5 façons d’améliorer votre processus de gestion de projet numérique
« Le processus de gestion de projet numérique » peut désigner beaucoup de choses :
- le processus associé à un type spécifique de projet numérique, tel qu’un site web ou une application
- les phases du cycle de vie de la gestion de projet, ou
- des processus spécifiques de gestion de projet, tels que la gestion des risques ou la gestion du changement
Vous trouverez des guides sur le cycle de vie des projets numériques, les méthodologies, ainsi que divers guides pratiques consacrés à des processus spécifiques.
Aujourd’hui, je vais parler des processus que les chefs de projet mettent en œuvre quotidiennement, chaque semaine et chaque mois, ainsi que de la manière d’améliorer ces processus afin de mener à bien des projets plus performants.
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Pourquoi ?
Parce que, selon une étude du PMI, 58 % des entreprises déclarent que la mise en place de pratiques et de processus mieux établis est essentielle à la réussite de leurs projets. Cela signifie qu’il est essentiel de définir rapidement et correctement les processus de gestion de projet numérique de votre organisation. Cet article vous y aidera.
Brève introduction à la gestion de projet numérique
Bien que la gestion de projet numérique soit étroitement liée au domaine de la gestion de projet, il convient de noter quelques différences importantes.
La gestion de projet numérique concerne la gestion de projets comportant des éléments numériques. Elle suit le cycle de vie habituel de la gestion de projet.
Les principales étapes de ce cycle de vie sont le démarrage du projet, la planification du projet, l’exécution du projet, le suivi & le contrôle, ainsi que la clôture du projet. Il s’agit du déroulement de base du processus de gestion de projet numérique.
Dans les projets numériques, le rôle du chef de projet numérique exige de connaître un peu tous les aspects des projets sur lesquels il travaille. Cela peut inclure l’assurance qualité, l’interface et l’expérience utilisateur, la conception graphique, le codage, l’hébergement de sites web, le référencement naturel et l’analytique, en plus des responsabilités habituelles de gestion de projet.
5 façons d’améliorer vos processus de gestion de projet numérique
Votre organisation peut se trouver à l’un des trois niveaux de base suivants :
- Vous disposez peut-être de processus entièrement établis qui fonctionnent bien et laissent une marge d’adaptation.
- Vous avez peut-être mis en place certains processus qui nécessitent d’être affinés ou développés.
- Vous n’avez peut-être mis en place aucun processus.
Si vous êtes dans le cas n° 2 ou n° 3 de la liste, vous pouvez améliorer ou créer votre processus de gestion de projet numérique de plusieurs façons. Voici quelques suggestions :
1. Utiliser des outils
Il existe de nombreux outils conçus pour faciliter la création et l’amélioration des processus. Parmi les plus courants, on trouve :
- les logiciels de gestion des flux de travail pour concevoir et automatiser les flux de travail de gestion de projet
- les outils de gestion du changement pour mettre en œuvre systématiquement des changements dans vos processus
- les systèmes de gestion des processus métier (BPMS) pour visualiser, automatiser, ajuster et standardiser les processus
Ces outils offrent souvent aussi une mine de connaissances ou une communauté de pairs (sous la forme d’un forum ou d’un espace de discussion) sur laquelle vous pouvez vous appuyer si vos processus se retrouvent bloqués.
2. Désigner un responsable de processus
Une autre astuce pour améliorer vos processus consiste à désigner un responsable de processus — une personne ou un groupe chargé de superviser l’amélioration et la création des processus. Dans la plupart des organisations, il s’agit souvent du bureau de gestion de projet (PMO), car il peut servir de plateforme centrale pour les processus et disposer de l’approbation finale sur ceux-ci (c’est également un domaine dans lequel l’IA dans les bureaux de gestion de projet peut apporter son aide), afin que tous les chefs de projet restent alignés.
Si votre organisation ne dispose pas d’un PMO, vous pouvez désigner une ou plusieurs personnes comme responsables des processus. En ayant une personne ou un comité vers qui se tourner pour les modifications de processus, les nouveaux processus et l’approbation finale des processus, vous disposez d’une source unique de vérité afin de garantir l’alignement au sein de l’organisation sur la manière dont les processus sont exécutés, ainsi que l’alignement entre les processus. Ce responsable des processus peut travailler dans l’assurance qualité, les opérations ou l’analyse métier.
3. Obtenir l’adhésion de la direction
Justifier la création ou la modification de processus auprès de la direction peut susciter des résistances.
Essayez de comprendre les raisons de cette résistance et le point de vue de la direction. Vous pourrez alors trouver des compromis ou expliquer pourquoi l’amélioration des processus serait réellement bénéfique. Le point de vue de la direction peut même vous amener à décider de mettre de côté ou d’abandonner les améliorations de processus.
4. Identifier les lacunes des processus
Où se trouvent les lacunes dans vos processus existants et comment pouvez-vous les combler ?
Recherchez deux types de processus manquants :
- Recherchez les lacunes entre les processus. Par exemple, vous pouvez disposer d’un processus de gestion des risques, mais ne disposer d’aucune directive de gestion de la qualité.
- Recherchez les lacunes au sein des processus. Vous pouvez disposer d’un processus de clôture de projet auquel il manque une étape pour examiner les enseignements tirés avec l’équipe.
Vous trouverez ci-dessous quelques processus de gestion de projet quotidiens qui peuvent vous faire défaut. Prenez le temps de les évaluer attentivement. Comment pourriez-vous améliorer chacun d’eux ? Comment pouvez-vous mettre en place un processus pour chacun d’entre eux ?
Gestion des risques
La gestion des risques comprend les processus liés à la prévision, à la planification, à l’atténuation et à l’évitement des risques. Dans une étude menée en 2018, les chefs de projet ont déclaré appliquer des stratégies de gestion des risques seulement 62 % du temps, ce qui est assez faible compte tenu de l’importance relative de ce processus de gestion de projet numérique.
Il existe plusieurs façons d’améliorer votre stratégie de gestion des risques.
L’une des méthodes les plus simples consiste à créer des modèles de documents que vos chefs de projet pourront utiliser, par exemple pour un journal RAID.
Il est également utile de définir des directives précisant comment et quand mener la gestion des risques au cours d’un projet. La réaliser au même moment dans votre processus de projet (de préférence plus tôt que tard) permettra à votre équipe d’être plus efficace pour détecter les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes.
La gestion des problèmes est étroitement liée à la gestion des risques. La gestion des problèmes concerne les difficultés ou problèmes qui se produisent actuellement, tandis que la gestion des risques concerne les risques potentiels qui peuvent ou non survenir au cours d’un projet.
Plus d’informations : Consultez notre guide pour élaborer un plan de gestion des risques.
Budgétisation et estimation
La budgétisation et l’estimation sont des éléments importants de tout projet et sont souvent constamment menacées par les estimations erronées des membres de l’équipe, les demandes de modification des clients tout au long des projets et l’inévitabilité de problèmes imprévus apparaissant au cours des projets.
Bien qu’il soit difficile d’établir un budget parfaitement juste à chaque fois, vous pouvez utiliser plusieurs stratégies pour obtenir de meilleures estimations à présenter à vos clients ou à votre direction.
Fait intéressant, Gartner a constaté que les projets disposant de budgets plus élevés présentaient également un taux d’échec plus élevé — les projets dont le budget dépassait $1 million avaient un taux d’échec supérieur de 50 % à celui des projets dont le budget était inférieur à $350,000.
Cela peut s’expliquer par les attentes plus élevées associées à un budget plus important ou par une mauvaise estimation du temps et des ressources.
Quel que soit le budget de votre projet, il est essentiel de disposer d’un processus d’estimation et de suivi de cette estimation tout au long du cycle de vie du projet.
Plus d’informations : Notre guide sur l’estimation de projet présente en détail un processus efficace. C’est un excellent point de départ pour améliorer votre propre processus d’estimation—même si vous avez peut-être vos propres idées pour l’améliorer davantage !
Planification du projet
La création d’un plan de projet est un autre processus essentiel. Elle contribue à établir des estimations, à définir les livrables et le périmètre du projet, à suivre les dépendances et les jalons, ainsi qu’à gérer les ressources.
Définir un processus de planification de projet vous permettra de créer des plans de projet de plus en plus rapidement et de vous assurer que toutes les bonnes personnes sont consultées et approuvent le plan.
Plus d’informations : Notre guide sur la création d’un plan de projet fournit des conseils pour établir ou améliorer un processus de planification de projet, sur lequel vous pouvez vous appuyer pour créer un processus adapté à votre équipe.
Gestion du changement
Les résultats des projets peuvent entraîner de nombreux changements pour une organisation. Les situations dans lesquelles vous avez besoin d’une gestion du changement comprennent les changements de structure organisationnelle, d’effectifs, de formation, de mise en œuvre des processus et des politiques, et bien plus encore. Il est important de disposer d’un processus de gestion du changement pour gérer l’adoption de ces résultats.
Environ 68 % des entreprises intègrent actuellement la gestion du changement à leur processus de mise en place des projets. Compte tenu de l’impact que les changements peuvent avoir sur les projets et sur la réussite globale de l’organisation, la prise en compte des changements dans les projets et les processus ne peut être facultative ni se faire seulement de temps à autre.
Comme indiqué plus haut, désignez un ou plusieurs responsables de processus pour diriger la gestion du changement. De cette manière, vous limitez, pour ainsi dire, le nombre de personnes qui interviennent, tout en recueillant l’avis du reste de votre organisation. Assurez-vous d’obtenir un large consensus sur le processus de changement et prévoyez des mécanismes de contrôle et d’équilibrage pour les changements ultérieurs.
Gestion de la communication
Une communication adéquate est extrêmement importante pour les projets. La mise en place, au début d’un projet, de lignes directrices et de processus de communication propres à celui-ci constitue une bonne pratique en matière de gestion de la communication.
La création d’un plan de communication est un moyen d’établir ces lignes directrices et ces processus. Vous pourrez définir ce qui doit être communiqué, à qui et quand, qu’il s’agisse de recueillir des commentaires, de fournir des mises à jour sur l’état du périmètre et du budget ou de déterminer la fréquence des réunions.
Un processus standardisé de gestion de la communication présente des avantages qui vont au-delà de la réussite du projet — il contribue également à définir et à gérer les attentes, à gérer les clients et les parties prenantes, ainsi qu’à planifier les projets.
Gestion de la qualité
Sans processus de gestion de la qualité, il est impossible de garantir de manière cohérente et adéquate la qualité d’un livrable à l’autre et d’un projet à l’autre. S’il est important de définir un processus de gestion de la qualité pour votre projet spécifique, il est encore préférable de le définir à l’échelle de votre organisation. Vous disposerez déjà de normes lorsque vous commencerez un nouveau projet et n’aurez donc pas besoin de réinventer la roue à chaque fois.
Dans tous les cas, vous devrez créer un plan de gestion de la qualité pour chaque projet. Cela présente de nombreux avantages pour vos projets — cela améliorera la qualité globale des livrables, renforcera la collaboration et les retours d’information, et réduira les frais généraux. La mise en place d’un processus organisationnel à cet effet apportera ces avantages à l’ensemble de votre organisation, et pas seulement à votre projet.
5. Créer des modèles de documents
Un moyen simple d’améliorer les processus consiste à créer des modèles de documents standardisés pour les tâches de gestion de projet les plus courantes. Si tous les chefs de projet commencent avec le même document, la standardisation sera plus simple et plus cohérente.
Il existe plus de 90 modèles de gestion de projet prêts à l’emploi dans notre adhésion au DPM, ainsi qu’une communauté d’autres chefs de projet avec lesquels échanger sur la gestion des processus.
Créer un processus efficace est un effort continu
Une fois votre processus de gestion de projet numérique mis en place, il est inévitable qu’il évolue et s’adapte au fil du temps. Vous découvrirez de nouvelles façons de procéder, gagnerez en efficacité ou intégrerez de nouveaux outils ou logiciels qui accéléreront vos flux de travail.
Pour suivre l’évolution de vos processus au fil du temps et optimiser vos flux de travail, il est judicieux de créer un guide opérationnel. L’environnement des projets est en constante évolution, vos processus doivent donc l’être également.
En fait, toute la philosophie qui sous-tend notre communauté de plus de 700 membres repose sur la nature évolutive des projets numériques. En tant que chefs de projet, nous sommes les personnes chargées de rédiger le guide expliquant comment se déroulent les projets numériques. C’est vraiment passionnant, alors n’hésitez pas à y jeter un œil !
