Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets d’entreprise (EPPM) ?
Restez concentré sur vos objectifs: La gestion de portefeuille de projets d’entreprise garantit que les équipes alignent leurs efforts sur les objectifs stratégiques de l’organisation, afin de favoriser un environnement professionnel sain et prospère.
Logiciel : votre meilleur allié pour l’EPPM: La mise en œuvre d’un logiciel EPPM dédié simplifiera la gestion des projets et aidera votre organisation à exécuter et à suivre efficacement les initiatives à mesure qu’elles progressent vers les objectifs stratégiques.
Êtes-vous prêt pour l’EPPM ?: Évaluer la préparation de votre organisation à l’EPPM implique de poser des questions clés sur la sélection des projets et l’alignement des équipes sur la stratégie globale de l’entreprise.
Des projets de niveau supérieur et la réussite: Contrairement à la gestion de projets traditionnelle, l’EPPM cible les projets de la direction qui couvrent plusieurs domaines de votre entreprise et se concentrent sur des transformations organisationnelles importantes ainsi que sur des objectifs stratégiques.
Plus votre organisation prend de l’ampleur, plus le risque est grand de perdre de vue ce qui est nécessaire pour continuer à développer une entreprise saine. La gestion de portefeuille de projets d’entreprise (EPPM) vous aide à déterminer les objectifs stratégiques que vous devez fixer, à vous assurer que les équipes travaillent sur des projets qui contribuent à leur réalisation et à mesurer efficacement les progrès.
La manière la plus simple de mettre en œuvre l’EPPM consiste à utiliser un logiciel de gestion de portefeuille de projets d’entreprise. Je présenterai la façon dont les logiciels peuvent vous aider, ainsi que les signes indiquant que votre organisation est prête pour l’EPPM et la manière de le mettre en place.
Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets d’entreprise ?
La gestion de portefeuille de projets d’entreprise (EPPM) consiste à superviser et à coordonner de manière centralisée les projets et les programmes d’une organisation afin de garantir leur alignement sur les objectifs stratégiques et une utilisation optimale des ressources.
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L’EPPM offre aux organisations une vue d’ensemble de tous leurs projets, permettant à la direction de hiérarchiser les initiatives en fonction de leur valeur, de leurs risques et de leur alignement sur les objectifs de l’entreprise. Elle améliore la visibilité, standardise les processus et permet une allocation plus intelligente des ressources entre les services. Grâce à des outils de prévision, de planification des capacités et d’évaluation des facteurs environnementaux de l’entreprise, l’EPPM contribue à éviter les conflits, à gérer les performances et à favoriser une meilleure prise de décision.
Qu’est-ce qui différencie la gestion de portefeuille de projets d’entreprise de la gestion de portefeuille de projets traditionnelle ?
La gestion de portefeuille de projets traditionnelle consiste à gérer de manière centralisée un groupe de projets d’entreprise interdépendants (dans le but de concrétiser les objectifs stratégiques d’une organisation), tandis que dans la gestion de portefeuille de projets d’entreprise, les projets que vous sélectionnez, hiérarchisez et gérez relèvent du niveau exécutif plutôt que de celui des unités opérationnelles.
Il s’agit de projets de la direction générale, des projets d’entreprise qui couvrent plusieurs secteurs d’activité, comme la transformation organisationnelle, la préparation au marché ou la modernisation financière.
Comme vous pouvez déjà le constater, cela exige un niveau de spécialisation qui ne peut parfois être atteint qu’au moyen d’une certification en gestion de portefeuille.
Qu’est-ce qu’un bureau de gestion de projets d’entreprise ?
Un bureau de gestion de projets d’entreprise (EPMO) est un bureau centralisé qui contribue à gérer de manière coordonnée un portefeuille de projets à l’échelle de l’entreprise.
Plutôt que de faire jongler une équipe de dirigeants trop occupés pour s’en occuper avec un portefeuille de projets essentiels à l’entreprise, au risque de manquer les objectifs trimestre après trimestre, un EPMO peut agir comme un responsable unique afin de favoriser l’alignement stratégique, la responsabilisation et l’exécution dans plusieurs fonctions de l’entreprise.
Un EPMO offre plusieurs avantages :
- Identifie les éventuels chevauchements entre les unités opérationnelles
- Met en place un mécanisme clair de sélection et de hiérarchisation des projets
- Améliore l’allocation des ressources et la gestion des ressources
- Utilise les données de performance et de projet pour recueillir les enseignements tirés et améliorer l’exécution des projets
Les signes indiquant que votre organisation est prête pour l’EPPM
Adopter l’EPPM semble pertinent en théorie. Mais comment savoir si votre organisation est prête à mettre en œuvre l’EPPM et/ou un EPMO ? Posez-vous les questions suivantes :
Sélection des projets
- Les membres de l’équipe sont-ils capables d’expliquer systématiquement la stratégie de l’entreprise, quelle que soit leur position dans l’organisation ?
- Les membres de l’équipe peuvent-ils expliquer en quoi leur travail quotidien s’aligne sur la stratégie globale ?
Hiérarchisation des projets
- Consacrez-vous au moins 50 % de votre temps à progresser vers des objectifs précédemment définis, ou passez-vous la majeure partie de votre temps à « éteindre des incendies » ?
- Votre organisation affiche-t-elle un historique de taux élevés d’achèvement des projets ?
Exécution des projets
- Travaillez-vous sur des projets qui s’étendent à plusieurs unités commerciales ?
- En tant que dirigeant, disposez-vous d’une visibilité en temps réel sur l’exécution des projets tout au long de leur cycle de vie ?
- Disposez-vous d’un logiciel de gestion des tâches d’entreprise pour coordonner et suivre l’exécution entre les équipes ?
- Êtes-vous en mesure de progresser efficacement dans la réalisation de projets essentiels à l’activité afin de vous préparer à la prochaine phase de croissance ?
Si vous avez répondu « non » à au moins deux des questions ci-dessus, votre organisation est peut-être prête à adopter l’EPPM.
Comment mettre en place l’EPPM
Voici un plan en cinq étapes pour mettre en œuvre l’EPPM avec succès dans votre organisation. Réfléchissez également à la manière dont vous pourriez utiliser l’IA dans la gestion de portefeuille de projets parallèlement à ces étapes.
- Dresser l’inventaire des projets en cours au niveau des unités commerciales afin de comprendre la situation actuelle.
- Définir les objectifs et les résultats clés (OKR) ou les indicateurs clés de performance (KPI), ainsi que les métriques permettant de les mesurer, au niveau de l’entreprise.
- Que souhaitez-vous accomplir au cours de l’année à venir ? Comment allez-vous y parvenir ?
- Comparer la liste des projets en cours avec les OKR ou KPI de votre entreprise.
- Effectuez les mises à jour nécessaires pour aligner votre liste de projets sur votre liste d’OKR. Cela peut impliquer de prendre des décisions difficiles et d’annuler ou de reporter des projets qui ne correspondent pas aux principales priorités de votre organisation.
- Dimensionner correctement la liste des projets. Il est irréaliste de mener à bien 15 projets en un trimestre, même s’ils correspondent parfaitement à vos OKR. Même si vous disposiez des effectifs nécessaires, personne ne prêtera attention à autant d’objectifs. Établissez des priorités sans compromis afin d’optimiser les performances sur vos engagements les plus importants.
- Créer un système de production de rapports permettant aux équipes d’enregistrer l’avancement des projets, à l’aide d’outils tels qu’un logiciel de suivi du temps à l’échelle de l’entreprise, qui alimente le suivi des portefeuilles et des OKR au niveau de la direction. Même si sa création peut prendre du temps, ce système doit être convivial et facile à maintenir afin d’encourager son utilisation continue.
- Surveiller et contrôler.
- Élaborez un flux de travail pour réinitialiser les OKR selon une fréquence définie (trimestrielle ou annuelle), qui soit relativement simple et facile à maintenir (par exemple, la définition des OKR du trimestre suivant ne devrait pas prendre plus d’un mois).
- En plus de suivre l’avancement des projets, consignez les enseignements tirés ainsi qu’une forme de journal documentant les raisons des décisions qui ont conduit l’organisation à déprioriser certains projets. Vous éviterez ainsi de perdre du temps à reprendre d’anciennes discussions.
Logiciels de gestion de portefeuille d’entreprise
Les logiciels de gestion de portefeuille de projets sont vos alliés pour mener efficacement l’EPPM. En tant que chef de projet, votre objectif est de :
- Réduire au minimum le temps que les membres de l’équipe projet consacrent à la production de rapports (ou au travail lié au travail)
- Maximiser le temps et l’énergie que les membres de l’équipe consacrent à l’exécution des projets
- Fournir à la direction et aux autres parties prenantes les informations dont elles ont besoin pour obtenir une vue d’ensemble, sans les obliger à parcourir des détails superflus.
Voici notre sélection des meilleurs systèmes de gestion de portefeuille d’entreprise disponibles sur le marché, qui peuvent vous aider à mener à bien votre portefeuille de projets d’entreprise.
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