9 causes de retards de projet et comment les éviter
Le travail d’équipe fait la force: La collaboration et la définition claire des rôles au sein de l’équipe sont essentielles pour prévenir les retards, surmonter les obstacles et livrer les projets à temps.
La cohérence est essentielle: Surveillez votre projet et adaptez vos plans si nécessaire. Cela permet de garder votre projet aligné avec les objectifs globaux de l’entreprise et de réagir rapidement en cas de problèmes.
Anticipez: Investir du temps dans la définition d’un périmètre clair et l’élaboration de délais réalistes peut grandement améliorer les chances de réussite d’un projet.
Vous connaissez les statistiques—puisque jusqu'à 70 % des projets échouent à atteindre les résultats escomptés, les retards de projet peuvent sembler être une conséquence inévitable des affaires. Mais il n’est pas obligé d’en être ainsi.
Dans cet article, j’aborderai les causes courantes des retards de projet et je vous expliquerai comment respecter les échéances et éviter les dépassements de coûts. Bien souvent, tout se joue sur l’utilisation du bon logiciel de gestion de projet.
1. Mauvaise communication
Une communication défaillante est l’une des causes les plus fréquentes de retards de projet. Les malentendus surviennent lorsque les parties prenantes ne sont pas alignées sur les objectifs attendus du projet et/ou ne se tiennent pas responsables de l’exécution de leurs tâches.
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Pourquoi cela provoque-t-il des retards ?
Si les membres de l’équipe ne s’accordent pas sur l’objectif du projet ou ne savent pas qui doit faire quoi, cela peut entraîner de la confusion. Certaines activités risquent de ne pas être réalisées dans les temps, voire pas du tout, ou il peut y avoir un défaut de coordination avec d’autres équipes lors des passages de tâches démarquant des interdépendances critiques.
Comment surmonter cet obstacle
Au stade de la planification du projet :
- Travaillez avec les parties prenantes pour formaliser les objectifs dans la charte de projet
- Réalisez une structure de découpage du projet pour diviser les livrables du projet en tâches distinctes
- Élaborez un tableau RACI qui définit clairement qui est responsable et redevable des tâches clés
- Définissez un plan de communication de projet.
Pendant l’exécution et le suivi du projet, organisez des points réguliers avec l’équipe projet pour informer les parties prenantes de l’avancement et vous assurer de respecter les échéances.
2. Planification de projet insuffisante
Une planification défaillante compromet à coup sûr la réussite d’un projet. Pour maximiser vos chances, prenez le temps de comprendre les raisons du projet, ce qui définira son succès, ainsi que le processus que vous suivrez pour le mettre en œuvre.
Pourquoi cela provoque-t-il des retards ?
Si vous n’avez pas anticipé votre manière de gérer le changement, chaque perturbation entraînera un décalage du calendrier risquant d’allonger la durée du projet.
Comment surmonter cet obstacle
Avant de démarrer une nouvelle initiative, établissez un plan de projet détaillant la façon dont vous traiterez chaque aspect du projet (portée, calendrier, budget, gestion des ressources, communication et gestion des risques, entre autres).
3. Modifications inattendues du périmètre
Des modifications inattendues du périmètre se produisent lorsque les parties prenantes décident d’étendre officiellement le scope du projet au-delà des accords initiaux.
Encore plus perturbant : le dérive du périmètre : lorsque les changements de scope non officiels s’intègrent à vos livrables sans que le calendrier ou le budget n’en tienne compte.
Pourquoi cela provoque-t-il des retards ?
Ajouter une fonctionnalité pour satisfaire un caprice d’un intervenant ne semble pas impactant sur l’instant, mais ces modifications incrémentales, souvent de dernière minute, s’additionnent et peuvent nuire à la qualité en provoquant des échéances manquées ou repoussées.
Comment surmonter cet obstacle
Pour combattre la dérive du périmètre, consignez clairement ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas dans votre plan de projet. Soyez prudent lors de l’élaboration des estimations afin d’éviter des évaluations trop optimistes, et prévoyez des plans de contingence pour tenir compte des retards inattendus. Enfin, tenez un journal des décisions pour suivre l’évolution de la réflexion autour du périmètre au cours de l’exécution du projet.
4. Outils logiciels obsolètes
Vous parvenez peut-être à gérer vos projets à l’aide d’un tableur Excel et d’un diagramme de Gantt fait maison.
Mais à mesure que la taille et la complexité de vos projets augmentent, et que votre organisation évolue pour gérer un portefeuille de projets plus important, vous constaterez peut-être que vos outils actuels de gestion de projet deviennent insuffisants.
Pourquoi cela provoque-t-il des retards ?
Des outils logiciels obsolètes peuvent manquer de fonctionnalités qui font gagner du temps lors de l’exécution du projet, comme la génération de visualisations ou la configuration d’alertes automatiques lorsque les coûts approchent de seuils prédéfinis.
Plus votre capacité en tant que chef de projet est sollicitée, plus vous risquez d’omettre une dépendance ou une échéance et ainsi vous retrouver à courir après le temps pour respecter les jalons du projet.
Comment surmonter ce problème ?
Investissez dans un logiciel de gestion de projet pour éliminer une partie de l’incertitude liée au suivi des échéanciers.
5. Circonstances imprévues
On pourrait dire que tout événement pouvant se produire pendant l’exécution d’un projet est potentiellement imprévu.
Ce à quoi nous faisons référence ici, cependant, ce sont les événements dits de force majeure, comme les catastrophes naturelles, qui échappent à tout contrôle et ne peuvent être prévus à l’avance.
Pourquoi cela provoque-t-il des retards ?
Les circonstances imprévues peuvent avoir un impact considérable. Elles peuvent rendre les objectifs du projet obsolètes et anéantir vos délais. La pandémie de COVID-19 de 2020, un événement mondial que personne ne pouvait vraiment prévoir ou empêcher, est un exemple de circonstances imprévues qui ont bouleversé de nombreux plans de projet.
Comment surmonter ce problème ?
Bien qu’il soit par définition impossible de prévoir ces circonstances, il est toujours possible d’inclure des plans de contingence dans votre projet pour atténuer l’impact des imprévus qui pourraient survenir.
Un exemple serait d’adapter un événement en présentiel en mode distanciel afin de pallier d’éventuels retards de déplacement liés à la santé, à la météo ou à d’autres aléas.
6. Estimations inexactes
L’estimation de projet consiste à déterminer les ressources nécessaires à l’aboutissement du projet et leurs coûts associés. Des estimations inexactes surviennent lorsque vous évaluez mal les ressources indispensables à l’achèvement du projet.
Pourquoi cela provoque-t-il des retards ?
Établir des estimations précises est difficile, car cela vous oblige à faire des prévisions sur l’avenir et, au moment de l’écriture de ces lignes, personne n’a encore trouvé le moyen d’y parvenir avec certitude.
Sous-estimer le temps et l’effort nécessaires à une tâche vous oblige à rattraper le retard lorsque vous manquez les échéances prévues. Dans ces cas, il est parfois possible de tenir le calendrier initial en accélérant le rythme ou en allouant plus de ressources, ou en menant plusieurs tâches en parallèle.
Cependant, même si cela permet d’éviter de prolonger les délais, la surcharge de travail est une recette pour l’épuisement et de mauvaises performances qui peuvent finir par entraîner des reprises. Quelle que soit la situation, ce n’est pas bon.
Comment surmonter ce problème ?
Pour affiner vos estimations, définissez avec précision le périmètre et les exigences du projet afin de garantir que tout le monde est aligné sur les objectifs. Utilisez les données historiques pour éclairer vos estimations lorsque c’est possible. Enfin, constituez une équipe de projet dotée des compétences adaptées à la réalisation des livrables.
7. Délais irréalistes
Des délais irréalistes apparaissent lorsque vous élaborez un calendrier dans le but de satisfaire les exigences des parties prenantes, plutôt que de tenir compte de la réalité du temps nécessaire pour réaliser le projet avec le temps, le budget et les ressources disponibles.
Pourquoi cela provoque des retards
Fixer des délais irréalistes ne tient pas compte de la capacité ou de la disponibilité des ressources. Il se peut également que cela ne prenne pas en considération le temps réel nécessaire à l’accomplissement d’une tâche, même si la bonne ressource est assignée. Cela rend hautement improbable le respect des échéances projet souhaitées.
Comment le surmonter
Établissez des délais réalistes basés sur des données historiques, et veillez à gérer les attentes des parties prenantes dès le début du projet. Prévoyez une marge de sécurité afin de vous donner une certaine latitude au cas où une tâche prendrait plus de temps que prévu.
Si votre partie prenante insiste pour inclure une échéance irréaliste, documentez cela comme un risque et signalez-le tout au long du projet afin d’éviter toute surprise.
8. Priorités non claires
Des priorités non claires résultent d’un manque d’alignement des parties prenantes sur les objectifs souhaités du projet et sur la manière dont ces objectifs soutiennent la stratégie de l’organisation.
Pourquoi cela provoque des retards
Si vos parties prenantes ne sont pas en accord sur ce que le projet doit accomplir, il devient difficile de prioriser ce projet ou les tâches qui le composent. Les membres de l’équipe ne disposent pas des directives nécessaires pour mener à bien leurs tâches, ce qui ralentit l’exécution et impacte négativement le calendrier du projet.
Comment le surmonter
Durant la phase de planification du projet, construisez un consensus autour des objectifs du projet et documentez soigneusement ce qui est inclus et exclu du périmètre, sur la base de ces objectifs. Vous pourrez alors traduire la vision du projet en une série d’activités dont les membres de l’équipe seront responsables.
Pendant l’exécution du projet, surveillez la réalisation des activités attribuées, éliminez les obstacles à l’exécution, et rendez compte de l’avancement pour que les activités progressent dans les délais impartis.
9. Goulots d’étranglement du projet
Les goulots d’étranglement du projet ralentissent l’avancée du travail en empêchant les tâches et livrables d’avancer. Les causes courantes incluent le manque de disponibilité des ressources, des priorités concurrentes entre projets, des rôles et responsabilités mal définis ou des validations en attente.
Pourquoi cela provoque des retards
Si un membre de l’équipe attend la validation d’un décideur projet ou ne sait pas exactement quelles tâches il doit accomplir, cela empêche l’avancement des tâches dépendantes, ce qui crée un effet boule de neige dans le planning du projet.
Comment le surmonter
Lors de la planification du projet, assignez les ressources disponibles aux tâches correspondant à leurs compétences. Mettez en place des protocoles de communication clairs afin d’éviter toute incompréhension en cours d’exécution.
Au fur et à mesure de l’avancement du plan, réallouez les ressources en temps réel afin de tenir compte de la progression projet et des priorités concurrentes. Ajustez vos processus si nécessaire pour optimiser une livraison plus rapide des tâches.
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