Collecte des exigences : guide complet & modèle

Ces demandes deviennent la liste des exigences du projet. Le respect des exigences permettra de déterminer si l’initiative est considérée comme un projet réussi ou non. 

Les chefs de projet utilisent des documents d’exigences et des outils de gestion des exigences pour suivre ces différents types d’exigences tout au long du projet :

• Exigences fonctionnelles
• Exigences techniques
• Exigences non fonctionnelles
• Exigences système

Remarque :

La collecte des exigences ne se limite pas à la période précédant la production. La documentation des demandes de modification, la documentation relative à la garantie, etc. sont des formes utiles de documentation continue des exigences qui révèlent de nouvelles exigences tout au long d’un projet, voire au-delà du projet !

 

Tant que vous travaillez avec un client, la documentation ne cesse de s’enrichir et d’évoluer.

Pourquoi la collecte des exigences est-elle importante ?

La collecte des exigences est importante pour les raisons suivantes, tout comme la documentation de ces exigences :

1. Elle sert de point de référence pour documenter l’évolution d’un projet, ses différents éléments et sa mise en œuvre 
2. Elle sert de schéma directeur permettant aux parties prenantes du projet de mieux comprendre ce qu’elles doivent attendre du projet (le quoi, le où, le quand et le pourquoi du projet).
3. Elle réduit les risques d’erreurs et d’ambiguïté, car les exigences sont clairement documentées et approuvées avant le début des travaux.
4. Elle fournit des contrôles et mécanismes d’équilibre tout au long de la production du projet et de l’assurance qualité, permettant aux chefs de projet et aux membres de l’équipe de s’y reporter chaque fois qu’ils ont des doutes sur la façon de procéder.

En plus de préciser ce qu’ils peuvent attendre, une planification efficace de la gestion des exigences devrait préciser ce qu’il ne faut pas attendre. Inclure une section « Hypothèses » et/ou « Exclusions » est une approche judicieuse pour éliminer le risque lié à la projection du client. 

Exemple de spécification des exigences logicielles

Voici un exemple de spécification des exigences pour un projet de commerce électronique :

• Quoi : Intégration de PayPal
• Où : Paiement
• Quand : À l’étape 3 sur 4 du parcours de paiement (après le formulaire Web de l’adresse de livraison, avant la confirmation)
• Pourquoi : Dans ce cas, une intégration existante (par exemple PayPal) constitue une meilleure solution qu’une intégration personnalisée robuste pour un service de paiement, car elle répond facilement aux exigences métier.

• Hypothèses
  • Tarif forfaitaire pour l’ensemble de l’expédition et de la manutention
  • Toutes les expéditions sont effectuées aux États-Unis (à l’exclusion de l’Alaska et d’Hawaï)
  • Les taxes ne s’appliquent pas
• Exclusions 
  • Calculs personnalisés des frais d’expédition et de manutention
  • Expéditions internationales, vers l’Alaska ou vers Hawaï
  • Règles fiscales

À retenir : plus l’écart entre les attentes du client et la réalité de son produit numérique est faible, plus votre client sera satisfait du résultat final. La qualité de votre gestion des exigences est directement corrélée à votre capacité, en tant que chef de projet, à réduire toute zone d’ombre concernant les attentes du client. 

La grande majorité du temps, un client acceptera que vous limitiez la dérive du périmètre si cela permet de préserver son budget ; si vous expliquez suffisamment au client pourquoi une fonctionnalité sera traitée (ou ne le sera pas), puis que vous documentez la logique qui sous-tend cette approche dans les exigences, votre client sera beaucoup plus enclin à collaborer. 

Il sera plus susceptible de donner son approbation et, plus tard, lorsqu’il effectuera les tests d’acceptation utilisateur (UAT), il aura déjà une bonne compréhension du « pourquoi » de la solution proposée par votre équipe.

Processus de collecte des exigences en 6 étapes

Bien que la collecte des exigences doive commencer dès le début d’une mission et se poursuivre tout au long de votre cycle de vie du projet, il n’est jamais trop tôt pour commencer à recueillir et à documenter les exigences. En fait, commencez dès hier.

Voici les étapes à suivre pour recueillir les exigences.

1. Prenez des notes

Lors de chaque réunion à laquelle vous participez — qu’elle soit interne avec votre équipe projet ou externe avec votre client — prenez toujours des notes. Ne partez jamais du principe que quelqu’un d’autre s’en charge.

Sur le moment, il peut être facile de penser que tout ce qui est discuté sera retenu, mais trois mois et quinze réunions plus tard, votre équipe et votre client vous remercieront d’avoir conservé une trace de ces échanges à laquelle ils pourront se référer.

Consultez ici certaines de mes procédures recommandées pour prendre des notes sur les exigences :

• Avant votre réunion, préparez votre document de notes afin qu’il reflète votre ordre du jour, pour faciliter l’organisation des actions à mener et des points abordés. Ainsi, vous vous souviendrez de ce qui est nécessaire tout en consignant les informations connexes de manière structurée. 
• Après chaque réunion, prévoyez 15 à 30 minutes pour relire vos notes, assimiler ce qui a été abordé, hiérarchiser les actions à mener et relever les difficultés, les signaux d’alerte ou les besoins de clarification ou de réunions supplémentaires.
• Envoyez vos notes à votre équipe projet interne. Demandez-lui de relire et de vérifier les actions à mener, les signaux d’alerte, etc. que vous avez identifiés. 
• Une fois que l’équipe vous a donné son accord, envoyez vos notes à votre client. 
• Enfin, tirez parti de vos notes comme référence pour créer des tâches à partir de chaque action à mener. Ajoutez toute nouvelle information à votre documentation des exigences et planifiez les réunions nécessaires pour approfondir l’analyse ou poursuivre les échanges. 

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2. Examinez les exigences créatives

Ne laissez pas les décisions de conception et de style à la discrétion de chaque membre de l’équipe : formalisez les exigences créatives autant que possible. Les directives créatives sont précieuses pour les développeurs. À tout le moins, assurez-vous d’avoir un guide de style à portée de main — même s’il se limite aux polices et aux couleurs de la marque.

Rassemblez tous les éléments créatifs, tels que les logos ou les polices de la marque, et téléversez-les dans un espace partagé (comme un logiciel de gestion des ressources numériques) afin que toute l’équipe puisse y accéder et les consulter.

3. Rédigez le document des exigences

Lorsque vous vous plongez dans la documentation, souvenez-vous que votre première documentation des exigences sera la plus difficile à réaliser. Pourquoi ? Parce que vous ne disposez pas d’un document précédent sur lequel vous appuyer (autrement dit, à COPIER-COLLER). Vous avez de la chance : cet article contient un modèle de documentation des exigences qui pourra vous servir de base.

Comme le montre ce modèle, j’organise ma documentation des exigences en quatre parties :

1. Annotation : Inclut les numéros de votre conception annotée. Si la conception de votre page comporte 8 éléments, vous aurez 8 annotations et votre colonne d’annotations comportera 8 lignes
2. Élément : Inclut les titres des éléments, tels qu’ils se rapportent à chaque annotation
3. Exigence fonctionnelle : Inclut une définition (les exigences détaillées) pour chaque élément
4. Fonctionnalités d’administration/CMS : Définissez toutes les fonctionnalités d’administration et/ou de CMS liées à l’élément correspondant

4. Effectuer une revue interne

Dans cette partie du processus de collecte des exigences, planifiez une autre réunion interne avec votre équipe projet afin de revoir votre documentation des exigences. Il s’agit d’une dernière vérification interne visant à garantir votre compréhension de la mise en œuvre.

Si possible, faites examiner votre documentation des exigences par l’équipe avant la réunion afin qu’elle puisse venir préparée avec ses questions et/ou commentaires. Utilisez la réunion pour discuter des éventuelles questions ou remarques concernant les exigences.

Apportez toutes les révisions nécessaires à la documentation, sur la base de vos échanges internes. Enfin, renvoyez la documentation révisée des exigences à l’équipe pour obtenir une dernière validation. Une fois que l’équipe projet interne a donné son approbation finale de la documentation des exigences, enregistrez le document au format PDF afin de vous assurer qu’il reste dans son état finalisé pour l’étape suivante : la création des tâches. 

5. Élaborer les tâches

Fournissez la version PDF de la documentation des exigences à votre équipe de développement. Idéalement, vos développeurs ou votre responsable du développement se chargeront de créer les tâches nécessaires à la réalisation. 

Bien que certaines organisations puissent suivre un processus dans lequel les chefs de projet créent toutes les tâches, je préfère que les développeurs créent leurs propres tâches ; les quelques heures que cela leur prend en valent la peine.

Vous pouvez néanmoins fournir des lignes directrices utiles à votre équipe pendant qu’elle élabore ses tâches et livrables de développement. Une fois les tâches élaborées, vous pourrez obtenir une estimation horaire finale.

Comparez cette projection au calendrier du projet qui a été communiqué précédemment à votre client, et gérez la situation en conséquence si nécessaire. Pour en savoir plus sur l’estimation des projets, consultez ce guide complet d’estimation de projet.

6. Effectuer une revue externe

Il est temps de présenter la documentation des exigences à votre client. Fournissez-la au format PDF afin de garantir qu’aucune modification ne soit apportée. Cela (1) témoigne de l’investissement de votre part pour garantir la compréhension par le client de la solution numérique et (2) vous servira de protection pour pouvoir dire « je vous l’avais bien dit » (mais de manière beaucoup plus éloquente) lorsque l’élargissement inévitable du périmètre du projet se manifestera.

Formez votre client. Présentez-lui cette précieuse documentation que vous avez élaborée avec tant de soin pour lui. N’oubliez pas : il est l’expert de son activité. Vous êtes l’expert de la solution numérique que vous lui proposez. Il vous paie pour cette solution. Formez et donnez les moyens d’agir à votre client. 

Une fois que le client a confirmé sa compréhension de la documentation des exigences, il est temps de recevoir une approbation officielle. Envoyez la documentation des exigences signée et approuvée à votre équipe et enregistrez-la dans un espace partagé, à l’aide d’un logiciel de gestion documentaire, afin de disposer d’une indication officielle que le développement peut commencer.

Techniques de collecte des exigences

Voici quelques techniques qui vous aideront à vous assurer que vous effectuez le travail important de collecte des exigences au mieux de vos capacités :

1. Commencer immédiatement

La documentation des exigences doit commencer dès le début des échanges, avant que vous ayez défini précisément le plan ou les objectifs du projet. Notez tout ce que vous pouvez, puis réduisez le contenu. Voici quelques stratégies que vous pouvez essayer avec votre client :

• Envoyez-lui un questionnaire sur ce qu’il aimerait voir dans le projet
• Organisez une séance de brainstorming
• Organisez un groupe de discussion

Plutôt que de supprimer des informations du document, classez-les entre ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas — cela évite les suppositions du client par la suite.

Vous pourrez extraire la documentation de vos exigences en cours (WIP, en cours) et indiquer où ces informations ont été consignées, pourquoi elles peuvent ne pas y figurer, la logique qui sous-tend cette décision ainsi que la date à laquelle elles ont été consignées, ce qui les rend traçables.

2. Utilisez des modèles

Une fois que vous aurez rédigé quelques documents d’exigences, commencez à les exploiter et à en créer des modèles pour les réutiliser dans d’autres projets. Cela s’applique particulièrement si vous vous concentrez sur les projets de commerce électronique ou d’applications d’apprentissage : vous commencerez à voir apparaître des schémas de fonctionnalités. Identifiez les éléments que vous pouvez réutiliser. 

3. L’union fait la force

Si différents types de membres de l’équipe participent à un projet, les exigences relatives à chaque domaine d’expertise peuvent être rédigées par les experts concernés.

Dans de nombreux cas, les échanges concernant les exigences prennent la forme d’un parcours sinueux composé d’appels téléphoniques, de réunions et de conversations séparées, etc. C’est pourquoi il est essentiel d’attribuer la documentation des exigences aux membres de l’équipe concernés au fur et à mesure que vous recueillez et compilez les exigences.

4. Ne vous contentez pas de consigner les exigences : apprenez

Ne vous contentez pas de prendre des notes. N’attendez pas non plus que les ressources vous envoient un mur de texte comprenant leur partie des exigences. Prenez le temps de vous asseoir avec votre équipe de développeurs et de comprendre les solutions que l’équipe envisage pour la mise en œuvre. Discutez du pourquoi et du comment. Posez des questions.

Avant de dire : « Mais nous ne disposons que d’un temps limité dans la journée — et qu’en est-il du budget ? », comprenez ceci : si une solution sur laquelle vous travaillez est applicable à plusieurs projets, ce temps supplémentaire consacré à sa compréhension ne doit pas nécessairement être facturé. Vous développez votre expertise du domaine, ce qui améliore directement votre travail quotidien. 

5. Tenez votre client informé

Disposez d’un document d’exigences interne ainsi que d’un document d’exigences WIP destiné au client. Dans le document interne, vous pouvez vous préoccuper moins d’inclure des notes plus transparentes.

Si vous ne traitez pas d’informations sensibles, vous pouvez créer cet espace partagé dans Google Docs, en autorisant le client à ajouter des commentaires. Si vous traitez des informations sensibles, partagez chaque semaine une version du document d’exigences afin de donner au client un aperçu de ce qui a été consigné.

6. Partez du principe que votre client veut toujours en savoir plus

Plutôt que de supposer que votre client en sait plus qu’il n’en sait réellement — et de risquer de le regretter par la suite — partez du principe qu’il veut toujours en savoir plus. Pour chaque annotation, demandez-vous « Pourquoi ? » cinq fois afin de garantir l’exhaustivité de chaque exigence. 

Vous demander « Pourquoi ? » cinq fois pour chaque exigence vous oblige à vraiment examiner la logique qui sous-tend chaque élément et chaque fonctionnalité de chaque type de page. Vous pourriez être surpris de tout ce que vous apprenez (ou réalisez que vous devez apprendre).

3 conseils d’experts pour rédiger un document d’exigences de projet

1. Rédigez séparément les exigences relatives aux éléments globaux

Pour éliminer les redondances, regroupez tous les éléments globaux dans une section « Éléments globaux » de votre documentation des exigences. Cela s’applique aux éléments globaux tels que les éléments de votre menu de navigation principal, tout ce qui se trouve dans votre en-tête global et tout ce qui se trouve dans votre pied de page. 

Une fois que vous avez rédigé les exigences relatives à ces éléments globaux, ne prenez pas la peine de les annoter sur les autres pages ; annotez uniquement les éléments propres à ces pages.

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2. Copiez-collez les fonctionnalités identiques pour garantir la cohérence

Il s’agit simplement d’un conseil à garder à l’esprit pour préserver votre santé mentale et celle de votre client. Vous le constaterez surtout avec les éléments de page courants tels que les images principales ou de bannière, les en-têtes ou les icônes « retour », parmi un grand nombre de fonctionnalités répétées d’un type de page à l’autre (à ne pas confondre avec les éléments globaux). 

3. Prenez en compte l’administration et le CMS (ou leur absence)

Lorsque nous nous concentrons tellement sur les fonctionnalités de chaque élément de page, il est facile de négliger les fonctionnalités administratives et/ou du CMS. Si vous mettez en œuvre une solution qui offre des fonctionnalités administratives et/ou de CMS, veillez à les inclure dans une colonne dédiée de vos exigences. Exemple ci-dessous :

Modèle de document d'exigences [Télécharger]

Les spécificités de la définition de vos exigences dépendront de votre relation avec le client, de l'expérience de votre équipe et d'autres facteurs.

Cependant, vous aurez toujours besoin des éléments de base d'un document d'exigences de projet, qui définissent les fonctionnalités, l'emplacement, la conception, etc. d'une fonctionnalité. Voici notre modèle de document d'exigences (vous devez être membre pour y accéder) :

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