Une playlist pour diriger les transitions d’équipe : La Grande Démission de 2022
Avant 2020, des expressions comme « distanciation sociale » n’avaient pas vraiment de sens ou de contexte. La pandémie n’a pas seulement ajouté des mots comme « distanciation sociale » à notre vocabulaire ; nous découvrons également de nouvelles expressions comme « la grande démission de 2022 ». Que les organisations traversent des restructurations ou que les personnes choisissent volontairement de partir vers de nouveaux horizons, beaucoup quittent actuellement leur employeur et leur équipe.
Au-delà de l’enrichissement de notre vocabulaire, la pandémie nous a aussi forcés à faire preuve de créativité pour nous occuper pendant la quarantaine. Entre les sessions de Netflix en rafale, les jeux de société en tout genre et l’exploration de votre quartier, vous vous êtes peut-être aussi tourné vers la musique et des applications comme Spotify. Puisque la musique rythme nos vies, il est logique qu’elle puisse nous aider à traverser les changements et les transitions d’équipe.
En tant que chef de projet dans de grandes entreprises et des start-ups depuis plus de 15 ans, j’ai fait partie d’équipes et j’en ai dirigé lors de périodes de transition de personnel. Les transitions peuvent être difficiles à vivre pour les équipes comme pour les leaders, et disposer d’un élément apaisant comme la musique peut vraiment faire la différence. Découvrez ma playlist spéciale transition pour vous accompagner, vous et votre équipe, durant ces périodes de changement.
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Si vous êtes dans le rythme et souhaitez télécharger la playlist, elle est disponible ici sur Spotify.
Vent du changement – La « Grande Démission de 2022 »
L’avenir est dans l’air
« Wind of Change » par Scorpions
On le ressent partout
Emporté par le vent du changement
L’être humain n’est pas fait pour être immobile. Le mouvement et la transition font partie de la vie. Comme le chantent les Scorpions, « c’est partout » et aussi fréquent que le souffle du vent. Les gens changent de poste ou quittent une équipe ou une société pour de multiples raisons.
Cependant, les tendances et données récentes indiquent que les mobilités sont bien plus nombreuses depuis 2020. Selon Gartner, « Le chiffre annuel de départs volontaires aux États-Unis devrait augmenter de près de 20 % cette année, passant d’une moyenne annuelle prépandemie de 31,9 millions d’employés quittant leur emploi à 37,4 millions en 2022 » (Gartner).
À première vue, une hausse de 20 % du taux de départs volontaires peut sembler principalement inquiéter les équipes RH et ceux qui s’occupent de l’embauche et de la rétention. Pourtant, ceux qui partent font aussi partie de vos équipes projet.
En tant que chef de projet, cette évolution doit fortement vous préoccuper, d’autant plus que cette tendance devrait se poursuivre en 2022 et 2023. Vous devez vous assurer d’avoir assez de ressources et de personnes pour mener votre projet à bien.
Que se passe-t-il si un membre de votre équipe projet part en cours de route ? Cela impactera non seulement la cohésion d’équipe et le moral, mais aussi des aspects comme la définition du périmètre projet, les ressources, l’engagement des parties prenantes, la communication et la gestion des risques. Un chef de projet devra non seulement accompagner l’équipe face à ces changements dans la dynamique de groupe, mais aussi analyser et anticiper les impacts potentiels sur le projet.
Jetons un œil plus approfondi aux domaines du projet pouvant être affectés par une démission dans le cadre de la grande vague de départs, et voyons ce qu’un chef de projet peut mettre en place pour soutenir son équipe pendant cette transition.
Une séparation difficile : L’impact sur le moral de l’équipe
Pense à tout ce qu’on a traversé
« Breaking up is Hard to Do » par Neil Sedaka
Et rompre n’est jamais facile à faire
Les membres de votre équipe projet peuvent partir pour bien des raisons. Plus tôt dans ma carrière, j’ai fait partie d’une grande entreprise qui a été profondément (et publiquement) restructurée. Certaines décisions ont été prises, entraînant le départ non volontaire de membres d’équipes projet (autrement dit : des licenciements). Ce fut à la fois triste et angoissant de voir autant de collègues talentueux quitter l’organisation.
À l’inverse, j’ai également fait partie (comme équipier ou chef de projet) de nombreuses équipes où un membre a décidé de partir pour une nouvelle aventure enthousiasmante. Il peut s’agir d’une belle promotion, du lancement d’une entreprise ou de raisons personnelles. Dans ces cas-là, c’est toujours motivant de voir un collègue aller de l’avant et réaliser ses envies et ambitions.
Que ce départ soit volontaire ou non, il aura toujours un impact sur le moral et la dynamique de l’équipe. Les membres restants du projet peuvent ressentir tout un éventail d’émotions : tristesse, peur, bonheur, jalousie, désespoir, anxiété…
En tant que chef de projet, vous pouvez endosser de nombreux rôles au cours d’un projet. Il peut arriver que vous deviez agir comme conseiller ou prêter une oreille attentive à vos collègues. Si les membres de l'équipe ressentent de la tristesse lors du départ d’un collègue, cela peut avoir un impact sur le moral, ce qui risque d’influer sur la productivité de l’équipe. Comme l’a dit Neil Sedaka dans sa chanson, les séparations peuvent être difficiles, surtout si l'équipe s’était bien soudée et que des relations professionnelles et personnelles fortes s’étaient créées.
Si, en tant que membre de l’équipe, vous remarquez une baisse de moral après un départ, il est important de rappeler et de rassurer vos collègues sur le fait que les changements sont normaux et ne sont pas nécessairement négatifs. Les transitions et les mouvements sont naturels et tout le monde y sera confronté durant sa carrière à un moment ou à un autre.
Si le membre qui a quitté votre équipe était apprécié et un ami pour certains, encouragez les membres à garder le contact avec cette personne et à utiliser des applications comme LinkedIn pour communiquer. Ce n’est pas parce que ce membre est parti qu’il a disparu de la surface de la terre ! Les relations peuvent se poursuivre (même si elles seront différentes à l’avenir).
De la même façon, il peut aussi être bénéfique de laisser à l’équipe du temps et de l’espace pour assimiler ce qui s’est passé pendant cette période de transition. Parfois, la perte d’un membre apprécié de l’équipe projet peut être vécue comme un deuil familial.
Laissez vos collaborateurs exprimer tout un panel d’émotions et soyez disponible, en présentiel ou à distance, s’ils ont besoin d’un soutien ou d’une personne à qui parler. Soyez sincère et montrez-vous engagé auprès de votre équipe pour apporter tout le soutien et l’attention nécessaires lors d’une transition difficile.
Enfin, il est aussi judicieux de rappeler à votre équipe qu’elle forme toujours une équipe. Le départ d’un membre n’y met pas fin. Proposez par exemple une activité telle que demander à l’équipe d’identifier une force du groupe ou une chose qu’elle réalise bien ensemble. Ce type d’exercice peut aider à recentrer l’équipe sur ce qui va bien. Rappelez-vous : il n’y a pas de “je” dans l’équipe !
Prendre Soin des Affaires : Impact sur le Périmètre
Et je m’occupe des affaires (tous les jours)
« Takin’ Care of Business » par Bachman-Turner Overdrive
S’occuper des affaires (de toutes les manières)
Durant la phase de planification ou de préparation d’un projet, un chef de projet et son équipe auront analysé l’ensemble du travail à accomplir (le périmètre du projet). C’est dans ce cadre que les calendriers, budgets, et plans de ressources ont été élaborés autour du périmètre du projet.
Des hypothèses ont peut-être été émises lors de la phase de planification selon lesquelles toutes les ressources (y compris les personnes travaillant sur le projet) seraient disponibles au moment voulu et pendant toute la durée du projet. Comme le suggère la chanson canadienne emblématique « Takin’ Care of Business », on suppose que l’équipe projet pourra réaliser le projet dans le temps imparti et faire avancer les choses.
Que se passe-t-il si cette hypothèse ne tient plus après le départ d’un collègue ? Le périmètre du projet peut-il être couvert par les membres restant ? Voilà d’excellentes questions qui nécessiteront que toute l’équipe relise la déclaration de périmètre (WBS, épopées, et histoires) pour déterminer si elle est réalisable avec l’effectif restant. Cette étape doit précéder toute communication (et éventuellement toute demande de modification de périmètre) auprès des parties prenantes, telles que le commanditaire.
Pour accompagner l’analyse, plusieurs options existent pour réaffecter les tâches sur le périmètre restant. Des méthodes d’allocation des ressources comme le nivellement ou l’optimisation de ressources peuvent être mises en œuvre avant toute demande de modification du périmètre du projet.
De même, avant que votre collègue quitte l’équipe, il est recommandé de prévoir un plan de transition détaillant les activités et tâches dont il avait la charge ainsi qu’un plan de passation. Ce plan de transition doit également recenser les compétences, informations et connaissances requises pour assurer la continuité des missions.
Si l’équipe conclut qu’il lui est impossible de terminer le périmètre restant avec les ressources disponibles, le chef de projet doit, à ce stade, solliciter le commanditaire du projet (et éventuellement d’autres parties prenantes concernées) pour demander soit la réduction du périmètre, soit une prolongation du planning, soit une augmentation du budget pour recruter un renfort. Rappelez-vous : le périmètre fait partie de la triple contrainte.
Une modification de périmètre pour s’adapter à une réduction de capacité de l’équipe pourrait impacter le budget et/ou l’échéancier du projet et doit être soigneusement étudiée. La procédure à suivre pour demander une telle modification lors d’un changement d’équipe devrait être précisée dans le plan de gestion des modifications du projet.
Avec Un Peu d’Aide de Mes Amis : Impact sur les Ressources
« Oh, je m’en sors avec un peu d’aide de mes amis »
Avec un peu d’aide de mes amis par The Beatles
Les équipes unies seront affectées par le départ d’un membre. Si les liens étaient forts et que des relations se sont nouées, il se peut que les membres aient bénéficié de « l’aide de leurs amis » pour mener à bien le projet.
Lorsqu'un membre de l'équipe s'en va, cela a bien entendu un impact sur le plan de dotation en ressources du projet. Comme mentionné précédemment, il se peut que l'on ait supposé que l'ensemble de l'équipe projet resterait en place tout au long du projet. Que se passe-t-il lorsqu'une personne part ?
Adopter le bon état d'esprit ici est très important. Un chef de projet doit se rappeler que ce n'est pas seulement une « ressource » qui a quitté l'équipe, mais une personne. Il paraît froid et insensible (pour ne pas dire carrément méchant) d'approcher la gestion des ressources du projet en pensant qu'il suffit de remplacer simplement le membre parti. On ne peut pas remplacer une personne, mais on peut pourvoir le poste qu'elle a laissé vacant.
Il peut être plus positif d’envisager le poste disponible au sein de l’équipe. Quelles tâches, compétences et expériences manquent maintenant dans l’équipe projet ? Ce manque peut-il être comblé par les membres existants de l’équipe ? Sinon, le chef de projet a-t-il la possibilité de demander l’appui du commanditaire et d’autres parties prenantes clés pour combler ce manque (ce qui peut inclure un budget pour recruter un nouveau membre) ?
Adopter cette façon de voir les choses peut également aider à instaurer une culture de respect et d’attention au sein de l’équipe. Si l’équipe estime ne pas être simplement une « ressource » remplaçable à tout moment, elle se sentira plus valorisée, respectée et impliquée dans le projet. N’oubliez pas, diriger un projet avec empathie est tout aussi important pour un chef de projet que de savoir planifier et exécuter.
Je l'ai entendu par la rumeur : Impact sur les parties prenantes et la communication
On dit de ne croire que la moitié de ce que tu vois, fiston
« I Heard It Through the Grapevine » de Marvin Gaye
Et rien de ce que tu entends
Quand un membre quitte une équipe projet, cela sera sans doute une nouvelle pour certains de vos intervenants. Selon les circonstances, cela pourra être pris positivement ou négativement. Avec la grande vague de démissions actuelle, il est nécessaire de communiquer les changements et transitions au sein de votre équipe auprès des parties prenantes.
Les parties prenantes peuvent apprendre le départ d'un membre de l'équipe et se demander : « Hmmm... Je me demande si la culture de l'équipe est mauvaise. Pourquoi cette personne serait-elle partie ? » Si cette information n’est pas adressée de façon directe, le départ peut faire naître des rumeurs et devenir une distraction indésirable pour l’équipe projet.
Si vous ne souhaitez pas que des informations inexactes se propagent par la rumeur, il vaut mieux annoncer vous-même tout changement ou départ au sein de l’équipe projet auprès des parties prenantes. Dans le cadre de l’engagement des parties prenantes et du plan de communication, des outils comme un rapport d'avancement peuvent être utilisés pour tenir informés les parties prenantes des changements de personnel.
Si les parties prenantes sont inquiètes quant à la façon dont la transition est gérée et ressentent une incertitude, partager un document comme le plan de transition peut également s’avérer utile. Comme pour l’équipe projet, laissez aux parties prenantes la possibilité de poser des questions et d’exprimer leurs préoccupations. À l’instar de membres de l’équipe, elles peuvent également ressentir de l’anxiété. Il est préférable de les laisser s’exprimer tout en leur rappelant l’engagement des membres restants du projet.
Risque et conséquences : Impact sur la gestion des risques
Répète après moi. Il ne vaut pas mieux jouer la sécurité que s’en mordre les doigts
« Take On Me » de A-ha
Personne ne souhaite qu'un membre de l’équipe projet quitte l’aventure. Cependant, étant donné la vague actuelle de démissions, il ne serait sans doute pas prudent de penser que cela ne pourra jamais arriver pendant votre projet. Une enquête menée par McKinsey & Company en juillet 2022 indique que 40 % des salariés envisagent de quitter leur emploi actuel dans les 3 à 6 prochains mois.
40 % ! Ce n’est pas négligeable. Même si vos collaborateurs ne quittent pas effectivement l’équipe, cela demeure un risque qui doit être pris en compte. Contrairement au tube des années 80 « Take on Me », il vaut mieux être prévoyant que d’avoir des regrets. Prendre le risque de ne pas anticiper une situation qui est très probable n’est pas une bonne idée.
Incluez cette éventualité dans le plan de gestion des risques du projet et, si nécessaire, prévoyez un plan de contingence au cas où ce risque se concrétiserait. Quelles actions l’équipe peut-elle entreprendre pour limiter l’impact si cela devait arriver ? Voici quelques idées :
- Planifier des sessions de transfert de connaissances afin que la connaissance ne soit pas détenue par une seule personne
- Disposer d'une bonne documentation de projet au cas où quelqu'un quitterait l'équipe et qu'il faille intégrer un nouveau membre
- Si possible, prévoir une certaine marge dans les activités/tâches du projet au cas où un membre de l'équipe quitterait et qu'un temps de replanification serait nécessaire
Bien que vous ne puissiez pas toujours éviter le risque qu’un membre de l’équipe parte, comme toujours vous devriez avoir un plan pour cela afin de vous assurer que l’équipe projet est préparée si cela arrive.
Changements : Tupac avait raison
C’est comme ça (Changements). Les choses ne seront jamais les mêmes
« Changes » par Tupac Shakur
Oui, des changements et des transitions auront lieu. Et comme Tupac l’a exprimé dans sa chanson « Changes », les choses ne seront plus les mêmes au sein de l’équipe projet. Lorsque des changements surviennent et qu’une période de transition s’engage, la dynamique de l’équipe en sera affectée et il est possible qu’il en soit de même pour le périmètre, les ressources, l’engagement des parties prenantes, la communication ainsi que les risques du projet.
Si votre équipe traverse actuellement une transition en raison de la grande démission, elle se tournera vers son chef de projet non seulement pour les prochaines étapes tactiques, mais aussi pour du soutien et du leadership. Les transitions peuvent être difficiles, mais en adoptant un état d'esprit et une attitude positifs, l’équipe projet pourra avancer.
Si vous ou votre équipe projet traversez une transition, n’hésitez pas à partager vos conseils ou astuces qui ont fonctionné pour vous via Twitter ou LinkedIn.
