5 façons d’améliorer votre processus de gestion de projets numériques
« Le processus de gestion de projet digital » peut faire référence à de nombreuses choses :
- le processus pour un type de projet digital spécifique, comme un site web ou une application
- les phases du cycle de vie de gestion de projet, ou
- des processus de gestion de projet spécifiques comme la gestion des risques ou la gestion du changement
Vous trouverez des guides sur le cycle de vie des projets digitaux, les méthodologies et divers guides pratiques pour des processus spécifiques.
Aujourd’hui, je vais parler des processus que les chefs de projet réalisent au quotidien, chaque semaine et chaque mois, ainsi que de la façon d’améliorer ces processus afin de livrer des projets plus réussis.
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Pourquoi ?
Parce que, selon une étude du PMI, 58 % des entreprises déclarent que le fait d’avoir des pratiques et des processus plus établis est crucial pour la réussite de leurs projets. Cela signifie qu’il est essentiel de définir tôt et correctement les processus de gestion de projet digital de votre organisation. Cet article va vous aider.
Brève introduction à la gestion de projet digital
Bien que la gestion de projet digital soit étroitement liée au domaine de la gestion de projet, il existe quelques différences clés à noter.
La gestion de projet digital concerne la gestion de projets qui impliquent des éléments numériques. Elle suit le cycle de vie habituel de la gestion de projet.
Les principales étapes de ce cycle de vie sont l’initiation du projet, la planification, l’exécution, la surveillance et le contrôle, ainsi que la clôture du projet. Il s'agit du schéma de base du processus de gestion de projet digital.
Dans les projets digitaux, le rôle du chef de projet digital nécessite d’avoir des connaissances générales sur tout ce qui concerne les projets sur lesquels il travaille. Cela peut inclure l’assurance qualité (QA), l’UI/UX, le design graphique, le codage, l’hébergement de sites web, le SEO et l’analytique, en plus des responsabilités classiques de gestion de projet.
5 façons d’améliorer vos processus de gestion de projet digital
Il existe trois niveaux de base dans lesquels votre organisation peut se situer :
- Vous avez peut-être des processus totalement établis qui fonctionnent bien et laissent de la place à l’adaptabilité.
- Vous avez peut-être quelques processus en place qui nécessitent d’être affinés ou développés.
- Vous n’avez peut-être aucun processus en place.
Si vous êtes dans la situation #2 ou #3 de cette liste, il existe plusieurs façons d’améliorer ou de créer votre processus de gestion de projet digital. Voici quelques suggestions :
1. Utilisez des outils
Il existe de nombreux outils conçus pour faciliter la création et l’amélioration des processus. Parmi les plus courants :
- Logiciels de gestion des flux de travail pour concevoir et automatiser les flux de gestion de projet
- Outils de gestion du changement pour mettre en œuvre des évolutions dans vos processus de manière systématique
- Systèmes de gestion des processus métier (BPMS) pour visualiser, automatiser, ajuster et standardiser les processus
Ces outils sont souvent accompagnés d’une grande quantité de connaissances ou d’une communauté de pairs (sous forme de forum ou de groupe de discussion) sur laquelle vous pouvez vous appuyer si vos processus rencontrent des blocages.
2. Désignez un responsable de processus
Un autre conseil pour améliorer vos processus est de désigner un responsable de processus — une personne ou un groupe chargé de superviser l’amélioration et la création des processus. Dans la plupart des organisations, il s’agit souvent du bureau de gestion de projet (PMO), car il peut agir comme un centre névralgique pour les processus et disposer du dernier mot sur leur validation (c’est aussi un domaine où l’IA au sein des bureaux de gestion de projet peut être utile), afin d’aligner tous les chefs de projet.
Si votre organisation ne dispose pas d’un PMO, vous pouvez désigner une ou plusieurs personnes comme responsables de processus. En ayant une personne ou un comité à qui s’adresser pour les modifications de processus, de nouveaux processus et l’approbation finale des processus, il existe une source unique de vérité pour garantir l’alignement à travers l’ensemble de l’organisation sur la manière dont les processus sont réalisés, ainsi que la cohérence entre les processus. Ce responsable de processus peut être quelqu’un de l’assurance qualité, des opérations ou de l’analyse métier.
3. Obtenez l’adhésion de la direction
Justifier la création ou la modification d’un processus auprès de la direction peut rencontrer des résistances.
Tentez d’identifier les raisons de cette résistance et de comprendre le point de vue de la direction. Vous pourrez alors trouver des solutions de compromis ou exposer en quoi les améliorations de processus peuvent être bénéfiques. Le point de vue de la direction pourrait même vous amener à décider de mettre de côté ou d’abandonner les améliorations.
4. Identifiez les lacunes dans les processus
Où sont les lacunes dans vos processus existants et comment pouvez-vous les combler ?
Recherchez deux types de processus manquants :
- Recherchez les lacunes entre les processus. Par exemple, vous pouvez avoir un processus de gestion des risques, mais il se peut que vous n’ayez pas de lignes directrices pour la gestion de la qualité.
- Recherchez les lacunes à l’intérieur des processus. Vous pouvez avoir un processus de clôture de projet qui omet une étape pour passer en revue les leçons apprises avec l’équipe.
Vous trouverez ci-dessous quelques processus quotidiens de gestion de projet qui pourraient vous manquer. Prenez le temps de les examiner attentivement. Comment pourriez-vous mieux les accomplir ? Comment pouvez-vous mettre en place un processus pour chacun d’eux ?
Gestion des risques
La gestion des risques comprend des processus autour de la prédiction, la planification, l’atténuation et l’évitement des risques. Selon une étude de 2018, les chefs de projet déclaraient n’appliquer des stratégies de gestion des risques que 62 % du temps, ce qui est relativement faible au vu de l’importance capitale de ce processus dans la gestion de projet numérique.
Il existe plusieurs façons d’améliorer votre stratégie de gestion des risques.
L’une des façons les plus simples consiste à créer des modèles de documents à l’usage de vos chefs de projet, par exemple pour un journal RAID.
Il est également utile d’établir des directives sur la manière et le moment de réaliser la gestion des risques au cours d’un projet. L’effectuer toujours au même moment dans votre processus projet (de préférence le plus tôt possible) permettra à votre équipe de gagner en efficacité pour identifier les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes concrets.
La gestion des problèmes est étroitement liée à la gestion des risques. La gestion des problèmes concerne les problèmes ou incidents actuels, tandis que la gestion des risques s’intéresse aux risques potentiels qui pourraient ou non survenir dans le projet.
Plus d’informations : Consultez notre guide pour élaborer un plan de gestion des risques.
Budgétisation et estimation
La budgétisation et l’estimation sont des éléments essentiels de tout projet, et sont souvent mises à mal à cause d’estimations erronées des membres de l’équipe, des demandes de changement du client au fil du projet, et de l’inévitable apparition de problèmes imprévus.
Bien qu’il soit difficile d’obtenir un budget parfaitement ajusté à chaque fois, plusieurs stratégies existent pour proposer de meilleures estimations à vos clients ou à la hiérarchie.
De façon intéressante, Gartner a constaté que les projets avec des budgets plus élevés avaient également un taux d’échec plus élevé — les projets au budget supérieur à 1 million de dollars ont un taux d’échec 50 % plus élevé que ceux au budget inférieur à 350 000 dollars.
Cela peut s’expliquer par des attentes plus élevées associées à un budget conséquent, ou par une estimation erronée du temps et des ressources nécessaires.
Quel que soit le budget de votre projet, un processus d’estimation et de suivi tout au long du cycle de vie est essentiel.
Plus d’informations : Notre guide sur l’estimation de projet détaille un processus efficace. C’est un bon point de départ pour améliorer votre propre processus d’estimation — même si vous aurez sans doute vos propres idées pour aller encore plus loin !
Planification de projet
Créer un plan de projet est un autre processus crucial. Cela permet de réaliser des estimations, de définir les livrables et le périmètre, de suivre les dépendances et les jalons, et de gérer les ressources.
Définir un processus de planification de projet garantira que vous deviendrez de plus en plus efficace dans la création de plans de projet et que toutes les parties prenantes seront consultées et validées sur le plan établi.
Plus d’informations : Notre guide sur la création d’un plan de projet propose des conseils pour établir ou améliorer un processus de planification de projet, que vous pouvez utiliser comme base afin de construire un processus adapté à votre équipe.
Gestion du changement
Les résultats des projets peuvent entraîner de nombreux changements pour une organisation. Des exemples de situations nécessitant une gestion du changement incluent des modifications dans la structure organisationnelle, les effectifs, la formation, la mise en œuvre de processus et de politiques, etc. Il est important de disposer d’un processus de gestion du changement pour gérer l’adoption de ces évolutions.
Environ 68 % des entreprises intègrent actuellement la gestion du changement dans leur processus d’établissement des projets. Étant donné l’impact que peuvent avoir les changements sur les projets et la réussite globale de l’organisation, il n’est pas possible de traiter les modifications des projets et processus comme facultatives ou de ne les prendre en compte qu’occasionnellement.
Comme mentionné ci-dessus, nommez un responsable de processus (ou plusieurs) pour prendre en charge la gestion du changement. De cette façon, vous limitez le nombre de personnes impliquées, tout en recueillant tout de même les avis du reste de votre organisation. Veillez à obtenir un large consensus sur le processus de changement, et prévoyez des contrôles et équilibres pour les changements futurs.
Gestion de la communication
Une communication adéquate est extrêmement cruciale pour les projets. Mettre en place des directives et des processus de communication spécifiques à un projet dès le début constitue une meilleure pratique en matière de gestion de la communication.
Élaborer un plan de communication est une façon de poser ces directives et processus. Vous pourrez définir ce qui doit être communiqué, à qui et quand, que ce soit pour recueillir des retours, fournir des mises à jour sur le périmètre et le budget, ou encore préciser la fréquence des réunions.
Un processus de gestion de la communication standardisé présente des avantages qui vont au-delà du succès des projets — il aide également à définir et gérer les attentes, à gérer les clients et les parties prenantes, ainsi qu’à planifier les projets.
Gestion de la qualité
Sans processus de gestion de la qualité en place, il est impossible de garantir de façon cohérente et systématique la qualité d’un livrable à l’autre ou d’un projet à l’autre. S’il est important de définir un processus de gestion de la qualité pour chaque projet spécifique, le faire à l’échelle de l’organisation est encore mieux. Ainsi, vous disposez de normes déjà établies au démarrage de chaque nouveau projet, ce qui évite de réinventer la roue à chaque fois.
Dans tous les cas, vous devrez créer un plan de gestion de la qualité pour chaque projet. Cela apporte de nombreux avantages à vos projets — augmentation globale de la qualité des livrables, amélioration de la collaboration et des retours, et réduction des charges. La mise en place d’un processus organisationnel permet d’offrir ces bénéfices à toute l’organisation, et non seulement à un projet donné.
5. Créez des modèles de documents
Une façon simple d’améliorer les processus consiste à créer des modèles de documents standardisés pour les tâches de gestion de projet les plus courantes. Si tous les chefs de projet travaillent à partir du même modèle dès le début, la standardisation sera facilitée et plus cohérente.
Il existe plus de 90 modèles de gestion de projet prêts à l’emploi dans notre adhésion DPM, ainsi qu’une communauté d’autres chefs de projet avec qui discuter gestion des processus.
Créer un processus efficace est un effort continu
Une fois que vous avez mis en place votre processus de gestion de projet digital, il est inévitable qu’il évolue et s’adapte au fil du temps. Vous découvrirez de nouvelles façons de faire, gagnerez en efficacité, ou intégrerez de nouveaux outils ou logiciels pour accélérer vos flux de travail.
Pour suivre l’évolution de vos processus au fil du temps et optimiser vos flux de travail, il est conseillé de rédiger un manuel de procédures. Le paysage des projets évolue en permanence, vos processus doivent donc évoluer aussi.
En réalité, toute la philosophie de notre communauté de plus de 700 membres repose sur la nature évolutive des projets digitaux. En tant que chefs de projet, nous sommes celles et ceux qui écrivent le manuel de la gestion de projets digitaux. C’est plutôt enthousiasmant, alors assurez-vous d’y jeter un œil !
