oui, ça va dans les deux sens. Quand une intégration ne fonctionne plus et qu’on passe à côté d’une info importante, ou au contraire, quand tout fonctionne trop bien et qu’on se retrouve inondé de notifications dans l’espace unique prévu à cet effet, ce qui n’est pas idéal non plus.

Ben Aston :

Oui. Passons à l’astuce numéro deux : « Utiliser une matrice RACI sur chaque projet que vous gérez. » Peux-tu nous expliquer ce que c’est et pourquoi tu les apprécies ?

Natalie Semczuk :

J’avoue que je les utilise parfois de façon un peu atypique, mais l’idée de base est de clarifier le rôle, les missions, et la responsabilité de chacun sur un projet. Cela identifie clairement la personne ou l’équipe qui doit intervenir à chaque moment du projet et qui a le pouvoir de décision. Beaucoup créent ces matrices lors du démarrage du projet, ce que je trouve très utile. Par exemple, le client décide du contenu à avancer, mais l’équipe projet doit aussi avoir de la visibilité sur le sujet, donc il s’agit de désigner précisément qui fait quoi et dans quelles conditions.

Ben Aston :

Je sais que tu as proposé un exemple dans ton article. Concrètement, comment décides-tu qui se trouve dans quelle colonne ? Comment juges-tu de qui doit être consulté, qui simplement informé, ce que signifie être informé, ou responsable ?

Natalie Semczuk :

C’est un mélange, selon le projet. Pour les étapes majeures, j’utilise les précédents ou les processus existants. Par exemple, dans les agences, il y a des phases où l’on sait que le client doit être impliqué, ou que tel service intervient. Il s’agit d’identifier qui sont ces personnes clés et de suivre le processus. Mais il faut parfois imposer la répartition si le projet est complexe ou s’il y a beaucoup d’acteurs. Parfois, c’est aussi collaboratif, on décide ensemble des rôles. Il peut y avoir des chevauchements, mais l’important est la précision dans l’attribution de chaque rôle.

Ben Aston :

Souvent, la difficulté réside dans la granularité de la matrice RACI : la faire par phase, par tâche, par livrable… Comment détermines-tu le niveau de détail à donner ?

Natalie Semczuk :

Pour les petits projets, je préfère les organiser par phases, ou par livrable majeur. Sur les gros projets, plus complexes ou de longue durée, j’opte pour une approche plus granulaire, et j’aime aussi utiliser la matrice RACI pour des éléments souvent mis de côté, comme le flux de contenu ou les mises à jour après le lancement. Cela aide à faire prendre conscience à toutes les parties de la charge et à mieux gérer les attentes.

Ben Aston :

Parfait. Passons au point suivant, numéro trois : « Dites bonjour à votre équipe et à vos collègues chaque jour. » Comment cela fonctionne-t-il en télétravail versus au bureau ? Tu as mentionné passer beaucoup de temps sur Slack : j’ai remarqué que c’est un outil formidable, mais qu’on peut finir par ne communiquer que par écrit, même quand on est côte à côte. Comment crées-tu du lien, virtuel et présentiel ?

Natalie Semczuk :

Il faut trouver le bon équilibre. Difficile de savoir quel niveau d’interaction est optimal pour une équipe, et en télétravail, tout échange plus personnel se fait de façon « forcée », via un appel ou visio, on ne se voit pas tous les jours. Mais c’est important de créer ce lien et de rappeler à chacun qu’il fait partie d’un groupe. J’alterne donc : j’envoie des messages individuels pour prendre des nouvelles ou voir s’il y a des blocages, ou bien je poste un message général à tout le groupe projet : « Salut à tous, comment ça va ? Des soucis à partager ? »

Ce genre d’échange détendu est bénéfique, sans objectif précis de récolter de l’information, et ça aide à instaurer la convivialité.

Ben Aston :

Bien vu. Numéro quatre : « Apprendre à dire non sur un projet. Gracieusement mais fermement. » Explique-nous cela.

Natalie Semczuk :

Dire non m’a posé problème au début. C’est difficile lorsqu’on est de nature sociable. Mais il s’agit de se protéger, soi, l’équipe et le projet. Il est capital de savoir quand il est approprié de dire non, notamment sur le périmètre, la gestion du temps, ou pour clarifier et éviter des réactions négatives d’un client. Savoir dire non, engager, exprimer ce qui ne peut pas se faire, c’est primordial, tout comme prendre du recul et choisir la meilleure façon de le faire.

Ben Aston :

Peux-tu raconter un cas où tu as dû dire non et comment tu l’as fait d’une façon qui ménage l’ensemble des parties ?

Natalie Semczuk :

Le « non » n’est pas toujours un rejet sec. Très récemment, cette semaine, lors d’un Sprint (nous travaillons en méthode Sprint), l’un des membres de l’équipe voulait avancer une réunion au lundi au lieu du mardi, mais je jugeais que le lundi était trop chargé. J’ai donc dû dire : « Je comprends ta position, tu es concerné, mais c’est un choix d’équipe de dix personnes. Je vais rester sur le mardi et reconsidérerais si cela ne fonctionne pas, mais selon moi c’est pour l’intérêt du projet. »

C’était un « non » diplomatique, mais j’avais évalué la situation et estimé le choix le plus juste pour l’équipe. Inutile de prolonger la discussion à l’excès pour l’un ou l’autre !

Ben Aston :

Oui, ferme mais juste.

Natalie Semczuk :

J’essaie, oui.

Ben Aston :

Dire non à l’équipe est parfois nécessaire : en tant que chef de projet, on fixe le cadre de travail. Concernant un client, il s’agit souvent de demandes d’étendre le périmètre, d’accélérer, de réduire les coûts… Quelles techniques utilises-tu pour préserver la relation client tout en gardant le cap sur le projet ?

Natalie Semczuk :

Je tente de réorienter la demande en comprenant d’où elle vient. Comme je l’expliquais dans l’article, il faut beaucoup d’éducation : si l’on avance le délai, j’explique les impacts (hausse de coûts, fonctionnalités réduites, qualité moindre, etc.) et pourquoi ce n’est pas possible. Par exemple : « Nous ne pouvons pas avancer autant ce délai, cela nuirait à la qualité, or nous avons un standard de qualité obligatoire. » Ou : « Pour livrer à cette date, il faudrait tellement réduire la fonctionnalité que le site ne serait plus utilisable. Ce n’est pas possible. » J’évite de trop me justifier pour éviter les failles exploitables. Il s’agit d’être ferme, pédagogique, et d’exposer clairement les conséquences.

Ben Aston :

Il faut en effet bien formaliser le refus. L’ambiguïté du langage amène le client à croire à une ouverture. Aussi, donner des options apaise la frustration du client tout en maintenant ta position.

Natalie Semczuk :

Tout à fait, je suis totalement d’accord !

Ben Aston :

Astuce suivante : « Traiter chaque projet comme une opportunité d’apprentissage. » Qu’as-tu appris récemment ?

Natalie Semczuk :

J’ai parlé d’approfondir mes connaissances en développement dernièrement, et il m’arrive de demander à l’équipe de m’expliquer ce que je ne comprends pas. Ainsi, je saisis mieux l’aspect gestion de projet, je peux partager en retour ce qui peut être intéressant pour eux, et aussi mieux éduquer le client. Autre point, j'adore la gestion de projet car j’étudie beaucoup le business des clients et leur stratégie, et il faut souvent leur apprendre le web. Comprendre leur utilisation, leurs difficultés face au web, c’est de la recherche UX intégrée. Les projets sont aussi l’occasion d’essayer de nouvelles techniques et modes de communication, même par touches, pour voir ce qui fonctionne.

Ben Aston :

Tu parlais dans ton article des rétrospectives comme opportunité d’apprentissage. Comment utilises-tu ces temps avec ton équipe pour susciter du changement à la suite des échanges ?

Natalie Semczuk :

Tenir une rétrospective est très sain pour l’équipe. Sur certains projets, on trouvait toujours des plaintes non dites, qui pointaient de vraies difficultés (client, process, projet, gestion, équipe…). L’idée est de mettre tout sur la table, d’analyser ce qui n’a pas marché mais aussi ce qui a été positif. Faites ressortir les principaux enseignements et prenez note au fur et à mesure de la discussion, via partage d’écran ou tableau blanc. Accordez-vous sur une ou deux améliorations à mettre en œuvre pour la suite, au sein de la même équipe ou au niveau global, pour avoir cette prise de conscience et progresser à l’avenir.

Ben Aston :

Super. Passons à la suivante : « Prendre le contrôle de ses notifications. » Cela paraît évident, mais pourquoi est-ce si clé selon toi ? Quelles notifications privilégies-tu ou ignores-tu ?

Natalie Semczuk :

Tout type de notification non lue ou de badge rouge (je suis sur Mac) me stressent. Je veux toujours les traiter, lire, agir dessus, mais si ce n’est pas immédiat, j’oublie. Je coupe donc tout ce qui n’est pas directement lié au projet ou de la messagerie privée. Je garde les notifications de messages privés, car équipe à distance oblige, il faut que l’on puisse me joindre. Je coupe les discussions inutiles ou les bots si l’outil le permet. J’applique aussi des filtres dans Gmail pour ne voir en priorité que ce qui compte, et garder les synthèses ou rapports pour plus tard. Identifier ces déclencheurs a été très bénéfique pour moi.

Ben Aston :

Super. L’astuce suivante est intéressante : « Éduquer autant que possible. » Dis-m’en plus sur tes propres méthodes d’apprentissage ou d’évolution en tant que cheffe de projet numérique, que d’autres pourraient appliquer.

Natalie Semczuk :

Je recommande toujours d’être transparent sur ce que l’on ne sait pas, et sur ce que l’on doit vérifier auprès de l’équipe. Cela ne relève pas toujours de l'évolution personnelle. Je ne suis experte en tout, c’est le but du travail en équipe ! Mais lorsque je suis bloquée par un sujet qui revient souvent (par exemple, développement, DNS, serveurs), j’essaye de comprendre l’aspect technique et le jargon, car cela m’aide à mieux répondre au client et à gérer la situation.

Ben Aston :

Y a-t-il des sites, blogs, ou podcasts que tu recommandes ou que tu écoutes ces temps-ci ?

Natalie Semczuk :

Souvent je recherche sur Google. J’aime aussi écouter des podcasts en dehors de mon domaine d’expertise, design, stratégie de contenu, front-end ou back-end. Même à petite dose, cela me permet de me familiariser avec le vocabulaire, de mieux comprendre ce qui se passe.

Ben Aston :

En effet, en tant que chef de projet digital, il faut pouvoir maîtriser bien plus que l’administratif : stratégie, UX, design, développement, QA… pour pouvoir diriger efficacement, comprendre ce que font les équipes et mieux guider le client. Cela fait toute la différence.

Dernière astuce, la numéro dix : « Notez toujours les chiffres. » Quels sont les chiffres les plus importants pour toi dans un projet ?

Natalie Semczuk :

Je travaille surtout avec des équipes en régie ou forfait temps, donc suivre les feuilles de temps, c’est clé, pas seulement pour le budget mais aussi pour comprendre les points de blocage ou d’apprentissage, voir où ont eu lieu les collaborations, spécialement à distance. Connaître la façon dont le temps est utilisé, ce n’est pas pour juger, mais pour mieux comprendre. Bien sûr, il y a aussi les chiffres liés au budget, que je consulte régulièrement dans les outils de gestion de projet pour voir les échanges, les tâches terminées, bloquées, etc.

La gestion des ressources est également importante (heures allouées, congés prévus, etc.) : tous ces chiffres alimentent le budget global, le planning, la vélocité et donc l’avancement du projet.

Ben Aston :

Une lectrice disait dans ton article qu’elle passe d’un rôle de responsable de clientèle à chef de projet dans une agence où tout est à structurer. Aurais-tu des conseils sur les outils ou méthodes pour le suivi des heures ?

Natalie Semczuk :

La plupart des équipes avec lesquelles j’ai travaillé utilisent Harvest ou des outils du même genre pour le suivi du temps. Je peux en extraire des rapports quotidiens, hebdomadaires, mensuels. L’essentiel, c’est de comprendre comment chacun renseigne ses heures et les centraliser : il est possible d’exporter vers un CSV, Excel ou Google Sheets, puis de résumer le tout pour le client. Sinon, pour des rapports internes, un suivi manuel via l’outil ou un partage d’informations par mail fonctionne aussi.

Ben Aston :

Et pour réconcilier ces chiffres avec les estimations du projet, à quelle fréquence procèdes-tu à ces vérifications ?

Natalie Semczuk :

Je le fais généralement chaque semaine, voire plusieurs fois en période de forte activité. Parfois, le temps n’est pas suivi aussi précisément (par journée bloquée par personne, par exemple), et dans ce cas, je vérifie la cohérence des plannings avec ce qui a été réellement fait. Pour réconcilier, je sors un rapport, je m’assure que tout le temps a été renseigné, je compare avec les estimations et regarde les allocations (notamment les formations internes occasionnelles). Ainsi, j’ai une vision hebdomadaire, que je communique aussi au client, ce qui permet de suivre l’avancement sans grosse surprise.

Ben Aston :

Super, merci beaucoup Natalie d’avoir partagé tout cela. J’espère que cela permettra à chacun d’apprendre de tes astuces ! Si vous souhaitez participer à la conversation, commentez l’article de Natalie sur thedigitalprojectmanager.com, ou rejoignez-nous sur Slack via le site pour poursuivre les échanges.

Merci Natalie et à bientôt pour un nouveau podcast !

Natalie Semczuk :

Merci beaucoup.