Logs RAID : Définition, Modèle, Exemples et Guide Pratique
Un registre RAID est un document utilisé par les chefs de projet, analystes métiers, gestionnaires des risques, chefs d'équipe et dirigeants afin d’aider à la gestion des risques de projet en synthétisant les informations clés suivantes :
- Risques
- Assumptions ou actions
- Incidents ou problèmes
- Dépendances ou décisions
En tant que chef de projet, vous pouvez utiliser un registre RAID pour tenir vos parties prenantes—et vous-même—informés des dernières informations concernant le projet. Lorsqu'il est bien exécuté, ce registre peut servir de document stratégique clé pour résumer l’état de santé du projet auprès de la direction.
Les registres RAID sont souvent utilisés en complément de logiciels de gestion des risques.
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Qu’est-ce qu’un registre RAID et que signifie l’acronyme « RAID » ?
RAID signifie : risques, suppositions (ou actions), incidents/problèmes, et dépendances (ou décisions).
| Définition des composantes du registre RAID | Exemples |
|---|---|
| Risques. Identifier et catégoriser les risques et opportunités, leur probabilité de survenue, leur impact/gravité si cela se produisait, ainsi que le plan d'atténuation et les actions | -Risque : Les intempéries retardent le calendrier de collecte de données |
| Assumptions ou Actions. Documenter les paramètres du projet pour éviter la dérive des objectifs ; maintenir une liste « à faire » en fonction de l’avancement des travaux du projet | -Supposition : les ressources nécessaires sont disponibles pour exécuter le travail du projet -Action : collaborer avec l’équipe financière pour obtenir une ventilation des coûts des fournisseurs tiers existants |
| Incidents ou problèmes. Documenter les événements qui ont eu un impact sur l’avancement du projet et expliquer la façon d’y remédier | -Problème : Une faille de sécurité compromet l’intégrité des données des clients |
| Dépendances ou Décisions. Dresser la liste des activités ne pouvant être commencées ou achevées sans qu'une autre activité ne soit démarrée ou terminée ; documenter les pistes d’action déjà entérinées et la justification pour leur poursuite ou non | -Dépendance: effectuer une analyse comparative avant l’acquisition d’un nouveau système de gestion des fournisseurs -Décision : développer un système interne de gestion des talents afin de garder le cap sur une culture de haute performance, bien que cela soit plus coûteux à court terme |
Vous remarquerez que la définition de RAID inclut certains acronymes doubles : suppositions ou actions, dépendances ou décisions. Voici mon avis sur la manière d'aborder ces points :
- Suppositions vs. Actions. Je ne compte plus le nombre de fois où le fait d’avoir une liste de suppositions a permis de contenir aussitôt toute dérive des objectifs du projet. Si vous souhaitez garder votre registre pour un public de décideurs, je vous recommande de séparer les actions dans un autre document, dédié à l’exécution tactique.
- Décisions vs. Dépendances. D’après mon expérience, personne ne se souvient jamais pourquoi certaines décisions ont été prises : précisément, les alternatives étudiées mais rejetées et les raisons de leur rejet. Pour éviter les redites lors de projets longs, je recommande de consigner les décisions dans votre registre RAID en plus des dépendances.
Quand faut-il créer un registre RAID ?
Un journal RAID doit être créé au début d’un projet, lors de la phase d’initiation ou de planification, dès que suffisamment d’éléments sont connus concernant le périmètre, les parties prenantes et les objectifs pour identifier les risques et hypothèses initiaux. Par la suite, il convient de le réexaminer à chaque étape clé, lors de changements de périmètre, ou chaque fois qu’un risque ou un problème majeur apparaît. Pour les projets Agile, un rythme naturel de mise à jour est le début de chaque sprint.
Journal RAID vs Registre des risques
Bien qu’il existe un certain chevauchement entre ces deux documents, la différence réside dans le fait qu’un journal RAID est plus complet qu’un registre des risques. En plus de documenter les risques, un journal RAID inclut également les hypothèses ou actions, un registre des problèmes, ainsi que les dépendances ou décisions.
Modèle de journal RAID
J’ai inclus un téléchargement d’un journal RAID modèle sous Microsoft Excel (vous devrez être membre DPM pour obtenir le modèle). Ce modèle vous permet de documenter risques, hypothèses, problèmes et dépendances. Les colonnes M et N permettent de suivre les décisions ainsi que la date de décision.
Exemple de journal RAID et illustrations
En plus du modèle de journal RAID, j’ai également inclus un exemple de journal Excel afin que vous puissiez voir à quoi ressemble le produit fini (il vous faudra également être membre pour y accéder).
Voici un autre exemple, illustrant comment les journaux RAID pourraient être utilisés dans le cadre d’un projet de voyage en camping.
Comment créer un journal RAID
Maintenant que vous disposez de votre modèle prêt à être utilisé, comment l’alimenter concrètement ? Pendant la phase de planification du projet, vous pourrez recueillir les éléments pour les composantes suivantes de votre journal RAID :
- Risques
- Hypothèses
- Dépendances
Les actions, problèmes et décisions n’entrent en jeu qu’après le démarrage du projet.
Pour chaque élément consigné, saisissez au minimum les champs suivants :
- Description — un bref résumé du risque, de l’hypothèse, du problème ou de la dépendance
- Responsable — la personne chargée de le gérer ou de le résoudre
- Priorité — élevée, moyenne ou faible
- Statut — ouvert, en cours ou clos
- Date cible — date à laquelle il doit être résolu ou réexaminé
- Plan d’atténuation/action — les étapes prévues pour y répondre
Des champs homogènes pour chaque enregistrement rendent le journal facilement consultable par les parties prenantes et simplifient sa maintenance sur la durée.
Sources potentielles de contenu pour un journal RAID
Vous pouvez recueillir du contenu pour votre journal à partir de plusieurs canaux :
- Entretiens avec les parties prenantes
- Documentation actuelle ou antérieure du projet
- Exemples : modèle de retour d'expérience, rétrospectives, rapports post-mortem, chartes de projet, plans de projet, plannings de projet
- Expérience antérieure dans la gestion de projets similaires
- Ressources open source en ligne
- Réflexion critique basée sur les informations recueillies auprès des sources ci-dessus (par exemple, vos parties prenantes n’indiquent pas explicitement qu’un point est problématique, mais leur réticence à aborder le sujet suggère que cette zone mériterait une exploration supplémentaire.)
Bonnes pratiques
Une fois que votre projet démarre et que votre ébauche de RAID log est prête à l’emploi, gardez à l’esprit ces bonnes pratiques sur la façon d’utiliser le log lors de la gestion de votre projet :
- Ajustez le niveau de détail en fonction du public. Les parties prenantes comptent sur le RAID log pour comprendre le contexte du projet ainsi que les risques ou problèmes susceptibles de menacer sa réussite. Concentrez-vous sur les impacts métier, plutôt que sur des mises à jour tactiques qui ne seraient pas pertinentes pour quelqu’un non impliqué dans l’opérationnel du quotidien.
- Surveillez et mettez à jour le log tout au long du cycle de vie du projet. Cet artefact est inutile si vous ne le tenez pas à jour ou ne l’intégrez pas à d’autres documents comme un journal des décisions. C’est aussi une raison de garder le document concis, afin que son maintien ne devienne pas une tâche lourde. La majorité de votre temps doit être consacrée à la résolution des problèmes, et non à leur documentation.
Avantages
Les RAID logs profitent aux parties prenantes, aux membres de l’équipe projet, à l’entreprise ainsi qu’à vous, le chef de projet.
- C’est un point d’accès unique à toutes les informations clés du projet qui fournit en temps réel une vision de la santé du projet
- Il permet de suivre les risques avant qu’ils ne se transforment en problèmes, puis de gérer rapidement ces problèmes si les risques se concrétisent
- Les chefs de projet peuvent documenter les hypothèses et décisions pour limiter le risque de devoir revenir sur des discussions pouvant retarder le projet.
Comment les RAID logs sont-ils utilisés dans l’agilité ?
En général, les projets agiles ont tendance à limiter la documentation et à privilégier le développement d’un produit fonctionnel. Cela dit, j’estime pourtant que créer un RAID log vaut l’effort supplémentaire.
Pourquoi ? Les projets agiles suivent généralement une approche itérative qui favorise l’expérimentation. Cette approche est idéale pour échouer rapidement afin d’apprendre plus vite.
Pousser à dédramatiser l’échec introduit cependant des risques supplémentaires susceptibles de faire dérailler votre projet. De plus, une organisation ne peut tirer des enseignements de ses échecs que si elle documente les hypothèses et la prise de décision ayant guidé chaque expérimentation.
Et après ?
Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour la gestion des risques, envisagez de suivre notre formation Maîtriser la gestion de projet digital. En plus de la gestion des risques, vous apprendrez aussi comment gérer les projets sur l’ensemble de leur cycle de vie, de l’initialisation à la clôture du projet.
