Comment tirer le meilleur parti de votre équipe de développement (avec Kelly Suter d’Irish Titan)

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Ben Aston :

Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston et voici le podcast du Chef de Projet Digital. Aujourd’hui, je suis accompagné de Kelly Suter. En fait, Kelly, je ne sais même pas si je prononce bien ton nom. Est-ce bien Kelly Suter ?

Kelly Suter :

C’est ça. Tu l’as bien prononcé.

Ben Aston :

Excellent. On est au point aujourd’hui. Kelly, merci de participer à l’émission.

Kelly Suter :

Salut, ravi d’être là.

Ben Aston :

Super. Aujourd’hui, nous allons parler d’un article que Kelly a écrit et nous l’appelons la danse du chef de projet digital avec les développeurs. On va parler de comment tirer le meilleur de nos équipes de développement.

Mais d’abord, Kelly, parle-nous un peu de toi. Quand je t’ai recherchée pour la première fois et que j’ai vu que tu travaillais pour une agence appelée Irish Titan, j’ai pensé que c’était une agence irlandaise, fière d’être irlandaise, comme souvent les Irlandais !

Mais où se situe Irish Titan et d’où vient ce nom ?

Kelly Suter :

C’est une question qu’on nous pose tout le temps. On est une agence basée à Minneapolis, Minnesota aux États-Unis, et la raison pour laquelle nous nous appelons Irish Titan, à vrai dire, il n’y a pas de grande raison hormis le fait que mon patron, le PDG et fondateur d’Irish Titan, Darin Lynch, est très Irlandais et fier de l’être.

En fait, il jouait au basket-ball un jour et cherchait un nom pour son agence, il se sentait comme un titan et s’est dit : “On va s’appeler Irish Titan”. C’est ça, l’histoire. Notre logo c’est un casque de titan et le reste appartient à l’histoire. Nous sommes donc les titans d’Irish Titan à Minneapolis, Minnesota.

Ben Aston :

Sympa.

Kelly Suter :

Nous revendiquons tous un petit côté irlandais, je le suis plus qu’à moitié, mais bon, peu importe.

Ben Aston :

Comme tout le monde, surtout à la Saint-Patrick, tous les Irlandais sortent de l’ombre.

Kelly Suter :

Exactement.

Ben Aston :

Cool. Et que fais-tu chez Irish Titan alors ?

Kelly Suter :

Alors chez Irish Titan, je suis Directrice de la gestion de projets. Je supervise l’équipe de gestion de projets. Nous sommes une équipe de sept et nous continuons de grandir avec la société. J’ai commencé ici en 2013 comme vraiment la première chef de projet digital chez Irish Titan. Même si je ne suis pas directement sur les projets, je suis toujours derrière le rideau pour surveiller, sans tourner au “big brother”.

Ben Aston :

Donc tu es vraiment aux commandes ?

Kelly Suter :

Oui, oui.

Ben Aston :

Cool. Et quel type de projets réalise Irish Titan ?

Kelly Suter :

Nous créons des sites web, des sites e-commerce et des sites vitrines sur mesure. Généralement, nous évitons les modèles de base. Nous sommes très axés e-commerce, partenaires avec Magento et Shopify.

Mais en réalité, nous sommes agnostiques du point de vue des plateformes. Nous ne voulons pas enfermer nos clients dans une boîte. D’abord, on s’intéresse aux besoins de l’entreprise pour ensuite sélectionner la solution digitale la plus adaptée. Notre devise, c’est : “Le business d’abord, le digital ensuite”. Donc on comprend la société, puis on réfléchit ensemble à la façon d’amener ça en ligne. Notre spécialité, c’est l’e-commerce et les sites vitrines personnalisés.

Ben Aston :

Cool. Mais tu dois avoir une préférence, non ? Honnêtement.

Kelly Suter :

Pour une plateforme ?

Ben Aston :

Oui, oui, oui.

Kelly Suter :

Je dirais Drupal. Je pense que … Les sites vitrines sont souvent moins complexes que les sites e-commerce, mais ce que j’adore dans Drupal, c’est vraiment l’interface d’administration qui est intuitive pour nos clients, qui peuvent ainsi gérer leur site eux-mêmes.

Comme Drupal est open source, il offre énormément de souplesse. Cela permet à nos clients d’apprendre à gérer l’admin de leur site et, ainsi, nous pouvons nous concentrer sur les personnalisations plus poussées. Ce n’est pas nous qui sommes sans cesse en train de mettre à jour le texte ou le contenu du site. Ils ont la capacité de le faire, ce qui nous permet de travailler sur le “cool”.

C’est pour cela que j’adore Drupal du point de vue de l’admin. Ce n’est pas de l’e-commerce pur, il n’y a pas toute la gestion de stock, etc. Pour ça, Magento, c’est top. Mais Drupal reste mon préféré.

Ben Aston :

Et tu préfères donc Drupal pour l’expérience d’édition côté client. Tu le préfères à WordPress ?

Kelly Suter :

Oui !

Ben Aston :

Vraiment ?

Kelly Suter :

Oui. Peut-être aussi parce que nos développeurs sont tous en interne, pas sous-traités. Ils sont tous ici, sous le même toit, et je pense qu’on est vraiment chanceux chez Irish Titan de la façon dont nos développeurs créent l’admin CMS.

J’ai vu des admins Drupal et bien sûr des admins WordPress. Selon la façon dont c’est développé, cela peut être maladroit ou pas du tout. Mais Drupal permet de personnaliser autant l’expérience de l’utilisateur final que l’admin. Nous avons ici des interfaces d’admin Drupal qui sont incroyablement intuitives pour nos clients pour gérer leurs contenus, ce qui, encore une fois, nous permet de nous concentrer sur les personnalisations vraiment intéressantes.

Ben Aston :

Oui.

Kelly Suter :

Oui.

Ben Aston :

J’aimerais bien voir ça un jour. Vous développez surtout sous Drupal 8 ou vous êtes toujours sous la 7 ?

Kelly Suter :

Nous sommes sous Drupal 8. Nous avons organisé notre forum e-commerce la semaine passée et le site a été construit sous Drupal 8. Notre prochain site Irish Titan sera aussi sous Drupal 8, ainsi que certains projets clients qui entrent prochainement en construction. Beaucoup sont encore sous la 7 et tout va bien, mais on travaille déjà avec la 8.

Beaucoup fonctionnent encore avec la 7, qui reste une bonne machine bien rodée, mais on avance aussi avec la 8.

Ben Aston :

Oui. J’ai travaillé sur Drupal 8 ces derniers mois, c’est très bien, même s’il y a des points agaçants, car des choses qui fonctionnaient sous la 7 ne sont pas encore prêtes dans la 8.

Kelly Suter :

Totalement.

Ben Aston :

C’est frustrant : ce n’est pas fini.

Kelly Suter :

C’est ça.

Ben Aston :

Le sélecteur de date ne fonctionne même pas encore. Terminez ça avant de dire que c’est prêt.

Kelly Suter :

C’est vrai. Avec toute grosse mise à jour de plateforme… on passe d’une version à une autre, et parfois c’est un nouveau monde. Le temps de s’habituer et de devoir tout réapprendre à l’update suivante… Ça n’arrête jamais !

Ben Aston :

Ça évolue tout le temps. Tu disais que Magento était ta plateforme e-commerce favorite ?

Kelly Suter :

Oui. Nous sommes partenaires platine de Magento. Je ne dirais pas “préférée” obligatoirement, mais c’est la plus utilisée. La majorité de nos clients e-commerce sont sur Magento 1 et 2. Certains ont lancé des sites sur Magento 2, et tous nos sites Magento en construction le sont en Magento 2. C’est clairement la majorité.

On travaille aussi sur des projets Shopify, mais Magento reste largement majoritaire, notamment pour des besoins de personnalisation avancée, multi-boutiques, permissions spécifiques, etc. Dès que ça devient complexe, on privilégie Magento.

Ben Aston :

Je trouve ça intéressant, car Shopify propose beaucoup de choses de base. Mais rapidement avec les personnalisations payantes, ça chiffre, et la différence de prix pour développer un site Shopify comparé à Magento est énorme. Shopify, le coût d’entrée reste réduit. Pour Magento, il y a une grosse facture.

Kelly Suter :

Exactement. Et parfois, sur un projet Magento, on pense à telle fonction de Shopify… Mais dans Magento et sa version 2, c’est assez “far west” côté extensions. Beaucoup ne sont pas encore à niveau, ou en cours d’intégration, là où elles fonctionnaient sur la 1 ou sur Shopify.

Mais, comme je disais, tout évolue sans cesse et il faut souvent comparer entre des solutions payantes mensuelles, paiement unique ou sur une autre plateforme. Ce qui rend le métier de chef de projet passionnant : devoir comparer budgets et périmètres.

Ben Aston :

Oui, et cela dépend aussi de l’envie du client pour des abonnements réguliers, des extensions… Intéressant. As-tu en ce moment un projet ou une équipe sur un projet particulièrement passionnant à partager ?

Kelly Suter :

Oui, nous avons actuellement une construction très robuste pour un site e-commerce d’armurerie. Cela implique d’innombrables règles, réglementations, permissions et personnalisations, avec de nombreux éléments qui bougent : portail client, admin, interface utilisateur, vitrine. Sans entrer dans les détails, on peut imaginer le nombre de règles à codifier des deux côtés.

C’est très excitant, car il s’agit d’une couche de code supplémentaire avec Magento 2, qui va en faire une machine bien huilée et très complexe – nécessitant énormément de travail de cadrage amont, pour que tout soit prêt pour le développement puis la QA.

C’est vraiment le projet phare à venir, avec beaucoup d’acteurs, de tiers, d’intégrations qui doivent toutes fonctionner ensemble.

Ben Aston :

Intéressant. Au Canada, tu as dû voir lors de l’étude de la concurrence, il y a un magasin appelé Cabella’s où l’on peut acheter une arme en ligne et se la faire livrer à la maison.

Kelly Suter :

Oui.

Ben Aston :

J’étais choqué. Bienvenue en Amérique du Nord. Pour info, j’ai mon permis, tout est en règle.

Kelly Suter :

Tout est légal.

Ben Aston :

Mais le processus de vérification, saisir son numéro de licence et le lendemain, tu reçois l’arme par la poste… C’est fou.

Kelly Suter :

Totalement. Et bonjour les conditions générales, typiquement une page standard, sauf que là, énorme niveau d’exigence. Ce n’est pas du tout le cas cette fois.

Ben Aston :

Ça a l’air amusant. Dans ta bio, on en sait un peu sur ton parcours, mais comment as-tu démarré dans la gestion de projets digitaux ?

Kelly Suter :

Oui. Ayant grandi dans une famille dans la conception graphique et la publicité, c’était dans mon sang. J’ai ensuite fait des relations publiques pendant un temps, avec tous les imprévus associés. Mais c’était stimulant et amusant.

Une amie à moi, développeuse Magento ici chez Irish Titan, m’a parlé du besoin d’un vrai département de gestion de projets.

À l’époque, nous n’étions que 12 dans la société, tout le monde portait plusieurs casquettes : la vente, la gestion de comptes ou projets, la conception de wireframes... Mais à la vitesse de la croissance, il fallait une vraie personne dédiée à cela. Sinon, la gestion de projet passait toujours après le reste, ce qui devient vite ingérable.

Mon amie m’a alors présentée à Darin Lynch, le PDG, j’ai parlé aux autres employés qui géraient cela, puis j’ai lu le livre “Interactive Project Management”. Avec l’expérience de mes parents et l’échange avec Darin, j’ai décidé de me lancer, de revenir en agence et de structurer la gestion de projet chez Irish Titan.

C’est ainsi que tout a commencé en mars 2013, et voilà le reste, une histoire faite de beaucoup d’apprentissages, de genoux écorchés et de croissance. La communauté de chefs de projet digitaux a été fantastique pour mon développement professionnel.

Ben Aston :

Ton histoire familiale m’intéresse. L’agence existe-t-elle toujours ?

Kelly Suter :

Non.

Ben Aston :

Toujours ?

Kelly Suter :

Non. Mon père a pris sa retraite, a vendu l’entreprise qui a changé de nom. Ma mère travaille désormais dans la finance et mon père fabrique des guitares, c’est top ! Mais c’était une agence de conception graphique, Suter Graphics and Design, spécialisée dans la publicité et l’impression.

C’était à Minneapolis, mon père était président, ma mère vice-présidente et faisait la partie finance. Cela se gérait à dix personnes environ, à l’époque des premiers Macs à pomme colorée sous l’écran. Tout était encore fait à la main… J’ai grandi dans cet univers.

Les clients venaient, à la place de faire la vaisselle pour avoir mon argent de poche, j’aidais ma mère à trier les factures. J’ai toujours eu ce goût du monde agence, impossible de m’en passer.

Ben Aston :

C’est une belle histoire. Je n’ai jamais rencontré quelqu’un ayant grandi dans une agence comme toi. Tu es donc aujourd’hui la directrice de la gestion de projets chez Irish Titan, tu as vu l’agence grossir. Quels outils utilises-tu au quotidien pour ton équipe, quels sont les outils que tu utilises ?

Kelly Suter :

Oui. Mon dieu, on rêverait tous d’un outil unique qui ferait tout. Voilà ma liste de courses : nous utilisons la “Suite Atlassian” et Jira… Pour l’instant, on migre du Jira classique vers Jira Cloud. On fait des essais même si on sait qu’on l’adoptera. On veut juste anticiper les différences et s’assurer que la transition se déroule sans mauvaises surprises.

Pour l’instant, c’est génial, très prometteur et on est enthousiastes. Jira nous sert pour la gestion des tâches, pour tous les services liés aux projets : maintenance, retenues, etc. Nous utilisons Team Gantt pour la planification des ressources, avec une vue de la charge hebdomadaire par ressource.

Avec Jira Cloud, certaines fonctions actuellement dans Team Gantt devraient être reprises, évitant la double saisie. Team Gantt est aussi utile pour exporter les plannings clients.

Nous utilisons DoneDone comme gestionnaire de tickets pendant la QA, car à ce stade nous n’ouvrons pas Jira aux clients. DoneDone leur permet de suivre les tâches simplement pendant les recettes. Mais avec Jira Cloud, ces fonctions devraient être intégrées. Donc on va se passer progressivement de DoneDone et Team Gantt.

Voilà nos principaux outils. Pour la documentation, on utilise la suite Google : Sheets, Docs, Drive, etc. Pour la communication interne, Slack fonctionne très bien. On utilisait Skype en 2013, mais depuis un congrès PM c’est Slack, et notre équipe adore les gifs animés. Et pour le suivi du temps, on utilise Tic Bot. Mais là encore, Jira Cloud devrait tout intégrer bientôt. Merci Atlassian !

Ben Aston :

Il faut une équipe spéciale prête à tout faire dans Jira. Bonne chance !

As-tu découvert de nouveaux outils récemment qui t’ont bluffée, dont tu ne pourrais plus te passer ?

Kelly Suter :

Team Gantt a été notre dernière découverte, peut-être pas révolutionnaire, mais on s’est demandé pourquoi on ne l’utilisait pas avant. Avant, on utilisait Smart Sheet, mais Team Gantt a vraiment changé notre façon de regarder les ressources. Même si à l’origine il est conçu surtout pour la planification et l’export pour les clients, on l’utilise surtout pour la charge par ressource, ce qui a été un vrai plus, en attendant de reproduire l’équivalent sur Jira Cloud. Après, Jira est une vraie usine à gaz, on découvre toujours de nouvelles choses ou manières de faire. Il faut du temps pour tout maîtriser. Je ne prétends pas connaître toutes ses fonctions, c’est impossible. Mais…

Ben Aston :

Je ne connais personne qui maîtrise Jira à 100%. On découvre parfois des boutons qu’on n’a jamais cliqués ! C’est très puissant mais l’interface est perturbante.

Kelly Suter :

Oh oui.

Ben Aston :

Pourquoi telle fonction importante est-elle cachée derrière un point de menu ?

Kelly Suter :

Ah oui. Le pire c’est les rapports qui manquent de lisibilité, alors que ça pourrait être plus intuitif. Les filtres, c’est super puissant mais il faut quasiment coder pour certains tris. Ça pourrait être plus simple, mais bon…

Ben Aston :

Parlons de l’article que tu as écrit. Si vous ne l’avez pas encore lu, surtout si vous gérez des développeurs, c’est une lecture essentielle : “Quatre questions à ne jamais poser à un développeur, et comment mieux les formuler”. Kelly aborde l’éternel défi de travailler avec les développeurs. On aime croire que le chef de projet est le patron, mais souvent, les devs pensent la même chose !

Kelly parle de cette danse subtile du dialogue avec les développeurs pour livrer les meilleurs résultats, sans frustration. Elle recommande d’être plus orienté solutions, et explique comment dans son article. Donc si vous dites à vos développeurs « ça ne prend que cinq minutes », « tu as vu mon email ? » ou « tu peux bosser sur ces six projets aujourd’hui », lisez cet article pour découvrir comment mieux communiquer.

Dans l’article, en conclusion, tu encourages à changer certaines façons d’interagir avec les développeurs : insister sur la responsabilité, la confiance et l’efficacité. Mais concrètement, comment fais-tu ? Comment encourages-tu l’équipe dev à être plus efficace et responsable ?

Kelly Suter :

Bonne question ! Cela ressemble à un idéal, à un monde parfait. Je n’ai jamais vu d’agence où tout est parfait, tout “roule” toute l’année. Non.

Il y a toujours des éléments à garder en tête, qu’on ignore parfois. Les tensions entre chefs de projets et développeurs, c’est souvent à cause de la pression, des contraintes, du budget. On a fini par l’accepter alors qu’on pourrait y travailler.

Pour améliorer cela, il faut communiquer. Pas forcément parler des émotions – mais ouvrir vraiment la communication, que ça circule dans les deux sens. Les chefs de projet doivent orchestrer mais aussi habiliter les développeurs à faire remonter des suggestions, des pistes d’amélioration, des retours sur les processus…

Cela paraît évident, mais à cause du stress ou du rythme, on abandonne trop vite ce dialogue. Or c’est clé. Sinon, la pression nous fait retourner aux vieilles habitudes ou au blâme mutuel. Et la communication productive disparaît.

Donc, encouragez cela lors des scrums hebdomadaires : “Quels sont tes obstacles ?” Et ce n’est pas qu’une question technique. Un obstacle peut être “mon client me spamme d’emails, cela me déconcentre”, ou “j’attends le travail d’un autre dev ou créatif”. Il doit donc y avoir un vrai échange sur comment s’améliorer ensemble.

Parfois, les blocages ne sont pas visibles dans Jira. Peut-être qu’une mésentente entre deux personnes de l’équipe freine le projet… D’où l’importance de s’écouter pour déceler ces signaux, puis agir.

Ben Aston :

C’est vrai. Sous pression, on a tendance à dire “Pas le temps d’en discuter, fais juste la tâche”. Et on perd l’opportunité du dialogue, ou d’être alerté si la méthode choisie n’est pas la meilleure.

Autoriser ce dialogue ouvert pendant tout le projet, et avoir l’humilité de demander “Est-ce toujours la bonne direction ?”, même si cela risque d’impacter le plan. Profiter des connaissances de chacun pour enrichir le projet.

Kelly Suter :

Complètement. Il y a malheureusement une image du chef de projet vu comme un simple “pousseur de papiers” qui veut juste que ça avance.

Ici, quand un nouveau chef de projet arrive, je veux éviter cette stigmatisation en ouvrant la communication. Il y a une ligne entre la remise en question utile et le manque de confiance : parfois demander un second avis sur une estimation, ce n’est pas manquer de foi, c’est sécuriser le projet. Et un développeur peut aussi interroger le chef de projet sur la gestion des parties prenantes. Cela va dans les deux sens et crée de la confiance.

La confiance vient parfois du fait de se challenger mutuellement, parce qu’on sait qu’on va tous se tenir responsables.

Ben Aston :

C’est très utile. En conclusion, dans ton article, tu dis que notre rôle de chef de projet c’est de faciliter la collaboration. Selon toi, concrètement, comment faire ?

Kelly Suter :

Au début, chez Irish Titan, les développeurs n’intervenaient qu’une fois toutes les exigences et maquettes validées, puis on livrait au dev en disant “Voilà le client, c’est validé, développe”. Classique.

Mais ce n’est plus le cas aujourd’hui : les devs participent au kick-off client. On travaille en “modèle diamant” ici : imaginez un nœud papillon, le chef de projet et l’interlocuteur client au centre, tout transite par eux. Mais cela crée des risques de perte ou de distorsion d’info. Nous renversons en “modèle diamant” pour que tous les intervenants nécessaires soient vraiment à la table lors de la phase concernée.

Donc la collaboration du développeur s’exerce tant en interne qu’en externe. Ils sont présents dès le kick-off, ils entendent immédiatement les besoins d’intégration, ils peuvent creuser directement, ce qui permet la collaboration dès le départ. Avant de livrer des maquettes, on effectue des revues internes avec le dev pour anticiper les points techniques. Cela évite que seules les équipes design valident sans considération technique.

Le dev amène une couche de savoir supplémentaire, sinon oubliée, qui, négligée, entame la confiance. Les développeurs ne veulent pas être réduits à du code : ils veulent aussi leur mot à dire dans la construction du projet, comme il se doit.

Prenez-les dans la boucle de collaboration sur toute la durée du processus.

Ben Aston :

Oui, c’est génial. Et “yada, yada, yada, x, y, z” est ma nouvelle formule préférée. Merci beaucoup Kelly de ta participation, c’était passionnant.

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À la prochaine, merci pour votre écoute.