Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets d’entreprise (EPPM) ?
Restez concentré sur vos objectifs: La gestion de portefeuille de projets d'entreprise garantit que les équipes alignent leurs efforts sur les objectifs stratégiques de l’organisation, favorisant ainsi un environnement d'affaires sain et prospère.
Logiciel : votre meilleur allié EPPM: Mettre en œuvre un logiciel EPPM dédié simplifie la gestion de projets et aide votre organisation à exécuter et à suivre efficacement les initiatives à mesure qu'elles progressent vers les objectifs stratégiques.
Prêt pour l’EPPM ?: Évaluer la préparation de votre organisation à l’EPPM implique de se poser des questions clés sur la sélection des projets et l’alignement des équipes avec la stratégie globale de l’entreprise.
Des projets de plus grande envergure et du succès: Contrairement à la gestion de projet traditionnelle, l’EPPM cible les projets de direction qui couvrent plusieurs domaines de votre entreprise et qui sont axés sur des transformations organisationnelles majeures et des objectifs stratégiques importants.
Plus votre organisation prend de l'ampleur, plus le risque est grand que vous perdiez de vue ce qui est nécessaire pour continuer à cultiver une entreprise saine. La gestion du portefeuille de projets d'entreprise (EPPM) vous aide à déterminer les objectifs stratégiques à fixer, à garantir que les équipes travaillent sur des projets qui concrétisent ces objectifs, et à mesurer les progrès de manière efficace.
La façon la plus simple de mettre en œuvre l'EPPM est via un logiciel de gestion du portefeuille de projets d'entreprise. Je vais expliquer comment un logiciel peut vous aider, ainsi que les signes indiquant que votre organisation est prête pour l'EPPM et comment le mettre en place.
Qu'est-ce que la gestion du portefeuille de projets d'entreprise ?
La gestion du portefeuille de projets d'entreprise (EPPM) est la supervision centralisée et la coordination des projets et programmes d'une organisation afin de garantir leur alignement avec les objectifs stratégiques et d'optimiser l'utilisation des ressources.
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L'EPPM offre aux organisations une vue d'ensemble de tous les projets, permettant à la direction de prioriser les initiatives en fonction de la valeur, des risques et de l’alignement avec les objectifs de l’entreprise. Cela améliore la visibilité, standardise les processus et permet une allocation plus intelligente des ressources entre les différents services. Avec des outils de prévision, de planification de capacité et d’évaluation des facteurs environnementaux d'entreprise, l'EPPM permet d'éviter les conflits, de gérer les performances et de favoriser une meilleure prise de décision.
En quoi la gestion du portefeuille de projets d'entreprise diffère-t-elle de la gestion traditionnelle ?
La gestion traditionnelle du portefeuille de projets consiste à gérer un groupe de projets d’entreprise interdépendants de manière centralisée (dans le but d’atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation), mais dans la gestion de portefeuille au niveau de l’entreprise, les projets que vous sélectionnez, priorisez et gérez relèvent du niveau exécutif, et non du niveau d'une unité opérationnelle.
Ce sont des projets menés par les cadres dirigeants et des projets d'entreprise qui traversent plusieurs secteurs d’activité : des initiatives telles que la transformation organisationnelle, la préparation au marché ou la modernisation financière.
Comme vous pouvez le constater, cela nécessite un niveau de spécialisation qui, parfois, ne peut être atteint qu’au moyen d’une certification en gestion de portefeuille.
Qu'est-ce qu'un bureau de gestion de projets d'entreprise ?
Un bureau de gestion de projets d’entreprise (EPMO) est un bureau centralisé qui aide à gérer un portefeuille de projets de niveau entreprise de manière coordonnée.
Plutôt que de jongler avec un portefeuille de projets stratégiques entre des cadres trop occupés pour s’en occuper, ce qui conduit à manquer les objectifs trimestre après trimestre, un EPMO peut agir comme un propriétaire dédié pour piloter l’alignement stratégique, la responsabilisation et l’exécution à travers plusieurs fonctions de l’entreprise.
Un EPMO offre plusieurs avantages :
- Identifie les zones de redondance potentielles entre les unités opérationnelles
- Crée un mécanisme clair pour la sélection et la priorisation des projets
- Améliore l'allocation des ressources et la gestion des ressources
- Utilise les données de performance et de projets pour collecter des enseignements et améliorer l’exécution des projets
Signes que votre organisation est prête pour l’EPPM
Adopter l’EPPM semble intéressant en théorie. Mais comment savoir si votre organisation est prête à mettre en place l’EPPM et/ou un EPMO ? Posez-vous les questions suivantes :
Sélection des projets
- Les membres de l’équipe peuvent-ils expliquer de façon cohérente la stratégie de l'entreprise, quel que soit leur poste dans l’organisation ?
- Les membres de l’équipe peuvent-ils dire comment leur travail quotidien s’aligne avec la stratégie globale ?
Priorisation des projets
- Consacrez-vous 50 % ou plus de votre temps à avancer sur des objectifs déjà identifiés ou passez-vous la majorité de votre temps à « gérer les urgences » ?
- Votre organisation a-t-elle un fort taux de réalisation de projets ?
Exécution des projets
- Travaillez-vous sur des projets qui couvrent plusieurs unités commerciales ?
- En tant que dirigeant, avez-vous une visibilité en temps réel sur l’exécution des projets tout au long de leur cycle de vie ?
- Avez-vous mis en place un logiciel de gestion des tâches d'entreprise pour coordonner et suivre l’avancement à travers les équipes ?
- Parvenez-vous à faire progresser efficacement les projets essentiels à l’entreprise afin de vous préparer pour la prochaine étape de croissance ?
Si vous avez répondu « non » à deux ou plusieurs des questions ci-dessus, votre organisation est peut-être prête pour l’EPPM.
Comment mettre en place l’EPPM
Voici un plan en cinq étapes pour réussir la mise en œuvre de l’EPPM dans votre organisation. Réfléchissez également à comment vous pouvez utiliser l’intelligence artificielle dans la gestion du portefeuille de projets en parallèle de ces étapes.
- Recensez les projets en cours au niveau des unités commerciales afin de comprendre la situation actuelle.
- Créez et définissez des objectifs et des résultats clés (OKR) ou des indicateurs clés de performance (KPI), ainsi que des mesures pour les évaluer, au niveau de l’entreprise.
- Que souhaitez-vous accomplir au cours de l’année à venir ? Comment allez-vous y parvenir ?
- Comparez la liste des projets en cours avec vos OKR ou KPI de l’entreprise.
- Effectuez les ajustements nécessaires pour aligner votre liste de projets avec vos OKR. Cela peut impliquer de faire des choix difficiles pour annuler ou reporter des projets qui ne correspondent pas à vos priorités organisationnelles majeures.
- Ajustez la taille de votre portefeuille de projets. Il est irréaliste de mener à bien 15 projets en un trimestre, même s’ils sont tous en parfaite adéquation avec vos OKR. Même avec la capacité de personnel requise, il est difficile de se concentrer sur autant d’objectifs. Priorisez sans concession pour optimiser la performance sur vos engagements les plus critiques.
- Mettez en place un système de reporting pour que les équipes puissent enregistrer l’avancement des projets, en utilisant des outils tels que des logiciels de suivi du temps d’entreprise, qui alimenteront le suivi du portefeuille et des OKR au niveau de la direction. Même si sa mise en œuvre peut prendre du temps, ce système doit rester convivial et simple à maintenir pour assurer son adoption durable.
- Surveillez et contrôlez.
- Élaborez un flux de travail pour réinitialiser les OKR à une fréquence donnée (trimestrielle ou annuelle), qui reste légère et simple à maintenir (par exemple, il ne devrait pas falloir plus d’un mois pour définir les OKR du prochain trimestre).
- En plus du suivi de l’état d’avancement des projets, documentez les enseignements tirés ainsi qu’un journal des décisions expliquant pourquoi certains projets ont été dépriorisés. Cela vous évitera de perdre du temps à revenir sur des discussions déjà tenues.
Logiciels pour la gestion de portefeuille d'entreprise
Les logiciels PPM sont vos alliés pour réussir la gestion du portefeuille de projets d'entreprise (EPPM). En tant que chef de projet, votre objectif est :
- Minimiser le temps passé par les membres de l’équipe projet sur le reporting (ou sur le « travail à propos du travail »)
- Maximiser le temps et l’énergie consacrés par les membres de l’équipe à la réalisation des projets
- Fournir à la direction et aux autres parties prenantes les informations dont ils ont besoin, en un coup d’œil, sans qu’ils aient à parcourir des détails superflus.
Voici nos choix pour les meilleurs systèmes de gestion de portefeuille d'entreprise sur le marché, afin de vous aider à mener à bien votre portefeuille de projets d’entreprise.
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