Qu’est-ce que la planification de la capacité ? Stratégies, avantages et processus

L’objectif de la planification de la capacité est de prédire si votre offre de ressources existante sera suffisante pour atteindre les objectifs du projet. Vous devrez prendre en compte la disponibilité des ressources tant pour les ressources matérielles que pour les personnes qui travailleront sur le projet. Évaluez si les membres de l’équipe ont la disponibilité et les compétences nécessaires pour mener à bien le travail. 

Planification de la capacité vs. Planification des ressources

La planification des ressources est un sous-ensemble de la planification de la capacité. La planification de la capacité donne une vue stratégique d’un projet, tandis que la planification des ressources s’occupe des détails de l’allocation et de l’utilisation des ressources.

La planification de la capacité vise à s’assurer que le projet dispose des ressources nécessaires pour garantir son succès. La planification des ressources, quant à elle, se concentre sur l'identification et l’allocation des ressources nécessaires ainsi que sur leur gestion.

Stratégies de planification de la capacité

Une fois que vous avez calculé l’offre et la demande prévues, vous pouvez mettre en œuvre trois types de stratégies de planification de capacité :

• Stratégie de retard : Maintenir uniquement suffisamment de ressources pour répondre à la demande en temps réel. Si un nouveau projet apparaît, vous embauchez quémandez, empruntez, et "bricolez" pour satisfaire les besoins de ce projet. Le temps nécessaire pour trouver une ressource peut ralentir la capacité de production (c’est-à-dire qu’il y a un délai).
• Stratégie d’avance : Maintenir un excédent de capacité pour satisfaire la demande attendue. Cela permet de répondre rapidement aux nouvelles demandes des parties prenantes, mais si la demande prévue ne se réalise pas, cela peut nuire à la rentabilité et au résultat net.
• Stratégie d’ajustement : Approche hybride où vous révisez fréquemment les prévisions de la demande en fonction des nouvelles exigences de capacité. Vous embauchez alors de manière progressive pour répondre à la demande attendue.

Quelle stratégie est la meilleure ?

Bien que cela comporte des risques, je préfère une stratégie d’avance. Elle permet de satisfaire les parties prenantes et c’est la plus agile. Si vous gérez bien vos projets, il n’est généralement pas trop difficile de convaincre les parties prenantes qu’elles ont besoin de davantage de votre excellent soutien. L’amélioration continue des processus libère du budget pour prendre en charge ces tâches.

 

L’ajustement est probablement la stratégie idéale de gestion de capacité, mais ce n’est pas toujours pratique. La volonté d’embaucher suit généralement des cycles de croissance et de récession, il vaut donc mieux profiter des périodes d’expansion. Pour les planificateurs, réviser les prévisions de façon incrémentale demande beaucoup de temps.

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Processus de planification de la capacité

Il y a quatre étapes essentielles dans le processus de planification de la capacité. Illustrons-les avec un exemple :

• Imaginez que vous dirigez une équipe d’ingénieurs données pour acquérir et ingérer des enregistrements sur une grande plateforme analytique.
• Ces enregistrements couvrent différents flux de travail et doivent être ingérés chaque semaine.
• Vos parties prenantes préparent le budget du trimestre prochain et souhaitent connaître l’éventuelle évolution des coûts de personnel.

1. Évaluer la capacité disponible

Pour calculer la capacité de ressources existante, répondez aux questions suivantes :

• Combien d’ingénieurs des données effectuent actuellement ce travail ?
• Combien d'heures par semaine peuvent-ils consacrer à ce projet ?

Supposons que vous disposiez d'une équipe de 10 ingénieurs des données, tous entièrement dédiés à ce projet. Il pourrait être tentant de calculer la capacité des ressources comme 10 ingénieurs des données ✖ 40 heures/semaine, soit un total de 400 heures.

En réalité, ces personnes ne consacreront pas 8 heures par jour au projet. Et les réunions, les pauses café ? L’utilisation des ressources de 5 heures/jour est probablement plus réaliste.

Votre capacité est donc de 10 ingénieurs des données ✖ 5 heures/jour ✖ 5 jours/semaine = 250 heures/semaine.

2. Prévoir la demande

Ensuite, vous devrez prévoir la demande, ce que vous pouvez faire à l'aide des questions suivantes :

• Combien de flux de travail avez-vous aujourd'hui ? Combien de flux de travail pensez-vous ajouter au trimestre prochain ?
• Aujourd'hui, combien d’enregistrements acquérez-vous et intégrez-vous chaque semaine dans chaque flux de travail ? Prévoyez-vous une augmentation de ce nombre au prochain trimestre pour l’un de vos flux de travail existants ? Combien d’enregistrements attendez-vous pour les nouveaux flux de travail ?
• Combien de temps vous faut-il pour acquérir et intégrer ces enregistrements ? (Pour simplifier, calculez un taux basé sur un certain nombre d’enregistrements. Par exemple, 10 000.)

Écart offre/demande : 250 heures/semaine ➖ 275 heures/semaine = -25 heures/semaine.

Note

Dans cet exemple, je suppose que les ingénieurs ne nécessitent aucune compétence particulière selon le flux de travail. En réalité, vous devrez prévoir la demande par rôle afin de vous assurer de faire intervenir des personnes aux compétences appropriées.

3. Définir une stratégie de planification de la capacité

Vous avez déterminé que la demande du projet dépasse la capacité de 25 heures/semaine. Vous devez maintenant décider de la marche à suivre.

Si votre budget le permet, il peut être judicieux d’adopter une stratégie d’anticipation. Embauchez dès maintenant un employé à temps plein pour vous accorder un délai supplémentaire avant le prochain besoin.

Que faire si vos parties prenantes refusent et/ou qu’aucun financement n’est disponible ? Vous avez plusieurs options :

• Prioriser les quatre flux de travail en fonction de la capacité disponible. Il faudra faire des choix car vous ne pourrez pas tout prendre en charge
• Se concentrer sur l’optimisation des opérations existantes. Vous aurez remarqué que les flux de travail du commerce de détail et du secteur pharmaceutique prennent plus de temps à acquérir et intégrer les données que ceux de la finance ou des services généraux prévus. Ainsi :
  1. Pouvez-vous automatiser l’intégration pour augmenter le débit ?
  2. Pouvez-vous mettre en place une liste de contrôle pour l’acquisition afin de fluidifier la collecte d’informations ?

Si vous mettez en évidence les conséquences de ne pas mener à bien des projets de priorité moindre ET que vous utilisez des indicateurs pour démontrer que votre flux de travail actuel devient plus efficace, vous pourrez peut-être défendre l’adoption d’une stratégie de tête lors des prochains trimestres.

4. Surveillez et ajustez

Une fois qu’une stratégie a été choisie, il faut continuellement surveiller la charge de travail, la demande sur les projets et les performances de l’équipe afin de s’assurer que le plan reste réaliste.

Utilisez ces actions pour ajuster la capacité et maintenir l’alignement du travail avec les priorités de l’entreprise :

• Suivre la charge réelle : Comparez les heures prévues aux heures réellement passées chaque semaine par votre équipe pour acquérir et ingérer des enregistrements. Cela permet d’identifier les estimations inexactes et de nouvelles tendances de charge de travail.
• Surveiller l’évolution de la demande : De nouveaux flux de travail, des ensembles de données plus volumineux ou des changements de priorités des parties prenantes peuvent accroître la capacité requise. Révisez les prévisions régulièrement pour pouvoir réagir avant que des goulots d’étranglement ne se développent.
• Réaffecter les ressources : Si un flux de travail devient surchargé alors qu’un autre ralentit, redistribuez les tâches pour équilibrer l’utilisation et respecter les délais de livraison.
• Mesurer les efforts d’optimisation : Suivez si les améliorations de processus réduisent l’effort au fil du temps. Par exemple, des initiatives d’automatisation ou des listes de contrôle d’intégration standardisées peuvent diminuer le nombre d’heures nécessaires pour 10 000 enregistrements.
• Communiquer les mises à jour aux parties prenantes : Partagez rapidement les changements de capacité, de besoins en personnel ou d’attentes de livraison. Un reporting régulier aide les parties prenantes à prendre des décisions éclairées en matière de budget et de priorités.

Supposons que votre équipe ait automatisé une partie du flux de travail d’ingestion de données du secteur de la distribution. En conséquence, le temps nécessaire pour acquérir et ingérer 10 000 enregistrements de vente au détail passe de 4 heures à 3 heures.

Cela réduit l’effort de ce flux de travail de 80 heures/semaine à 60 heures/semaine, faisant passer la demande totale hebdomadaire de 275 heures à 255 heures.

Votre nouvel écart entre l’offre et la demande est donc :

250 heures/semaine ➖ 255 heures/semaine = -5 heures/semaine.

Vous avez toujours un manque de ressources, mais l’effort d’optimisation a réduit le déficit sans recrutement supplémentaire. Surveiller les tendances dans le temps vous aide à décider si des améliorations de processus, un changement de priorités ou des ajustements d’effectif sont nécessaires.

Types de planification de capacité

Lorsque vous abordez la planification de capacité pour votre organisation, tenez compte de l’ensemble des besoins de l’entreprise, ce qui peut requérir plusieurs types de planification :

• Planification de la capacité de la main-d’œuvre évalue si votre organisation dispose d'une main-d’œuvre appropriée (en quantité et en compétences) pour accomplir le volume attendu de travail.
• Planification de la capacité des outils analyse si votre organisation dispose des fournitures appropriées (par exemple, logiciels ou équipements) pour délivrer des services aux clients.
• Planification de la capacité produit considère les produits ou autres ressources nécessaires à la production de livrables (par exemple, si vous vendez un produit, en avez-vous assez en stock ?).

Avantages de la planification de capacité

Voici quelques-uns des avantages qu’offre une bonne planification de capacité :

• Charges de travail équilibrées : La planification de la capacité aide à répartir le travail de manière équitable afin que les employés restent productifs sans être surchargés ou sous-utilisés. Cela améliore l'engagement, réduit l'épuisement professionnel et maintient les projets à un rythme durable.
• Utilisation optimisée des ressources : Vous pouvez associer les bonnes personnes aux bonnes tâches en fonction de leur disponibilité, de leurs compétences et des priorités. Cela évite le gaspillage de capacité et garantit que les ressources apportent une valeur maximale aux objectifs de l'entreprise.
• Prévisions précises : Prévoir la demande et ajuster la capacité en temps réel vous aide à répondre rapidement aux changements de priorités et aux nouvelles demandes. Cela réduit les retards et évite de manquer des opportunités d'affaires.
• Rentabilité accrue : Une allocation efficace des ressources minimise les temps morts, réduit les coûts de main-d'œuvre inutiles et améliore l'utilisation facturable. Vous pouvez accomplir plus de travail avec les ressources existantes tout en protégeant vos marges bénéficiaires.
• Meilleure prise de décisions : La planification de la capacité offre des informations basées sur les données concernant les charges de travail, les délais et la performance de l'équipe. Vous pouvez utiliser ces informations pour prendre des décisions éclairées sur le personnel, le budget et les priorités.
• Flexibilité accrue : Les équipes peuvent s'adapter plus facilement aux changements de périmètre, aux échéances modifiées ou aux demandes inattendues lorsqu'elles ont une visibilité sur la capacité disponible. Cela facilite la réponse aux besoins de l'entreprise sans perturber le travail en cours.
• Visibilité sur les lacunes de compétences : La planification de la capacité met en lumière les pénuries de compétences et les domaines où une formation ou un recrutement supplémentaire peut être nécessaire. Les responsables peuvent anticiper et traiter les lacunes de compétences avant qu'elles n'affectent la livraison des projets.
• Délais de projet réalistes : Comprendre la disponibilité de l'équipe et la capacité de charge de travail aide à fixer des échéances réalisables. Cela améliore les attentes des parties prenantes et réduit le risque de rater des étapes clés.
• Identification des goulots d'étranglement dans les processus : Effectuer une planification de la capacité permet de repérer les inefficacités et les points de blocage au sein des processus existants. Vous pouvez utiliser ces informations pour améliorer les processus et supprimer les obstacles qui ralentissent la livraison.

Quand faire de la planification de capacité

Idéalement, il est souhaitable d'atteindre un niveau de maturité organisationnelle où la planification de la capacité se fait de manière continue. En attendant, il est prudent de réexaminer les moments clés dans la planification des projets, tels que :

• La planification stratégique à la fin d'un trimestre ou de l'exercice fiscal (lorsque vous anticipez le prochain trimestre ou la nouvelle année fiscale)
• Avant le lancement d'un nouveau projet ou portefeuille de projets dont vous pensez qu'ils influenceront significativement votre vision des ressources ou votre capacité actuelle

Bonnes pratiques pour la planification de capacité

Il existe quelques bonnes pratiques de planification des ressources que vous devriez maîtriser pour assurer une planification de la capacité efficace :

• Confirmez le périmètre de votre projet : Cela peut sembler évident, mais c'est essentiel. Soyez parfaitement au clair sur les objectifs de votre projet. Précisez le périmètre, les buts et ce que vous souhaitez livrer. Validez les attentes et les livrables avec les parties prenantes.
• Examinez les projets passés : Consultez les données des anciens projets. Voyez ce qui a fonctionné ou non, et servez-vous de ces enseignements pour affiner vos estimations de ressources.
• Analysez votre équipe en profondeur : Assurez-vous que les compétences des membres de l'équipe correspondent aux exigences du projet, et prenez connaissance de la charge de travail de l'équipe et de leur disponibilité. Découvrez également les domaines d'intérêt des collaborateurs. Vous obtiendrez de meilleurs résultats si vous pouvez aligner les tâches sur les passions et intérêts des personnes.
• Préparez vos outils technologiques : Utilisez un logiciel de planification de capacité pour vous simplifier la vie. Ces outils facilitent la planification des ressources, l'ajustement des plans et le suivi de l'avancement. Surveillez le déroulement de votre projet et l'utilisation des ressources. Soyez prêt à réorganiser si le projet prend une tournure imprévue.
• Ne négligez pas la rétrospective : Une fois votre projet terminé, prenez le temps de faire un retour d'expérience. Demandez à votre équipe ce qui a fonctionné ou non. Utilisez ces enseignements pour améliorer vos prochains projets.

Défis courants de la planification de capacité

Utilisez ce tableau pour identifier les défis courants de la planification de la capacité ainsi que des solutions concrètes pour les surmonter :

Comment faire de la planification de capacité en agile

En lisant cet article, vous vous demandez peut-être : « et la planification de capacité agile ?»

Considérez que la planification de sprint est une mini version de la planification de capacité ! À chaque sprint (d'une durée de 2 à 6 semaines), l’équipe évalue la demande de travail sur le projet (tickets) par rapport aux ressources disponibles pour réaliser ces tickets. Vous appliquez une stratégie d’appariement pour réévaluer en continu la demande.

Plutôt que d’effectuer cet appariement toutes les deux semaines, ce qui peut être excessif, je recommande de réaliser la planification de capacité via un processus de planification trimestrielle de la feuille de route ou de fixation d’OKR.

Concentrez-vous sur les produits que vous comptez développer afin de prévoir vos besoins en ressources pour cette période. Ajustez ensuite vos plans de recrutement en fonction de la stratégie choisie (retardée, anticipée ou appariement) pour répondre à ces besoins.

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